人力资源管理人事档案管理制度及相关表格非常实用

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1、人力资源管理人事档案管理制度 及相关表格非常实用 人力资源管理人事档案管理制度 及相关表格非常实用 内部平急 XXXX【人】字（2012）第 23 号签发人：XXX：XXX 关于 XXXX 人事档案管理的通知 各公司： 为规范 XXXX 人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性， 现将有关事项通知如下： 一、电子档案管理一、电子档案管理 1电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、 离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入， 部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录 入 EAS 人事系统。 2电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电

2、子 信息进行更新。 二、纸质资料管理二、纸质资料管理 （一）收集（一）收集 档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证 资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。 （二）整理（二）整理 1人事档案分类1人事档案分类 人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职 档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的 资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。 （1）基本档案资料 管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学 生） 、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五 类； 员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期

3、资料、转正 资料、证件（书）资料共四类； （2）其他档案资料 其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案 资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 其他档案资料分类 累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类 资料需要累积存入人事档案中； 更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资 料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入） 。 管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总 结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文 件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动 合同及保密协议、廉

4、洁协议资料、体检资料共两类。 员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调 动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保 密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。 （3）离职档案资料 离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案 资料。 三、档案组卷、存放规定三、档案组卷、存放规定 1有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立 档案室的， 应当设立专用的铁质档案柜。 档案存入箱柜时排列要系统， 重要档案要专柜存放。 2每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上基 本档案目录并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm （宽）6cm（

5、高）22cm 的档案盒存储档案。 3档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4档案盒内首页应当设置档案索引表。 5根据制度有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类 别、文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。 6归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律 使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。 五、管理原则五、管理原则 1行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原 则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年； 2员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行 检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还 需与原公司签订劳

6、动合同补充条款一式两份：一份存入档案资料 里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存； 3未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。 附件： 1.应聘人员登记表 2.员工入职申请表（管理） 3.员工入职申请表（普工） 4.背景调查表 5.与原单位解除劳动关系证明书 6.入职培训记录表（管理） 7.入职培训记录表（普工） 8.劳动合同签收单 9.劳动合同签收一览表 10.员工转正审批表 11.培训学分分录表 12.外部培训申请表 13.培训协议 14.外部培训报告 15.管理干部履历表 16.内部调动审批表 17.劳动合同补充条款 18.工作移交清单 19.管理人员离职审批表 20.生

7、产员工离职审批表 21.解除劳动关系确认书 22.档案管理信息表贴档案袋用 23.管理人员人事档案目录 24.生产人员人事档案目录 XXXX 股份有限公司 总经理： 二一二年八月二十五日 主题词：规范人事档案通知 抄报：区域总经理事业部（副）总经理行政人事总监 抄送：事业部人事（副）经理 XXXX 股份有限公司华北区域 2012 年 8 月 25 日印发XXXX 股份有限公司华北区域 2012 年 8 月 25 日印发 001-应聘登记表001-应聘登记表 申请职位: 姓名性别 出生 年月 婚否 政治面貌学历籍贯民族 所学专业身高体重 技术职称电话号码 相相 片片 身份证号身份证住址 现居住地

8、爱好及特长 家庭成员家庭成员（若有亲属在本公司工作请说明） 亲属姓名关系年龄工作单位、职务、通讯住址联系电话 教育背景教育背景（从最高学历填起） 就读时间就读学校所学专业有否证书证明人及联系方式 年月至年月 年月至年月 年月至年月 工作记录工作记录（从最近工作填起） 工作时间曾服务单位职位薪金证明人联系电话 年月至年月 年月至年月 年月至年月 薪资要求及其它： 备注：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。并同意贵公司对我 的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填写信息已确认，后期若有变更将及时告知公司进行调整，

9、 否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 申请人签名：日期： 应聘评估应聘评估 请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。 应聘者姓名应聘岗位原岗位 毕业院校学历专业 年龄参加工作时间户口所在地 项目5 分4 分3 分2 分1 分 学历匹配 专业匹配 专业技能匹配 领导能力匹配 管理能力匹配 沟通能力 语言表达能力 承压能力 个人要求与公司 期望匹配程度 应聘者总得分 初试评价 可入职日期 家庭情况 可能存在的问题及其它意见： 应聘者综合评价： 签字： （招聘负责人、行政人事部负责人意见、部门负责人意见） 日期： 面试结论根据应聘人员

10、的情况，认为他适合担任 一职暂不考虑 002-管理人员入职申请表002-管理人员入职申请表 公司声明：公司声明： 这是我公司入职程序的一个重要组成部分，您所填写的详尽信息与可能形成的劳动关系事宜完全相关，请您如实、 详细填报。 个人资料（由个人填写）个人资料（由个人填写） 姓名性别民族籍贯 出生日期年月日身份证号 学历专业 婚姻状况政治面貌 相 片 户口性质现住地址 身份证地址家庭电话移动电话 基 本 信 息 基 本 信 息 紧急联络人关系联络地址联络电话 社保、证件信息社保、证件信息 社保参保种类 资格证书（职业资格证书、特种行业特种作业资格证书） 个人情况调查个人情况调查 是否有亲属在本单

11、位或关联公司工作是否与其他企业签订保密、竞业限制协议 社会关系（社会关系（含集团内及关联公司） 姓名关系年龄工作单位、职务联系电话 主要家庭成员主要家庭成员 姓名年龄与本人关 系 所在单位联系电话 教育经历（教育经历（从最高学历填起） 起止时间学校名称专业学历证明人及电话 至 至 至 至 主要工作经历（主要工作经历（从最高工作填起） 起止时间单位名称职务薪资证明人及电话 至 至 至 至 自我简述自我简述 承诺：承诺：我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月全部薪资的后果。 并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公司的一切规章制度；另本人对以上所填

12、写信息已确认，后 期若有变更将及时告知公司进行调整，否则给公司及个人带来的后果本人自愿承担一切责任。 填表人签名填表人签名： 填表日期： 填表日期： . 录用情况（由人力资源部填写）录用情况（由人力资源部填写） 部门岗位职级报到日期 聘用形式试用期合同期限 试 用 期 保险基数： 公积金基数： . 薪 资 转 正 津 贴 . 福 利 其他说明（其它福利补贴）： 行政人事部意见： 用人部门意见： 公司规定 区域/事业部总经理意见： 注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心； 2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。 003-员工入职

13、申请表(普工)003-员工入职申请表(普工) 员工编号： 姓名性别出生年月婚否 政治面貌学历籍贯民族 所学专业户口体重 身份证号身份证住址 联系电话现住址 相相 片片 紧急联系人紧急联系人地址及电话 就读时间就读学校所学专业有无证书/证明人 年月至年月 教教 育育 背背 景景 年月至年月 工作时间曾工作单位职务/薪金证明人及联系方式 年月至年月 年月至年月 工 作 经 历 工 作 经 历 年月至年月 姓名性别年龄关系现在何单位任职或居住及联系电话 家 庭 成 员 家 庭 成 员 工作地点期望薪资可上班时间 个人要求及意愿： 备注：备注：本人所填以上资料真实无讹，如有虚假、虚报，本人愿承担一切责

14、任，并同意贵公司对我的个人资料进行查询；本人愿意遵守公 司的一切规章制度；我确认以上所填内容全部真实可信，如有虚假愿承担重新核定、解聘和赔偿转正后一个月。 申请人签名：日期：申请人签名：日期： 以下由公司填写以下由公司填写 安排车间班组/工种入厂日期 生产部意见 经理： 行政人事部意见 经理： 总经理意见 004-员工背景调查表004-员工背景调查表 被调查人应聘职位调查时间 工作经历调查 1工作经历调查 1 公司名称联系人联系方式 1、我想证实 女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位 是什么？ 2、他离职的主要原因是什么？ 3、他在工作期间内表现如何？ 4

15、、在工作期间内与同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？ 5、工作期间薪资、福利？ 工作经历调查 2工作经历调查 2 005-解除劳动关系说明书005-解除劳动关系说明书 XXXX 有限公司： 本人在进入公司前，经过友好协商已与原单位 . 依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业保密协议，允许 自由择业。如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。 特此说明 某某某 二一二年某月某日 公司名称联系人联系方式 1、我想证实 女士/先生提供的信息，他正在申请到我公司工作，他曾经在贵公司任职过吗？职位 是什么？ 2、他离职的主要原因是什么？ 3、他在工作期间内表现如何？ 4、在工作期间内与

16、同事和上司关系如何？有过相关奖惩吗？ 5、工作期间薪资、福利？ 证件核实证件核实 毕业证属实不属实学位证属实不属实身份证属实不属实 职称证属实不属实职业资格证属实不属实其他 调查人员：年月日 006-入职培训记录表（管理人员）006-入职培训记录表（管理人员） 部门：姓名：职务:入职时间：部门：姓名：职务:入职时间： 公司级培训内容公司级培训内容 时间具体时间培训内容主讲 新员工培训确 认签名 公司简介（重点在本区域、事业部） 企业文化 XX 重点规章制度讲解 入职生活指南 产品基本知识及工艺流程 OA 办公系统应用 部门培训内容（*月*日-*月*日）部门培训内容（*月*日-*月*日） 序号培训内容主讲 新员工培训确认 签名 1部门组织架构及功能 2岗位职责及岗位描述 3三级授权体系 4本部门制度及关联制度讲解 部 门 基 本 掌 握 内 容 其它 新员工培训建议：新员