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1、管理运营知识企业人力 资源管理师四级第三版第 1 章人力资源 管理运营知识企业人力 资源管理师四级第三版第 1 章人力资源 二、企业组织信息的特点二、企业组织信息的特点 信息的概念源于通信理论，通常是指一方传递给另一方的某种消息。在现实生活中，一 般认为信息是可以被人们理解和认识，带有新内容、新知识的消息。企业组织信息是指经过 加工整理，在企业生产经营活动中可以被利用又反作用于生产经营的数据和资料。企业组织 信息具有社会性、流动性、不规则性、连续性、新陈代谢性、浓缩性和替代性等特点。 （1）社会性。企业组织信息的社会性是指企业信息不仅来自企业内部，也来自社会， 而且来源相当广泛，不是集中在几个
2、点上。因此企业组织信息搜集较难，企业应增强对信息 的敏感性，做到捕捉敏捷，运用及时。 （2）流动性。企业组织信息的流动性是指企业组织信息在企业内部流动，以及企业与 其外部环境的信息交流。通过对企业组织信息流的内容和过程的把握，可以了解每一次交易 活动的内容，以及各个交易方的行为，可以发现和掌握信息的来源。 （3）不规则性。企业组织信息在流动的过程中具有不规则性。例如，有关某公司的信 息一经释放，在到达公众领域之前的基本传递顺序是：将宣布某事的传言在公司内部传播； 在正式公布之前，经纪人、供应商和经销商中的一些消息灵通人士已经知晓；该事件在公司 内部正式公布；相关消息通过展销会、商业报刊或销售人
3、员传递到产业界；普通报纸对事件 加以报道；相关信息可能被收入数据库；相关文章被编辑成册、成书出版，甚至进入图书馆。 可见，在链条中越靠前的信息越有价值，但准确性较低。在信息搜集过程中，根据这一特性 对企业组织信息的价值以及准确度进行判断，对后面的信息处理和分析工作有很大意义。 （4）连续性。企业组织信息的连续性是指随着企业生产经营活动的发展变化，企业信 息始终处于连续的运动变化之中。因此，要全面系统地反映企业的生产经营状况，就必须不 断进行信息的积累和更新。 （5）新陈代谢性。企业组织信息的新陈代谢性是指随着科技的进步和经济活动的发展， 企业组织信息不断淘汰滞后的内容，增添新的内容，完成自身的
4、更新与完善。 （6）浓缩性。企业组织信息的浓缩性是指企业信息在运用过程中不断接受实践的检验， 经历去粗取精、去伪存真的提炼过程，形成具有规律的方法和程序。企业的许多原则、规程 和方法都是在信息不断浓缩的基础上形成的。 （7）替代性。企业组织信息运用适当，可以减少人力、财力、物力的消耗，还可以扩 大经营，提高经济效益。从这个意义上说，企业信息能代替人力、财力和物质资料，是企业 生产经营中的一项重要资源。因此，企业的员工应培养战略眼光，并在战略眼光的指引下挖 掘信息的价值，把信息这一重要资源真正利用起来，以发挥其应有的作用。 1要全面系统地反映企业的生产经营状况，就必须不断进行信息的积累和更新，这
5、是由企 业组织信息的（）特点决定的。 A流动性 B不规则性 C连续性 D替代性 【答案】C 【解析】企业组织信息的连续性是指随着企业生产经营活动的发展变化，企业信息始终处于 连续的运动变化之中。因此，要全面系统地反映企业的生产经营状况，就必须不断进行信息 的积累和更新。 1企业组织信息的特点包括（） 。 A社会性 B流动性 C全面性 D新陈代谢性 E浓缩性 【答案】ABDE 【解析】企业组织信息具有社会性、流动性、不规则性、连续性、新陈代谢性、浓缩性和替 代性等特点。 三、企业组织信息采集和处理的基本原则三、企业组织信息采集和处理的基本原则 1准确性原则 准确性原则是指在企业信息采集和处理的过
6、程中，调研人员必须本着科学的态度和实事 求是的精神，客观地反映企业实际情况，这样获得的信息才是可信、可靠的。 2系统性原则 系统性原则是指对企业信息要进行科学的分类、整理、加工，做到系统化，保证和调查 主题相关信息的完整性，以避免企业做出片面的决策。 3针对性原则 针对性原则是指有的放矢，有目的、有计划地采集和处理企业信息。 4及时性原则 及时性原则原指信息只在一定时间范围内发挥作用。特别是供求信息、市场信息、新技 术信息等发挥作用的时间很短，因此，必须迅速地采集、加工、归类、整理、传递有用信息 ； 否则，信息如果过时，即使再准确、再全面、再系统，也可能贻误决策。 5适用性原则 适用性原则是指
7、根据企业内部各管理层次和管理系统的不同需求，提供不同类别和形式 的信息。所提供的信息要与目标问题相关，特别要与问题的本质相关，以免无用信息与有用 信息混杂，给使用信息的部门带来不必要的混乱。 6经济性原则 经济性原则是指在信息采集和处理的过程中， 统筹考虑企业的经济效益。 在很多情况下， 提高信息的有效性，必须增加经费，而降低费用就会影响信息的有效性，费用和信息有效性 往往相互矛盾。为经济合理地提供信息，必须对费用和信息的有效性进行权衡，取利弃弊。 【能力要求】【能力要求】 一、企业组织信息采集的程序一、企业组织信息采集的程序 （一）调研准备阶段（一）调研准备阶段 在调研准备阶段，调研人员通过
8、对企业的相关信息进行初步分析和非正式调研，确定调 研的主题内容和范围。 1初步情况分析 初步情况分析是指调研人员对本部门、本企业已掌握的相关信息进行初步分析，了解情 况，提出假设的调研主题。要求企业和部门在提供信息时，从实际出发，实事求是，并尽可 能突出重点，抓住问题的要害。 2非正式调研 非正式调研是指对假设的调研主题展开调查，发现新问题，淘汰旧问题，探求真正的问 题所在。调研人员可以调查访问有经验的专业技术人员、相关人员和个别用户，听取他们的 一般性意见，进一步明确该调查项目的具体目的和要求，做到有的放矢。 3确定调研目标 调研目标的确定是指在初步情况分析和非正式调研之后，逐步缩小调查范围
9、，明确调查 目的，确定调查项目的重点。 （二）正式调研阶段（二）正式调研阶段 在正式调研阶段，调研人员应确定获取相关信息的手段与方法，设计出科学合理的调查 表格，并按预定的计划和设想到现场展开调查。 1相关信息的来源 （1）原始资料。原始资料又称第一手资料或初级资料，是指调研人员自己采集的资料， 如企业的业务状况记录、销售记录、成本记录、用户意见簿记录、消费者反馈信息记录、对 批发企业和零售企业的调查记录等。 （2）二手资料。二手资料又称次级资料，是指经过别人采集、整理和初步分析过的资 料。这种资料通过机关、企业等单位或报纸杂志易于获得，成本低，但很可能存在失误或失 实的现象，由于时问、地点、
10、条件变化而使资料失去使用价值。 2选择抽样方法，设计调查问卷 理想的调查问卷和科学合理的抽样方法，是调研顺利进行的保证。调查问卷应根据调查 内容而设置，要求做到文字简练、通俗易懂，内容简单、明 确；所提的问题不宜太长、太繁，要便于被调查者回答，尽可能让被调查者用“”或 “”来回答，这样也便于数据的统计、处理和分析。 3实地调查 实地调查又称现场调查，是指到现场去调查，以获取第一手资料。这一环节对调查人员 的思想政治水平、工作责任心、业务技巧水平和工作能力有很高的要求，因此要对调研人员 进行慎重的选择、科学的培训和有效的管理。 二、企业组织信息采集的方法二、企业组织信息采集的方法 （一）档案记录
11、法（一）档案记录法 档案记录法是指向企业的档案管理部门或档案管理人员了解组织过去的建设、运行状况 以及关于重大事件或决策的档案记录的方法。这种方法可用于采集组织过去的决策机构的效 率、决策效率、决策效果、执行效率、文件审批效率和文件传递效率。 （1）决策机构的效率。决策机构的效率是指从接到一项要求或一项情报到开始正式研 究的时间。 （2）决策效率。决策效率是指接到相关情报后做出决策的时间。 （3）决策效果。决策效果是指采取该项决策给企业带来的收益。例如，企业原来生产 甲产品，现在根据预测分析，生产了乙产品，多收入了多少就是决策的效果。 （4）执行效率。执行效率是指某个问题在决定后，从开始执行到
12、取得执行结果的时间。 现实中，为了提高不同项目间执行效率的可比性，可按决策执行的复杂程度进行分类，并根 据实际数据定出标准。 （5）文件审批效率。文件审批效率是指一项报告或其他文件从转到负责人手中到批复 的时间。这也应根据问题的复杂程度、重要性和需要调查研究的时间定出几种标准。对于重 大问题应计算延误的损失。 （6）文件传递效率。文件传递效率是指文件从发出单位到到达承阅单位的时间，主要 是企业内部文件的传递效率。 （二）调查研究法（二）调查研究法 调查研究法是指针对具体的问题对企业内部员工进行个人访谈或问卷调查，以了解组织 运行的情况及相关信息的方法。这种方法可用于采集组织过去和现在的决策机构
13、的效率、决 策效率和效果、执行效率、文件审批效率、文件传递效率、各横向机构之间的协调程度、各 组织内部信息传递的畅通程度，以及信息自上而下或自下而上传递的速度和质量等。具体方 法有询问法和观察法。 1询问法 询问法是指调查者通过询问的方式向被调查者展开调查的方法。它要求调查者事先拟定 出具体的调研提纲，然后根据提纲向被调查者展开询问，采集相关信息。根据调查者与被调 查者接触方式、方法的不同，询问法可以分为当面调查法、电话调查法、会议调查法、邮寄 调查法和问卷调查法等。 （1）当面调查法。当面调查法又称面谈调查法，是指调查者当面向被调查者展开询问 的方法，以了解被调查者的观点，观察他们的反应。这
14、种方法的优点是：机动灵活，不受时 间、地点的限制；调查者可以直接、深入地了解被调查者的真实观点，采集到的资料比较全 面、可靠。这种方法的缺点是：耗时长；成本高；调查结果易受调查者主观因素的影响，对 调查者的素质要求较高；调查范围较窄，采集到的信息不具代表性。这种方法适用于采集内 容比较复杂、要求比较细致的信息。 （2）电话调查法。电话调查法又称电话询问法，是指通过打电话的方式对组织人员展 开询问的方法。与当面调查法相比，这种方法成本低，速度快，调查面广、量大，还能设置 统一的调查询问表格， 采集到的数据便于统计处理。 这种方法适用于及时采集一些简单信息， 尤其是要了解被调查者对某种情况的看法，
15、如是与非、好与差、正确与错误、要与不要等简 单的问题。 （3）会议调查法。会议调查法是指调查单位或调查者邀请被调查对象（一般为 10 个人 左右） ，在约定的时间、地点集中，以会议的方式展开调查的方法，如座谈会。这种方法的 优点是：调查者可以直接倾听被调查者的观点；调研双方有互动的机会；与当面调查法相比， 花费的时间和费用较低，效率较高。这种方法的缺点是：受时间和地点的限制；与会人员较 多，被调查者不能充分发表自己的见解；互动过程中，被调查者易受他人影响。总之，会议 调查法的效果在很大程度上取决于会议组织者的组织能力、业务水平和工作能力，因此调查 者会前要有充分准备，拟好调查提纲，才能使调查会
16、收到较好的效果。这种方法适用于对学 者、专家或企业高层的调查。 （4）邮寄调查法。邮寄调查法又称函件询问法或函件调查法，是指调查者通过信函邮 寄的方式，把事先设计好的调查表发送给被调查者展开调查的方法。这种方法的优点是：成 本低；不受行业和区域的限制，调查面广，量大，采集到的信息广泛、全面；不受时间限制， 被调查者有充分的时间进行深入的思考。这种方法的缺点是：邮寄往返麻烦，耗时长，回收 率低，有时甚至会影响调查样本的代表性，给统计、分析和归纳造成很大的困难。为了提高 回收率，调查者或调查单位可以同时给被调查者寄去感谢信、影戏票或优惠券等，激励被调 查者积极协助调查，但这增加了调查的成本。这种方法适用于采集内容比较简单、答题要求 不高、时限较长的调查。 （5）问卷调查法。问卷调查法的程序如下：首先调查者把事先准备好的调查问卷当面 交给被调查者，并向他说明回答的方法和具体要求，然后被调查者根据要求自行填写问卷， 最后调查者定期回收问卷。这种方法费用适中，回收率较高，效果良好。 此外，还有日记调查，请固定的被调查单位逐日逐项填写，调查者定期汇总。这种方法 适用于采集内容较多、答题要
