日常应用培训课件

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1、OFFICE日常应用培训 BY Cindy Wang,培训内容,一、WORD应用 二、EXCEL应用 三、PPT应用,Word日常应用技巧,一、恢复word初始设置 我们日常使用word过程中，常常会遇到工具栏中的某项找不到，word显示模式被更改后不知如何改回来等等问题，这些小问题虽然不影响使用，但处理起来比较烦锁，这里教大家一个简单的方法，就是恢复初始设置，点任务栏“开始运行”，输入“winword /a”,回车后会启动word程序，这是按照初始化启动的所有界面都恢复成默认设置。 二、鼠标滚轮在word中特殊应用 使用“ctrl键+鼠标滚轮”可以放大或缩小word页面显示比例。 三、隐藏最

2、近使用过的文件列表 在word文件菜单下，一般列出四个最近打开的文档，我们有时不想让他显示出来，那如何隐藏呢？首先点击“工具选项”，然后点击“常规”选项卡，将“列出最近使用文件”复选框去掉即可。 四、word中分隔线技巧 word中为了文档的美观，有时需要加一些分隔线。输入三个“-”号回车，得到一条直线，输入三个“*”号回车，得到一条虚线，输入三个“”号回车，得到一条波浪线，输入三个“=”号回车，得到一条双直线，输入三个“#”回车，得到一条中间加粗的三直线。,五、在word中查找上次编辑位置 如果你正在编辑word文件，可以利用ShiftF5找到最近三次编辑的位置。word记录下最后三次编辑文

3、字的位置，可以重复按下“ShiftF5”，直到达到所需的位置。 六、word打印预览状态下内容修改 经常用word的“打印预览”来先查看一下要打印的文档是否符合要求，如果在预览时发现文档中有一些文字错误，大家一般是关闭预览窗口，回到编辑状态下修改之后再进行打印，其实在预览状态下，一样可以对文档进行编辑，在预览模式下，默认选中的是“放大镜”功能，我们只要点工具栏上的“放大镜”铵钮来取消放大功能，再用鼠标点选需要操作的区域，就可以进行修改了。 七、消除文档中的空行回车 在编辑word文档时,经常会有多余空行回车产生，如果文档篇幅较大，消除比较麻烦，我们可以使用“查找和替换”功能，将其消除，点“编辑

4、查找替换”，在“查找内容”中输入“pp”，在“替换为”中输入“p”，然后点击全部替换即可消除空行，在“查找内容”中输入“l或p”，在“替换为”中不输入任何字符，点击全部替换即可消除回车 。注：Word中回车分为软件回车与硬回车，软件回车表现为下箭头符号，是在word中按shift+enter键得到，一般复制网页文件会出现，“l”表示软回车。硬回车为按“enter”键得到，“p”表示硬回车。,八、word文档快速转换为ppt 有时候我们要将word中文档转换为ppt，使用复制粘贴方法比较麻烦，特别是对长文档，其实word中有更为简单的方法，单击“文件发送到microsoft office pow

5、erpoint”即可实现。然后再在ppt中进行排版即可。 九、word中妙用“+”“-”号绘制表格 word中绘制表格一般用插入表格来实现，其实我们可以用“+”“-”号来实现表格制作，首先在要插入表格处输入“+”号用来作表格顶端线条，然后再输入“-”号来制作横线，“-”可以输入多个，其越多表示表格越宽，然后再输入“+”，也可以输入多个“+”，其越多表示列越多。回车即可得到只有一行的表格，将光标移动到表格最后，用“tab”键或“enter”键即可得到多行表格。 十、快速取消word自动编号 word中自动编号功能非常强大，但是我们在使用时也可能对我们造成不必要的麻烦，那么如何取消自动编号呢？一种

6、方法是当word为其加上自动编号时，按ctrl+z组合键，此时自动编号会消失，再次键入数字时，该功能就被禁止了。另一种方法为关闭这个功能。选择“工具自动更正选项”打开自动更正对话框，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消“自动编号列表”复选框，点击确定即可。,十一、word中默认输入法 我们在进行文档编辑过程中，每次启动word都需要切换一次输入法，比较麻烦，其实word中自带启动时自动打开输入法的功能，不过是微软拼音输入法，如何开启这个功能呢？选择菜单“工具选项”命令，在打开的窗口中切换到“编辑”选项卡下，将其中的“输入法控制处于活动状态”复选框勾选上即可。如果使用其它输入法为默认，只需

7、将输入法设置中微软拼音输入法删除，然后将你想用的输入法设置成默认输入语言，重启word即可. 十二、word自带翻译功能 word自带有强大的翻译能力，点击“工具信息检索”，界面右边出现“信息检索”版面，在“搜索”栏中选择“翻译”，在“翻译”栏中选择“将”那国语言“翻译为”那国语言。选中要翻译文字，右键点翻译即可。 十三、给图片注解文字 选择图片，鼠标右键选择“题注”，在标签栏选择“公式”或“表格”或“图表”，最后在题注栏输入注解文字，点击确定即可。也可新建立标签，输入标签内容，确定后在图片上方或下方就显示你建立标签内容。,十四、word中隐藏的键盘符号 在word 2003中按下“ctrl+

8、/”组合键，可以调出一个方便实用的符号键盘，我们可以插入常用的符号，并且按空格键可以查看到对应的键盘。 十五、word中快速交换段落位置 在word中编辑文档时，可能会遇到前后两个段落交换问题，我们学用的方法是复制粘贴，其实我们还可以使用快捷键来操作，首先选中要调整段落，按住“shift+alt”键，配合键盘上下方向键进行上下移动即可调整段落。 十六、快捷键完全现身 word中有很多快捷键，使用起来很方便，但是我们有时可能忘记某些快捷键，我们可以通过设置让鼠标只要移到工具栏上，快捷键就可以自动显示出来。点击菜单“工具自定义”，在打开窗口中选择“选项”，勾选上“在屏幕提示中显示快捷键”，点击关闭

9、即可。 十七、word中编辑时后面的字消失 在word中我们常遇到在打字或按空格键时，后面的字就消失了，如何避免这种问题呢？选择菜单“工具选项”，选择“编辑”选项，将“编辑选项”中的“改写模式”勾去掉，确定即可。,十八、快速设置上下标注 首先选中需要设置上下标注的文字，然后按下组合键“crtl+shift+=”，就可以将文字设上标，再按一次恢复原始状态。按下“ctrl+=”将文字设下标，再按一次恢复原始状态。 十九、word按空格键时出现小圆点 在编辑word时，按下空格键出现小圆点，打印时又打印不出来，还是空格，解决办法是点击“工具选项”，在选项界面选择“视图”，找到格式标记，将“空格”复选

10、框中的勾去掉即可。 二十、快速插入当前日期及时间 word中可以用快捷键快速插入日期及时间，其快捷键为“alt+shift+d”，快速插入日期。“alt+shift+t”快速插入时间。在插入日期和时间的时候，如果希望word根据实际日期/时间自动更新数据，那么点击“插入日期和时间”，在弹出日期和时间对话框中将“自动更新”复选框选中即可。则以后每次打开文档，日期与时间会变成当前日期及时间。如果不需要自动更新，则将其勾去掉或者使用“ctrl+F11”键将其锁定。还有一种方法是将日期、时间变成文本，使用“ctrl+shift+F9”，这样将永远不会自动更新了。,EXCEL日常应用技巧,一、恢复exc

11、el初始设置 我们在日常使用excel过程中也会遇到使用word时遇到的问题，找不到工具栏中的相关设置，显示模式改变这样的问题，excel和word一样可以恢复初始设置，找到C:Documents and SettingsAdministratorApplication DataMicrosoftExcel文件夹，将其中的Excel11.xlb文件删除即可。 二、excel表格变图片 我们在使用excel时，常会遇到将表格中的某些数据插入到文档中，或者在文档中保护我们插入的表格数据，一般我们采用截图来实现，其实excel中可以直接将表格变为图片，打开的excel,选中要变成图片的单元格，然后按

12、住“shift”键，点击菜单上的“编辑复制图片”命令，在弹出对话框中选择图片效果及格式，然后将图片粘贴到文档中即可。 三、excel中快速粘贴 如果我们在excel中使用剪切或复制操作，我们只要选中待粘贴的单元格，直接按回车键就可将数据粘贴到单元格中。 四、快速去掉超链接 想要取消excel中的超链接，只需要使用“ctrl+z”或 “alt+backspace”组合键即可。或者点“工具自动更正选项键入时自动套用格式”，将internet及网络路径替换为超链接的勾去掉即可。,五、选择性粘贴应用 excel中选择性粘贴功能较强大，这里简要介绍几个选择性粘贴应用。 1、将某一单元格中数据除以10。

13、2、转化文本型数据为数值型。 3、公式计算出来的数据无法复制。 4、行列互换问题。 六、文本型数据无法计算问题 我们有时通过软件的excel导出功能导出的数据，或网页上下载的数据无法在excel中计算，这是由于这些数据是文本形式，我们将其设置成数值形式也无法计算，我们只能通过一个个单击该数据，然后才能计算。那么如何快速解决呢，我们只需选择“工具选项”，点击错误检查，将其中“数字以文本形式存储”复选勾去掉即可。 七、快速输入超长数字 excel中输入数字超过12或15位时，就会自动使用科学计数法，我们可以采用输入文本格式数字来解决，只要在输入数字前加“ ”单引号即可。,八、快速插入函数 我们可以

14、通过快捷键在excel中快速播放函数。使用“shift+F3”组合键。弹出插入函数对话框，选择要插入的函数即可。 九、excel中设置上下标 在excel中设置上下标，首先在单元格中选中要设置字符，然后鼠标右键选择“设置单元格格式”命令，在打开的单元格格式对话框中“特殊效果”处勾选上标或下标，确定即可。如果是数字型字符，则需要先将单元格格式变为文本型，或在单元格字符前加一个单引号，然后再按上述方法设置。 十、对同一对应单元格内输入相同内容 我们有时需要对同一对应的单元格进行相同操作，首先按住“ctrl”键，然后选择工作表如sheet1,sheet3，在其中任一单元格输入内容，回车后该内容则输入

15、到选中的工作表相同的单元格中。 十一、excel中设置表头斜线 单击工作表单元格，输入内容。比如项目名称，按“alt+enter”键换行，再输入日期，在该单元格点鼠标右键，选择“设置单元格格式”，在弹出框中选择“边框”，在边框中选择“左斜线”，然后在单元格对话框中点“对齐”选项卡，将“文本对齐方式”设置为“两端对齐”。点击确定，看一下效果，如果显示位置不合适，我们双击单元格，用空格键调整位置即可。,十二、excel表中消除0值 在excel计算时有时结果为0，如果我们想让0不显示出来，可以使用以下方法，“工具选项视图”，将“窗口选项”中的“零值”复选框勾去掉，就可以实现0值不显示。 十三、快速

16、输入与上方单元格相同内容 在excel中如果要输入的内容在上方单元格中已经输入过，那么我们可以使用“alt+”组合键，将打开一个列表，可以用方向键选择输入内容。我们也可以使用鼠标右键单击输入内容单元格，在弹出菜单项中选择“从下拉列表中选择”选项，选择要输入的内容即可。注：对数字不起作用。 十四、excel中快速插入系统日期、时间 使用快捷键“ctrl+;”插入当前日期，“ctrl+shift+;”插入当前时间。 十五、防止表格内容被删除或修改 在excel表格中有些表格内容是不允许修改的，而如果对整张表格进行保护，则其它允许修改部分因密码问题而改不了，我们可以使用这种方法进行，首先按住ctrl键选中允许编辑的单元格，然后单击“工具保护允许用户编辑区域”，在对话框中选择“新建”，会在弹出界面“引用单元格”中列出你选