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1、1 存货初始数据录入 (1) 存货初始数据录入存货初始数据录入 进入初始化存货初始数据，在该操作界面左边是按现有仓库的分级列表显示。界面右边显示的 是针对全部仓库、某一确定仓库的所有物料的初始数据信息，为方便用户录入，系统显示的是所有默认仓库为 当前仓库的物料。在这个界面，就可以进行物料初始余额的录入了 ： 即在界面左边选中某个确定仓库，然后在 界面右边录入物料或在已默认存在的物料上录入初始数据。 注意： 本版本允许虚仓录入期初库存数量，实现虚仓的初始化功能。 允许组装件物料录入期初库存数量，实现组装件物料的初始化功能。 录入功能主要包括录入信息、录入规则和录入方法的处理，采用不同计价方法、不
2、同管理方法的物料，其 录入的信息和录入的方法均不相同，下面分别介绍初始数据的录入信息和录入方法。 录入信息录入信息 初始数据是本系统启用时仓库物料的结存情况的记录，设置初始数据分仓库录入。 数据 项说 明 物料代码F7 选择。 物料名称由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。 规格型号由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。 辅助属性根据基础资料物料定义，没有辅助属性不允许录入。按 F7 选择录入。 计价方法由系统根据选择的物料代码直接录入，用户不能另行设置。 单位该物料的常用计量单位，由系统根据选择的物料代码直接录入，用户可以使用 快捷键 F7 另行改为同组的其他计量
3、单位。 系统最终会用户录入的数据自动换算成基 本单位计量。 批次/顺序号物料采用的计价方法为分批认定法、先进先出法、后进先出法要使用到该字段； 物料要进行业务批次管理要使用到该字段。当物料不进行批次管理但采用保质期管 理时，仍可调出批次录入的小界面，、录入时，注意批次不允许用户录入，保质期 允许录入；保质期的录入规则和原有一致，不进行更改 年初数量启用期所在年度的年初存货数量余额，用户不必录入，由系统根据平衡公式算 出。 平衡公式是：年初数量=期初数量本年累计收入数量本年累计发出数量 年初金额在启用期所在年度的年初存货金额余额，平衡公式是：年初金额=期初金额本 年累计收入金额本年累计发出金额
4、本年累计收入 数量 启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入数量， 用户根据实际情况录入。 本年累计收入 金额 启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货收入金额。 本年累计发出 数量 启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出数量， 用户根据实际情况录入。 本年累计发出 金额 启用期所在年度至启用期前的期间为止的时间段中，企业累计的存货发出金额。 期初数量在启用期当期的期初存货数量余额，用户根据实际情况录入。 期初金额在启用期当期的期初存货金额余额。 生产日期/采购 日期 是采用保质期管理的物料所必须录入的数据。 入库日期录入入
5、库日期，用于计算库龄。默认为启用账套的期间的前一天 保质期采用保质期管理的物料所必须录入的数据， 系统由 基础设置 核算项目 【物料】中的中自动带入。 有效期至有效期至=生产日期/采购日期-保质期 注：存货初始化界面在最后一页增加总计行，显示所选仓库中所有物料初始数据的合计数量和金额。初始数据录入完后，点 击 工具栏的即可。 录入规则录入规则 对于年初、本年累计收入、本年累计发出、期初等共四组数据（包括数量和金额）， 作为组来说，每组都不是必录内容。用户录入数据保存时，系统会自动按公式检验是否平衡，如 不平衡会给予提示，并在修改前不予保存。用户也可以在数据录入过程使用【平衡】按钮来自行 检测。
6、 对于每组数据中，对于数量、金额是否录入是需要遵循一定规则的，需要予以说明： 2 数量、金额字段不能为零。 不允许负单价的存在，系统会按“单价金额/数量”的公式，来自动检验，如出现负单价会给予提示，并 在修改前不予保存。 采用批次管理时，在不同仓库中可以录入相同批次的物料。 录入方法录入方法 前文已述，采用不同计价方法、不同管理方法的物料，其录入的信息和录入的方法均不相同。 1. 不采用批次管理: 对于不采用批次管理的物料，不同的计价方法处理方式不同： 采用加权平均法、移动平均法计价的物料，直接在“初始数据录入”界面的右边录入数据。 采用先进先出法、后进先出法计价的物料，需要通过单击“物料”和
7、“批次/顺序号”对应的 空白按钮、调出顺序录入数据的界面。 在本界面上， 按先进先出或后进先出的顺序进行初始余额录入。 录入保存后， 退回到 “初 始数据录入”界面，可以看到当前物料所有顺序的初始余额合计数 ； 单击物料前的“”，系统 分不同顺序号显示用户录入的初始余额，显示在中的是顺序自动编号（如 1、2、 3）。 2. 采用批次管理 3. 采用批次管理的物料，在不同仓库可以录入相同批次的物料。不同仓库录入物料时，也 显示其他仓库录入的初始余额，但在当前仓库不能修改其他仓库的初始余额。 按不同的计价方法处理方式也有不同： 1 采用分批认定法计价的物料， 由于必须进行业务批次管理， 因此需要通
8、过单击 “物料” 和“批次/顺序号”对应的空白按钮、调出批次录入界面（如下图所示），在此界面中分批次录入 不同批次的初始数据。 2 采用先进先出法、 后进先出法计价的物料， 仍需要通过单击 “物料” 和 “批次/顺序号” 对应的空白按钮、调出批次录入界面，界面和录入方法都与使用分批认定法的物料一致，请参照 录入初始数据。 3 采用加权平均法、 移动平均法计价的物料， 也需要通过单击 “物料” 和 “批次/顺序号” 对应的空白按钮、调出批次录入界面。 由于采用加权平均法、移动平均法计价的物料必须保证所有批次的年初余额、期初余 额的单价一致，因此录入方法与其他批次管理的物料不同：在该界面上，最初只
9、显示合计行，如 果要录入数据，首先必须使用【新增】按钮，以增加一行，来录入每批次的初始数据，对于期初 余额，需要录入在“合计行”，使用【保存】按钮后，系统会根据每批的具体数量将合计平均分 摊到每批的期初金额中。 无论使用何种录入方法，录入后一律使用【保存】按钮，可以保存当前录入数据；否 则使用【删除】按钮，将录入数据删除。 (2) 存货初始数据引入、引出存货初始数据引入、引出 初始数据引出初始数据引出 业务系统提供从处理初始化设置的账套中导出初始业务数据、 形成 EXCEL、 TXT、 XML 等文件的功能。 执行初始数据引出功能需要在账套处于初始化状态中。在“初始数据录入”界面选择 所要引出
10、的仓库数据，后使用文件引出数据；系统即弹出引出数据类型选择界面，由 用户决定选择哪种数据文件格式引出，确定后，系统再次提供文件名称确定界面，由用户确定引 出文件以何种文字标识。然后引出成功。 引出的数据包括仓库、存货、批次等比较全面的信息，可以为其他账套引入。 “只引出有数据的物料” ： 选项不勾选时，指定明细仓库则引出被指定仓库的所有物料数据 ； 指定全部仓库则引出明细仓库对应的所有物料数据汇总的数据 初始数据引入初始数据引入 针对初始化设置状态的账套，KIS 业务系统提供从 EXCEL、TXT、XML 等文件中直接 导入初始业务数据的功能。 KIS 业务系统提供“追加”和“覆盖”两种引入方
11、式。在“追加”方式下，只引入系统 中没有的存货的信息（包括没有的批次），对系统中原有的数据不进行改变；而在“覆盖”的方 式下将数据包中的数据全部重新引入， 覆盖系统中已有的数据。 同时， 系统还提供数据过滤的功能， 用户可指定仓库和物料范围进行引入。 执行初始数据引入功能需要在账套处于初始化状态中。有两种途径来执行该功能： 1. 在“初始数据录入”界面，选择文件引入数据； 2. 使用 KIS 专业版系统工具， 即在 WINDOWS 操作界面选择 开始 程序 KIS 专业版 工 具系统工具数据交换工具业务数据，在调起的数据引入引出系统中选择引入初始数据。 3 使用以上任一途径，系统弹出初始数据引
12、入向导界面。在设置向导的带领下，一步步 进行引入信息设置。 每实现完一步，使用鼠标单击【下一步】，根据提示继续完成下一步操作， 全部设置完毕，使用鼠标单击【完成】，完成引入功能。 用户需要确定的引入信息包括以下内容： 1、 初始化数据引入文件路径 ： 即已准备好的数据文件的系统位置，由用户选择。按设定的条件 （如追加式或覆盖式）引入到 KIS 专业版的本账套中。 2、 过滤信息：引入数据提供按仓库和按物料引入初始数据，用户可以在过滤窗口选择仓库和物 料范围，如果不选择，在系统默认引入全部仓库和全部物料的初始数据。 、设置选项：包括以下几个内容 1）需要系统提供详细的引入日志，即用户是否选择提供
13、日志； ）执行过程中，覆盖原有数据，即选中后系统采用覆盖式引入，如果不选择则采用追加式 引入到 KIS 专业版系统的本账套中； ）执行过程中，忽略错误，继续引入，如果选择则无论是否有无错误一律继续引入，否则 遇到错误即中断引入； ）执行过程中，给出错误提示，如果选择则提供具体的错误提示； ）执行完成后，保存引入数据脚本文件，如果选择，则要提供引入数据脚本文件的途径。 都设置完成后，系统将执行引入功能。 在执行初始数据引入功能前系统会检测账套是否已结束初始化，不允许向已结束初始化的账套中引入 数据。 注意：注意： 1 在初始化设置中， 用户可以首先引出一个数据结构， 然后按这个结构录入初始数据，
14、 再将 该初始数据文件引入初始化账套中。这样能保证引入功能的顺利实现和引入数据的正确性。 2 对于采用先进先出、 后进先出核算的物料引入， 不管选择追加还是覆盖， 引入时不管是否 存在相同物料相同批次，都会引入。 3 引入时必须严格按系统规定的顺序进行，具体为 ： 币别凭证字结算方式计量单位 辅助属性（可以不用）辅助资料科目部门职员仓库客户供应商物料（商品） 现金流量项目。 4 计量单位名称不能重复。 (3) 存货初始数据对账和传递存货初始数据对账和传递 在业务系统初始化设置阶段，系统提供将业务初始数据自动转为财务初始数据，同时可以自动传递到总账 系统， 将业务初始数据自动转化为财务初始数据，
15、 减轻了总账系统的负担， 同时避免了手工录入容易造成的谬误。 初始数据对账初始数据对账 初始业务数据转为财务数据的原理是：按照物料基础资料中的的会计科目直接将当前用户 录入或引入的初始业务数据转成会计科目账户余额。 在“初始数据录入”界面，（1）用鼠标单击【对账】；（2）选择查看对账/录入，都可以将当 前界面显示为对账界面，该窗口显示的数据是系统自动生成的、按会计科目重新排列组合的财务数据信息，其 目的是为了便于和财务系统对账。 在该操作界面左边是按所有物料选中的存货科目分级列示。界面右边显示的是针对全部科目、某一确定科 目的所有物料的初始账务余额信息。用户可以在界面的左边选中全部会计科目查询
16、整体的年初余额、本年累计 收入金额、本年累计发出金额和期初金额，也可以选中某个会计科目或明细科目来查询其所包含的所有物料的 对应账务余额。用户更可以用该数据与总账系统的初始余额进行对账。 在当前界面，（1）用鼠标单击【录入】；（2）选择查看对账/录入，系统又转为业务数据录入 的窗口。 初始数据传递到总账初始数据传递到总账 业务系统除了提供初始数据对账的功能之外，还可以将对账后的科目余额传递到总账系统中。这是初始化 设置的必要步骤，更符合用户实际的业务处理。 用户在录入相关数据时，为了简化操作，可以将数据信息在 KIS 专业版不同系统间实现传递和共享。这不 仅表现在日常操作中，在初始化的大量初始数据设置时能够实现数据传递则更大大减轻了用户初始化设置的工 作量，缩短初始设置的时间。因此，该功能能够完善系统之间的联系、进一步加强财务业务一体化管理、提升 软件整体功能协作效应。 在对账界面，系统自动将业务数据转为财务数据并按公式进行平衡检测。
