办公自动化项目建议书

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1、 *有限公司有限公司 信息化建设信息化建设 办公自动化项目建议方案书办公自动化项目建议方案书 北京致远协创软件有限公司提供 2010-4-2 *有限公司协同办公系统方案 1 目目 录录 第一部分 解决方案建议 3 1.1 推荐功能模块推荐功能模块.3 1.2 问题解决预估问题解决预估.3 1.3 为管理层带来的价值为管理层带来的价值.4 1.3.1实现对人的有效管理 4 2.3.2实现对事有效的管理： 4 1.4 为企业带来的价值为企业带来的价值.5 1.4.1规范管理行为，提高办公效率 5 1.4.2增强事务计划的跟踪控制能力 5 1.4.3提高个人办公效率 5 1.4.4记录管理行为 5

2、1.4.5实现知识管理 5 1.4.6节约办公费用 5 1.4.7解决异地办公 5 1.4.8实现资源整合 5 第二部分 产品功能情况介绍 6 2.1 产品功能情况产品功能情况.6 2.1.1基础设置 6 2.1.2应用设置 6 2.1.3管理维护 6 2.1.4协同工作 7 2.1.5电子邮件 7 2.1.6文档管理 8 2.1.7公共信息 8 2.1.8日程计划会议 9 2.1.9常用工具 9 2.1.10个人设置 9 2.2 产品功能的应用介绍产品功能的应用介绍.11 2.2.1协同应用 11 应用背景 11 协同应用原理 11 协同工作功能 12 2.2.2邮件应用 14 应用背景 1

3、4 邮件应用原理 14 电子邮件功能 15 2.2.3一体化文档 16 应用背景 16 一体化文档应用原理 16 一体化文档功能 18 2.2.4日程会议计划 19 应用背景 19 *有限公司协同办公系统方案 2 日程会议计划应用原理 19 日程会议计划功能 20 2.2.5关联人员 20 应用背景 20 关联人员应用原理 21 关联人员功能 21 2.2.8关联项目 22 应用背景 22 关联项目应用原理 22 关联项目功能 23 2.2.9关联系统 23 应用背景 23 关联系统应用原理 23 关联系统功能 24 2.3 产品可扩展性产品可扩展性.24 2.3.1应用开发接口 25 2.3

4、.2标准插件 25 OFFICE插件 26 第三部分 项目实施规划 27 3.1 项目实施流程项目实施流程.27 3.2 项目实施主计划项目实施主计划.27 3.3 项目关键成功因素项目关键成功因素.28 *有限公司协同办公系统方案 3 第一部分第一部分 解决方案建议解决方案建议 1.1 推荐功能模块推荐功能模块 针对*开发有限公司各部门管理上存在的问题，本项目需要实施用友致远协同管理 软件以下主要功能模块： A3 标准版标准版 版本号版本号 A3 标准版标准版 版本号版本号 协同管理 2.82 系统管理 2.82 个人设置 2.82 日程/计划/会议 2.82 公共信息管理 2.82 常用工

5、具 2.82 文档一知识管理 2.82 1.2 问题解决预估问题解决预估 我们建议通过用友致远协同管理软件，可以有效解决*以下的问题： 1、1、 工作安排和督办：工作安排和督办：管理者可通过协同安排下属工作，可以随时催办，督办切实有效。 2、2、 工作审批：工作审批：通过系统直接发起申请，不用当面递交，不会因为等待审批浪费时间。需要 审批的事项都集中在领导的待办事项中，审批工作可以集中处理。领导不会因为下属经 常敲门而入，被打断思路。 3、3、 工作汇报：工作汇报：通过文档管理模块、协同管理模块和公文管理模块加以解决。填写汇报，可 以以文本格式、word 格式、excel 格式以及各种附件形式

6、提交给领导，节约时间，查阅 方便。 4、4、 工作计划工作计划：通过计划管理模块、文档管理模块和电子公告发布模块有效管理，根据使用 习惯和要求，计划可在计划管理模块中按日、周、月及任意期来填写计划，主管领导可 对下属计划进行批示。同时，计划也可通过公告发布或存放指定档案夹授权访问。 5、5、 远程办公：远程办公：用友致远协同管理软件只需在服务器上安装，在公司其他地方可直接通过内 部网络访问使用，信息传送及时，不需额外的费用，有效实现远程办公。 6、6、 上下级沟通：上下级沟通：系统中可通过协同管理、内部 BBS、公告、调查、计划管理等多种渠道 以实名形式向领导提交申请和意见建议，实现*内部的有

7、效沟通交流。 7、7、 员工能力评估：员工能力评估：在用友致远协同管理软件系统中，每个人处理事件的痕迹（计划上报和 完成情况、有没有在规定时限办理领导安排事务、办理意见、办理结果）都有记录，可 *有限公司协同办公系统方案 4 以对员工能力评估提供量化的参考。 8、8、 文档管理：文档管理：几乎我们调查的每个部门都反映存在共享型资料不能充分共享，查找纸质文 件浪费时间，到其他部门查找资料麻烦，人员流动容易造成资料丢失的问题。通过系统 实施，能够实现文档保密和共享的管理需要。即该共享的文件实现有效和充分共享，该 保密的文件非授权人员不能查看。同时提供查询功能，可以方便查阅授权范围文件。 9、9、

8、公告通知：公告通知：完全可通过办公系统的公共信息模块中的公告、调查和讨论区，实现集团无 纸化的发放公告通知，并可以在第一时间通知所有的下属部门。 通过在*实施北京用友致远协同管理软件，可以使*日常业务、协作等信息 在各公司、部门、群组、个人之间及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理，促进使用者 的办公效率提高。同时节约*在日常办公中的纸张、消耗品、通讯等费用，从而达到开 源节流，增产增效，管理高效全面的效果。 备注：文档管理是对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的档案管理员， 实现不同部门或下级单位的多档案员管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档” ，对个 人的

9、资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。并按权限进行设置，分别为读权限（查看） 、写 权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权） 、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权） ， 协同信息也可以预归档至文档系统。 1.3 为管理层带来的价值为管理层带来的价值 1.3.1 实现对人的有效管理 1.3.1 实现对人的有效管理 管计划管计划没有计划就没有控制。随时查看他人计划，随时全面管理关联人员及关联项目的 计划，全面掌控。 管行为管行为计划分解到日程保障计划的进行。 随时查看他人日程安排，随时掌握他人计划的执行情况，保障计划的有序和顺利进行。 管结果管结果指导、催办督促达成终极目标结

10、果。 随时查看可视化流程进展，中间环节状态一目了然，即时催办控制。 2.3.2 实现对事有效的管理： 2.3.2 实现对事有效的管理： 管形式管形式根据不同任务的重要性，合理安排资源和协作方法。 明确结果诉求、挑选胜任角色、设定协作方式（流程规则） ，管理全程可控，反馈真实透明。 管过程管过程随时监督、查看进展、中间环节执行质量。 中间环节控制，随时直观了解事件进展情况，保障事件、事务的执行质量。 管全局管全局强调细节执行的同时，经常对称各方面信息把握全局。 *有限公司协同办公系统方案 5 通过制度保障各部门数据结果统一归档，老板和各部门通过合理权限分配共享信息。 1.4 为企业带来的价值为企

11、业带来的价值 1.4.1 规范管理行为，提高办公效率 1.4.1 规范管理行为，提高办公效率 流程的规范 表单的规范 处理方式的规范 有效的督办和监控 1.4.2 增强事务计划的跟踪控制能力 1.4.2 增强事务计划的跟踪控制能力 每个员工都可以对各协作事件全程跟踪，从而高效的控制和完成公司任务。 1.4.3 提高个人办公效率 1.4.3 提高个人办公效率 每个员工随时了解自己工作事件，轻重缓急一目了然 1.4.4 记录管理行为 1.4.4 记录管理行为 所有工作事件从工作内容到每个人处理意见、 处理时间、 处理过程一一记录， 避免* 工作中的“扯皮”“推逶”，同时将成功和失败的经验记录下来，

12、供公司员工查询事件处理 的全过程，同时方便领导查看监督进展情况。 1.4.5 实现知识管理 1.4.5 实现知识管理 公司中所有的协同工作、公文、重要文件、会议、计划一一沉淀，实现公司的知识沉淀， 再通过共享、转发、借阅等多种方式分级授权给全体员工，实现公司的知识共享，最终 完成公司的知识管理建设。 1.4.6 节约办公费用 1.4.6 节约办公费用 通过协同管理平台实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行 减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。如年度人力资源成本抑制系数 为 5-15%。100 人规模的企业将减少年度工资支出为 12 万36 万。 降低有线和无线终

13、端的通讯量，如果按 100 人人均 50 元/月，抑制系数大约 15-30%， 年度效益为 1-3 万。考虑到长途的减少量，节约潜力还可以提高。 降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，如按 100 人人均 20 元/月，抑制系数为 30%-50%，年度效益为 1-2 万 1.4.7 解决异地办公 1.4.7 解决异地办公 无论在异地还是在差旅中， 协同管理让我们请示、审批、资料传递等等日常办公不受 时间空间的影响，领导“忙”的管理颈瓶，异地不好管的情况将有巨大的改观！ 1.4.8 实现资源整合 1.4.8 实现资源整合 通过协同管理的关联系统快速登录到其他集成的业务系统，特别是对我们繁忙的管理者 工作提供了极大的方便。 *有限公司协同办公系统方案 6 第二部分第二部分 产