秘书职业形象设计课件

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1、,第二章 秘书职业形象设计,第一节 秘书内在形象设计,秘书的业务能力、知识结构、素质与职业道德,例1991年初，以美国的代表西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件：,具有领导，筹划和组织众多国家职员的管理能力，能流利使用联合国两种的工作语言，具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力。,“全美秘书协会”章程提出秘书必备的9个条件:,1、像心理学家一样善于观察和理解他人； 2、像政治家一样有灵敏的头脑； 3、像外交家一样有潇洒的风度； 4、有调查各种棘手问题的丰富经验； 5、有良好的速记能力以及文字功夫； 6、熟读各种商业往来中的法律关系； 7、能熟练地使用各种办公自动化机器； 8、具

2、备相当的金融和税务方面的知识； 9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。,“才“ 即知识 与技能 水平,经 验,“德” 即政治素 质和道德 品质（含 职业道 德）,秘书素质的三大组成部分,一、秘书的思想政治素质 秘书素质之核心,政治方向,政治立场,政治纪律,政治鉴别力,政治敏锐性,（一） 秘书思想政治素质的内容,1、远大的人生理想 在为国效力中实现自己的人生价值! 2、坚定的党性原则 “人民的利益高于一切！” 旗帜鲜明地反对“三股势力”！ 3、较高的政策水平 4、较强的法治观念 5、高度的工作责任感 永远以国家利益和所从事的事业为重！,（二） 提高思想政治素质的途径,加强理论学习正确的世界观和

3、方法论 加强政治学习路线、方针、政策 自觉增强组织纪律观念遵纪守法 努力学习文化科学知识,观念看法、思想，即思维活动的结果。现在也常被称为“理念”。,（三） 秘书的观念问题,社会的变革与发展向秘书提出了更新观念、调整视角的要求,A.服务观念 B.创新观念 C.价值观念 D.参谋观念 E.信息观念 F.系统观念 G.效能观念 H.保密观念,突破旧的传统意识，在工作中正确地进行变通和独创,充分认识并且努力体现自己的劳动是有效的和创造性的,系统分析统筹兼顾,快节奏高效率工作,（四） 秘书的作风修养,A.实事求是的作风 B.主动负责的作风 C.艰苦奋斗的作风 D.联系群众的作风 E.雷厉风行的作风 F

4、.严细谨慎的作风,二、 秘书的职业道德修养 从秘书队伍中的败类李真腐败案所引发的反思与教训讲起,李真，1962年5月出生于张家口一个普通干部家庭，1981年中专毕业，先后在张家口地区果树场、张家口市油漆厂工作，1989年月调河北省建设投资公司工作，为一般工作人员；1990年11月到河北省政府办公厅工作，为副省长当秘书；1993年月到河北省委办公厅工作，为省委书记当秘书；1994年12月任河北省委办公厅副主任；1995年12月任河北省国税局党组副书记、副局长，1997年月任局长，1998年月任党组书记、局长；2000年3月日被双规，2001年月被依法逮捕。,社会 公德,职业 道德,家庭 美德,道

5、 德,职业 道德,对从事一定职业的人的特殊道德要求,（一） 秘书职业道德要点,A.廉洁奉公、不谋私利 B.埋头工作、淡泊名利 C.服从领导、当好助手 D.谦虚谨慎、平等待人 E.严守机密、不慕虚荣,（二） 职业道德修养几“法”,A.注重学习，树立正确的世界观、人生观、价值观； B.“三慎”：慎独、慎初、慎交友； C.“吾日三省吾身”，防微杜渐，持之以恒； D.虚心听取批评意见，自觉接受各方监督。,三、 秘书的知识与能力,秘书的知识结构; 秘书的智力与能力结构; 秘书的基本技能; 秘书的特殊素质。,秘书的知识与能力 一个复杂的、立体的问题,公务秘书与非公务秘书的差异； 不同行业、层次、工种的差异

6、； 秘书环境与个人情况的差异。,（一）秘书的知识结构,1、秘书知识结构的指导思想 关于“秘书应当是通才” （知识应当广博；但非什么都学、都知、都精实际上也做不到） 秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识 （为本行业；为本行业领导人） 秘书知识与主客观环境相适应 （客观环境；主观努力）,“通才型”知识结构特点： A.专与博的兼容性(知识体系呈”T”字型展开）; B.广泛的适应性; C.强健的再生性,目 标 原 则,整 体 原 则,动 态 原 则,2、秘书知识结构 构建三原则,基础 层次,中间 层次,最高 层次,最 高 层 次,中间层次,基础层次,3、秘书知识结 构主要内容,（1）基础

7、层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科,这一层次的核心部分 A.马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题） B.社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性） C.语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字包括外语的运用技能）,围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：,社会科学一翼 经济学、法律学、文学、历史等 （以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景） 自然科学一翼 数学、物理学、化学、生物等学科的常识,（2）中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组

8、成,中间层次的核心部分 A.领导科学：一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科 B.管理学：专门研究管理过程及管理手段 围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分 A.秘书学的“姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等； B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等,这一层次的核心两部分 A.秘书学； B.秘书所在部门的专业知识。 围绕这一核心展开的外围和边缘部分秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）,（3）最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用,（二）

9、秘书的智力与能力结构,智力与能力 : 既有联系又有区别,智力 人们赖以吸 取外界知识 的能力,能力 即通常所说 人的“才能” “本领”等,1、秘书的智力结构,良好的智力从事秘书工作基本条件 智力构成五要素 （1）观察力； （2）注意力； （3）记忆力； （4）思维力； （5）想象力,（1）观察力凭借感知直接获取感性材料的能力 是智力活动的门户,秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方,提高观察力的措施 培养观察兴趣 形成观察习惯 多方接触 开阔视野 态度客观 操作细密,（2）注意力集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证 。,注意

10、稳定 专心致志 绝无旁骛,注意分配 头绪繁多 必须兼顾,注意转移 紧随领导 适时调整,提高的措施：加强工作责任感； 增强自控能力。,秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工 深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料； 秘书工作的特殊性要求秘书: 注意记忆的敏捷性（“快”） 注意记忆的正确性（“准”）,（3）记忆力：保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”,加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪； 活跃思维，勤于用脑（忌懒惰！） 及时、反复，发挥联想； 借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。,（4）思维力对客观事物间接和概括的反映能力 是智力活动的核心,较强的思维力对于秘 书至关重要

11、：熟练运 用分析综合等思维工具，正确地对事物进 行抽象概括，准确地 作出判断预测，恰如 其分地提出意见建议，当好参谋助手。,思维力强弱集中表现在 其思维的广度和深度上,广度 思考幅度大 思维面开阔 见微知著 洞察背景 范围不狭窄 思路有层次,深度 思考程度深刻 从现象看本质 追寻来龙去脉 探索内在规律,有效提高思维力的四条途径,积极参加社会实践， 不断丰富感性知识； 着力加强思维训练， 掌握各种思维方法； 提倡独立思考， 力求多谋善断； 学习掌握思维科学知识， 保持发散式思维与收敛式思维 之间的必要“张力”。,（5）想象力人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。是人

12、们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。,秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。 想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。,2、秘书的能力结构,总体要求“一专多能、全面发展”,语言文字 表达能力,协调 能力,管理 能力,信息处 理能力,最重要的四种能力,（三） 秘书的基本技能,“秘书技能”概念：秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力 关于秘书技能要求问题的复杂性：情况千差万别；技能与知识、能力、素质难以截然分清；时代发展不断提出新要求,1、当前和今后一个时期内现代化初、中 级秘书人员需着重掌握的三

13、种技能,电脑应用 “双语言” 速记与快读,秘书的基本技能,2、其他业务技能：多才多艺的秘书,秘书的基本技能,公共关系能力,业务信件程式,邮政手段使用,会计业务常识 及其办理技能,旅行出差出国事务,电信手段使用,涉外业务实务,内外礼仪事项,其他必备技能如摄影摄 像、驾驶、文娱、欣赏,发挥智谋助 手作用方面,发挥事务助 手作用方面,数学应用与 网络技术,才思敏捷 快速成文,鉴别力强 信息准确,模拟风格 参谋代劳,坚定灵活 谏诤建言,准确判断 挡驾得体,无私奉献 拒腐维廉,适度揽过 维护领导,数 学 的 应 用,互 联 网 的 应 用,3、高级秘书的特殊技能,高级秘书的过人之处 他们是被这样描述的一

14、个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪基本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书”，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国加入WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。,案例分析,职业秘书现代技能-现代办公设备和速记,第二节 秘书外在形象设计,秘书礼仪,一、秘书礼仪概述,秘书礼仪 1.含义 指秘书在与人交往时所使用的表示友好和互敬的具体的行为举止。 礼仪是礼节和仪式的

15、统称。 礼节是表示尊敬、祝颂、哀悼之类的各种惯用形式。 仪式是使用在正式场合的具有固定程序的一整套礼节。,2.特点 （1）规范性。秘书礼仪是对人的行为举止的规范。 （2）差异性。任何国家和民族都有自己特别的礼仪。 （3）变化性。礼仪是社会发展的产物，它是随着时代 和人们生活的不断变化而变化。,3.作用 （1）有助于人际交往 现代社会，人际交往非常重要。良好的礼仪修养表现的是自尊、对他人的尊敬以及对交往双方平等地位的强调。 （2）有助于事业发展 不论是个人还是组织，要想使事业得到发展，都离不开他人的帮助。适度的礼仪，能营造出良好的合作范围。,4、 秘书涉外礼仪 （1）涉外礼仪的含义 涉外礼仪也可称为国际礼仪。是指对外交往时所使用的国际通行的礼节和仪式。 （2）涉外礼仪的特点 a强调对个人隐私的尊重 b强调女士优先,（3）涉外礼仪的原则 a不卑不亢，互相尊重 b入乡随俗，求同存异 c女士优先，注重次序,二、日常公务礼仪,（一）仪容仪表 仪容通常是指人的容貌,包括未被衣服遮住的身体的部位. 仪表是指人的整体外貌，包括面貌、衣着和饰物。 基本要求如下: 发型要整齐美观。 面容要保持干净。 着装要得体协调。,（二）正确的着装与服饰搭配 1.着装的基本原则 着装的基本原则是国际通行的TPO原则: T（Time） 时间; P（Place） 地点; O（O