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1、归档文件整理规则,基本概念,1.归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质的文件材料。 2.归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 3.整理的原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 简化整理，深化检索。已成为各级机关检案工作人员的共识，也是规则的宗旨。,第一 归档文件的整理单位与装订,1.整理单位：规则最根本的特点，就是以“件”为整理单位（以前是案卷），进行文件级整理。 制定规则的出发点之一，是改革立卷的传统做法，取消案卷这一实体保管单位，将归档文件整理的基本单位
2、还原到文件本身，从而达到简化概念，简化操作的目的。由此改革思路出发，整理单位应为“自然件”，即单份文件。 为一件：是指在实体上装订在一起，编目时只体现为一条条目。,3.文件装订：归档文件材料修裱完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体最终确定“件”的形态，同时页可以起到固定文件页次，防止文件纸张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 一般来说顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉本在前，少数民族文本在后。不同文字文本，中文在前，外文在后；有文件处理单的可放在被处理文件的前面。这样可以作为首页加
3、归档章。从而更好的保护正本的原貌。 装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 装订方法：采用左上角装订的应将左上侧对,齐。 装订用品：装订材料应符合档案保护要求，我省统一线装的方法。使用缝纫机在文件左上角扎边。,第二 归档文件的分类,规则中的分类是指全案内归档文件的实体分类。即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同分成若干层次和类别，构成有机体系，分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件类目等具体内容。 分类方法：规则选择年度、组织机构（问题）和保管年限作为通用的方法。是因为这三样分类方法在各级单位档案部门使用率最高。并且反映了档案管理的基本要求。按照这三种方法对归
4、档文件进行分类，在各级各类档案室都可以实现档案的有序管理和有效检索。,1.年度分类法：根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。同一年度文件材料放在一起，不和其他年度相混淆。 2.机构（问题）分类法：在制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 a）、机构分类法：将归档文件按其产生和承办的部门分开，不和其他部门相混淆。一般来说有一个机构就分一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机构序列表的规定或习惯上的顺序排列。,采用机构分类法，原则上哪个机构产生或办理的文件就归入哪个机构的类别中。对于几个机构共同处理的文件，有主办机构应归入主办机
5、构。 机关内设置的临时机构，应和内部机构一样设置类目，其形成的文件材料归入该临时机构。 b)、问题分类法：就是按照文件内容所说明的问题对归档文件分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。特别是由于设类不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。 问题分类法的主观性较强，应慎重采用，特别是不要打乱组织机构而先按问题分类。,3.保管期限分类法：保管期限分类法是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类，分成永久、30年、10年三个类别。采用保管期限分类法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档
6、案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为库房排架管理、档案进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 4.复式分类法与分类方案：在机关档案的实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类法是不能解决问题的。当多次分类法结合使用时，称之为复式分类法。规则提供的年度、保管期限、机构（问题）三种分类方法，可以组合称多种复式分类法。,第三 归档文件的排列,通过分类、归档文件有了整体上的系统性。但是具体到每一类仍处于零散杂乱状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件的排列是指在在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 1.事由原则：规则强调了“事由
7、原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。 事由：是一个原则性的概念，可以是指一件具体的事，或是一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程等。 按事由排列：就是将密切机关、参照性强的文,件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目归档文件之间的有机联系，方便检索利用。 归档文件的排列： 类目内：按事由。 事由间：先全的先归。 事由内：按时间。 插件：有两种方法：可与原事由中的一份文件合并，也可排在这一类的最后。 不同类目间的排列：不同类目的文件排列一般按照分类方案中各类目之间的顺序进行排列。 2.排列方法：在分类方案的最低一级类目内，按事由、结合时间重要程度排列。,会议文件、统计报表等成套性
8、文件可集中排列。 一般情况下，同一事由的归档文件应在事由办理完毕后收集齐全，然后再进行整理，以保证排列、编号后同一事由的文件排再一起。对部分文件的处理，应充分考虑“同一事由齐全完整”这一前提，不要“先来的先整”，而应“先全的先整”。如怕文件丢失，可用铅笔先编件号，待年终再用钢笔确定下来。 事由：可以是指一件具体的事，一个具体的问题，或一段紧密的工作过程等。如申请一项拨款、任命一名干部；而问题则是指一类相同性质的事情，如机关党务工作、财务工作、人事工作等。,第四 归档文件的编号,编号是以一定的形式反映和固定这种系统化的状况，揭示和介绍归档文件的内容和成分。 归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位
9、置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 1.编号项目：编号项目分为必备项和选择项。根据归档文件整理和管理工作的基本需要设置的，各级机关档案部门在编号时都必须编制：,一、必选项 1）件号：件号即文件的排列顺序号，分为室编件号和馆编件号两种。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。此时编制的排列顺序号为室编件号。 室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。 2）全宗号：是档案馆在其接收范围内各立档单位新编制的代号，填写此项是便于档案馆对各单位移交进馆的档案进行区别管理。
10、3）年度：指文件的形成年度，填写时应采用公元纪年的4位阿拉伯数字表示。如1998，不能写98 4）保管期限：写简称和代码。永久、30年、10年,二、选择项目：机构（问题），应按照分类方案，填写作为分类方案类目名的机构名称。如机构名称太长，可使用内部规范简称。 三、加盖归档章：在每份文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，各项目归档章中的位置不能打乱，以适应标准。 有文件处理单的可在其上盖归档章，以更好的保护文件正本的原始面貌。如文件确无位置也可在首页前另附纸页加盖归档章。,第五 归档文件编目,归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。即按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制的目录，以系
11、统、全面地揭示归档文件的全貌。编目应为“件”为单位进行。 1.归档文件目录的项目: 一、件号：是指室编件号，应填写室编件号。 二、责任者：是指制发文件的机构、组织或个人，即文件的作者、署名者。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者过多可省略后面的。 三、文号：一般由代号、年度、顺序号组成，如皖档办20008号，不能填写“会议文件之一”，更不能填“情况反映”等刊物名称。,四、题名：一般有责任者+问题+文种，也有将责任者放在文头中说明。标题直接由问题和文种构成。 一般情况下，文件只能有一个题名，应照实录： 题名能揭示件内内容照实录入； 当题名不能准确反映件内内容时要自拟标题加； 会议文件每份
12、都要录； 党组会议一次一录入； 杂志、简报等将文件内容提炼出来； 一般录正标题，当正标题不能揭示内容时（与时俱进）就要录副标题；,一般附件不录，但是附件独立性较强时要将附件录入（市民公约）； 名册一册为一件。 文件无题名或题名不能揭示内容的要重新拟写并加。会议记录须重拟题名时，应写明会议时间和主要内容。 五、日期：文件形成时间，具体应以8位阿拉伯数字标注。 六、页数：页数项填写一件文件总页数，有文字等有效页面为一页。,七、备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。 八、盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号。 归档文件目录 保管期限：永久 机构：办公室,第六 归档文件的装盒,1.装盒的具体要求： 不同年度形成的归档文件不应放入同一盒； 不同保管期限的不放入同一盒； 不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒； 一个全宗内使用的盒脊要尽量统一； 并不要求同一事由的文件放入一个盒内，只须按照排列的先后顺序一次装盒，一盒装满，顺次装入下一盒。,2.档案盒格式 310220，厚度为20，30，40mm，也可以根据需要设置其他尺寸的厚度。此规格按照可放入纸张幅面A4（297mm210mm）. 在一个全宗内，盒脊相对统一。不同机构要不放入同一盒中。,盒脊项目的设置与规格 单位：mm,流程图,收集分类排列编号编目装盒上架,
