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1、贸易公司财务管理制度第一章 总则第二章货币资金管理第一节现金第二节银行存款第三节其他货货币资第三章费用报销管理第一节差旅费第二节业务招待费第三节其他费用第四章销售管理第一节销售合同第二节出货第三节收款第五章采购管理第一节采购订单第二节收料第三节付款第六章存货管理第一节原材料第二节 产品第三节低值易耗品第四节盘点及盈亏处理第七章成本核算第八章工资核算第九章资产管理第十章 财务报表及分析报告第十一章 附则-第一章总则第1条 为建立并逐步完善公司的财务体系，全面准确地反映公司的经营成果，全面监督公司各项财产的使用及流转，以维护公司股东的权益，特制定本制度第2条 公司财务部直接受控于公司股东并对其负责
2、，财务部依据公司章程制定本财务管理制度，并根据实际情况及需要修订本制度第3条 公司各部门应积极配合财务部工作及促进本制度的实行，相关人员应当按照本制度的精神及规定严格执行公司所制度的各项财务制度，其他各部门所制定的规章制度除不得与国家法律法规相抵触外，还不得违返公司章程及本财务制度的相关规定第二章货币资金管理第一节 现金管理第4条 公司应当按照国家现金管理的有关规定合理使用现金第5条 本公司现金使用范围包括：支付工资、日常费用报销、员工个人借款、预借差旅费、支付小额购物款、公司备用现金等及其他必须以现金支付的支出第6条 出纳应当严格按照现金付款程序支付现金，即报销/申请付款必须由申请人填写报销
3、单/付款申请单，经相关部门主管或经理批准并由财务进行审核后，出纳方可支付现金第7条 报销单/借款经理批准、财务审核后，出纳可予支付现金。第8条 出纳收到现金应填写现金收款单，并有交款人签名，对于所收现金数额较大的，应即时送存银行，避免做支现金及风险第9条 出纳应在现金收、付款单上详细注明款项来源或用途，以便于财务作账第10条 出纳应对所收、付的现金及时登记现金流水账，当天下班前结出账面现金余额并与实际库存现金核对第11条 出纳应当日将收、付现金单据送交财务部，并定期与财务部对账，不符时应即时查明原因，做处相应处理第12条 对于出纳保管的库存现金发生长短款时，应即时查明原因，并做出书面报告经总经
4、理批准后交由财务部进行相应账务处理第二节 银行存款管理第13条 公司办理货款支付及回收销货款，原则上均应通过银行转账方式进行，其他收、付款金额较大的款项支付也应通过银行转账进行第14条 通过转账付款的，付款人填写付款申请单，由财务审核、总经理批准后，方可收出纳办理付款第15条 出纳应当日将收、付银行存款单据送交至财务部，财务部应当定期与银行对账单进行核对第16条 出现银行存款账面数与银行对账单不符时，必需查明原因，直至核对正确为止第三节 其他货币资金管理第17条 公司因业务需要使用或收到其他形式的货币资金，如支票、银行本票等，应进行项登记管理，并将复印件送交财务部入账第18条 对于收到的其他货
5、币资金，出纳应即时办理银行入账手续，以免超期第10条 对其他货币资金的收付，比照银行存款管理的规定执行第三章 费用报销管理第一节 差旅费报销第20条 差旅费指公司业务人员、管理人员等因公外出（本地或外地）所发生的交通费、住宿费、餐费、出差补贴等费用第21条 出差旅人员应本着合理、必要、节简的原则支付各项费用第22条 公司员工划分为经理级、主管级、普通级三大类，出差人员根据各自相应级别与出差地，按相关规定的限额内报销出差费用第23条 为鼓励出差人员节省差旅费，享有某一级别待遇的出差人员如果实际采用了下一级别出差人员待遇标准花费费用，公司可以将两级待遇差额部分的50%补偿给出差人员第24条 出差人
6、员外出，预计所需费用的，可向公司预借差旅费，但是金额在3000元以上要做出差预算表，借款人填写借款单及预算表由经理批准后送至财务审核。经审核/审批后出纳方可支付现金。第25条 预借差旅费在出差人员报销时冲抵报销款，报销时实行多退少补的原则第26条 普通人员、主管级人员的报销单分别由部门主管、经理批准，再交由财务审核后方可至出纳处领款，经理级人员的报销单先由财务审核后送交总经理批准，再到出纳处领款第27条 对于超过差旅费用规定的标准而需要报销的，报销单必须先交总经理特别批准，后由财务审核，再至出纳处报销领款第28条 差旅费费用控制标准由公司根据人员级别+出差地+补贴+其他制定，具体详细标准另行专
7、门制定第二节 业务招待费报销第29条 业务招待费指公司业务人员陪同、招待客户用餐、住宿、交通、送礼等所花费用，包括在本地与外地招待客户所花生的各项费用第30条 业务陪同人员应本着必要、适当、合理、节简的原则，招待好公司的客户及其派出的代表第31条 公司将客户分为A、B、C三大类，A类客户为订单业务量大，又有可能发展为长期稳定合作关系的大客户，B类客户为订单量较多，合作关系相对稳定的客户，C类客户为其他普通客户第32条 业务招待费根据客户类别及人数控制费用上限标准，业务陪同人员应根据客户情况适当按捺陪同人数，业务招待费费用控制标准由公司另行专门制定第33条 业务招待人员根据需要可向公司预借招待款
8、，所借现金在1000元以上（不含1000元）的，借款单由业务经理批准财务审核后，至出纳处领款，所借金额在1000元以下的，需再经总经理审批方可至出纳处领款第34条 费用报销人员填写报销单财务审核后、经理批准，方可至出纳处报销领款，对于业务招待费超过标准上限的，财务人员在报销单中注明超标金额，具体超支预算也需要与预算表核对。第35条 业务费报销金额超过费用标准时，报销人员必须将报销单交由总经理审批，未经审批的，出纳根据报销总额扣除财务注明超标金额后的余额支付报销款第36条 业务人员出差至外地，同时有发生招待客户费用情况时，业务招待费根据公司标准结合异地物价情况适当调整报销上限，报销人员超额报销，
9、需谢小姐审批同意，财务再接收审批。第三节 其他费用的报销第37条 其他费用的报销指除差旅费、业务招待费、工伤医药费以外的日常营业费用的报销。第38条 其他费用的报销由报销人填写报销单经总门主管批准后送交财务部，财务根据公司相关规定审核报销项目，有相关规定的，经财务审核后可直接至出纳处领款，无相关规定的，需由总经理审批后方可至出纳处领款.第39条 财务每月常规的租金、水电、工资、对外税务费用，也是由会计填单，部门负责人审核、总经理审批。方可支付，不能支付没有经过公司审批费用。第四章 产品销售管理第一节 销售合同第44条 公司业务员与客户签订订单，均需以公司的名义与客户签订书面销售合同第45条 业
10、务员签订合同后应即时将合同复本送交至财务部，合同被取消时，应即时告知财务部第46条 公司合同专用印章应由专人保管，所有销售合同应当经总经理审批后才能加盖合同专用章，未经审批的合同，由此产生的合同责任由签单人自行承担，如果合同有加盖印章的，印章保管人承担连带责任第二节 销售出货第47条 业务部在金蝶系统填写发货通知单，通知单交财务部负责人审批，若异常情况，财务部需报告总经理情况，方可做出签字出库。再由业务凭着财务审核发货通知单，传递给仓库发货。第48条 仓库根据发货通知单填写发货单，仓库主管应对货物出库及装车进行监督并负责第49条 每天发货通知单次日，财务部对仓库开具的发货单进行审核，并根据审核
11、过的发货单邮件报告给谢小姐。第50条 已发出的货物如因质量等问题客户要求退货的，业务需要取得客诉通知书，并且谢小姐同意，应取得本公司业务部的同意，仓库根据业务部的退货通知书办理产品的退库手续，未经本公司同意，客户退回的产品仓库暂只做代管商品处理第51条 成品仓仓管人员应严格按照发货通知单及相关程序组织发货，并即时填写发货单，发货单应当即时送交财务部第52条 仓管应在产品出库时起8小时内按照规定格式要求填写发货单，24小时内将发货单送交至财务部，退货单应自办理退货入库手续时起48小时内将退货单送交至财务部，特殊情况，需要向财务或谢小姐通告。第三节 收取货款第53条 财务部根据仓库的发货单及销售合
12、同单价计算确定应收账款的金额第54条 财务部根据出纳提供的收款凭证即时核销客户的应收账款，如为收取客户的订金，应先做预收货款入账，待尾款收齐时再予以冲销第55条 财务部定期制作客户对账单送交业务部，由业务部负责直接与客户进行对账。业务需要按财务对账单与客户对账，若发现财务对账单，与客户对账不一致，必须立刻通知财务修改，查明原因，不能擅自对外承诺，否则后果自负。第56条 财务部应定期检查应收账款的回款情况，对于未及时收回货款的客户，应通知业务部进行催收，仍无法收回货款的，催收业务清理账务，并当即时告知部经理以便进行相应处理。每月应收应付会计与金蝶系统应收汇总表格数据一致。差异当月弄清方可结账。总
13、账会计必须以总账数据与金蝶子模块数据一致，与监督审核应收会计账务处理。第57 业务部或财务部应告知客户本公司收款的详细账号，客户应当将货款汇入本公司指定的账号，客户汇款后业务填写进账单与出纳核对金额。第58条 因退货、合同违约等情况发生退款、赔付违约金时，付款单需由财务审核、总经理批准，出纳方可办理付款第五章 物料采购管理第一节 采购订单第59条 业务部根据销售合同所列产品，计算出物料数量清单，物料需求单交由采购部负责办理物料采购第60条 采购部根据物料需求清单在考虑现有库存量的基础上，拟定物料采购计划申请单，采购申请单需经总经理批准，然后采购部才可向供应商发出采购订货单第61条 对于所有原材
14、料及主要辅助材料的采购均需制定采购订单，采购部应将采购订单送交仓库，以便于仓库按订单进行收料，对于取消或更改过的采购订单，应当即时通知仓库进行相应的更改第二节 材料入库第62条 仓库收料时，应当按照采购部的采购订单严格控制收料，对于原材料（布料及主要辅料）在收料前均需取得采购订单第63条 仓库收到材料时，先应进行质检验，未经检验合格的各类材料，均不得办理库入库而暂只做待管材料处理第64条 对于供应商未按订单要求而多送的材料部分，仓库应暂做代管材料，经请求总经理后，如果同意做为购入处理，则可一同办理入库，否则多送的材料退回原供应商第65条 仓库办理材料入库，应即时填写材料入库单并向供应商索取送货
15、单（客户联），材料入库单应按照财务部规定的要求填写完整第66条 已办理入库的材料，如发现材料有质量问题或其他原因需要退货时，仓库应当即时通知采购部，采购部与供应商协商同意退货后，即时通知仓库办理退货第67条 仓库退回材料给供应商时，应即时填写采购退货单，退货单原则上均应取得供应商收货人的签名，退货单必须即时送交财务部第68条 仓库应自办理材料入库或退货时起8小时内填写采购入库单，采购入库单送交财务部的时间按财务部的要求规定执行第三节 支付材料货款第69条 财务部根据供应商的送货单（或发票）、采购订单（或采购合同）对仓库开具的采购入库/退货单进行审核第70条 财务部按已审核过的采购入库总价款挂应付账款，按退货单的总价款扣减应付账款，财务部应定期与供应商核对往来账款第71条 付款由采购部申请、财务审
