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1、,天津市天开陶普电器有限公司,1,程序文件,编,编,号： TP/CX-2011 制：,审,核：,批,准：,版本： B 受控状态： 分 发 号：,2011 年 6 月 12 日发布实施,2,程序文件目录,注：3C 程序文件另成册,3,1 目的 为了确保质量管理体系所要求的文件得到有效控制,以使其适用、有效和不致被误用。 2 适用范围 本程序适用于与质量管理有关的文件,包括质量管理体系文件、3C 技术文件和资料,以及外来文件(各 类标准、软件、产品样本等) 3 职责 质量体系文件(除技术文件和资料外)由办公室负责管理。 技术文件和资料由技检部负责管理 各部门的文件,由各部门自行负责管理。同时,各部
2、门应作好公司或部门所发文件的管理工作。 技检部负责外来文件的统一收发控制。 4 工作程序 文件和资料的分类 a、质量手册(包括方针、目标) b、程序文件 c、管理性文件(如管理制度) d、技术文件(如检验规程、技术标准、工艺规程等) e、外来文件(如国家标准、行业标准、客户图纸、强制认证产品有关文件等) f、记录 文件编制和审批 任何文件的编制都必须具备可靠性依据,并且保证依据的持续性和可查性。 质量手册由总经理授权管理者代表组织有关部门人员编写,经评审后由总经理批准发布实施。 质量体系程序由各有关部门负责起草,由总经理批准发布。 管理文件由办公室负责组织各相关部门起草,经审核,报总经理批准发
3、布实施。 技术性文件和资料由技检部门负责起草，经总经理或授权有关人员审批后发布实施。 记录按质量记录控制程序执行。 4.3 文件的编号,4.3.1 质量管理体系文件的编号方法 a)质量手册： TP/ SC- 2011,b)程序文件： TP/ CX - -2011,编制年份,c)管理文件： TP / -.,d)程序文件相关记录的编号： TP /QR- JL-,编制年份 质量手册代号 公司代号,公司代号,文件代号(拼音字头)例 GY 表示工艺文件,标准章节号,标准章节 程序文件代号 公司代号,附加分号 记录顺序号 标准条款号 记录代号 质量体系文件 公司代号,4,5,4.3.2 公司产品图样及设计
4、文件的编号方法： 参照 JB/T5054.1-6-2000 标准执行。 文件发放 a、质量手册由总经理确定发放范围，由办公室发放。 b、程序文件由总经理确定发放范围,由办公室统一发放。 c、管理性文件由总经理确定发放范围,由办公室发放。 d、技术文件由总经理或授权有关人员确定发放范围,由技检部门发放。 e、人事文件由总经理确定发放范围,由办公室发放。 f、交件发放的编号由发放部门统一规定并形成记录。 有效版本 为了有效地控制文件版本的统一性,应做到： 文件办公室门应建立各类文件有效版本控制清单, 按“文件更改通知单“及时填入最新的修订 内容,以便识别文件现行修订状态。 确保使用场所得到有效版本
5、文件。为此,应按确定范围使所有应该得到文件的部门或单位,都能 得到最新修订的有效版本并对发放的文件签收,应注意把发放范围尽可能缩小,具有针对性。 将失效或作废文件及时清理整顿,遵循“谁发放,谁收回“的原则,确保不致发生误用。 对任何需保留的失效或作废文件（包括己存档的文件）,应作出明确的“作废保留“的标识,以 免误用。 文件更改 文件应根据实际情况适时加以更改,以保持文件的持续有效性和文件管理的严肃性。对文件更改的审 批,一般应由原审批人进行审批。若因机构、人员发生变化或调动,原审批人不适于审批时,可以由相应职 务的人员进行审批,如发生重大修改,则应进行文件评审,评估这种修改对全局的影响, 文
6、件评审按4.9 的 规定进行。 文件标识 凡非受控文件一律不盖章。,6,(2) 凡需受控文件一律加盖“受控“标识,并进行分发号登记。 (3) 外来文件应加“受控”“存档”标识。,(4) 文件编号唯一性具体详见文件编号规定 对文件的要求 文件应保持清晰。对多次修改、不够清晰的文件应换版。文件持有人应爱护文件。如文件己模 糊不清(如工艺图样遭油污),应按规定及时到发放部门调换。 易于识别和检索。文件编号应保证并保持唯一性,并标注在显见的位置。档案管理应按文件分类 号、流水号贮存文件,便于检索。 对外来文件的管理 a、技检部接收和搜集国际、国内、行业内等最新标准。根据需要,由技检部负责人或由技检部负
7、责 授权的人员确定发放范围,统一由办公室发放登记工作。 b、客户提供的图样、样品或本公司采购样品等资料,由技检部文件管理员对其进行识别、验证、保 管、维护,并作好记录。 C、其他外来文件根据其范围的不同由各相关部门负责管理。 文件评审、更新 公司定期对体系文件进行评审或当组织内外的环境标准等变化时,由公司领导组织文件评审、更新, 并由相关人员进行再次批准。 5 相关文件 文件编号规定 6 记录 受控文件清单 文件发放、回收登记表 文件（图样）更改单 文件销毁申请单 外来文件清单,文件资料管理流程图：,Y 征求有关意见,N N,是 否 原 审 批 Y 部门批准,N Y,征求有关意见,Y 有无更改
8、 N,文件和资料分类,文件的编制,使用部门文件保管,使用有效版本,有关部门实施,文 件 发 放,文件管理,审 批,文件更改单,不保留,标上作废标志,销毁,保 留,收回失效或作废文件,获得必要的背景资料,更 改 审 批,编制更改清单,7,8,1 方针/方针的引用 “抓关键,加强质量管理”,有序的实施控制,确保质量体系有效运行。 2 目的 对质量管理体系所要求的记录予以控制。 3 范围 适用于为证明产品符合要求和质量管理体系有效运行的记录。 4 职责 办公室负责监督、管理各部门的质量记录。 各部门负责收集、整理、保管本部门的质量记录。 办公室负责保管超过一年的质量记录。 各部门负责人对本部门所使用
9、的质量记录格式负责。 5 程序 各部门负责收集、整理、保存本部门的质量记录。 质量记录的标识和编号按文件控制程序执行。 质量记录填写 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改,如因某种原因不能填写的项目, 应将该项目用单杠划去,必要时说明理由, 各相关栏目负责人签名,不允许空白。 如因笔误或计算错误要修改数据,应采用单杠划去原数据,在其上方或其边空白处写上更改后的数 据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 质量记录的保存、保护 各部必须把所有质量记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有质量记录保存清 洁,字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上
10、的记录交办公室保存。 办公室编制质量记录清单将公司所有与质量管理体系运行有关的质量记录汇总,包括名称、编 号、(版本)保存期,使用部门等内容交管理者代表审批；质量记录清单应纳入文件受控清单予以控制。,存 档,9,5.4.3 办公室每六个月要检查-次各部门质量记录的使用和管理情况。,质量记录的发放,借阅和复制 a、各部门应指定专人负责所需记录空白表领用工作,领用前应将所领记录名称告诉办公室文员,文管 员做好发放工作,必要时应予以登记。 b、各部门保管的质量记录按日期、工作要求保留,应便于检索,需借阅或复制者要经相应部门负责人 同意并填写借条,由记录管理人登记。 质量记录的销毁处理 质量记录如超过
11、保存期或其他特殊情况需要销毁时,由办公室填写文件销毁申请单报办公室批准, 由授权人执行销毁。 6 相关文件 6.1文件控制程序 7 质量记录 7.1质量记录清单,记录控制流程图：,记录贮存和防护,记录的归档,保存期的规定,记录处理,记录查阅,按文件资料,记录格式要求,记录的收集和编目,记录的编码、注册,10,11,目的和范围 目的 通过最高管理者对质量管理体系的充分性、有效性、适宜性的评审,不断改进体系及其运行效果, 给企业带来更多利润。 确保质量管理体系持续符合 IS09001：2008 标准。 确保质量管理体系能够实现质量方针、目标的要求,提高市场竞争力。 1.2 适用范围 适用于公司质量
12、管理体系的评审。包括所管辖范围内的质量管理体系的评审。 2 职责 总经理 每年按期进行管理评审, 评审间隔时间不能超过 12 个月。 评审前,总经理应提出评审的重点和对评审输入的要求。 主持评审会并做好总结性发言,对体系运行情况作出切合实际的评价并明确改进目标和要求。 批准管理评审报告。 管理者代表 向总经理报告体系运行情况,提出关于管理评审的建议,协助总经理做好有关管理评审的各项工作。 负责管理评审实施计划的落实和组织协调工作。 审查管理评审报告。 负责评审后的跟踪的检查及报告并协调落实改进措施中的问题。 办公室 协助总经理做好有关管理评审的各项工作。 收集并准备管理评审所需的资料,控制好评
13、审的输入和其他准备工作。 3.3.3 整理并起草管理评审报告。 2.3.4 对评审后的跟踪活动具体实施管理。 2.4 相关部门,12,部门负责人负责准备并提供评审所需的与管辖范围有关的资料。 根据评审通知,出席会议。,负责实施管理评审提出的涉及本部门的质量改进措施。 参照公司管理评审的精神,评价本部门的质量管理活动开展情况并提出相应的改进措施。 3 工作程序 总则 建立并保持管理评审程序。 管理评审应针对质量管理体系的适宜性、充分性和有效性进行评价。 应对是否需要更改公司的质量管理体系、质量方针和质量目标作出评价。 (4) 应评审质量管理体系的现状和改进机会。 评审的输入 管理评审涉及质量管理
14、体系运行的一般情况, 主要涉及: 审核结果。包括:第一方、第二方、第三方审核。 (2) 顾客反馈。包括:顾客投诉,市场变化信息。 (3) 过程运行情况和产品的质量状况。 (4) 预防纠正措施的情况。 以前管理评审的跟踪措施。 可能影响质量管理体系的变化。(如产品、组织机构变化等) 3.2.2 公司质量管理体系的主要指标一般包括： (1) 产品质量:产品交检一次合格率； (2) 顾客满意度； (3) 合同交付率； (4) 整体竞争力的综合指标:市场占有率,资金利税率,增加值劳动生产率,消耗降低率(物耗、能耗)。 每次评审的侧重点可以有所不同,但其输入的背景材料应尽量详细和实在。 3.3 评审的输
15、出 管理评审的输出应包括的措施涉及:,13,(1) 质量管理体系及其过程的改进。 (2) 与顾客要求有关的产品的改进。,资源的需求。 过程、产品的审核。 在每次管理评审后,根据总经理意见形成的“管理评审报告”,应视具体情况明确有关改进要求。 评审计划 例行管理评审：每年固定进行一次,在下列情况下增加管理评审频次: 组织机构调整； B.产品发生重大变化； C.顾客重大投诉。 D.其他及总经理认为必要时。 管理者代表应根据总经理意图, 负责制定评审计划,明确评审时间、评审内容和评审的具体输入 要求。 办公室负责在评审前一周将评审通知和有关评审输入资料,分发到每个与会者。 评审的实施 由总经理确定主题报告人,报告人应简短地说明主要观点、结论和建议。 与会者根据评审输入的背景材料、主题报告和本部门、单位的实际,对质量管理体系作出评价。 (3) 由总经理作总结性发言。 (4) 评审时间一般为半个工作日(具体根据评审内容而定)。 评审的跟踪 由总经理室负责对每一项改进要求，实施具体跟踪，直到取得预期的效果。 (2) 管理者代表负责协调解决落实改进措施中的问题。 4 相关文件 文件控制程序 5 质量记录,管理评审计划 管理评审的会议记录 管理评审报告,管理评审流程图：,（ 下一次评审）,信息收集,评审报告方案,会议评审,评审报告,跟踪验证,落实,改进措施,审批,更改涉及到的文件,发放,存档,
