档案管理档案功能方案DOC82页

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1、档案管理档案功能方案 DOC82 页档案管理档案功能方案 DOC82 页 1.1 档案业务综合管理系统设计1.1 档案业务综合管理系统设计 1.1.1 系统设计原则1.1.1 系统设计原则 XX 市数字档案馆系统是一个综合的、可扩展的网络应用系统，其功能涵盖 了档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以 及系统管理全过程，为了实现项目建设目标，我们确定如下总体设计原则： 原则原则描述描述 先进性 采用组件式开发、身份认证、全文检索等多项核心技术及先进的体系结 构，选择先进的软件和硬件技术构造系统的支撑平台和运行环境，建设具有 国内领先水平的支撑平台和应用软件系统，保证

2、系统具有充分的先进性。 开放性 考虑到将来发展需要及扩充性能要求，在设备选择及联网方案上，要坚 持开放性原则，保证该系统对各种硬件设备的互连互通；在应用平台和系统 设计时，支持跨平台和开放数据接口，保证每个独立系统的设计要求外，充 分考虑到各系统互连，实现数据共享、交换等应用集成服务。 实用性 充分考虑各类使用人员的能力和素质、专业结构、部门业务需求等诸多 因素对系统产生的综合影响，遵循档案管理人员的操作习惯；注重突出各项 系统功能的实用性；提供方便的联机帮助；系统管理简单，尽量一键操作， 系统默认多数选项，使管理更加简洁方便；人机界面友好，可操作性强。 可扩展性 项目建设不仅要着眼于当下，而

3、且要放眼未来。采用多层体系结构，实 现用户操作界面、业务逻辑和数据的分离，便于系统扩展；做好总体规划， 保证系统平台、应用平台和应用软件不仅能够满足当下的要求，而且能够方 便地扩展将来的业务需求，且具有向未来技术平滑过渡的能力；在系统设计 时， 应保证应用系统具有良好的二次开发功能， 满足用户对系统自扩充需求。 可靠性 系统平台采用高可用技术，保证系统能长期稳定的不间断运行，采用流 行、成熟、稳定、先进的操作系统、数据库、网络协议和中间件等系统软件 平台，在网络、主机、数据库或应用系统出现问题时，能及时、快速地恢复， 保证系统的稳定性；在应用系统设计中，充分考虑到可能出现的各种情况， 采取相应

4、的技术措施， 尽可能减少系统故障， 系统对主要环节具有监控功能。 原则原则描述描述 灵活性 采用高内聚、低耦合原则进行模块划分。模块间提供相应的接口，当应 用系统的业务或功能要求发生变化时， 能够通过简单的对相应模块的修改或 者增加功能模块来实现功能扩展。整个系统组织采用模块化的设计原则，不 同软件、硬件平台之间具有良好的兼容特性。 采用开放的系统体系设计结构，兼容不同软件、硬件平台系统。应用软 件采用各种编程接口和图形接口，可充分利用现有设备资源，系统能够满足 对未来情况变化的需求。 安全性 本项目应采用身份认证、访问控制、数字签名、数据加密解密、防火墙、 入侵检测和隐患扫描等安全技术，建立

5、包括物理、网络、系统、应用、管理 等环节的多层次、全方位的安全保障体系，确保系统的安全性。 可管理性 系统的部署、使用及管理以简便、易于操作、方便实用为准则，采用基 于 Web 方式管理系统，降低系统管理、维护成本，提高系统的可管理性。 1.1.2 应用系统说明1.1.2 应用系统说明 应用系统名称应用系统名称应用说明应用说明 档案资源采集系统档案资源采集系统 实现档案数据著录、上报数据接收、历史数据导入、数字化成 果接收等多种方式收集档案信息资源， 对不同来源的档案资源进行 采集和整理，充实和扩大档案核心资源数据库。建立起包括文书、 科技、照片、声像等传统档案和人物、婚姻等专题档案以及政府公

6、 开信息、 现行文件、 各类资料在内的目录数据库和电子文件数据库。 且对采集数据进行初步规范化处理。 档案资源管理系统档案资源管理系统 实现对实体档案文件、电子档案文件、资料及现行文件等的标 准化、规范化管理，提高档案馆馆藏数据的质量和管理工作效率， 保证档案的安全和电子文件的真实、完整和有效。通过档案整理、 保管、鉴定等实现档案的永久保存。 档案资源利用系统档案资源利用系统 实现对档案馆藏数据的利用管理， 为档案管理人员和社会公众 提供多样化的检索功能和利用功能， 利用范围包括电子档案信息和 实体档案资源。 系统通过借阅管理以及检索管理为利用者提供方便、 快捷的信息资源利用服务。 虚拟档案室

7、虚拟档案室 采用集中存储、分布管理、共享发布模式，将 XX 市所有立档 单位档案室搬上网，实现档案是数据的“大集中” ，是“数字档案 馆“的功能延伸，其功能涵盖档案室的实体档案辅助管理、电子档 案管理、监管管理、档案在线年检、在线移交、保管、利用、鉴定、 统计所有业务管理。 1.1.3 档案资源采集系统1.1.3 档案资源采集系统 1.1.3.1 功能模块划分1.1.3.1 功能模块划分 1.1.3.2 基本功能概述1.1.3.2 基本功能概述 功能名称功能名称功能描述功能描述主要子功能主要子功能 档案著录档案著录 实现馆藏档案数据、现行文件信息及各类资料信息的录 入、修改、删除、数字化采集等

8、功能；提供双机录入自动校 对。支持电子文件（包括扫描影像文件、超大型文件）非标 准格式向标准格式的转换，包括文本转换 PDF、音频转换 AVI、视频转换 WMV 等功能。 数据著录 数字化采集 双机校对 格式转换 网格录入 档案接收档案接收 用于接收来自党政信息网“虚拟档案室”的全宗单位或 者其他途径上报的各类档案数据。仍包括档案馆原馆藏历史 档案数据的导入。可接收数据类型包括档案数据目录以及数 据文件。上报的数据格式参照浙江省、宁波市、XX 相关交换 标准，采用 XML 目录及原文标准交换格式，且支持 DBF 档案 目录交换。 其中原文数据格式支持 XML、TXT、DOC、WPS、PDF、C

9、EB 等文本格式， 支持 TIFF、 JPEG、 DJVU 等扫描图像文件格式 （对 TIFF、JPEG、PDF 等格式进行汉字识别和压缩保存） ，支持 MP3、AVI、WAVE 等音频文件格式，MPEG、ASF、RM、RMVB 等 视频文件格式。系统支持同类型格式间向标准格式转换，且 能进行数据文件标准检查、验收报告打印等。 系统预设同 XX市档案局二期办公自动化系统的数据交换 接口，自动实现办结公文的归档接收。 数据接收 数据导入 OCR 识别 格式转换 数据检查 验收报告打印 目录关联 档案征集档案征集 档案征集是指档案馆向社会征收、购置或接收公共赠送 的档案资料或向社会提供个人、家庭等

10、重要资料的档案的寄 存等管理功能。系统提供上述档案征集方式的登记、分类、 档案管理、移交、统计等功能。 档案征购 档案馈赠 档案寄存 数据管理 统计分析 功能名称功能名称功能描述功能描述主要子功能主要子功能 文件采集文件采集 是指对已经制作完成的标准或非标准的电子档案目录及 已经过数字化加工的电子文件的接收和处理。对通过数字化 采集或接收的图片或文本文件能够转换为 PDF 文件，且集成 数字水印，可对 JPEG、PDF 等格式文件进行水印添加。系统 支持 OCR（集成北京清华文通 OCR SDK 开发包）自动识别 TIFF、JPEG 等扫描格式文件以及 PDF 图像文件，且能生成双 层 PDF

11、。针对 JPEG、TIFF 等图像文件系统提供图像再处理工 具以及文本扫描的在线数字化扫描加工工具。 系统同时提供数据导入恢复功能，且可在数据接收过程 中依据档案著录规则对导入数据进行完整性、唯一性校验， 确保数据完整准确。仍提供对档案数据目录的批量处理。 在线扫描 图像处理 格式转换 OCR 识别 批量处理 数字水印 管理信息管理信息 录入录入 包括年检数据的进馆接收以及其他档案进馆及日常管理 信息的登记、统计、等功能。对于日常管理功能中部分可累 加统计的数据系统自动实现累计功能。 年检数据接收 档案管理登记 1.1.3.3 详细功能描述1.1.3.3 详细功能描述 1.1.3.3.1 档案

12、著录1.1.3.3.1 档案著录 档案著录主要实现对各门类档案数据的著录功能， 包括档案目录著录以及实 体档案的数字化加工及文件挂接等。 1.1.3.3.1.1 数据著录1.1.3.3.1.1 数据著录 系统提供档案目录普通界面著录、网格录入等手工著录模式。 普通界面著录允许档案管理员通过系统维护管理功能进行各个类别档案著 录界面自定义，包括设定著录字段的位置、长度、默认值、字体大小、标签颜色 等内容。档案著录界面提供保存、新增、复制、上一条、下一条、首条、末条、 数据关联、文件挂接及数字化扫描等功能。 数据著录完毕点击保存， 系统可自动根据档案著录规则对著录元数据进行判 断，如果不符合要求，

13、系统将立即给出提示且定位错误位置，提示用户修改。对 于符合规则的档案数据条目将直接保存入库。 网格录入网格录入方式是类似 Excel 方式的档案目录数据快速著录模式， 系统提供著 录字段选择、单行复制、多行复制、自动携带复制、多行携带复制、自动保存等 功能。 网格著录界面提供排序、 检索、 批量修改、 批量替换等著录辅助管理功能。 1.1.3.3.1.2 数字化采集1.1.3.3.1.2 数字化采集 系统提供数字文件上传和数字化采集控件俩种数字化采集方式。 用户第一次 使用数字化扫描加工控件需要进行安装。 该数字化控件提供在线数字化加工功能， 实现对纸质文件及图像文件的数字化扫描及图像处理。

14、控件自动调用客户端扫描设备驱动程序， 用户能够从本地服务器进行文件或 图片扫描或者从本地服务器选择需挂接文件，完成文本或图像处理、文件编排、 文件类型选择、文件重名命名及格式转化等操作后，数字化成果直接同档案目录 进行上传挂接。控件提供抠图、抖动、勾边、纠偏、去污点、任意角度旋转、图 片截取、图像自动压缩、格式转换、图像拼接等图像格式处理操作。控件支持将 多份 TIFF 扫描文件拼接成为一份 PDF 文件进行挂接。 系统通过数字化文件上传可挂接经音视频采集、音视频转换、DVD 光盘处理 等数字化加工产生的各种数字化成果。 系统支持多种多媒体方式的数字化加工，具备强大的兼容性和可扩展性。系 统支

15、持将 WORD、JPEG、TIFF 等各式的文本或图像文件转换成标准 PDF 文件，音 频等转换为 AVI 格式，视频转换为 WMV 等。 1.1.3.3.1.3 双机校对1.1.3.3.1.3 双机校对 双机校对是提高档案著录准确性的一个重要检验步骤。 双机校对在系统后台 自行完成。双机校对提供对已著录档案目录（至少俩个用户对相同档案目录分别 进行著录）元数据的匹配验证。对验证通过的档案目录系统自动转入数据管理模 块，未通过验证的数据条目系统自动抛出且进行特殊颜色标注，需相关著录人员 检查后进行修改且保存，供系统第二次进行匹配验证，以此类推。 双机校对的校对过程可由系统自行设定校对时间及用户

16、点击校对按钮完成 俩种方式。双机校对规则需用户通过校对参数模块进行设置。 1.1.3.3.1.4 格式转换1.1.3.3.1.4 格式转换 在档案管理中，文本、图像、音频及视频等需要转换成统一的管理格式。格 式转换提供上述四类电子文件向标准格式的转换。 系统通过文件后缀名判断电子 文件类型，自动完成各类文件向对应类型的标准格式转换。转换过程可由用户进 行单份文件转换，批量转换以后系统后台自动转换。 扫描型文本文件及图像能够转换成 PDF 标准格式，可转换的格式包括 TIFF、 WORD、JPEG 等；音频向 AVI 格式的转换，可转换格式包括 MP3、WAVE 等；视频 向 WMV 格式的转换，可转换格式包括 MPEG 等。 1.1.3.3.1.5 回收站1.1.3.3.1.5 回收站 当用户从系统中删除一些档案目录数据或文件数据时， 系统且没有将这些数 据直接清除，而是将这些信息放入回收站。当用户发现误删除一些数据时，能够 在回收站中找到相应的数据，点击“仍原”按钮，系统自动将数据仍原到原来的 数据存放地。 回收站根据删