《控制职能管理培训》PPT幻灯片

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1、1,控制职能管理培训,2,第十四章 控制与控制过程,第一节 控制的概念 第二节 控制的过程 第三节 控制的类型 第四节 有效控制系统的基本原则 第五节 有效控制系统的特性,3,一、控制的作用,控制在管理中的作用有两方面： 1.检验作用，它检验各项工作是否按预定计划进行，同时也检验计划的正确性和合理性； 2.调节作用，在计划的执行过程中，对原计划进行修改，并调整整个管理过程。,4,二、控制的目的,在现代的管理活动中，控制工作要达到2个方面的目的： 1、解决“急症问题”; 2、解决“慢性病症”.,5,三、控制与计划,从计划职能有效实施的角度来说： 控制是指监视各项活动以保证它们按计划进行并纠正各种

2、重要偏差的过程。 控制是依据计划检查衡量计划的执行情况，并根据偏差，或调整行动以保证使按计划进行；或调整计划使活动与计划相吻合。,6,计划是控制的前提，控制则是完成计划的保证，如果没有控制系统，没有实际与计划的比较，就不知道计划是否完成，计划也就毫无意义。因此计划和控制是密不可分的。,7,四、控制和组织,当管理人员做出如何影响下属行为和业绩的决定时，就构成了组织结构的第二层基础：组织控制。控制的一个主要来源是文化。 组织控制的目的是给管理者提供一个能够激励下属朝着实现组织目标方向努力的手段，并给管理者提供有关组织及其成员如何适当完成任务的具体反馈。,8,从组织控制的角度来说：控制是管理者监督和

3、规范组织及其成员各项活动以保证它们按计划进行，并纠正各种重要偏差，使他们有效地从事实现组织目标所需的行动的过程。管理的控制职能，是对组织的计划、组织、领导等管理活动及其效果进行衡量和校正，以确保组织的目标以及为此而拟订的计划得以实现。,9,第二节 控制的过程,控制过程的基本工作可分为四个阶段： 确定控制标准； 衡量实际成效； 鉴别并分析偏差； 采取纠正措施。,10,信息流向,纠正措施,输,入,执行过程,输,出,现场控制,前馈控制,反馈控制,11,12,一、确定控制标准,所谓标准即是一种作为模式或规范而建立起来的衡量单位或具体尺度。 控制标准的制定是控制能否有效实施的关键。对照标准管理人员可以判

4、断绩效和成果，标准是控制的基础，离开标准实施控制只能流于形式，对工作绩效和成果的评估会变得毫无意义。,13,控制标准有定量和定性两大类之分。 控制标准主要是对效率、质量、对顾客响应和创新等具有竞争优势因素作为评估目标来制定的。,14,定量的控制标准： 实物量标准，如企业中的产品产量、工时定额等； 货币标准，如产品成本、销售收入、应交税金、利润等； 时间标准，如生产线的节拍、生产周期、交货期、维修间隔等； 综合标准，如劳动生产率、废品率、市场占有率、投资回收率等。,15,典型的标准是财务业绩四种标准： 利润率（投资收益率、销售毛利率）； 现金比率（流动比率、速动比率）； 杠杆比率（资产负债率、长

5、期偿还比率）； 周转率（存货周转率、平均收帐率）。,16,比较理想的控制标准是可考核的标准。 通常，所制定的控制标准应满足以下几个方面的要求： 要使标准便于对各部门甚至每个人的工作进行衡量，当出现偏差时，能找到相应的责任单位或责任人。 建立的具体标准都应该有利于组织整体目标的实际；,17,标准应与未来发展相结合，应有利于组织的长期兴旺发达； 标准要根据工作而定，不能根据 完成工作的人来制定；,标准应是经过努力可以达到的， 标准应具有一定的弹性，当环境发生变化时有一定的适应性，特殊情况能够做到例外处理。,18,二、衡量实际成效,控制过程的第二阶段是将实际工作成绩与控制标准进行比较，并做出客观的评

6、价，从中发现二者的偏差，为进一步采取有效的控制措施提供全面准确的信息。,19,管理者首先要收集必要的信息，然后开始比较衡量。 这时应该考虑的是衡量什么与如何衡量这两个问题。 1.衡量什么，这是处理有效控制的关键。 2.如何衡量,即通过什么渠道收集必要的信息进行衡量。,20,常采用四种收集信息的方式： 个人观察。 统计报告。 口头汇报。 书面报告。,21,三、鉴别并分析偏差,在衡量实际绩效后，若没有偏差发生，或偏差在规定的“容限”之内，则该控制过程只需前两个阶段即可完成。但是如果有偏差，且超出范围，就要采取措施加以纠正，并鉴定出偏差的大小和方向。,22,一般认为，造成实际工作结果出现偏差的原因可

7、以归纳为以下几类。 计划操作原因，是指计划执行者自身的原因造成偏差；,四、采取纠正措施,23,外部环境发生重大变化原因； 计划不合理原因，是指计划制定时不切合实际，标准基于错误的假设和预测制定的而难于达到。,24,对应使得控制标准出现如下三种情况问题： 控制标准不存在问题，环境也没有发生大的变化，偏差是由于组织和领导工作不力等原因造成的。,25, 控制标准本身没有问题，但由于环境发生了较大的变化，使原本适用的标准不合时宜。 控制标准本身不合理，过高或者过低。,26,第三节 控制的类型,一、控制的基本类型 二、反馈控制与前馈控制 三、其它控制类型,27,一、控制的基本类型,控制系统在考核输入转换

8、输出各个阶段的业绩时，按照这三个阶段对控制工作进行分类，形成3种基本的控制类型： 1.输入阶段的预先控制； 2.转换阶段的过程控制； 3.输出阶段的事后控制 。,28,一、控制的基本类型,29,一、控制的基本类型,预先控制：也称事前控制或前馈控制。是在问题发生前做出预测，防止问题在随后的转换中出现。预先控制集中注意进入组织的各种资源或工作的投入。,30,过程控制：也称事中控制、现场控制或同步控制。是在系统进行到转换过程中，即企业生产或经营的过程中，对活动中的人和事进行指导和监督，以便管理者在问题出现时及时采取纠正措施。,31,事后控制：这是常见的控制类型。当系统最后阶段输出产品或服务时，来自系

9、统内部对产生结果的总结和系统外部顾客与市场的反应，都是在计划完成后进行的总结和评定，具有滞后性的特点，但可为未来计划的制定和活动的安排，以及系统持续的运作提供借鉴。,32,控制的基本类型,控制循环示意图,1.预先控制 2.过程控制 3.事后控制,33,二、反馈控制与前馈控制,根据控制信息的性质不同，可将控制工作划分为反馈控制(Feedback Control)和前馈控制(Feed-forward Control )两种类型。 反馈控制是以系统输出的变化信息作为馈入信息，其目的是防止已经发生或即将出现的偏差继续发展或今后再度发生。,34,前馈控制就是以系统的输入或主要干扰的变化信息作为馈入信息，

10、以此来预测由于外部干扰和输入变量之间的相互作用对系统行为的影响，以及这种影响使系统在运行过程中可能产生的偏差，并据此对系统的输入做出相应的调整，以实现有效控制。,35,三、其它控制类型,根据控制源不同，可将控制工作分为正式组织控制、群体控制和自我控制3种类型。 正式组织控制是指依据组织明文规定的政策、程序并通过正式的组织机构进行控制。,36,群体控制是指不通过正式控制过程进行的控制。它基于非正式组织的价值观念和行为准则，由员工组成参与并采取的控制行动。 自我控制是指个人有意识地去按某一行为规范进行活动。,37,第四节 有效控制系统的基本原则,一、控制要反映计划要求; 二、控制要与组织结构相适应

11、; 三、控制应突出重点，强调例外; 四、控制应具有及时性; 五、控制应具有客观性; 六、控制应具有准确性; 七、控制应具有灵活性; 八、控制应具有经济性.,38,第五节 有效控制系统的特性,准确性 适时性 经济性 灵活性 通俗性,标准合理性 战略高度 强调例外 多重标准,39,第十五章 控制技术和方法,一、预算控制 1.预算的编制 2.预算的种类（1）收入预算 （2）支出预算 （3）现金预算 （4）资金支出预算 (5) 资产负债预算 3.预算的作用及缺点 （1）作用 （2）缺点,40,二、生产控制 对供应商的控制 库存控制 质量控制 三、管理信息控制系统 管理信息系统的内部结构如下图所示：,4

12、1,管理信息系统内部运行结构,42,四、其它控制方法 1.计划评审法; 2.线性规划; 3.经营审计。,43,【复习题】 1.在管理中控制的作用是什么？ 2.计划和控制是如何产生联系的？ 3.为什么在控制过程中“衡量什么”比“如何衡量”更关键？ 4.现代管理信息系统会给管理者的工作带来哪些变化？ 5.反馈控制中的优缺点是什么？,44,【案例应用】 西湖公司的管理控制 西湖公司是由李先生靠3000元创建起来的一家化品公司。开始只是经营指甲油，后来逐步发展成为具有一定规模的化妆品公司，资产已达6000万元。李先生于1984年发现自己身患绝症后对公司的发展采取了2个重要的措施：,45,1、制定公司要

13、向科学医疗卫生方面发展的目标； 2、高薪聘请雷先生接替自己的职位，担任董事长。雷先生上任后，采取一系列措施，推行李先生为公司制定的进入医疗卫生行业的计划：,46,在特殊医疗卫生业方面开辟了一个新行业，同时开设一个凭处方配药的药店，并开辟上述两个新部门所需产品的货源、运输渠道。与此同时，他在全公司内建立了一个严格的控制措施：要求各个部门制定出每月的预算报告，要求每个部门在每月初都要对本部门的问题提出切实的解决方案，每月定期举行依次由各个部门经理和顾客代表参加的管理会议，要求各部门经理在会上提出自己本部门在当月的主要工作目标和经济来往数目。同时他特别注意资产回收率、销售边际及生产成本等经济动向，他

14、也注意人事、财务收入和降低成本费用方面的工作。,47,由于实行了上述措施，该公司获得了巨大的成功。到20世纪80年代末期，年销售量提高24%，到1990年达到20亿元。然而，进入90年代以来，该公司逐渐出现了问题：1992年出现公司有史以来第一次收入下滑、产品滞销、价格下跌。主要问题： 1、化妆品市场的销售量已达到饱和状态。,48,2、该公司制造的高级香水一直未打开市场，销售情况没有预期的那样乐观。 3、国外公司挤占了本国市场。 4、公司在国际市场上出现了不少问题，推销员的冒进，得罪经销商，公司形象没有很好的树立等。,49,雷先生也意识到公司存在的问题，准备采取有利措施，以改变公司目前的处境。

15、他计划要对国际市场方面进行总结和调整，公司开始研制新产品。他相信用了大量资金研制的医疗卫生工业品不久也可进入市场。,50,【思考题】 1. 雷先生在西湖公司里采取了哪些控制方法？ 2. 假如西湖公司原来没有严格的控制系统，雷先生在短期内推行这么多控制措施，其他管理人员会有什么反应? 3. 就西湖公司的目前状况而言，怎样健全控制系统？,51,【总结案例简介】 信息高速公路 这个案例举例证明了在计算机技术、因特网技术以及如何控制发生在因特网上的行为等领域的快速发展。大多数学生都乐于听说因特网带给组织和管理者的潜在利益和挑战。实际上，他们中的大多数也有“网上冲浪”的经历。 这个案例最好用在本章结束时

16、。这时，学生可能已经对控制工具和技术的整个问题有所了解。也可以让复习一下管理伦理问题。,52,信息高速公路可以说是本世纪最大、最深刻的变革。这种资源的好处就是可以利用大量的信息，人们能够非常容易存取这些信息。不利之处是，到现在为止，关于网络和网络上可以利用的信息的合法使用还没有清楚的法律和规则，所以人们在“信息高速公路上奔驰”时都制定他们自己的规则。一些人把这些巨大、广阔的全球计算机网络的目前情况同过去美国西大荒有“可以致富”的众多机会的时期作比较，但是没有清楚、具体的权威或法律，人们只能制定他们自己的规则。很多法律专家和计算机及软件专家都觉得现在是为电子学领域制定法律和秩序的时候了。但是怎样制定呢？,53,是什么情形促使人们呼吁对连接数百万台全世界计算机的网络制定更好的规则和规定呢？以在密歇根州大学发生的事情为例，有人进入全球计算机网络，并且对美国黑人发送了死亡威胁和笑话。这违法吗？应该这样做吗？还有扰乱或给计算机信息加密码的计算机程序在世界上到处传播。不管是药品经销商还是恐怖分子