四章商务常用礼仪文书的拟写

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1、第四章 商务常用礼仪文书的拟写第四章 商务常用礼仪文书的拟写 第一节 邀请信、感谢信、慰问信第一节 邀请信、感谢信、慰问信 一、邀请信一、邀请信 二、感谢信二、感谢信 三、慰问信三、慰问信 一、邀请信一、邀请信 （一）邀请信的概念（一）邀请信的概念 邀请信邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专 家等参加某项活动时所发的请约性书 信。它是现实生活中常用的一种日常应 用写作文种。在国际交往以及日常的各 种社交活动中，这类书信使用广泛。 是邀请亲朋好友或知名人士、专 家等参加某项活动时所发的请约性书 信。它是现实生活中常用的一种日常应 用写作文种。在国际交往以及日常的各 种社交活动中，这类书信使用广泛。

2、 （二）邀请信的结构与写法（二）邀请信的结构与写法 结构是：标题结构是：标题+称谓称谓+正文正文+落款落款+成文日期成文日期 1.标题标题:事由事由+文种，一般情况下也可只用文 种名称 文种，一般情况下也可只用文 种名称 2.称谓：在标题下一行顶格书写被邀请者的 姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、 职称或 称谓：在标题下一行顶格书写被邀请者的 姓名或单位名称。个人姓名后应加职务、 职称或“同志同志”、“先生先生”、“女士女士”等称谓。等称谓。 3.正文：信首问候语正文：信首问候语+主体主体+信末敬请语。信末敬请语。 （1）信首问候语：在正文开头，首先是问 候语 ）信首问候语：在正文开头，首先

3、是问 候语“您好您好”、“你好你好”等。等。 （2）主体：说明邀请的缘由和活动的内 容、时间、地点，介绍活动安排的细节， 并提出邀请。 ）主体：说明邀请的缘由和活动的内 容、时间、地点，介绍活动安排的细节， 并提出邀请。 （3）信末敬请语：正文下第一行左空两格 书写敬请语。如： ）信末敬请语：正文下第一行左空两格 书写敬请语。如：“敬请光临敬请光临”、“敬请届时 莅临 敬请届时 莅临”、“欢迎指导欢迎指导”等。等。 4.落款：末尾右下方写上邀请单位名称或者 个人姓名 落款：末尾右下方写上邀请单位名称或者 个人姓名 5.成文日期：具体的年、月、日成文日期：具体的年、月、日 邀请信邀请信 尊敬的先

4、生尊敬的先生/女士： 过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们 关注和支持的财富主角。 新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的 快乐相聚。为了感谢一年来对阿里巴巴的大力支 持，我们特于 女士： 过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们 关注和支持的财富主角。 新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的 快乐相聚。为了感谢一年来对阿里巴巴的大力支 持，我们特于2006年年1月月10日日14:00在青岛丽晶大 酒店一楼丽晶殿举办 在青岛丽晶大 酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢 会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着 您，期待您的光临！ 让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多 的财富，更多的

5、快乐！ 年度阿里巴巴客户答谢 会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着 您，期待您的光临！ 让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多 的财富，更多的快乐！ XX（手签） 阿里巴巴宣传部 （手签） 阿里巴巴宣传部 2006年一月一号年一月一号 二、感谢信二、感谢信 （一）概念与特点 感谢信 （一）概念与特点 感谢信是各级机关、企事业单位、社会 团体和个人，对帮助支持自己工作的单位 或个人表示感谢的信函。 是各级机关、企事业单位、社会 团体和个人，对帮助支持自己工作的单位 或个人表示感谢的信函。 特点：特点： 1.真实性：一是感谢的对象要真实； 二是叙述的事情要真实。 真实性：一是感谢的对象要真实；

6、 二是叙述的事情要真实。 2.感召性：充满了热情洋溢的感激之 情，被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢 一方从中也受到教育与鼓励，对其他人也 有一定的感染力和号召力。 感召性：充满了热情洋溢的感激之 情，被感谢的一方受到鼓舞和鞭策，感谢 一方从中也受到教育与鼓励，对其他人也 有一定的感染力和号召力。 （二）感谢信的写作格式和要求（二）感谢信的写作格式和要求 1.感谢信的写作格式是感谢信的写作格式是标题标题+称谓称谓+正文正文+结 尾 结 尾+落款。 （ 落款。 （1）标题：第一行居中写）标题：第一行居中写“感谢信感谢信”或或“致某 某的感谢信 致某 某的感谢信” （2）称谓：可以写单位名称或被感谢

7、对象 的个人姓名和称呼 （ ）称谓：可以写单位名称或被感谢对象 的个人姓名和称呼 （3）正文：交代清楚人物、事件、时间、地 点、原因、结果，重点叙述对方关心、支 持、帮助的态度和决心。 ）正文：交代清楚人物、事件、时间、地 点、原因、结果，重点叙述对方关心、支 持、帮助的态度和决心。 2.感谢信的写作要求感谢信的写作要求 （1）叙述准确，表达清楚。把对方给你带 来的好处都写清楚，不要含糊其词； ）叙述准确，表达清楚。把对方给你带 来的好处都写清楚，不要含糊其词； （2）热情中肯，评论得当。表示感谢的话 要合乎商家往来的习惯，语气不应过于卑 屈。 ）热情中肯，评论得当。表示感谢的话 要合乎商家往

8、来的习惯，语气不应过于卑 屈。 （3）真实朴实，自然得体。）真实朴实，自然得体。 （4）文字要精炼，篇幅不要太长。中文）文字要精炼，篇幅不要太长。中文 200字左右即可；字左右即可； 感谢信感谢信 尊敬的总经理先生： 入住贵酒店二晚，对酒店先进的硬件及优秀的软件深 有感悟，特此向您表示感谢！ 我们是来自苏州福田金属 有限公司的商务客人，因昨晚本人身体不适未能外出，后 贵店楼层服务员进来送报纸时发现我躺在床上，便亲切地 询问起原尾来，于是我把不适的情况向她进行了说明没 过多久，又来了一位客房中心的年轻服务员，她给我倒了 一杯蜜水（蜂蜜），帮助我喝了下去，并拿来了贵地的苹 果，告知我一些该注意及可

9、能引起身体不适的因素，并安 排好我躺下后才轻轻离开！对于我们经常出门在外的商务 客来说，贵店这种细微之处的服务还是首次遇到，毕竟全 国乃至世界各地的出差对我们来说是家常便饭，酒店对于 软件方面所下的功夫也因此事而得以体现。 在此，我向总经理先生您表示致谢！并也请转告我对 那两位女服务员的感谢！ 尊敬的总经理先生： 入住贵酒店二晚，对酒店先进的硬件及优秀的软件深 有感悟，特此向您表示感谢！ 我们是来自苏州福田金属 有限公司的商务客人，因昨晚本人身体不适未能外出，后 贵店楼层服务员进来送报纸时发现我躺在床上，便亲切地 询问起原尾来，于是我把不适的情况向她进行了说明没 过多久，又来了一位客房中心的年

10、轻服务员，她给我倒了 一杯蜜水（蜂蜜），帮助我喝了下去，并拿来了贵地的苹 果，告知我一些该注意及可能引起身体不适的因素，并安 排好我躺下后才轻轻离开！对于我们经常出门在外的商务 客来说，贵店这种细微之处的服务还是首次遇到，毕竟全 国乃至世界各地的出差对我们来说是家常便饭，酒店对于 软件方面所下的功夫也因此事而得以体现。 在此，我向总经理先生您表示致谢！并也请转告我对 那两位女服务员的感谢！ XX 2006年年1月月3号号 三、慰问信三、慰问信 （一）概念、特点（一）概念、特点 慰问信慰问信是表示向对方（一般是同级、或上级对下 级单位、个人）关怀、慰问的信函。它是有关机 关或者个人，以组织或个人

11、的名义在他人处于特 殊的情况下 是表示向对方（一般是同级、或上级对下 级单位、个人）关怀、慰问的信函。它是有关机 关或者个人，以组织或个人的名义在他人处于特 殊的情况下 (如战争、自然灾害、事故如战争、自然灾害、事故)，或在节 假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信 包括两种 ，或在节 假日，向对方表示问候、关心的应用文。慰问信 包括两种:一种是表示同情安慰一种是表示同情安慰;另一种是在节日 表示问候。信应写得态度诚恳、真切 ！ 另一种是在节日 表示问候。信应写得态度诚恳、真切 ！ 特点：特点： 1.亲切性。是写作者向收信者表示亲切慰劳 和问候的书信，要充分体现出亲切、热 情，以使对方感到

12、写信者发自内心的关怀 而深受鼓舞。 亲切性。是写作者向收信者表示亲切慰劳 和问候的书信，要充分体现出亲切、热 情，以使对方感到写信者发自内心的关怀 而深受鼓舞。 2.鼓舞性。如果是写给遭受灾害、遇到挫折 的地区、单位和个人，要概括指出对方在 不幸和困难中所表现出的可贵精神，指出 战胜困难的有利条件，以鼓励对方增强战 胜困境的信心。 鼓舞性。如果是写给遭受灾害、遇到挫折 的地区、单位和个人，要概括指出对方在 不幸和困难中所表现出的可贵精神，指出 战胜困难的有利条件，以鼓励对方增强战 胜困境的信心。 （二）慰问信的写作格式（二）慰问信的写作格式 结构是标题结构是标题+称谓称谓+正文正文+结语结语+

13、落款落款 1.标题：第一行正中写标题：第一行正中写“慰问信慰问信(电电 )”“致的慰问信致的慰问信(电电)”。 2.称谓：第二行顶格写收信人名称并加冒 号。 称谓：第二行顶格写收信人名称并加冒 号。 3.正文：第三行空两格起，写慰问的主要内 容，要先用简练的文字交待慰问的原因， 然后具体地叙述对方的感人事迹或遇到的 困难和挫折，对取得成绩的要充分肯定， 对遇到困难和挫折的要鼓励和安慰。 正文：第三行空两格起，写慰问的主要内 容，要先用简练的文字交待慰问的原因， 然后具体地叙述对方的感人事迹或遇到的 困难和挫折，对取得成绩的要充分肯定， 对遇到困难和挫折的要鼓励和安慰。 4.结语：写上祝愿的话，

14、如结语：写上祝愿的话，如“祝你们取得更 大的胜利 祝你们取得更 大的胜利”“祝节日愉快，合家欢乐祝节日愉快，合家欢乐”等等 5.落款：在右下方署上发信落款：在右下方署上发信(电电)人的名称或 个人姓名，下一行写上发信 人的名称或 个人姓名，下一行写上发信(电电)的年、月、 日。 的年、月、 日。 （三）慰问信写作的基本要求（三）慰问信写作的基本要求 （1）对象要明确：应根据不同的对象确定慰问 内容和重点。如对死者家属： ）对象要明确：应根据不同的对象确定慰问 内容和重点。如对死者家属：“为为XXX的逝 世，向你们致以最深切的悲悼。 （ 的逝 世，向你们致以最深切的悲悼。 （2）感情要真挚 ：应

15、以高度的政治热情，赞 颂关怀或慰勉对方，使人受到鼓舞。 （ ）感情要真挚 ：应以高度的政治热情，赞 颂关怀或慰勉对方，使人受到鼓舞。 （3）期待要殷切：如）期待要殷切：如“望多休息，并注意以后 在工作中节劳为盼。 （ 望多休息，并注意以后 在工作中节劳为盼。 （4）语言要亲切 ：慰问信）语言要亲切 ：慰问信(电电)的主题是向对方 表示慰问，语言要精练、朴实、亲切、诚 恳。 的主题是向对方 表示慰问，语言要精练、朴实、亲切、诚 恳。 慰问信慰问信 表示同情安慰的慰问信表示同情安慰的慰问信 江泽民江泽民主席昨晨致电布什总统哀悼坠机遇难者 新华社北京 主席昨晨致电布什总统哀悼坠机遇难者 新华社北京1

16、1月月13日电 中国国家主席江泽民日电 中国国家主席江泽民13日就 美国一架客机在纽约失事致电美国总统布什。对遇难者表 示哀悼。电文如下 日就 美国一架客机在纽约失事致电美国总统布什。对遇难者表 示哀悼。电文如下: 美利坚合众国华盛顿白宫 乔治 美利坚合众国华盛顿白宫 乔治沃克沃克布什总统阁下布什总统阁下: 我昨晚与你通电话后不久，便惊悉，美国一架客机在 纽约失事，造成重大人员伤亡和财产损失。我对此深感悲 痛。 我谨代表中国政府和人民，向你并通过你，向美国政 府和人民表示深切慰问，对遇难者表示哀悼。 中华人民共和国主席 江泽民 二 我昨晚与你通电话后不久，便惊悉，美国一架客机在 纽约失事，造成重大人员伤亡和财产损失。我对此深感悲 痛。 我谨代表中国政府和人民，向你并通过你，向美国政 府和人民表示深切慰问，对遇难者表示哀悼。 中华人民共和国主席 江泽民 二00一年十一月十三日晨于北京一年十一月十三日晨于北京 第二节 贺信、祝词第二节 贺信、祝词 一、贺信一、贺信