企业常用公文及事务文书写作

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1、企业常用公文及事务文书写作,第一节 公文概述,第二节 通知,第三节 报告,第四节 请示,第五节 函,第一节 公文概述,一、公文概念、特点和种类,(一)公文概念,(二) 、公文的特点,作者的法定性,文体的规范性,语言的庄重性,严格的程序性,法定的权威性,明确的公务性,公文的特点,第一节 公文概述,一、公文性质、特点和种类,(三)公文种类,什么是公文格式,公文格式，也称公文体式。它是公文通用的纸张要求、印制要求及公文书面结构各组成要素排列顺序和标识规则的总和。 这种格式是公文的形式标志，它不仅可以区别于应用文的其它文种，而且也表示出公文的法规性，使公文更好地发挥效用。,二、公文的一般格式,1.用纸

2、格式：A4型，幅面210297mm。版面尺寸上白边(天头)空37mm，订口(左白边)空28mm。 2.排版格式：正文使用3号仿宋体字。字形有小标宋体、黑体、楷体等。一般每面排22行，每行排28个字。 3.印装格式：左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。 4.书面格式,二、公文的一般格式,1.眉首区：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等 2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等 3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.

3、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。,二、公文的一般格式,2.秘密等级和保密期限 ，表明“绝密”、“机密”和“秘密”。,二、公文的一般格式,3.紧急程度，标明“特急”、“急件”。,二、公文的一般格式,4.发文机关标识 ，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,5.发文字号 ，由发文机关代字、年份和序号组成。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,6.上报的公文需标识签发人姓名 。此时发文字号居右侧。,二、公文的一般格式,7.红色反线 。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.标题，由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文

4、种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素，但不是所有的标题都具备三要素。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,二、公文的一般格式,概括为：废止部分规范性文件,二、公文的一般格式,2.主送机关，即公文的主要行文对象。除直接面向社会发布的普发性公文外，一般都有主送机关。,二、公文的一般格式,3.正文，是公文的主体，是反映公文

5、具体内容的部分。,二、公文的一般格式,4.附件，是指随公文转发、报送的文件或资料。,二、公文的一般格式,此处的发文机关可以写，也可省略。,二、公文的一般格式,5.成文日期，公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准 。,二、公文的一般格式,6.公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。,二、公文的一般格式,7.附注是指需要说明的其他事项。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,1.主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。,二、公文的一般格式,2.抄送机关，是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。,二、公文的一般格式,3.印发机关和印发日期

6、。印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的时间为准。,二、公文的一般格式,二、公文的一般格式,四、公文写作要求,据国家行政机关公文处理办法第五章第二十五条规定，草拟公文应当做到如下事项： （一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。 （二）情况属实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不由，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。 （三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。,（四）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层“（1）”。必须使用国家

7、法定的计量单位。 （五）用词用字准确、规范 文内使用非规范化的简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,公文文体常识,公文概说（概念、种类、特点）,公文格式,行文规则,公文处理（任务、程序图）,书面格式、印装格式 排版格式、用纸格式,行文关系 行文方式 行文原则,本节小结,节后复习题,一份公文的主题词位于公文的哪个部分？ A眉首区B主体区C版记区D附注区 公文的标题必须包括（） A发文机关B主要内容C发文意图D文种,部、 部、 部、 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知,介词“关于”应用未用。以标题中四个机关

8、联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。,第二节 通知,一、通知的适用范围,转发和批转性通知 1、转发性通知：上级或同级的来文要传达到下属单位贯彻执行，需要用通知的形式，这种通知叫转发性通知。其写法一般有二种：其一是照转照发。其二是除转发文件以外，再根据本地区、本部门的具体情况，提出一些具体要求和希望。 2、批转性通知：上级领导部门转发下属单位的来文，如报告、请示、意见等所用的通知称为批转性通知。有的照批照转，有的加些指示性的意见。,范例：,上海市财政局关于转发 财政部关于印发基本建设财务管理规定

9、的通知的通知 沪财建2002189号 国务院批转国家土地管理局 关于加强农村宅基地管理工作的请示的通知 国发xx4号,第二节 通知,二、通知的特点,通知是常用公文中使用频率最高的文种。它有三个特点：,基本格式,标题：发文机关+事由+的+“通知” 主送： 正文：缘由和目的、通知事项、执行要求 落款：署名、日期,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,1.标题,如：大学关于转发国家教育委员会 研究生学籍管理规定的通知,由发文机关+关于+发布(印发、转发、批转)+被发布文件标题+的+通知组成，也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,

10、2.正文,发布性通知的正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、“要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、 “参照执行”等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(一)发布性通知的写法,2.正文,如：省人民政府同意省公安厅关于我省农村人口迁入城镇落户情况报告，现批转给你们，请认真贯彻执行。 农村人口迁入城镇落户，是一项政策性很强的工作，是关系到全局和群众切身利益的大事。各级政府和有关部门要通观全局，把有限的“农转非”指标重点用于解决那些确需解决户口的人员入户问题。一些市、县不考虑本地的实际情况和承

11、受能力，盲目地把大批的农业人口“农转非”，是非常错误的，必须坚决纠正。今后，各地应严格执行规定，从严控制，不得自立法规，擅开口子，随意扩大“农转非”控制指标。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,1.标题,如：国务院关于坚决制止乱集资和 加强债券发行管理的通知,由发文机关+关于+主要内容+的+文种组成，也可省去发文机关名称。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(二)指示性通知的写法,2.正文,由缘由、执行事项、执行要求三部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。执行事项要具体明确、条理清楚。执行要求主要对执行事项的检查落实提出要求。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式

12、,(二)指示性通知的写法,2.正文,如：目前一些单位层层召开表彰大会，并借表彰会之机，巧立名目，滥发奖金实物，不仅浪费了国家资财，增加了财政负担，而且败坏了社会风气，为了加强廉政建设，节约财政开支，各级国家机关采取不同措施加以纠正。市人民政府发出通知，要求各区、县原则上不再召开表彰大会。确需召开的必须报经市人民政府批准，凡经批准召开的县、区和各系统范围的表彰大会，可发奖状或口头表扬，一律不得发奖金、实物、纪念品等。各级财务部门和财会人员必须实行严格的财经监督。凡违反上述规定的，要追究领导责任，严肃处理。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(三)告知性通知的写法,如：为了全面推进素质教育，推

13、动本地区教育事业的发展，在教师节来临之际，我局决定表彰本年度在教育上有突出成就的先进教育工作者。希各县、市教育局在2004年8月30日前将先进教育工作者的材料上报我局办公室。评选办法见附件。 特此通知 附件：评选先进教育工作者办法,正文主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。一般包括形成该事项的过程、原因、根据，事项的具体内容(性质、状态)。,(四)任免通知 上级机关对于所任免的人员需要用通知行文任免和聘用。有的行政机关负责人的任免，除向规定范围发通知外，还要向社会公布。,第二节 通知,三、通知写作的基本格式,(五)会议通知的写法,会议通知的正文通常由发文缘由、具体任务、 执行要求等组成。会议

14、通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。,第二节 通知,四、通知写作的注意事项,节后复习题,常用公文中使用频率最高的文种是（） A通知B报告C请示D函 任免和聘用干部的公文文种为( ) A命令 B、指示 C、通报D、通知,第三节 报告,一、报告的适用范围和特点,报告的特点：,报告的种类： 工作报告：基本情况、成绩和经验、问题与不足、改进办法 情况报告：情况或问题发生的经过、原因、责任分析、处理意见、应吸取的教训等 答复报告：报告的原因、回答询问,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：

15、市商业局关于百货大楼 重大火灾事故的报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于我市2008年度星级饭店 复核工作的情况报告,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,交待报告的起因、缘由或说明报告的目的、主旨、意义。一般用“现将有关情况报告如下”承启下文。,如：根据省局关于开展2003年度全省星级饭店复核工作的通知精神，我局对全市2003年以前评定的22家星级饭店进行了复核工作。现将有关情况报告如下：,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,答复报告开头要先引述来函文号及询问的问题，然后过渡到下文。,如：前接政发20041

16、06号函，询问我县水质污染原因及治理问题，现将有关情况报告如下：,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,二、报告写作的基本格式,(二)正文,第三节 报告,三、报告写作的注意事项,节后复习题,报告属于？ A、上行文 B、下行文 C、平行文 报告分为那三种？ A、工作报告 B、情况报告 C、请示报告 D、答复报告,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,一、请示的适用范围和特点,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,1.可以由发文机关+主要内容+文种构成。,如：学院关于建立计算机中心要求拨款的请示,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(一)标题,2.可以由主要内容+文种构成。,如：关于调整函授学员培训费标准的请示,第四节 请示,二、请示写作的基本格式,(二)正文,正文包括请示缘由、请示事项、请示要求三部分。,请示缘由一般是写请示问题或事项的原因、背景、理由。,如：房地产开发公司自今年组建以来，配合市旧城改造，业务发展很快，最近已中标开发市五号地块。该公司现有干部、职工60余名，随着业务扩大，工作