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1、導入導入ERP物料管理模組對作業流程效益提昇之探討物料管理模組對作業流程效益提昇之探討-以零售業為例以零售業為例 教學目標 1. 了解零售產業的作業流程； 2. 了解資訊系統對零售業帶來的影響； 3. 探究資訊系統之 ERP 系統 ( 以 SAP 為例 ) 對零售產業作業流程的影響； 4. 了解導入 ERP 前後效益上的差異； 5. 透過各案的研究，了解實際公司的作業流程及導入過程所面臨的問題和導入 前後作業流程效益上的差異。 摘要 探討在零售業中導入企業資源規劃(ERP)系統之物料管理模組(Material Management Module)所帶來的效益。ERP 系統是一個及時的資料整合系
2、統，並且 是被設計成可以在各部門間做資訊的分享。因為物料管理的作業流程可說是組織 內最基本的流程，因此，在 ERP 系統所有的模組裡，除了財務會計模組(Financial Accounting)外，物料管理模組也是一個在其他運籌管理模組（銷售與配送模組及 生產規劃模組）導入前必須導入的模組。藉由某生鮮超市的個案研究，我們將探 討零售業的採購、存貨管理流程，並研究其相關的控管機制。 內文部分首先對零售業的作業流程進行探討，包括供應商選擇評估、採購流 程、補貨規劃、倉管作業等四個作業流程，再研究企業資源規劃系統提出相對應 此四個流程的解決方案，並以 S 超市為實務案例進行訪談，以瞭解資訊系統整合
3、實務面的實際情況，最後有一個總結並提出未來值得研究的方向。 1 1. 緒論 在銷售制度中，零售是一種繁忙又不可或缺的一環。零售商從工廠及製造商 處購得產品，再轉售給消費者，以滿足其需要及慾望。今日大多數的零售型態可 分為一般商店、單線式商店、限制式商店、專賣店等類型，另外還有提供多條產 品線的百貨公司、折扣商店、特殊的商店及大批發商等。以上所述商店，提供消 費者許多不同的消費產品。有的商店是以多種品牌的商品為號召，有的是銷售單 一類型商品為主，而大多數的零售業是介於兩者之間，以及一些從事食品販賣的 零售商店，如超級市場、郵購商店、消費合作社、福利中心等等。 近年來，由於資訊科技的進步，應用資訊
4、科技來協助處理商業行為，以降低 人工成本及人為疏失。6 0 年代中期有些連鎖商店貨百貨公司已經由傳統的人工 進步到使用電腦清點存貨，為了降低成本，企業開始大量引入電腦及資訊科技來 取代人工處理，藉由資訊科技的自動化，來達成降低成本的目的。除了降低成本 的好處外，資訊科技也帶來了其他好處，像存貨週轉率的提高、預測銷售量、控 制商品數量等，以及對於分店的存貨控制、空間的分配，與銷售的增加是很有幫 助的。 因為工作量的增加，資訊時代的需求，使得企業逐漸體會到使用 ER P 資訊 系統來幫助企業進行日常的作業、交易紀錄及管理。ER P 的導入，能夠提升企業 在處理流程上的績效與正確性，能更有效率的地進
5、行帳款催收、採購的優先順 序、核算帳款、售價改變、存貨管理與控制、暢銷品與滯銷品、及安全存量等管 理，以提供零售業在分店商品的銷售趨勢、節省文書費用、資料的蒐集與取得、 減少信託部門成本、增加空間利用，以及進行更複雜的銷售預測等。 世界知名的 ER P 資訊系統供應商 S A P 針對零售業的商業流程特性，提供了 一具有高度整合特性的 ER P 資訊系統解決方案。 2 圖 1. S A P R e t a i l i n g 解決方案 ( 資料來源：S A P Li b r a r y ) 由圖 1中可看出，S A P 針對零售業的商業流程，提供了整合跨功能的解決方 案 。 圖中的 IS -
6、R 為 S A P 為零售業所量身訂做的系統核心功能 ， 此核心功能與 S A P 標準運籌功能模組有相當大的關聯，如 M a t e r i a l M a n a g e m e n t ( M M )( M M ) , S a l e s a n d D i s t r i b u t i o n ( S D )( S D ) , Lo g i s t i c s G e n e r a l ( LO )( LO ) a n d Lo g i s t i c s Ex e c u t i o n ( LE)( LE) 。除了援用 S A P 標準運籌功能模組 ， IS - R也針對零售業
7、在產業及商業流程上的作業及管理特性進 行調整，以期能達到支援零售業日常的作業、交易紀錄及管理。 本研究將針對超級市場類型的零售業，探討其物料管理之商業流程，包含了 選擇供應商、採購需求發生、補貨規劃及倉儲存貨管理，並討論導入 ER P 資訊 系統之物料管理模組對於零售業的影響，以 S A P r e t a i l i n g 的環境為主，找出超級 市場類型的零售業在物料管理流程上的特徵，以及 ER P 系統在此流程特徵下所 能協助支援的情形。 本研究結構如下：第二部分為文獻探討，首先針對零售業的標準流程進行文 獻蒐集及整理並探討 IT 技術對於零售業的的衝擊與影響。第三部分探討零售業 中物料
8、管理之流程特徵以及在此流程特徵下 ER P 系統應提供的功能 ， 並探討 S A P R e t a i l i n g 解決方案是否能夠充分支援零售業的流程特徵。第四部分為個案研究， 以 S 超市為例。第五部分為結論與未來建議事項。 3 2 . 文獻探討 2.1 零售業標準流程 周泰華、杜富燕03，在零售管理這本書中提到零售業的標準流程。隨著人 類經濟生活的改善，工商經營技術的進步，零售業已不再是五十年代阿公阿媽的 雜貨店，現代的零售業已朝向企業化、系統化的經營方式發展，如便利商店、超 級市場、批發倉庫等。由於本研究是將焦點集中在零售業之物料管理(Material Management, M
9、M)，即採購、存貨方面。故以下就針對零售業之組織架構、商品 規劃、採購活動、補貨規劃、存貨管理、電腦化管理、未來的趨勢，做簡單的介 紹。 2.1.1 組織架構 4 法律顧問研發主任 會計 銷售部 經理 商品部 經理 營業部 經理 本店與 分店經理 資料處理管理員 財務主管 公關經理 廣告經理 生鮮部門經理 乾貨部門經理 人事經理 維修工程師 物料經理 經理與人事經理 銷售經理 各區經理與 銷售專員 總經理 圖 2. 零售業組織架構 (資料來源：零售管理 周泰華、杜富燕合著 華泰書局 P.194) 2.1.2 商品規劃 商品規劃主要採以下幾個步驟： 1. 商品需求預測：考慮目標市場、產品生命週期
10、、流行週期來做產 品需求預測。 2. 商品預算計畫：在完成所選定的顧客群特徵之分析，並瞭解其對 商品在不同生命週期的需求情形後，應再根據經營者本身的能力與競 爭優（劣）勢，擇定經營規模。即對購買商品金額及數量的計畫，並 以銷售或利潤的目標為基礎，通常按照商品類別分月份來訂定。 3. 商品定位：針對選擇好的目標市場特性，以及根據商品的重要屬 性，對商品在消費者心目中要佔有什麼樣的地位加以界定，使企業所 擁有的商品，在目標市場的眾多競爭對手中脫穎而出，換句話說，就 是豎立品牌個性。 4. 商品組合策略：在商品定位完成之後，就可以規劃商店所有欲販 售商品的組合策略。產品組合，是根據商品的分類、色彩、
11、款式、型 號及價格等因素，來分配可運用的商品，通常與產品的廣度、長度、 深度、一致性、平衡及彈性有關。 商品組合 廣度 長度 深度 彈性 平衡 一致性 圖 3. 產品組合的特性 (資料來源：零售管理 周泰華、杜富燕合著 華泰書局 P.340) 5. 品牌決策：因為藉由品牌的建立，可以受到法律的保障、有利於 促銷產品、建立顧客忠誠度、好的品牌更可以增加商品的價值、便於 5 市場區隔之運作即可作為產品的象徵。通常品牌可分為製造商品牌及 自有品牌兩種。 2.1.3 採購活動 採購活動是零售管理中一個非常重要的程序。圖 4 所示即零售業在採 購時主要的程序。 10.定期再評估 9.商品記錄 8.處理商
12、品 7.完成購買手續 6.購買協商 5.評估商品 4.決定商品來源 3.蒐集消費者需求資訊 2.規劃商品採購計畫 1.建立採購組織 圖 4. 商品購買及處理程序 (資料來源：參考零售管理 周泰華、杜富燕合著 華泰書局 P.345) (1). 建立採購組織：採購組織可分為下列幾種， 1正式或非正式購買組織 2集權式或非集權式購買組織3內部或外部購買組織4地區採購部門5 聯合購買部門。 (2). 規劃商品採購計畫：主要有下列四種決策： 1應備有何種商品？2應 儲存多少商品？ 3何時儲存商品？4在何處儲存商品？ (3). 蒐集消費者資訊：主要資訊的來源有， 1消費者2供應商3零售商的 員工 4競爭者
13、。針對不同的資訊來源，無論蒐集到多少的資訊量，業者應 儘可能地在有限的資訊下，適度地冒險及做出正確的決策。 6 (4). 決定商品來源：商品的來源主要有以下三種：公司本身製造、外界長 期供應、外界新的供應商。而在選擇供應商時，有幾項標準是必須考慮到 的，包括：可信賴度、價格及品質、訂貨所需時間、商業道德、提供的服 務、資訊、擔保、信用、長期關係、再訂購、漲價、創新、地區性廣告、 投資及風險。 (5). 評估商品：在決定商品來源後，零售業者在購買的考量下需要一個評 估商品的程序，其類型有檢驗、抽樣、描述，至於選擇何種技巧則視成本、 屬性及購買時間而定。 (6). 購買協商：零售業者與供應商的議價
14、，有兩種形式：一是協商契約， 通常用在新產品訂購契約。二是格式化契約，屬於長期訂購或經常性再訂 貨。無論何種契約，在契約上都必須詳加記載到貨日期、採購數量、價格 及付款方式、折扣、送貨方式、貨物所有權轉移的時間。 (7). 完成購買手續：依據不同類型的零售業，有的採電腦自動化來處理訂 貨適宜，有的則用人工方式來完成交易的手續。在這邊需特別注意的是所 有權轉移的問題。 (8). 處理商品：零售業者在處理商品的程序包括：收貨及入庫、定價及存 貨記錄、展示、上架數量及種類、完成顧客交易、運送商品、不良品及銷 貨退回的處理、防止偷竊商品與控制。 (9). 商品記錄：超過一次以上的同種類產品購買必須發展
15、及實行商品記錄 的計畫，有四點是必須考慮的重要因素，包括：訂貨及到貨日、存貨周轉 率、財務支出、存貨及訂貨成本。 (10). 定期再評估：定期再評估是一項不可忽略的動作，藉由不斷的再評 估才能找出問題之所在，唯有不斷的解決問題，才能提昇營運的績效。 2 . 1. 4補貨規劃 當採購流程結束，接下來的就是配送貨品的問題。通常零售業者為了 大量採購，及擴大與商品供應者的議價空間，會當其經營規模成長至一定 程度時，再設立物流中心，統一進貨，大幅縮短流通通路、降低流通成本， 否則由專業的物流公司負責配送。其硬體方面包含物流中心和運輸車隊， 而物流中心（D i s t r i b u t i o n Ce n t e r ；D C）的設立在專職負責企業之實體配銷， 以扮演通路支援者的角色。物流中心可說是企業後勤之一環，其作業 實體配銷乃指最終產品從出廠至消費者或最終使用者中間流程之規劃、執 行與控制等。 2.1.5 存貨管理 7 當訂貨、運送、處置及其他相關成本能有效掌握時，業者經由存貨管 理，可以達到並維持一個適當的商品組合。零售業的存貨管理主要分為三 個部分：倉管作業、盤點作業、壞品處理作業。 (1). 倉管作業：倉管指屬於商店的商品儲藏空間的管理
