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1、第2章 Access 数据库基础知识,2.1 Access 数据库概述 2.2 Access 的特点 2.3 Access 2003 的新增功能 2.4 Access 的基本操作 2.5 Access 数据库设计 2.6 Access 数据库的对象 2.7 数据类型与表达式,2.1 Access 数据库概述,Microsoft Access是第一个在Windows环境下开发的一种全新的关系数据库管理系统，是中小型数据库管理的最佳选择。Access 2003和Access 2000不仅是数据库管理系统，而且还是一个功能强大的开发工具。 Access使用标准SQL(Structured Query
2、 Language，结构化查询语言)作为它的数据库语言。,每一个Access数据库，包括它所有的对象都存储在以.mdb为扩展名的数据库文件中。 打开一个数据库就是打开一个数据库文件。就Access而言，可以认为数据库和数据库文件含义相同。 Access数据库不但包括各种对象，还包括对各种对象的操作。,2.2 Access 的特点,1. 一个文件管理整个系统 2. 真正的关系数据库管理 3. 典型的开放式数据库管理 4. 完善的帮助功能 5. 利用Excel整理数据 6. 拥有大量的内置函数 7. 提供了许多宏 8. 方便的网络功能,2.3 Access 2003 的新增功能,1. 查看对象相关
3、性的信息 2. 窗体和报表间的错误检查 3. 传播字段属性 4. 智能标记 5. 备份数据库或项目 6. Windows XP主题支持 7. 控件增强的排序功能 8. 自动更正功能 9. SQL视图中的增强字体功能 10.导入、导出和链接,2.4 Access 的基本操作,2.4.1 Access 的启动和退出,启动Access和启动Word的方法一样，有3种：（1）双击桌面上的Access图标。 （2）单击任务栏上的“开始”按钮，在弹出的菜单中选“程序”项，在弹出的级联菜单中单击“Microsoft Access”。 （3）双击Access数据库文件（建议尽量不用此法）。 用前两种方法启动A
4、ccess 2003就打开了 Access主窗口（下页）。该窗口的右侧是任务窗格的“新建文件”模式。,用第3种方法启动Access后就立即打开了该数据库文件，并打开该数据库的“数据库”窗口（下图中的内窗口）。,Access主窗口和“Word”窗口很相似，有标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏。 Access工作界面的工作区内可以显示包括“数据库”窗口在内的各种子窗口。 菜单栏下面是“数据库”工具栏。 “数据库”窗口中工具栏的按钮自左至右分别是：打开、设计、新建、删除、大图标、小图标、列表、详细信息。前4个按钮用来打开、设计、新建或删除数据库的对象，后4个按钮用来选择对象的显示方式。 退出Ac
5、cess和退出Word的方法完全相同。,2.4.2 使用联机帮助,Access2002有四种获取帮助的方法。 一、使用Office助手 打开Office助手气球和助手图标有两种方法： （1）单击工具栏上的“Microsoft Access帮助”按钮； （2）选“帮助”菜单项，在其下拉式菜单中单击“Microsoft Access帮助(H) F1”项。,右图的助手气球中间的对话框让用户输入问题，下部有“选项”和“搜索”两个按钮。,在助手气球中输入想问的问题后单击“搜索”按钮（或按Enter键），则助手气球中就出现关于该问题的几个搜索主题和“请看下一页”按钮（下图）。,助手图标和助手气球可分别隐藏
6、（关闭）。 单击上页图中的某搜索主题（或前面的指示灯），就打开了显示该主题的“Microsoft Access帮助”窗口。 单击“选项”按钮就进入了下页图所示的“Office助手”对话框。若选中“选项”选项卡就可以进行有关功能的设置。若选中“助手之家”选项卡则可以选择Office助手形象。,二、使用Microsoft Access帮助 上页图中的“响应F1键”选项的含义是：若选中该项，按F1就打开2.4.2图所示的助手气球；若取消该选项，按F1就打开下页图所示的“Microsoft Access帮助”窗口；该窗口有“目录”、“应答向导”和“索引”3个选项卡。 如果在窗体或报表的“设计”视图选中
7、具体控件后按F1，则显示这类控件的说明。,“Microsoft Access帮助”窗口的左窗格显示目录、提问框或关键字（分别对应三个选项卡），右窗格显示与左窗格选中项相应的说明内容。,本页图中左窗格选中的是“关于设计数据库”，右侧就是其说明内容。,三、使用“键入需要帮助的问题” 这是Access 2003的新增功能。在Access主窗口的菜单栏右边有“键入需要帮助的问题”框。在这个框中输入主题词就可以得到帮助。如果输入：数据库，然后按Enter键就出现关于数据库的主题列表（右下图）。,这个主题列表中列出了和数据库有关的问题，单击其中的“关于设计数据库”，就打开了上页图所示的“Microsoft
8、 Access帮助”窗口。,四、使用“这是什么？” 在“帮助”中单击“这是什么？”，鼠标变成箭头和问号组合的形状，然后将鼠标移到需要解释的主题处单击，就会显示关于该主题的说明。下图就是在“数据库”窗口使用“这是什么？”后单击“窗体”显示的该主题的说明。,2.5 Access 数据库设计,表的设计是数据库管理系统最基础、最重要的工作。 表设计的好坏对数据库管理系统的功能有决定性的影响。 数据库中表的设计主要考虑这两个方面：一是整个管理系统的所有表中的数据要共享性高、冗余度小、占用尽可能小的存储空间；二是能方便维护表中的数据和快速地从表中获取数据。,2.5.1 数据库中表的设计方法,描述被参照关系
9、和参照关系的表分别称为主表和子表。 主码和外码在Access数据库中称为主键和外键。 本书将仅含主键、不含外键的表称为基础表（包括主要用于编码的代码表），将含外键的表称为基本表，将由基础表和基本表生成的表称为生成表。 基础表和基本表是数据库设计的重要内容，它们的数据可以直接维护。生成表不是数据库直接设计的表，它的数据由查询生成，不应直接维护。,Access数据库表的设计方法如下： 1进行系统分析。 2提炼出将要作为数据库中表的字段。确定字段的原则是：表中的字段（即属性，将在2.6.1节介绍）应该是该管理事务所必须的、独立的字段。所谓独立包括两方面含义： （1）该字段是不能再分割的； （2）该字
10、段不依赖于其它的字段。 3根据数据库管理的要求增加必要的字段。尤其是对有限数据集合的字段应该增加编码字段。,4设计数据库所必须的表。设计表的基本原则: （1）凡是有限数据集合应单独设计一个表（基础表）； （2）除作为表间联系的主键和外键，不同的表中不能包含重复的字段； （3）表中的字段必须是直接取决于该表描述的实体； （4）定义表的主键, 原则上每一个表都应定义主键。 5确定表间关系。只有确定了表间关系才算是完成了表的设计。通常都是在系统分析的基础上对表进行初步设计，以后还需要经过几次循环，反复修改才能得到理想的设计。还要考虑的一个问题是系统的可扩充性。,2.5.2 学生管理数据库表的设计,本
11、书所用的“学生管理”数据库的功能应包括以下几个方面（学期成绩=平时成绩0.3考试成绩0.7 ）： （）学生选修课程和考试成绩维护（包括输入、修改和删除）。 （）按学号查询学生选修的课程和考试成绩。 （）按课程查询选修的人数。 （）按班级或个人或课程对成绩进行排序、筛选、统计和查询。 （）按班级打印学生考试成绩表。 （）按个人打印成绩通知单。,其它需求有： （）对学生的基本情况进行查询，包括学生的学号、姓名、性别、出生年月日、身高、所在班级、家庭所在地、家庭人均月收入等。 （）对班级人数进行统计、查询。 （）打印班级学生名单。 根据管理的实际需要还应该补充以下功能：学生、课程和学生选课及成绩等基
12、本信息的输入、修改、删除和查询。,根据问题的需求，如下字段是必需的：学号、姓名、性别、出生年月日、所在班级、家庭所在地、家庭人均月收入、课程名称、平时成绩和考试成绩等字段。但班级人数、课程选修人数、学期成绩等统计数据不能作为字段。 如果只用一个表把上述所有字段都包括进去在理论上是可以的，但是这样处理会引起许多问题。因为每个学生都可以选修多门课程、每门课程也都可以有多人选修。仅用一个表势必要将每个学生的学号、姓名、性别、出生年月日、所在班级、课程名称等内容多次重复输入，既费时费力、占据大量的存储空间，又可能引起输入数据的不一致。,根据以上分析，可考虑用两个表：将不涉及选课的个人信息和仅与选课有关
13、的信息分别设计成“学生情况”和“选课及成绩”两个表： 学生情况，含学号、所在班级、姓名、性别、出生年月日、身高、家庭所在地、家庭人均月收入、是否团员等9个字段； 选课及成绩，含学号、姓名、课程名称、平时成绩和考试成绩等5个字段。 这两个表通过学号建立联系。 这个方案存在的问题。,设计成个表（花括号中是各字段的数据类型和长度（将在2.7.1节介绍），下同）的方案： 班级简况，含班级代号文本，5、班级名称文本，8两个字段。 学生情况，含学号文本，7、班级代号文本，5、姓名文本，6、性别文本，1、出生年月日日期/时间、身高(cm)数字，字节、是否住宿文本，1、家庭所在地文本，4、家庭人均月收入货币、
14、是否团员是/否等9个字段。 课程档案，含课程号文本，4、课程名称文本，16、总学时数字，字节3个字段。,选课及成绩，含学号文本，7、课程号文本，4、平时成绩数字，字节、考试成绩数字，字节、考试日期日期4个字段。 下图是在Access数据库中对这个表间关系的表达。其中两个表间关系连线两端的“1”和“”表示实施了参照完整性。,2.5.3 教工管理数据库表的设计,本书所用的“教工管理”数据库的功能应包括这几个方面： （1）教师任课情况和教学效果维护（包括输入、修改和删除）。 （2）按教工编号查询教师所任的课程和教学效果。 （3）按课程查询任课教师。 （4）按技术职称或文化程度对教工进行排序、筛选、统
15、计和查询。 （5）按姓名打印教师任课情况表。 （6）按部门打印教工个人情况表。,其它需求有： （1）对教工的基本情况进行查询，包括教工的教工编号、姓名、性别、出生年月日、技术职称、文化程度、月工资、家庭电话等。 （2）对部门人数进行统计、查询。 （3）打印部门教工名单。 根据管理的实际需要还应该补充以下功能：教工、课程和任课情况等基本信息的输入、修改、查询和删除。,经过和学生管理数据库表的设计类似的分析、设计过程，可以得到包括以下7个表的一种设计方案。 部门简况，含部门代号文本，3、部门名称文本，6、办公地点文本，63个字段。 文化程度编码，含文化程度编码文本，2、文化程度文本，6两个字段。
16、技术职称编码，含技术职称编码文本，2、技术职称文本，6两个字段。 教学效果编码，含教学效果编码文本，1、教学效果文本，2两个字段。,教工情况，含教工编号文本，5、部门代号文本，3、姓名文本，6、性别文本，1、出生年月日日期/时间、技术职称编码文本，2、文化程度编码文本，2、婚姻状况文本，2、基本工资货币、奖金货币、家庭电话文本，12等10个字段。 课程档案，含课程号文本，4、课程名称文本，10、总学时数字，字节3个字段。 任课情况，含职工编号文本，7、课程号文本，4、教学效果编码文本，13个字段。,下图是Access数据库对这些表间关系的表达。,【说明】 （1）对于同一个实际问题可以有不同的设计方案。但是，必须依据第1章介绍的数据库的基本原理进行分析，按规范化的要求设计表。 （2）对班级名称、部门名称、课程名称，以至于技术职称、文化程度、教学效果等有限数据集合字段进行编码是提高数据的共享性、减小它的冗余度的有效措施。,2. 数据库对象,Access 数据库是数据和对象组成的集合。 Access数据库对象包括表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等。 用Access新建或打开一个数据
