增值税专用发票的管理和操作

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1、增值税专用发票管理操作金税工程是新税制的生命线，打击偷骗税的，杀手铜？”，推行增值税防伪税控系统不仅是税务部门加强增值税管理、防范偷骗税行为的需要，也是保护企业参与公平竞争，减少收到假票不能抵扣造成不必要的损 失，提高自身商业信誉的需要。而金税工程的基础是各防伪税控企业的正确使用和严格管理增值税防伪开 票子系统。为了确保整个金税工程的运行质量，解决防伪税控企业经常遇到的问题（以下操作以DOS版防伪税控开票系统为例，对 WINDOWS版防伪税控开票系统略有差异 ），我们编写了此手册，希望对您有所 帮助。一、发票管理：1、 企业购领发票后，第一件事必须进入防伪税控开票子系统，将税控IC卡插入读卡器

2、中进行如下操作： “1次管理-读入新发票！ ”2、在发票管理-金税卡内未开票查询”中进行查询，查询信息与实物票一致后再开票。3、 如查询发票信息与实物发票有误，应立即在开票子系统中作发票管理-发票退回”，向主管税务机关报告后，并将税控IC卡及所有发票带到发票发售办税服务厅进行重写IC卡处理。4、专用发票必须按份顺号开具，不能隔号开具。5、专用发票必须专人专柜妥善保管。6、打印专用发票前，必须在确定计算机显示发票类别、发票号码与实物发票相关项目相符后方可打印。7、 发票存根联应按规定保存5年，未经税务机关核准，禁止擅自销毁。否则将按规定给予处罚。8、作废发票必须所有联次完整，并妥善保存备查。9、

3、专用发票抵扣联应妥善保管，不能折叠、揉搓、污损，密码区、数据区不能签字、盖章，否则将无法 认证，影响企业的正常抵扣。10、如购入的发票在短时期内不能用完，应将发票平整地放入塑料袋密封，防止发票压感打印纸干燥使打 印出的发票字迹模糊。二、开票操作：1、 开票子系统企业必须按如下顺序规范操作：读入新发票开票r抄税r报税。否则，IC卡就会被锁死 或抄税数据出错。2、 企业开票子系统所插 IC卡必须使用本单位的税控IC卡，一机一。一名开票员兼有二户以上企业开具防伪税控专用发票的，切忌插错税控IC卡，否则IC卡会被自动锁死，企业将无法正常开票。3、 系统初始口令为：23456789。口令不能连续被输错3

4、次，否则系统将被锁死，无法进入开票子系统。 口令重设后一定要记牢，否则无法进入开票系统。4、开具增值税专用发票必须按发票号码顺序，整份全联开具，不得跳号。开票前需将当前增值税专用发 票上的代码、号码与电脑显示的增值税专用发票的代码、号码进行核对，经确认一致后，方可进行下一步 操作。5、 发票开过之后，如已选择打印，无论是用白纸试开还是打印未成功，该张专用发票都必须在机中作发 票管理一当前发票作废及查询”作废操作。6、 开具专用发票存盘成功但打印失败（未在专用发票上打出数据）。在 发票管理一当前（或历史）发票 作废及查询”菜单中查出该张发票， 按Print Screen sys Rq键进行屏幕打

5、印，将屏幕上信息打印到白纸上以 供发票缴销时备查。7、 在开票过程中，要求按 Y键确认时，必须处于 UCDOS操作的英文输入状态，若是处于中文输入状态 要及时切换为英文输入状态 ，否则该项操作将无法成功。8、打印发票时，一定要放准发票位置，密码必须打在密码区里，不能出格，不能压线。出格、压线只能在 发票管理一当前发票作废及查询”菜单中，进行作废处理，否则购货方取得的抵扣联将无法通过认证， 不能抵扣进项税款。9、 月末必须将当月手工作废的发票与机中作废票一一核对，确保无误。若有差错，迅速查明原因，及时处理。10、作废发票的处理方法：(1) 在开票过程中，当场发现当前发票有差错的，由开票人员直接在

6、发票管理一当前(历史)发票作废及查询”菜单中做作废处理，并加盖作废”章戳，保存全部联次备查。(2) 当月发现本月发票错误的，分以下二种情况处理：a.抵扣联及发票联未交给购货方的，可通过发票管理一历史发票作废及查询”处理，并加盖 作废”章戳，保存全部联次备查。b.发票联及抵扣联已交给购货方的，如果购货方未认证、未入账，并能将发票联及抵扣联全部收回的，在当月进行发票管理一历史发票作废及查询”处理。(3) 隔月发现发票错误，只能进行负数发票操作。如果能收回抵扣联及发票联且对方未通过认证的专用发票，由销售方直接开具同样金额负数发票，(不要将该发票联及抵扣联交给购货方)，再开具一份正确的正数发票交给购货

7、方。(4) 因企业注销等原因在缴销防伪税控开票设备前，在其最后一个抄税期前将未使用完的空白发票作废。“V字型，加盖 作废”章戳,具体操作方法为：在 发票管理-作废未开发票”中处理，并在发票监制章部位剪保存全部联次备查。增值税一般纳税人”确认11、企业开具专用发票时，购货方必须是经税务机关批准、年检合格，持有效的章戳的税务登记证副本的纳税人。发票领用存情况月12、有主分开票机的，除计算机自动汇总打印的清单以外，必须另附人工统计的当月报表”，避免可能因分开票机未向总机汇总抄税，发生漏报存根联信息的情况。13、销货方的企业全称、纳税人识别号、地址需要变动的，一定要在税务机关办理了变更税务登记，得到主

8、管国税机关发行授权后方可进行刃14、企业申请注销时，必须在抄报税成功、上缴 两卡”后，再办理注销登记手续，否则因此造成的不良后 果将由企业承担相应的法律责任。15、 企业应妥善保管税控IC卡，保持IC卡金属部位的清洁，开票过程中IC卡必须插好，以免造成开票操作失败、IC卡信息不全，影响企业正常开票和报税。三、抄报税操作：1、必须购买符合规定的计算机及质量较好的软盘进行抄、报税。2、 每月的“1日”，开票人员上班后的第一件事应是抄税。即：在每月“1日，系统自动提示 巴到抄税期， 请执行抄税”时，应及时通过 TC卡管理一一抄税一一写IC卡、销项备份软盘，打印销项报表 ”进行抄税。3、 操作 “ I

9、3管理一抄税一销项备份软盘”时，请用两张质量好的软盘进行备份，并视开票情况打印出增 值税专用发票统计表表 1-表7。然后，自行认真核对库存发票份数与打印出增值税专用发票统计表表1统计数据是否一致；报税信息表(包括负数发票及作废票)条数与本月实际使用数是否一致；增 值税专用发票存根联采集情况统计表合计金额与报税信息合计数是否一致。如发现有任何一项内容核对有不一致的情况，应及时与税务机关及服务单位联系，否则后果自负。逾期不到主管税务机关办理报税事宜，主管税务机关将按有关规定给予相应的处罚。4、因月末未退出开票系统，开票系统隔月连续使用，造成 IC卡将下月初开具的发票份数误入，造成 IC 卡数据、软

10、盘数据不符，必须报主管税务机关核查处理。5、 企业如果发现IC卡数据和磁盘数据不一致(指盘卡所属月份不一致)，需要重新拷贝采集当月存根联 信息，从 发票管理一销项发票查询”进入，准确设置时间段， 从每月1日到当月的最后一天， 拷贝到软盘， 再到主管税务机关进行 磁盘数据稽核传入”。此种情况，企业必须将当月开出的所有专用发票存根联一同 带到税务机关核对。6、抄税成功之后，应尽快到国税机关报税。企业抄税成功之后到办税服务厅报税成功之前，不得将IC卡在发行系统中作授权或更改企业信息操作，且不得领购专用发票，否则IC卡抄税信息将无法读取，报税将无法成功。7、报税软盘必须进行 杀毒”处理，严禁携带 病毒

11、”软盘到税务机关去报税。8、 每天下班后，必须关闭计算机开票子系统，否则会出现开票的发票日期与实际日期，及IC卡与报税软 盘内数据不一致的现象。特别是月底最后一天，如果不关机，过了 24: 00点以后，计算机系统时间将自 动更新为新的一天，而金税卡时间仍停留在前一天，此时开票，将会造成两种情况：一是专用发票票面日期与金税卡日期不一致， 购货方取得的抵扣联认证时出现认证不符”；二是销货方抄税时（仅指月底最后一天未关机），IC卡数据和磁盘数据不一致，报税出错。9、 报税时间统一在每月的 1-10日，如10号遇双休日顺延至下周第一个工作日。特殊情况另行通知。请各 有关纳税人妥善安排工作，务必在规定时

12、间完成报税操作。各防伪税控企业必须在报税、认证完毕后方可 申报。未在规定期限内报税完毕的，按征管法第六十二条之规定进行处罚。10、 若企业在一个月内未开具一张发票，同样需要进行正常的抄报税处理（零抄税），否则一是影响正常 的报税率，二是系统将被自动锁死，无法进行正常的开票。11、 因报税系统只能判别抄税软盘文件的月份而不能识别抄税年度，每张报税软盘最多只能存入12个月 的报税文件，如软盘存满 12个月的报税文件，应换新的软盘抄税，或在硬盘上新建一个目录（文件夹） ， 将软盘上的抄税文件复制到该目录下，将软盘格式化后再继续使用，否则报税数据将出错。四、抵扣联认证：1、取得电脑版增值税专用发票时，

13、应注意内容填写完整、票面清晰、无褶皱。2、打印不压线、不错格，密码不出密码区，字迹清晰。3、 增值税一般纳税人申请抵扣的防伪税控系统开具的增值税专用发票，必须自该专用发票开具之日起90 日内到税务机关认证，否则不予抵扣进项税额。当月认证的发票，必须当月抵扣。4、企业认证前，必须认真数清需认证发票份数，人工合计税额。以便在税务机关认证结果出来后进行核 对，不一致时应立即查明原因。5、严禁将同一份发票抵扣联到税务机关重复进行认证。6、企业取得的负数发票抵扣联也应按规定及时进行认证。7、对认证不符、密文有误的发票抵扣联，交税务稽查部门进行网上协查。若结果回复后，没有明显恶意 嫌疑的，可将原票退回，由

14、企业作退票处理，由销货企业重新开具正确的发票。但对企业的认证不符、密 文有误的发票进项税额必须在当月进行调减，否则按偷税论处。8、需到税务机关进行认证的发票，在认证前严禁装订；并撕掉专用发票两边的导纸孔及多页粘连条。9、 认证后，企业将发票抵扣联连同认证结果通知书”和认证清单一起按月装订成册备查。10、新认定的增值税一般纳税人，在认定批准之前取得的增值税专用发票，不得认证申报抵扣。11、受票方遗失2001年7月1日后经防伪税控系统开具的增值税专用发票抵扣联和发票联的，取得销货方主管税务机关开具的增值税一般纳税人丢失防伪税控系统开具增值税专用发票已抄、报税证明单，可凭开票方出具的存根联复印件对该

15、票进行认证，认证通过后可抵扣税款。税务机关将按规定对该票申报、抵扣情况进行检查。五、安全管理：1、用于防伪税控系统的计算机建议单机运行，专机专用、专人保管。2、装有开票子系统的计算机请勿上网（如确实需要应安装防计算机防病毒软件，并每周对杀毒软件进行 升级处理）、玩游戏，以防止病毒感染。3、开票子系统感染病毒，一旦发现，应立即报告主管税务机关，并联系服务单位尽快处理。4、税控IC卡应专人专柜，妥善安全保管。5、 开票子系统尽可能配备 UPS等不间断电源。防止因开票过程中突然停电，造成企业正常开票数据的丢 失。6、没有防伪税控系统操作合格证的人员，严禁操作开票子系统开具专用发票。7、发现通用设备或专用设备损坏，无法进行开票，应首先通知主管税务机关，并与技术服务单位联系处 置，绝对禁止任何单位或个人擅自拆装防伪税控系统专用设备。8、 严禁任何单位和个人携带金税卡、IC卡、增值税专用发票外出开票。9、 发现丢失、被盗 两卡及增值税专用发票”，应立即向公安机关报案，同时报告主管税务机关。