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1、第 6章 办公中的电子邮件与桌面信息管理,本章内容介绍,在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。 本章介绍利用Outlook组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。,下一页,上一页,返回,【本章主要知识点】,Outlook用户的账号设置 联系人的创建与维护 电子邮件的创建与收发 电子邮件的管理 任务的创建与应用 利用日历创建约会 利用日历安排
2、会议 日记和便笺的使用,下一页,上一页,返回,Outlook的启动,启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种： 1双击Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”图标。 2选择单击“开始”“程序”“Microsoft Outlook”命令。 初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。,下一页,上一页,返回,Outlook的界面组成,下一页,上一页,返回,Outlook的退出,单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等,下一页,上一页,返回,联系人的创建,Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关
3、的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。,下一页,上一页,返回,创建邮件,(1) 输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。 (2) 按要求对邮件的正文进行格式设置。 (3) 收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。,下一页,上一页,返回,发送邮件,邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图6-12所示窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。,下一页,上一页,返回,接收邮件,单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的
4、种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。,下一页,上一页,返回,邮件排序,在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示： 重要性； 邮件类型图标，有已读和未读两种状态；标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标； 显示邮件的发件人； 显示邮件的主题；显示邮件的接收时间； 显示出邮件的大小。,下一页,上一页,返回,邮件筛选,邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下： （1）在“Outlook
5、 面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“视图”/“当前视图”命令。 （2）在出现如图6-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以进行选取。 （3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图6-16所示 是选择“邮件时序表”将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出,下一页,上一页,返回,邮箱管理,用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。,下一页,上一页,返回,电子邮件使用注意事项,预防电子邮件病毒 电子邮件的使用技
6、巧与建议,下一页,上一页,返回,预防电子邮件病毒,因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。 对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。,下一页,上一页,返回,电子邮件的使用技巧与建议,（1）尽量使用专门的邮件管理程序 （2）正确设置E-mail软件 （3）尽量不要用正式注册的账号收发邮件 （4）多申请几个不同站点的免费信箱 （5）及
7、时取消订阅的邮件列表和电子刊物 （6）公共场合尽量少填写个人信息 （7）及时整理信箱 （8）注意清除浏览器的历史记录和缓存,下一页,上一页,返回,任务的创建和使用,任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。 下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下： 假设海田公司为了丰富职工业余生活 ，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。 下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。,下一页,上一页,返回,日历的使用,利用日历创建约会 利用日历安排会议,下一页,上一页,返回,日记和便笺的使用,利用日记可以记录下自己最近作的一些事情，以便回顾和总结；而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务，以便给自己作出提醒 日记的使用 便笺的使用,下一页,上一页,返回,日记的使用,创建日记条目 自动记录日记条目 打开日记条目,下一页,上一页,返回,便笺的使用,创建便笺 编辑便笺,下一页,上一页,返回,
