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1、工作分析职能工作分析方法 FJA 概述 工作分析职能工作分析方法 FJA 概述 人力资源学院56 套讲座+27123 份资料./Shop/44.shtml 各阶段员工培训学 院 77 套讲座+ 324 份资料./Shop/49.shtml 员工管理企业学院67 套讲座+ 8720 份资料./Shop/42.shtml 工厂生产管理学院52 套讲座+ 13920 份资料./Shop/43.shtml 财务管理学院53 套讲座+ 17945 份资料 ./Shop/45.shtml 销售经理学院56 套讲座+ 14350 份资料./Shop/46.shtml 销售人员培训学院72 套讲座+ 4879
2、 份资料./Shop/47.shtml 职能工作分析方法(FJA)职能工作分析方法(FJA) 第一节 职能工作分析方法介绍第一节 职能工作分析方法介绍 职能工作分析方法(Functional Job Analysis,简称 FJA),其主要分析方 向集中于工作本身,是一种以工作为导向的工作分析方法。FJA 最早起源于于 美国培训与职业服务中心的职业分类系统。职能工作分析方法以工作者应发挥 的职能为核心,对工作的每项任务要求进行详细分析,对工作内容的描述非常 全面具体,一般能覆盖全部工作内容的 95%以上。 我们知道,任何工作都是以某种标准去完成某件事情,而工作者要完成任 务必须具备通用技能和特
3、定技能,必须能适应其工作环境以满足工作中的需 求。三种技能通用技能、特定工作技能、适应环境能力必须达到某种程度 的统一,工作者才能以满意的标准完成工作任务。职能工作分析方法主要分析 完整意义上的工作者:不仅是达到特定要求的职能手段,而且是同工作环境密 切相关的适应性系统。职能工作分析方法目的旨在获取同这三种技能相关的信 息。 为了能够有效获取这些信息,工作分析者有必要掌握职能工作分析方法的 一些要点: 1、工作描述语言的控制:工作者要完成什么与工作者做什么来完成 2、工作者职能等级的划分依据:事情、信息、人;职能的定义 3、通用的、特定工作和适应性技能;完整意义的工作者 4、工作系统:工作者、
4、工作组织和工作 5、任务作为工作的子系统和基本的描述单元 6、SME 作为基本信息来源的重要性:信度和效度 一、任务和任务陈述 首先,我们需要强调的是,在职能工作分析中,最基本的分析单元是任 务,而不是工作本身。因为虽然工作的名称经常改变,包含的任务也不固定, 但是相同的任务却在多种工作中反复出现,所以说任务是我们进行工作分析最 基本的分析单元,也是培训和绩效评估等人力资源管理活动关注的重点之一。 运用职能工作分析的目标是填写如图 8-1 所示格式的任务陈述图,工作分 析者的职责就是获取足够的信息来完成这张表,从而有可能得到:绩效标准和 培训时间信息;任职资格有关的知识、技能和能力。 图 8-
5、1 FJA 任务陈述图(例:打印任务) 行为(动作) 工具设备 工作帮助 指导 信息来源 结果 行为/动作打印/誊写 动作的目的形成信件 信息来源记录可提供 指导的性质标准的信件形式 特定的信息 按照现有的操作规范操作,但为文字 的清楚通顺可以调整标准格式 机器设备打字机和相关的桌面设备 工作结果待寄的信件 图 8-2:任务分析 绩效标准绩效标准 描述: 以合理的速度和准确性打印 信件的格式正确 调整变化正确 数字表示: 在 时间内完成信件 每封信件均无打印、机械或调整的错误 数据人物数据人物 理解 能力 数学 能力 语言 能力 工作职能水平工作职能取向指导能力水平 3B1A2B70%5%25
6、%2314 任务:打印/誊写标准格式的信件,包括来自于提供的记录的特定信息,依据形 成信件的现行标准程序操作,但为文字的清楚通顺可以调整标准格式,目的是 准备待寄的信件。 去完成这项任务去完成这项任务 每封信件低于 个信息遗漏错误。 达到这样的标准达到这样的标准 培训的内容 职能性的: 怎样打印信件 怎样誊写材料,纠正机械错误 怎样把两份书面信息整理成一份 特定的: 如何获得记录,并从中寻找信息。 依据标准信件格式的现行标准操作程序进行操作的知识 信件所需信息的知识 如何使用提供的打印机工作 工作者需要这样的培训工作者需要这样的培训 复杂难度大的工作同简单的工作一样适用于这种结构,搜集相同种类
7、的信 息。当工作任务用这种方式表达出来,且包含所示的信息时我们就能够直接得 到工作的绩效标准、培训内容和产生满意的绩效所必需的通用的和特定性的技 能,而不必进行推断。 二、职能工作分析的框架: 1、完成什么与做什么。在职能工作分析之前,完成什么与做什么这两个概 念区分得并不是很清楚,结果造成工作行为和工作结果容易被混淆,进而我们 通常混淆工作者实际的工作行为和需要他们来完成的工作行为。例如,通常以 “机器”或“焊接工具”开始的描述,实际上却是在描述工作结果。在职能工 作分析中,每项任务描述必须以能描述工作者行为的特定动词开始,例如打 印、誊写、阅读等等。工作结果以“目的是”或“为了”作为任务描
8、述的结 尾。只有同时具备工作行为和工作结果,任务描述才算完整。 2、工作者的职能物、数据、人。FJA 认为所有工作都涉及到工作分析 者与数据、人、事三者的关系。通过工作者与数据、人、事发生关系时的工作 行为,可以反映工作的特征、工作的目的和人员的职能。 实际上,每一项任务描述应当使用表述最高等级的动词来反映同物、数据 和人的最重要联系。只有当同物、数据和人的联系并不显著时,才可以在任务 描述中忽略。使用的动词应从实际的工作过程中选取,并要进行精确的描述和 定义。当动词以这种方式使用,而且任务描述独立地进行分级,就可能获得很 高的效度。图 8-2 显示了工作者职能的水平等级和取向: 数据-3B-
9、编辑大约 75%的工作用于编辑 人-1A-给予指导/提供帮助大约 5%的工作涉及到人 事2B 操作/控制大约 25%的工作用于操作/控制 理解能力3典型的情形中工作涉及到一些具体的变量时,具备一般的 理解能力去执行指令。 数据处理能力1简单的加减:阅读、抄写或记录数字 运用语言能力4起草日常的商务信函。同申请工作者面谈确定最适 合他们能力和经验的工作,在服务机构的帮助下与雇主联系。能阅读领会技术 手册、书面指导或图示。 3、完整意义的工作者。前面我们已经提过完成工作职能时具备的三种技 能:通用技能、特定工作技能、适应性技能,我们对这三种技能定义如下: 所谓通用技能,就是这样的能力,它们使人能够
10、将事、人和信息有机联系 在一起,虽然受个人偏好和个人能力(例如理解、算术、语言和人际交往能 力)的影响,联系的程度存在差异。在任务分析中通用技能表现在培训时间单 元中的通用部分。 所谓特定技能,就是这样的能力,它们使工作者能够根据工作标准进行特 定的工作。在任务分析中特定技能表现在培训时间单元中的特定部分,可以依 照绩效标准将其分成不同的等级。 所谓适应性技能,就是工作者应工作所处的环境要求趋同或是求变的能 力,如在物理条件、人际环境和组织结构等方面。从工作指导书或绩效标准中 并不能直接得到适应性技能的要求。一般说来,分析这样的问题往往能够得到 工作队适应性技能的要求:“你在完成工作时必须具备
11、哪样的的条件” , “为达 到某种绩效标准,必须获得哪些指导” 。 工作系统:工作者、工作组织、工作。在任务描述的结尾我们能找到工作 的目标,多项任务的结果累积形成了工作的目标,多项工作的目标进而累积形 成了组织的目标。因此,从这个意义来说,不仅是职能工作分析方法强调和阐 明工作者的行为,而且工作行为直接关系到如何实现组织的目标。有人会问详 细的绩效标准从何而来,答案就是来自于组织的目标,以及组织提供给工作者 完成工作的技术。显然,FJA 任务描述只是一个子单元或者说子系统,任务库 (工作组织中所有的工作者需要完成的所有任务的集合)才能描述整个工作系 统。 工作系统中的每个部分都有自己的规则和
12、语言。工作者可以通过任职资格 和技能组合的来描述;工作组织可以以目标来描述;工作可以以工作者职能 (行为) 、工作指南和绩效标准来描述。这三者互相联系,密不可分,三者共同 促进了工作系统的生产力的发展和工作者个人的成长。 工作分析的作用是明显的。如果不能首先理解工作系统目的是要完成什 么,我们就更不能理解工作者的工作行为和任务的结果意义何在。因此,在运 用职能工作分析方法之前期, “工作者的产出是什么” “你被期望完成什么”这 些关键问题必须搞清楚。 三、职能工作分析的职能等级 作为一种职能分析系统,FJA 的核心是分析工作的职能。其对职能的分析 是通过分析工作者在执行工作任务时对数据、人、事
13、的特征进行的。行为的难 度越大,所需的能力越高,也就说明了工作者职能等级越高。表 8-1 是 FJA 的 职能等级表,每项职能描述了广泛的行为,概括了与数据(信息) 、人、事发生 关系时工作者的工作行为。 表 8-1 FJA 职能等级 数据(信息)人事 号码描述号码描述号码描述 高 6综合7顾问4A精确操作 5A创新6谈判4B装配 5B协调5管理4C操作控制 2 中等 4分析4A咨询3A熟练操作 3A计划4B指导3B操作控制 1 3B编辑4C处理3C开动控制 3A教导3D发动 3B劝导 3C转向 低 2抄写2信息转换2A机械维护 2 1比较1A指令协助2B机械维护 1 1B服务1A处理 1B移
14、走 如何有效将实际工作信息同 FJA 职能等级联系起来,下面给出每个等级对应的 标准的定义: 信息职能标度 1、比较 选择、分类或排列数据,人员和事物,判断他们已具备的功能、 结构或特性与先定的标准是类似还是不同; 2、抄写 按纲要和计划召集会议或处理事情,使用各种工作工具,抄写、 编录、邮寄资料; 3A、计划 进行算术运算;写报告,进行有关的预订筹划工作; 3B、编辑 遵照某一方案或系统但又有一定的决定权去收集、比较、划分 资料、人员、事物信息; 4、分析 按照准则、标准和特别原则,按照艺术、技术技巧的要求,去检 查、评价(关于人员、事物、数据) ,以决定有关影响(后果)并选择替代方 案;
15、5A、创新 即在整体运行理论原则范围内,保证有机联系的条件下修改、 选择、调整现存的设计、程序或方法以满足特殊要求、特殊条件或特殊标准; 5B、协调 在适当的目标和要求下,在资料分析的基础上决定时间、场所 和一个过程的操作顺序、系统或组织,并且修改目标、政策(限制条件)或程 序,包括监督决策和事件报告; 6、综合 基于人事直觉、感觉和意见(考虑或者不考虑传统、经验和现存 的情况)从新的角度出发,改变原有部分,以产生解决问题新的方法,来开发 操作系统;或从美学角度提出解决问题的办法或方案,脱离现存的理论模式; 人员职能标度 1A、 指令协助 注意管理者对工作 的分配、指令或命令;除非需要指令 明
16、确化,一般不必与被 管理者做直接的反应或交谈; 1B、服务 注意人的要求和需要,或注意人们表示出的或暗示出的希望, 有时需要直接作出反应; 2、信息转换 通过讲述、谈论和示意,使人们得到信息;在完好的程序范 围内明确做出任务分配明细表; 3A、教导 在只有两人或一小组人的情况下以同行或家庭式的关系关心个 人,扶助和鼓励个体;对进行的日常生活给予关心、利用各种机构与团体有关 的指令、建议和私人帮助; 3B、劝导 用交谈和示范方法诱导别人喜欢某种产品、服务或赞成某种观 点; 3C、转向 通过逗趣,使人体或听众分心,以使精神放松、缓和某种气 氛; 4A、咨询 作为技术信息来源提供服务和提供有关的信息或方法来定义、 扩展或完善有关的方法、能力或产品说明(也就是说要告知个人或家庭诸如选 择学校和重新就业等目标的详细计划,协助他们作出工作计划并指导完成计 划) ; 4B、指导 通过解释、示范和试验的方法给其他人讲解或培训他们; 4C、处理 对需要帮助(如有病)的个人或一小组的人员进行特