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1、,会议管理制度,- 1 -,- 2 -,目录 第一章总则 第二章会议分类及审批 第三章会议管理 第四章奖惩 第五章附则,第一章总则 第一条引言 为规范公司会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制 度。 第二条适用范围 本制度适用于公司所有部门的会议管理。,- 3 -,第三条管理权责 一、人事行政部负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督; 二、会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本 制度的行为提出处罚建议; 三、会议的审批权限详见“第五条会议发起与审批”; 第二章会议分类及审批 第一条会议分类，见附表 会议分类,- 4 -,第二条会议发起与审批 一、公司(例会)和(例行
2、早会)无须发起和审批; 二、研讨、评审、专题、评比、汇报、调度等会议的召开，需由发 起人(主管级以上员)，按要求在办公软件里填写会议申请，报到人事行 政部，批转后方可按程序办理相关事项; 三、公司临时行政会议、公司年会由总经理或副总经理直接发起或 由议题涉及业务的主办部门负责人发起，总经理或副总经理批准; 三、部门会议由各部门自行安排，但会议时间、参加人等，不得与 公司会议冲突; 第三条会议安排的原则为：小会服从大会，临时会议服从例会。 各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因 处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。,第三章会议管理 第一条所有会议通知遵照以下规定： 一、
3、会议通知一般应在会议召开前一天的 12：00 以前，通知对象 为与会人员、会务服务提供部门（人事行政部）； 二、所有会议通知形式采取办公软件会议管理方式通知 第二条会议的其它准备工作遵照以下规定：,- 5 -,一、会议发起部门须提前做好会议资料（如议程、提案、汇报材料、 计划草案、其它与会人应提交的资料）的准备； 二、会务服务提供部门，须提前做好会务准备工作，应提前半小时 打开会议室，检查会议室的卫生情况，打开窗户通风戓开启空调，备好 会议所需的各种设施、用品等; 三、各参会人员，应根据会议要求，准备好相关材料，材料包括： 会议所需要的技术材料、本部门需在会议上解决问题的议案及上次会议 决议落
4、实情况的汇报，以上材料要以书面形势提出; 第三条 部门会议需用公司会议室的，应向会议室管理部门（人事 行政部）通过办公软件提出申请并按照相关程序办理，由会议室管理部 门（人事行政部）统筹安排。 第四条 会议主持人须遵守以下规定： 一、主持人须于会前指定一名会议记录员，对本次会议进行详细记 录，并由记录员在会前对所有参会人员的书面议案进行收取，交给会议 主持人或招集人，并在会后对会议记录、纪要进行整理; 二、主持人须于会前 5 分钟到达，检查会务落实情况; 三、主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问 题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的简单说明; 四、公司例会、临时
5、行政会议一般应控制在 2 小时以内，根据会议 进行情况确需延时的，主持人须征得与会人员同意; 第五条与会人员注意事项： 一、行政会议的与会人员，须在会议 2 小时前向会议主持人提交会,- 6 -,议发言提纲或提案文本，如果本人没有在会议上发言的计划，或者发言 内容很少，可告知或口述给会议记录员，由会议记录员记录; 二、与会人员须准时到会，并在会议签到表上签到;见附件一 第六条会议记录 一、公司各类会议均须进行会议记录，必要时由发起人进行会议录 音; 二、公司各类会议由会议记录员负责记录，各部门应设一名会议记 录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作; 第七条会议记录员职责： 一、做
6、好会议的原始记录，根据需要整理会议记录、纪要; 二、会议记录、纪要的发放或传阅范围由主持人确定，最迟于次日 呈报会议主持人及相关与会人员; 三、会议决议的相关责任人要在会议纪要上确认签名。如有与会人 员对会议纪要产生异议，须提交本人当次会议的原始记录，再与其 他与会人员核定确认，经核定确认异议存在，须立即修正; 四、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。及时将经主持人核 准的会议签到表会议记录、纪要报人事助理处存档; 五、除部门早会外，其它所有会议都必须有会议记录、纪要; 第八条 会议资料的归档保管： 一、会议资料包括：(会议签到表)、(会议记录)、(会议纪要)及与会 人员提交的(议案)等;
7、二、各部门组织的本部门会议的会议资料，由各部门会议记录员负,- 7 -,责归档。涉及多个部门会议，由会议发起部门负责会议记录的归档; 三、公司所有会议的会议记录、记要、签到表，会后整理完毕后统 一交由人事助理处存档; 四、会议记录、记要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。 其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。保管期限为 2 年，到期 由人事行政部统一销毁;,第九条会议决议的跟进 一、会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织，谁跟 进”的原则；会议主持人另有指定的，从主持人指定; 二、例会的会议决议事项，由会议指定的责任人负责落实，并由主 持人指定的专人对落实情况进行跟踪、督查
8、，在下周例会上先对本周决 议的落实情况进行核实，对末按要求落实的项目，当事责任人要给出合 理解释，否则按末完成工作任务处理，并限期完成; 三、会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准; 第四章 会议纪律 第一条、无正当理由迟到、早退每次罚款 10 元的; 第二条、无正当理由缺席每次罚款 50 元的; 第三条、因通知原因造成参会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传 达人承担; 第四条、与会人员须遵守会议纪律，与会期间应将手机调至振动， 与会期间不许接听电话、不准吸烟、聊天、不准随便走动，有急事需离,- 8 -,开时，要向主持人请假，获准后方可提前离开，否则每次罚款 10-30 元; 第五章附则 第一条本制度由公司人事行政部负责解释。 第二条凡本制度未明确规定的奖惩，按奖惩管理制度有关规 定执行。 附件一：会议签到表 附件二：公司会议纪要模板 会议签到表 会 议 名 称 ： 会 议 室 ： 年 月 日 时 分,- 9 -,制 表 人 ： 制 表 日 期 ： 年 月 日 会 议 纪 要,- 10 -,审核：,批准：,记录：,
