企业档案管理问题资料讲解

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1、一、全宗卷 二、企事业档案管理中存在的共性问题 及改进的方法 三、2006年度市直企业档案工作检查 标准诠释,一、全宗卷 1、全宗 全宗是一个独立的机关、组织或人物在 社会活动中形成的档案整体。 2、全宗的意义 全宗是组成国家档案全宗的基本单位。 档案必须按全宗整理，其主要意义如下：,（1）按全宗整理，符合档案工作必须维护 党和国家历史真实面貌的要求。一个单位的全 部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活 动情况，反映其职责、任务、工作发展、生产 经营等情况，只有维护了每一个单位的历史真 实面貌，才能从总体上维护党和国家的历史真 实面貌。所以，一般说，同一单位的档案不能 分散，不同单位的档案不

2、能混淆。 （2）按全宗整理，能够紧密的保持文件之 间的历史联系。因为按全宗整理，首先保持了 文件在来源方面的联系，然后在分类、立卷、 排列等各项整理工作中再保持内容、时间或形 式方面的联系。,3、立档单位及其构成条件 立档单位是与全宗这一概念联系在一起。 立档单位必须是具有法人地位的机关、社会 组织、企事业单位和某些著名人物，它的全部档 案可以构成一个全宗。构成立档单位的条件是一 个机关、社会组织、企事业单位必须在行政上、 财务上和组织人事上具有一定的独立性。具体条 件是： （1）可以独立行使职权或进行管理，并能以 自己的名义对外行文。机关、团体、企事业单位 必须是一个法人单位，而不是一个内部

3、组织机构。,（2）是一个预算会计单位或是独立的经济 核算单位，可以编造预算或财务计划。 （3）设有管理人事的机构和人员，并有一 定的人事任免权。 上述三个条件是互有联系的，一般说有第 一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的 单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。,4、全宗卷： 在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该 全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 5、全宗卷的作用： 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案，它 记载了档案工作的基本情况，反映了立档单位和 全宗的历史演变，是人们熟悉档案，做好档案管 理工作的一种有效管理工具。每个单位档案室均 应建立全宗卷。,6、全宗卷的主要内容：

4、 （1）档案收集：档案交接文书、移交目录、 接收、征集记录，档案来源和价值说明等； 档案交接文书：档案移交概况以及其他需要 说明的问题 各企事业单位涉及到的主要是档案交接 登记表,档案交接登记表（档案工作指南123页） 日期,移交人签名 接收人签名,（2）档案整理：整理工作方案、分类方案、 案卷目录说明、整理工作小结等；,档案整理加工登记表 全宗号：,注：内容栏填写具体工作项目包括整理、鉴定、修复、缩微、扫描等。,（3）档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案 保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的 请示与批复、销毁档案的清册等； （4）档案保管：档案安全检查记录、报告， 重点档案采取的特殊保护措施

5、，档案的抢修与 修复情况报告等；,档案检查记录（档案工作指南126页）,注：检查时间是指检查的具体日期，一般每年检查一次。,（5）档案统计：档案收进、移出登记，案卷 基本情况统计和重要的利用统计表等；,全宗档案基本情况统计表 全宗号：,注：价值是指档案的保管级别，暂空。,档案收进移出登记表,注：1.时间为收进、移出时间；2.方式是指接收、寄存、捐赠、购买、征集或转移、销毁等；3.来源或去向是指档案的形成者、移交者或在何处保管；4.内容摘要是指档案门类等；5.备注填写说明档案状况、附件等。,（6）档案利用：全宗指南（全宗介绍），开 放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出 版情况及报批文件，档

6、案产生社会效益或经济效 益的典型事例等；,档案利用效果登记表（档案工作指南128页）,（7）档案管理新技术的应用：缩微复制和计 算机辅助管理等情况的文字说明材料。,7、全宗指南（全宗介绍）： （1）全宗指南要加封面 封面格式如下： 全 宗 指 南 （-年） 全宗号：* 立档单位： 编写时间：年月,（2）全宗指南编写要求： 全宗指南基本结构 一、组织机构沿革 （一）立档单位成立、合并、更名、撤销情况 （二）单位办公地址迁移情况 （三）单位性质、隶属关系和职能 （四）单位主要领导人任免职情况 （五）内部机构设置及负责人任免职情况 1.内部机构设置情况：机构名称、成立时间、撤销时间。 2.内部机构负

7、责人任免职情况：机构名称、职务、姓名、任职时间、离职时间。,（六）直属单位设置及负责人任免职情况 1.直属单位设置情况：单位名称、成立时间、 撤销时间、单位性质。 2.直属单位负责人任免职情况：单位名称、 姓名、职务、任职时间、离职时间。 （七）单位人员编制情况 二、全宗内档案情况简介 （一）各种门类、载体档案数量说明 （二）检索工具编制情况说明 （三）实行计算机管理情况说明 （四）档案数字化情况说明 （五）全宗档案状况说明,三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档 案分类逐一介绍） （一）文书档案 1.永久 2.长期 （二）照片档案：包括纸质照片和数码照片 （三）音像档案：包括录音带、录像带

8、 （四）实物档案 （五）其它档案 四、全宗档案利用权限说明 五、全宗指南编写时间 六、全宗指南编写人员,（3）示例： 全 宗 指 南 （1987-2001年） 全宗号：123 立档单位：青岛市公用事业管理局 编写时间：2002年6月,二、企事业档案管理中存在的一些共性问题及 改进的方法 （一）存在的问题 通过近年来的考核、效能评估，发现许 多单位在档案管理各个环节中存在着这样或 那样的问题。这些问题主要集中在材料收集、 档案整理、保管条件等几个方面。,1、材料收集方面： 许多单位材料齐全性存在问题，原因有以 下几点： （1）相关规章制度不健全不完善。比如没 有“企业文件材料归档办法”、“企业档

9、案工作岗 位责任制”等涉及到材料收集方面的规章制度， 导致收集工作处于无序状态；有的单位制定了 “企业文件材料归档办法”、“企业档案工作岗位 责任制”、“档案工作考核办法”等规章制度，但 不切合单位的实际情况，对单位文件材料收集 工作没有实际的指导意义。 （2）相关制度落实不到位。执行的力度不够， 导致档案工作职责没有落到实处。,2、档案整理方面： （1）没有分类办法 （2）有办法，但办法与实体分类不一致。 3、保管条件方面： 有些单位档案保管条件比较简陋，达不 到档案安全保管的基本要求。,（二）改进的方法 在材料收集方面，进一步完善相关规章制 度，并制定切实可行的保障措施（和相关人员 的年度

10、考核、福利待遇挂钩），确保制度落实 到位。在材料整理方面，制定切合单位实际情 况的档案分类编号办法，并按照办法实行，材 料整理时应按照有关要求进行。在档案保管方 面，随着单位的发展，应逐步改善。,1、材料收集方面： （1）文件材料归档办法 此办法旨在解决本单位文件材料的归档 范围（确定本单位哪些材料有保存价值应该 归档，分别应该由哪些部门负责收集）、归 档时间、归档手续（各单位应该予以重视）、 归档基本要求等问题。,示例： *文件材料归档办法 第一条 为规范本单位文件材料归档工作， 丰富、完善本单位档案信息资源，依据有关规 定，制定本办法。 第二条 本办法所称本单位文件材料，是指 本单位在生产

11、、经营和管理活动中形成的各种形式 和载体的记录。 第三条 本单位各部门应当把文件材料的形 成、积累、整理和归档工作，纳入本部门的职责 范围，列入有关人员的岗位责任制。,第四条 各部门担负文件材料积累、整理和 归档业务的人员应认真执行有关规定，确保文 件材料的完整、准确、规范和及时归档。 第五条 档案部门应及时深入各部门了解、 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应 归档文件材料的积累、整理和归档工作。 第六条 文件材料归档的基本要求 （一）归档文件的制作和书写材料应当有益于 长久保存，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； （二）归档文件材料应当完整、准确、签批 手续完备

12、；,（三）归档文件材料应当经部门或项目负责人 审定； （四）归档文件材料的整理应当系统、规范； （五）音像材料（包括照片、录音、录像等） 和实物要与文字说明一起归档；外文材料要与翻 译材料一起归档；电子文件要与纸质文件一起归 档。 第七条 文件材料的归档范围 本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见 附件。,第八条 文件材料的归档时间 （一）本单位各职能部门形成的管理性文件 材料，一般应在办理完毕后的第二年上半年归档； （二）工业企业产品、非工业企业业务项目、 科研课题、基建项目文件材料在项目结束后三个 月内归档，时间长的项目可分阶段、分单项归档； （三）外购设备仪器或引进项目的文件资料 在开

13、箱验收或接收后先登记，等安装调试完后， 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档； （四）负责人和职工外出参加公务活动形成 的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员 归档；,（五）会计文件材料在会计年度终了后归档， 由本单位财务会计部门保管一至三年，向档案部 门（办公室）移交； （六）下列文件材料应随时归档： 1、没有及时归档的零散文件材料； 2、应归档的非纸质载体材料（指音像、 实物等特殊载体）； 3、其它临时活动中形成的文件材料。 第九条 归档文件材料的整理参照青岛市 归档文件整理规程（文件级）进行,第十条 应归档的文件材料一般归档一份， 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定 归档分数

14、。 第十一条 文件材料归档时，由承办部门 填写归档材料移交清单，交接双方（指承办 部门和档案部门）根据文件材料移交清单清 点，核对无误后，在档案交接登记表上 签字，移交清单由交接双方各保留一份。 附件：文件材料归档范围及档案保管期限表,附件：文件材料归档范围及档案保管期限表 管理类:,（2）需要加强收集的材料 a管理类 除收发文以外，加强收集以下材料： 计划总结、 各种报表（党、团、主要经济指标年报等）、 各种会议记录纪要（包括党、政、职代会、 团代会、三会等）、 大事记、年鉴、 本单位编辑的简报、出版物样本与定稿、 外事工作的材料（包括请示、批复、来往 函电、谈判记录、考察资料与报告等）、

15、党员名册、职工名册、,审计方面的材料、 达标认证的材料（呈报、审批材料及证书）、 信用方面的材料、 各种宣传方面的材料（反映本企业活动的 报刊、广播稿及广告宣传等）、 企业管理标准规定、 有关合同及协议（指行政合同、采购合同、 销售合同、商务合同，不包括项目的合同）、 工商行政管理方面的材料、 关系介绍信及存根（党、团、行政等）、 工资转移证、 党、团、工会会费收据、,信访材料、 法律与公证事务中形成的材料、 违纪案件的材料（立案报告、调查依据、审 查结论、处理意见等）、 劳动人事方面（招聘、用工、劳动合同等）、 学术论文、考察报告、专题总结、调研材料。,b、会计类 除报告、帐簿、凭证外，加强

16、以下材料的收集： 工资表、 清产核资、资产评估方面的材料、 税务方面的材料、 生产财务和成本核算、 固定资产的新增、报废、调拨材料， 固定资产卡片、 会计档案销毁清册、 银行余额调节表、 银行对账单等。,c、基建类 加强设备、音像方面的材料收集 d、产品类 除鉴定证书以外，加强以下方面材料的收集： 样机试制计划、 样机试制工艺流程、 试制工艺文件和工艺装备文件、 样机试制运行记录、 样机试制过程纪要、 设计文件补充及更改材料、 设计文件更改记录、,样机试制总结报告、 样机试验计划、 样机试验方案、 样机试验所需仪器与设备清单、 样机试验分项目记录、 样机试验中形成的原始数据与原始材料、 样机试验分项小结、 样机试验总结报告、 试验鉴定大纲、 试验规程、 样机鉴定验收书、