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1、丰田A3资料制作,一汽丰田(长春)发动机有限公司 总务(人事)部 姜连志 2007年1月,目录,对A3资料的感性认识 丰田管理简介 丰田问题解决简介 丰田A3资料制作,对A3资料的感性认识,例1:专二问题解决培训阶段性报告 例2:公司级说明会200612 例3:机油供应改善 例4:培训系10月工作报告,丰田A3资料制作,1.什么是丰田的A3资料,2.为什么要制作简洁易懂的资料,3.如何制作A3资料,A3资料制作 课程内容,1、什么是TOYOTA的A3资料,按照问题解决的步骤进行思考，将事实和思考的内容准确地传达，实现信息共享的一种工具。,A3资料制作 1.什么是TOYOTA的A3资料 概念,问
2、题解决方法的核心工具：“A3资料”,A3资料丰田管理交流的语言,1、什么是TOYOTA的A3资料,A3资料的特征,、将问题解决的8个步骤归纳在1张纸上,、通过视觉表达，使内容一目了然,、A3资料=问题解决的工具,并非只在形式上满足A3要求即可,A3资料 1.什么是TOYOTA的A3资料 特征,事实 判断 想法,数据、图表、文字并用,（对资料使用者而言） 能够尽快理解 能够供每一位相关人员理解 即便意见不同，那什么地方不同。简洁易懂的资料，能够帮助引发有建设性的讨论。 即便内容有问题，也容易发现问题所在，便于进一步指导和修正 （对资料制作者而言） 自觉地意识并思考如何“制作简洁易懂的资料”， 有
3、助于对思路的自我检测和整理。,2、为什么要“制作简洁易懂的资料”,A3资料 2.为什么是要制作简洁易懂的资料,3、制作A3资料的步骤,提 纲 的 制 作,资 料 的 撰 写,Step 1. 明确资料目的,Step 2. 撰写资料纲要,Step 3. 确定版面设计,Step 4. 撰写资料内容,Step 5. 检查校对资料,（1）考虑是“面向谁”的资料 （2）考虑要“如何使用”资料 （3）考虑资料用于“何种用途” （4）考虑要传达“什么内容”,（1）确定纲要的主体 （2）对纲要的主体进行补充的内容 （3）检查纲要整体,（1）根据纲要，确定版面设计 （2）确定各文本框的标题,（1）分别将各部分内容
4、填入模板 （2）修饰资料，使内容能够一目了然,（1）最后检查整体的效果,整体样式,A3资料 3.制作A3资料的步骤 印象,Step 1. 明确资料目的,（1）考虑是“面向谁”的资料 （2）考虑要“如何使用”资料 （3）考虑资料用于“何种用途” （4）考虑要传达“什么内容”,提 纲 的 制 作,重点,3、制作A3资料的步骤,STEP 1 明确资料目的,A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的,公司外部,公司内部,其他部门,本部门,经管会、部长或室长,面向谁,资料的内容,传达 什么,分发,开会,自己进行说明,上司进行说明,经管会、部长或室长,如何 使用,说明,自己进行说明,上司进
5、行说明,经管会、部长或室长,用途 如何,报告,联络,商谈,决裁,裁决：决定是否批准提案,丰田的沟通,练习,案例分析“改善创意提案的工作” （5分钟）,小A在汽车制造商T公司的人事部负责推进“改善创意制度”。有一天，小A接到组长B先生的批示要求他拿出本年度推进改善创意制度工作的计划。组长说：“在这次的部内组长会议上，我决定就改善创意提案的本年度计划进行说明，你帮我准备一下资料。看一下咱们部去年的业绩，尽管事务部门整体目标达成了，但却没有完成本部门目标。在这次会议上，我想再次向大家说明改善创意制度的主旨，让大家充分认识到现阶段主要问题是什么。另外，我还要就本年度的具体实施内容进行说明，以获得大家的
6、支持，就拜托你准备资料了。“,请看下发的资料,A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 练习,练习,案例分析“参考解答”,“面向谁”：对象,A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 练习,本部门内部 组长,“如何使用”：传达方式,谁) 组长B先生 如何使用） 在部门内组长会议上进行发表,“何种用途”：用途,相关联络 （谋求援助）,“什么内容”：资料强调的要点、标题,强调的要点） 明确问题、 把握现状、 制定对策 标题） “改善创意”提案 本年度计划（案）,资料所要传达的内容由制作资料的目的来决定,即使所涉及的内容一样，因资料的使用目的不一， 资料所传达的内容
7、也应当有所改变。,首先自问自答“目的是什么？” 思考为达成这一目的应当在资料当中传达什么信息,从以下角度出发，明确目的 “面向谁”“如何使用”“用途如何”此3点 然后才是内容本身,总结,A3资料 3.制作A3资料步骤 STEP 1 明确资料目的 总结,提 纲 的 制 作,3、制作A3资料的步骤,提 纲 的 制 作,资 料 的 撰 写,Step 1. 明确资料目的,Step 2. 撰写资料纲要,Step 3. 确定版面设计,Step 4. 撰写资料内容,Step 5. 检查校对资料,（1）考虑是“面向谁”的资料 （2）考虑要“如何使用”资料 （3）考虑资料用于“何种用途” （4）考虑要传达“什么
8、内容”,（1）确定纲要的主体 （2）对纲要的主体进行补充的内容 （3）检查纲要整体,（1）根据纲要，确定版面设计 （2）确定各文本框的标题,（1）分别将各部分内容填入模板 （2）修饰资料，使内容能够一目了然,（1）最后检查整体的效果,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要,STEP 2 撰写资料纲要,Step 2. 撰写资料纲要,（1）确定纲要的主体 （2）对纲要的主体进行补充的内容 （3）检查纲要整体,3、制作A3资料的步骤,STEP 2 撰写资料纲要,纲要主体 每个步骤的信息都表述简单、符合逻辑整体的长度以口头表述秒到分钟为佳,纲要补充内容 简洁地整理出个左右的理
9、由或数据， 以从逻辑上支持各步骤所给出的信息,各个步骤所传达信息的 理由和补充数据,Step8巩固成果,Step7评 价,Step6执 行,Step5制定对策,Step4把握根本原因,Step3制定目标,Step2分解问题,Step1明确问题,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要,资料不可能一次制作成功,思路尚未理顺，或观察到的各个要素尚未 具备整体的整合性,首先考虑每个文本框的主题信息， 检查这些信息的组合是否具备逻辑上的关联性,制作纲要的要点在于： 掌握对制作一份资料有用的信息的量（适中） 语言是否简明易懂 各项主题的串联是否合乎逻辑 此3点,总结,A3资料制作
10、 3.制作A3资料的步骤 STEP 2 撰写资料纲要 总结,Step 4. 撰写资料内容,资 料 的 撰 写,Step 3. 确定版面设计,3、制作A3资料的步骤,提 纲 的 制 作,资 料 的 撰 写,Step 1. 明确资料目的,Step 2. 撰写资料纲要,Step 5. 检查校对资料,（1）考虑是“面向谁”的资料 （2）考虑要“如何使用”资料 （3）考虑资料用于“何种用途” （4）考虑要传达“什么内容”,（1）确定纲要的主体 （2）对纲要的主体进行补充的内容 （3）检查纲要整体,（1）分别将各部分内容填入模板 （2）修饰资料，使内容能够一目了然,（1）最后检查整体的效果,A3资料制作
11、3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计,STEP 3 确定版面设计,Step 3. 确定版面设计,（1）根据纲要，确定版面设计 （2）确定各文本框的标题,标题,顺着思路展开！,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计,STEP 3 确定版面设计, 根据思路设计版面，重要的是：要强调的要点 步骤应该占据相对多的空间。, ,纲要,数据,数据,数据,须强调 的重点,纲要,数据,数据,结 论,参考：各种版面设计,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 参考,1.明确问题,理想状态现状问题 抓住问题,2. 现状分析,现
12、地现物,3. 目标设定,具体的目标（定量的定性的）,4. 要因解析,5 Whys：反复问为什么、 追究真因,5. 对策立案,制定可行性计划 报告联络相谈,文本框标题举例,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 举例,标题,以上,一般应当从左到右、从上到下、或 按照顺时针方向排列好各个文本框,根据思路设计版面，重要的是： 要强调的要点 步骤应该占据相对多的空间。,版面整洁的关键是 留出适当的余白，将上下左右对齐并调整好距离。,总结：学到的技巧,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 3 确定版面设计 总结,Step 4. 撰写资料内容,Step 4. 撰写资料内
13、容,3、制作A3资料的步骤,提 纲 的 制 作,资 料 的 撰 写,Step 1. 明确资料目的,Step 2. 撰写资料纲要,Step 3. 确定版面设计,Step 5. 检查校对资料,（1）考虑是“面向谁”的资料 （2）考虑要“如何使用”资料 （3）考虑资料用于“何种用途” （4）考虑要传达“什么内容”,（1）确定纲要的主体 （2）对纲要的主体进行补充的内容 （3）检查纲要整体,（1）根据纲要，确定版面设计 （2）确定各文本框的标题,（1）最后检查整体的效果,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容,STEP 4 撰写资料内容,（1）分别将各部分内容填入模板 （2）
14、修饰资料，使内容能够一目了然,标题,行文要求 “简明扼要” “具体” “主动语态”,使用图表，强化 视觉效果,用粗体、加大字号修饰须强调的文本框或文字,文体和书写格式要统一，各文本框的上下左右要对齐,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容,参考： 高效的资料制作工具,柱状图 用于比较绝对值大小 曲线图 用于显示时间上的变化 圆形图 用于比较整体的比例（构成比） 柱状图 用于显示不同项目的构成比 巴莱多图 用于指示重点 散布图 用于显示多个数据的相关关系,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图
15、表示例,如何使用图表，使资料视觉效果更强？,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,如何使用图表，使资料视觉效果更强？,柱状图,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,曲线图,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,圆形图,由正上方起按比例从大到小 依次排列 （按顺时针方向）,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,柱状图,3、制作A3资料的步骤,A3资料制
16、作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,巴莱多图,3、制作A3资料的步骤,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料内容 图表示例,散布图,内容： 表格，强化视觉行文简明扼要， 具体，主动语态 使用图表、效果。,修饰： 统一文体和书写格式 用粗体、加大字号强调,总结：,A3资料制作 3.制作A3资料的步骤 STEP 4 撰写资料的内容 总结,整篇资料使用的语言及表达方式是否具有一致性（句末表现方面 / 整体内容方面） 符号和编号是否注意保持了整体统一 避免无谓的修饰（过度的修饰，反而会让读者无法区分哪里是修饰过的，哪里是未修饰过的。）,Step 4. 撰写资料内容,Step 4. 撰写资料内容,3、制作A3资料的步骤,提 纲 的 制 作,资 料 的 撰 写,Step 1. 明确资料目的,Step 2. 撰写资料纲要,Step 3. 确定版面设计,Step 5
