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1、,会议策划与准备,会议策划与组织,山西国际商务职业学院,张丹阳 15034676704,目录页,目录页,会议策划的流程,会议日程、议程,会议方案,过渡页,过渡页,项目二,会议策划的流程,会议策划与准备,第一节,会议策划的流程,会议策划是会议的总体构思,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“想法”,想法 目的 预算,会议策划与准备,会议策划的流程,搞清楚“思路”,会议策划与准备,会议策划的流程,会议地点的选择,会议策划与准备,会议策划的流程,会议的整体规划,头脑风暴法 名义小组讨论 电子会议 群体互动,细化到执行层面 工作时间进程表 任务分工表 物品清单 成本分析表,会议策划与准备,会议策划,
2、会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择,会议策划与准备,会议策划,1.成立会议机构、人员选择,人格特质,迈尔斯-布里格斯类型指标 外/内向型（E/I） 领悟/直觉型(S/N) 思维/情感型(T/F) 判断/感知型(J/P),会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,会议策划,组织组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP 会务管理组 外倾、领悟、思维、判断ESTJ 后勤组 外倾 、领悟、思维、判断ESTJ 秘书组 外倾、领悟、情感、知觉ESFP 宣传组 外倾、直觉、情感、知觉ENFP 技术组 内倾、领悟、思维、
3、判断ISTJ 财务组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ 保卫组 内倾、领悟、思维、判断ISTJ,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,大型会议大都市 培训活动专业培训中心、旅游胜地 研究和开发会议安静场所 企业经销商年会风景名胜 重大奖励和表彰知名会场 交易会和新产品展示会交通便利,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,考虑预算 营利性 非营利性政府会议、专业学术会议、经销商会议 营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算，并据此选择合适的会议举办地。 同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但对食品、睡房及结账程
4、序的效率等考虑得较少。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,商务型酒店 度假型酒店,市中心 市郊,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件： 报价方接受和同意会议名细表中各项事宜； 报价房应是后选名单中较好的一个； 对报价方拟订的合同条款基本接受。,会议策划与准备,会议策划,2.会议选址和布置,亲临现场实地考察 会见能做决策的人。 对方建议的日期去进行参观 不要出于个人原因再次参观酒店； 以一个普通客人身份还是以贵宾身份前往 考虑另一家酒店作为“备选”。,会议策划与准备,会议策划,课桌式（教室式）,有桌有椅，适合讲座、培训等
5、,会议策划与准备,会议策划,剧场式,只有椅子没有桌子，或是只有前几排有桌的,会议策划与准备,会议策划,U型台,U型台或回形台，都是大家围绕在一起进行会议，适合小规模会议或研讨会,博鳌亚洲论坛会员大会,会议策划与准备,会议策划,鱼骨式,像鱼刺一样的摆台样式，适合小型的培训会,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,圆桌会议的由来,博鳌亚洲论坛 青年领袖圆桌会议,会议策划与准备,会议策划,圆桌形,圆桌会议，体现的是公平，适合各大型会议,华商领袖,会议策划与准备,会议策划,其他种类,会议的形式不是固定不变的，有时会有多种会议类型混用，如双U，就是把U型和课桌式结合一
6、起；按照客人要求摆设的个性化会议种类日渐兴起。,会议策划与准备,会议策划,宴会型,会议策划与准备,会议策划,鸡尾酒会,会议策划与准备,会议策划,签字仪式,较为特殊的会议种类，适用签字类型的发布会，一般摆台分为台上台下两种。,会议策划与准备,会议策划,会见式,是由贵宾接见而来，档次较高,会议策划与准备,会议策划,除了以上常见的会场布置类型外，还会出现如T形、E形、多U形等。 不管采用何种形式，会议室布置的目的都是为会议服务的，或方便进出、或增强沟通、或传递信息，在布置前一定要与会议策划者详细探讨。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第一，环绕式的座位安排。 在会场中不设立主席台，把座
7、椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这样的座次安排，比较人性化，没有明显的地位区分，大家也能够畅所欲言、不致过分拘谨。这与茶话会的主题最相符，也最流行，但不适合一些主题严谨的会议,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第二，散座式的座位安排。 散座式安排，大多适合在户外举行的联欢会或是联谊会，座椅、沙发自由地安放组合，甚至可由与会者根据个人要求而随意安置，这样就容易创造出一种宽松、惬意的社交环境。这是一种体贴的安排，适合私下的沟通和交流，当然，这种座位安排方式也只是适合主题轻松的会议。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第三，圆
8、桌式的座位安排。 在会场上摆放有一张圆桌，请与会者在周围自由就坐。在圆桌会议中，可以不用拘泥诸多的礼节，主要记住以门作为基准点，靠里面的位置是主座就可以了。面门为上、以里为尊，这就是圆桌式座位安排的基本原则。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第四，方桌式座位安排。 在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在长方形桌子的短边，或者是比较靠里的位置。以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。,会议策划与准备,会议策划,会场布置中座位的安排第五，主席台式座位安排。 在
9、会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐，这个在安排座位时有明确的规则。首先主席台必须排座次、放座次牌，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,长形座会议席次安排,1,2,3,8,4,5,9,7,6,演讲台,来宾方,主办方,1,2,3,8,4,5,9,7,6,会议策划与准备,会议策划,会议策划与准备,主席台人数为偶数,会议策划与准备,主席台人数为奇数,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,内宾接待席次,来宾随从,主人随从,来宾,主人,会议策划与准备,会议策划,一、会议/会见的座次安排,主席团席次,背景板,主席台,
10、1,2,3,8,4,5,7,6,主席团,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排正常摆位,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,二、宴请的座次安排,宴请席次安排主宾身份高于主人,9号嘉宾,10号嘉宾,会议策划与准备,会议策划,小轿车,面包车（中巴）,会议策划,会议食宿服务,一、对备选会议住宿机构的考察,调查汇总太原市会议住宿机构,会议策划,会议食宿服务,二、会议住宿房间的预定,会议策划,会议食宿服务,三、参会人员入住期间的住宿服务,会议策划,会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,1.会议用餐地点的选择 餐饮场所的大小 餐饮场所的环境 厨房 路径,会议策划,
11、会议食宿服务,一、会议用餐地点、用餐方式的安排,2.对用餐时间 早中晚 3.主要会议用餐方式 围餐式 自助式 半自助式 分餐式 餐劵购餐式,会议策划,会议食宿服务,二、每餐菜单的确定和酒水的安排,1.确定每餐的菜单 道数与分量 花色品种多样性 具有地方特色 具有时令特征 照顾参会人员的特殊用餐要求 2.会议餐饮的酒水安排,会议餐饮,2014委员吃什么,3月2日，北京，政协经济界和农业界的驻地，记者探访委员驻地餐饮，政协委员们吃自助餐，用餐以简单为主，餐品比往年少了许多。凉菜三种，水果两样，肉菜有鸡腿，扣肉和小炒，没有酒。现场制作的有担担面、糊塌子、卷烤鸭。,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐
12、饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议餐饮,2014委员吃什么,会议策划,会议食宿服务,三、餐饮服务其他注意事项,1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数 2.辨认进餐者身份 3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调 4.做好引导工作 5.考虑到不能按时用餐的参会人员,会议策划,会议食宿服务,四、会间茶歇的安排与服务,1.会间茶歇的安排 时间、地点、茶点 2.会间茶歇的服务,会议策划与准备,会议策划,4.会议文件的准备,会议文件的准备,会议通知,会议通知是上
13、级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。是我国党政军各级机关乃至企事业单位、群众团体经常使用的公文文种，是应用写作中常见的一种文体。,会议文件的准备,会议通知,关于召开全省军队转业干部安置工作会议的通知各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：为贯彻中发20023号和国转联20023号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：一、出席会议人员各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1
14、名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。军队出席会议人员的通知由省军转办另发。二、会议时间、地点会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。三、其他事项各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。 中共江苏省委办公厅 江苏省人民政府办公厅 二二年六月十五日,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,开幕词在表示欢迎后是介绍本次会议的意义、主办人的意愿的讲话。 篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。,毛主席开幕词视频,会议文件的准备,会议开幕词、闭幕词,闭幕词与开幕词一样，具有简明性和口语化两个共同特点，其种类与开幕词相同。 1. 凡重要会议或重要活动，与开幕词相对应， 2.闭幕词通常要对会
