电力公司管理河北省某某电力公司档案管理系统

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1、招标标段编号：HBDL-KJ-0907-01 河北省电力公司河北省电力公司 2009 年科技项目第一批2009 年科技项目第一批 设备材料招标设备材料招标 河北省电力公司培训档案管理信息系统研发河北省电力公司培训档案管理信息系统研发 投 标 文 件投 标 文 件 （技术部分）（技术部分） 河北新远方科技公司河北新远方科技公司 二 00 九年九月二 00 九年九月 一、一、前言前言 1.1 总体简绍1.1 总体简绍 自九十年代初以来，各行业单位便开展了档案管理信息化的推进工作，十几年 来，档案管理信息化的工作也取得了较大的进步，档案信息化管理的发展历程及趋 势可以分为如下几个阶段： 条目级管理阶

2、段（单机阶段） ： 在这个阶段，所有软件所使用的开发平台及操 作系统本身都还需要比较落后， 只能实现对档案数据的索引管理， 无法实现对 档案数据原文的管理。更无法实现档案数据的网络化管理。 原文管理阶段（单机阶段） ： 在这个阶段，大家已经开始将档案索引信息所对 应的原文进行扫描，并挂接入系统，已实现对档案数据的全文管理。并且已经 开始尝试进行档案数据的网络化管理尝试。但仍以单机管理为主。 网络化管理阶段 ： 在本阶段， 建立单位内部的档案管理网络化系统已成为共识， 有条件的单位开始在本单位内部进行档案的网络化管理， 并取得了初步的成功。 集成化管理阶段 ： 在本阶段，用户对档案网络系统的要求

3、更加严格，希望档案 系统不要成为单位内部的系统孤岛， 要求将档案系统与各种信息化系统进行对 接， 已实现集成化的管理， 将需要归档的数据通过集成处理直接归入档案管理 系统中来，以减少档案人员的工作量，提高工作效率。目前档案行业正处于本 阶段。 数字档案管理系统阶段 ： 到了这个阶段，用户对档案网络化的要求更高，除了 满足前述集成化管理的要求， 还要求将其行业或下属单位的所有数据进行全面 的整合，利用现代的网络技术、安全技术、搜索引擎等技术，实现分布式的、 虚拟的、统一管理、统一利用的档案管理信息平台。目前国内外均已对此进行 了大量的研究， 国家档案局十一五规划中也明确提出要进行数字档案管理系统

4、 系统的建设与推进工作。 知识管理阶段 ： 在实现了数字档案管理系统系统功能后，人们对档案管理的要 求将会从“重管理、轻利用”向“重管理、更重利用”发展，真正体现“管理档案不 是目的，利用才是目的”这一指导思想，档案的概念将更加模糊，档案管理的 范畴将更加宽泛， 只要是对单位有用的信息， 都将成为单位的知识而进行管理 与利用，而做为单位内部最大的一部分知识 ： 档案，必然会成为知识管理系统 中的重中之重。目前，国外如宝马、西门子等国际知名企业均已开始知识管理 系统的研制与推进工作。 1.2 建立数字档案管理系统的必要性建立数字档案管理系统的必要性 1.2.1 什么是数字档案管理系统什么是数字档

5、案管理系统 我国的档案信息化建设从 20 世纪 80 年代末， 国内使用小型计算机管理档案机 读目录开始起步，之后发展到使用微型计算机利用关系型数据库开展中大规模的信 息检索，再到利用多媒体、网络技术开展现代意义的信息服务利用，档案信息化建 设经历了摸索实践、建立理论、逐步深入的复杂过程，为今后的发展奠定了信息资 源基础和技术基础。随着我国信息化建设和国家数字图书馆工程建设的开展，档案 工作者们发现，档案与图书及其他文献之间在信息属性上的差别将随着信息技术的 发展而逐步淡化，并由数字图书馆引发了对档案信息化建设的思考，从而提出了数 字档案管理系统的建设目标。 对于数字档案管理系统，国际和国内都

6、有着许多不同的看法和理解，即使在国 家档案局 2000 年立项的各地数字档案管理系统的建设过程中，对于建设目标也经 过了多次转变。经过摸索和实践，国内对数字档案管理系统的认识基本统一为：数 字档案管理系统是采用现代高新技术所建立的数字档案信息系统，是档案信息的组 织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没 有时空限制的知识信息中心。我们认为，既然数字档案管理系统是档案信息化建设 的发展方向， 那么就必须站在信息技术和档案工作发展的高度进行深入分析和思考。 数字档案管理系统是国家机关、 企事业单位按照行政隶属关系或业务指导关系， 通过本部门政务网或其他基础网络，将档

7、案馆及立档单位档案室结合起来，以统一 的数据库标准、软硬件平台和安全控制手段为基础，为各级各类工作人员提供综合 信息服务的虚拟的档案馆（室）集群。这种意义上的数字档案管理系统建设是国家 数字档案管理系统的信息基础，具有时效性和现实性，与本部门的信息化建设联系 紧密，便于实施。我们提出的数字档案管理系统建设即以此为出发点进行规划。数 字档案管理系统表现出如下一些特点： 首先， 它一定是利用现有计算机技术建立起来的一套信息化系统， 它与当今众 多利用信息技术建立起来的其它应用系统一样，需要考虑大量的存储、利用、 安全、传输加密、身份认证等诸多问题 ； 所以，只有在充分考虑并利用了这些 技术的基础上

8、，才可能建成我们理想中的数字档案管理系统； 其次， 数字档案管理系统系统即为数字档案信息集成系统， 它完全不同于传统 意义上的档案馆，它所管理的不再是传统的纸质文件，而是数字信息；所以， 这就要求如果要建立数字档案管理系统则必须将现有的纸质文件进行数字化， 并需将数字化后的档案信息完全纳入数字档案管理系统信息系统中， 没有信息 数据， 就不可能称其为数字档案管理系统， 所建立的数字档案管理系统也是没 有任何意义的； 第三， 数字档案管理系统一定是利用信息技术建立起来的虚拟的档案馆， 完全 不同于传统意义上的档案馆， 它是没有地理概念与时空概念的档案馆， 是一种 全新意义上的档案馆；所以，为了建

9、成数字档案管理系统，保障其正常运行， 必须得投入人力物力进行各种标准及规范的制定与建立，如“数字档案信息管 理与存储规范”、“数字档案管理系统计算机信息系统安全防护策略”、“数字档 案管理系统信息交换标准”等； 第四， 数字档案管理系统一定是一种分布式的档案馆， 即数字档案管理系统一 定是多个数字化档案馆的集群， 简单的将某一个档案馆的档案资料进行数字化 并进行发布利用， 我们只能称其为数字化档案馆， 而不能称其为数字档案管理 系统，这也是与目前数字图书馆有较大区别的地方 ； 所以，在数字档案管理系 统的建立过程中， 一定不应该只考虑主管部门本身， 而应该将所有的下属单位 的档案管理与利用一并

10、纳入到数字档案管理系统的总体方案中， 可以在主管机 关建立超级服务终端，同时应在下属单位设立多处分终端； 第五， 数字档案管理系统的利用一定是以基于现代网络技术、 没有时间限制的、 利用起来非常方便的应用系统， 能够让利用人员真正做到随时随地调用其想查 找的档案资料 ； 所以，要想建成数字档案管理系统，必须有完备的网络硬件基 础，能够将所有下属单位完全连接起来，这样，就能够保证可以将数字档案信 息在专网中进行发布，当然，也可以有选择地将部分档案信息进行基于 WEB 的发布而向公众公开，以提高有价值档案的利用率； 第六， 数字档案管理系统所管理的对象不仅仅是历史档案， 现行档案也应纳入 整个数字

11、档案管理系统的建设体系中来，有时，甚至要超越档案的范畴，凡是 对现行工作有参考意义的资料、 信息， 均可以采集到数字档案管理系统系统中 来，以提供利用； 第七，数字档案管理系统不仅仅是一套档案馆管理系统，各级、各单位所使用 的单位档案管理系统也应是数字档案管理系统的有机组成部分， 其管理的信息 也应可以适时的通过各服务终端进行网络发布而提供利用， 同时， 各单位所使 用的档案管理系统应与服务终端保持定期的数据交换， 从而实现数字档案信息 的远程传输与接收，即档案资料的网上移交； 第八， 数字档案管理系统不是一个完全独立的系统， 它会与其它的应用系统发 生大量的联系，如 OA 系统、ERP 系统

12、等，这些应用系统中会产生大量的需要 归档的信息， 而这些信息应该通过接口系统直接归入各级、 各单位所使用的档 案管理系统中去， 再通过网络发布机制及电子文件的网上传输与接收机制进行 网络发布利用及向主管部门进行定期的数据移交 ； 所以，从这个意义说，数字 档案管理系统同时也应是单位信息化系统建设的不可忽缺的组成部分。 第九，数字档案管理系统系统应该具有工作流、邮件及消息管理功能，能够实 现数据接收、管理、利用的审批。 1.2.2 为什么要建立数字档案管理系统为什么要建立数字档案管理系统 （一）建设数字档案管理系统是实现信息共享，提高信息综合服务效率和质量 的根本途径。 （一）建设数字档案管理系

13、统是实现信息共享，提高信息综合服务效率和质量 的根本途径。 随着各企、事业单位的信息化建设的不断深入，将在各级机构和部门建立包含 公文、 档案、 资料在内的多种数据库， 但正是由于机构行政分工或技术分工的不同， 将会导致信息之间的联系可能被人为地割断，而无法快速利用信息的全部内容，这 也就是我们常说的“信息孤岛”问题。而数字档案管理系统建设区别于传统的档案自 动化最根本的一点，就是利用网络和数据库的开放接口，实现跨部门、跨系统的信 息资源共享。因此，我们通过建设数字档案，依托单位的办公系统平台，通过统一 信息利用标准，在安全保密的条件下，实现各系统中数据库的互联互通，为本单位 人员提供有效、快

14、捷的信息获取渠道，实现本单位信息资源的高度共享，从根本上 提高信息综合服务效率和质量，充分发挥文档信息在领导决策和科研工作中的服务 作用。 （二）建设数字档案管理系统可以统一全行业档案管理标准，统一管理。（二）建设数字档案管理系统可以统一全行业档案管理标准，统一管理。 目前本单位及各下属单位均已实现了档案管理的自动化，但是由于相互之间所 使用系统的独立性， 使得各下属单位均按各自的想法与要求去定制各自使用的系统， 而主管部门也无法及时了解各单位的档案软件定制情况，无法执行统一的档案管理 标准，通过建设数字档案管理系统系统，所有的标准、规范均可以统一定制到一套 系统中， 全行业统一使用一套系统，

15、 有利于档案管理标准化的推进。 通过这种方式， 有利于全行业档案的统一管理，极大的提高档案管理水平。 （三）建设数字档案管理系统可以实现全行业档案信息资源的互联互通。（三）建设数字档案管理系统可以实现全行业档案信息资源的互联互通。 目前各下属单位的档案信息资料均单独保管，各自利用，这样不利于充分发挥 档案信息在领导决策和科研工作中的服务作用， 不利于档案信息资源的利用最大化， 不能实现档案信息资源在本行业的互联互通，通过建设数字档案管理系统即可以很 好地解决这一问题。 1.2.3 目前数字档案管理系统在国内外的发展目前数字档案管理系统在国内外的发展 据了解，美、英等发达国家在 90 年代中期已

16、经开展了数字档案管理系统 的研究和实践。通过 NARA（美国档案文件署）网站，可以检索到包括 10 个总统 图书馆在内的 200 多个档案馆的数字化档案。 国家档案局从 1996 年对数字档案管理系统进行了一系列的研究。1999 年，国 家档案局和深圳市档案馆提出了建立数字档案管理系统的构想。2000 年又把“数字 档案管理系统工程研究与开发”作为全国重点档案科技攻关计划下达给深圳市档案 局与国家档案局科研所共同承担，并将其列入国家档案局的“十五”规划，同时在深 圳开展试点工作。目前在国内还没有一家建成真正意义上的数字档案管理系统。 1.2.4 数字档案管理系统建设的主要内容数字档案管理系统建设的主要内容 数字档案管理系统建设的主要内容包括：标准规范体系的建设、数字信息资源 建设、 基础平台建设、 基础设施建设、 信息安全体系建设和人才队伍建设六个方面。 （一）标准规范体系建设。（一）标准规范体系建设。 标准规范体系建设是数字档案管理系统工程的重要支撑。在数字档案管理系统 建设过程中，如何将多元化的档案信息资源协调组织起来，通过网络互联互通，实 现信息共建和共享