202X年企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表

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资源描述

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1、企业电子文件归档和电子档案管理情况调查表一、说明1.本表中的“电子文件”是指在数字设备及环境中生 成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算 机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件, 例如文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、 电子表格、数据库文件、网页文件等;2 .本表中预留的位置不够时,可自行调整或另附纸;3 .本表中的选择项,如未作特殊说明均为单选项。在 选择时请在左侧“”内划“/ ,如选择“其他”,请在其 后的横线中注明详细内容;4.核心业务系统是指承担产品和业务设计研发、生产 制造、销售等业务的系统,如 CAD系统、CAM系统、PDM系统、 ERP系

2、统等。5 .本表所称的归档是指将电子文件及其元数据从应用 系统中导出,按照档案管理要求进行鉴定(划分不同保管期 限)整理、(分类、排列、编号)后存储于档案系统和档案 部门离线载体中。需要特别注意的是,为保证系统安全需要 的数据备份或备份盘交档案部门不是归档。6.本表所称电子文件不仅包括版式文档,还包括图形、图像和数据(如数据库的部分数据)。7.本表所称在线归档是指通过系统接口进行归档,离 线归档是指不通过接口实施归档。二、单位联系信息单位名称联系人联系电话三、电子文件形成及归档情况(一)填写举例系统属性系统名称/ 来源实施时间及获取方 式(外购及供应商/ 自主开发)产生电子文件数量所产生电子文

3、件 归档前主要存储 格式(见说明4 )已归档电子 文件数量(单位G)归档后主要 存储格式(见 说明4 )归档方式(在 线/离线)归档周期(每年 一次/每季一次/ 每月/不定期)备注办公自动化系统OA系统2009年7月外购,用 友OA,月实施125GWORD PDF4.3GPDF XLS在线每年一次举例3.2万份2.5万份(二)电子文件形成及归档情况系统属性系统名称/ 来源实施时间及获取方 式(外购及供应商/ 自主开发)产生电子文件数量所产生电子文件 归档前主要存储 格式(见说明4 )已归档电子 文件数量(单位G)归档后主要 存储格式(见 说明4 )归档方式(在 线/离线)归档周期(每年 一次/

4、每季一次/ 每月/不定期)备注办公自动化系统核心业务 系统(如 有多个系 统请分别 填写)人力资源管理系统财务(会 计)系统其他应用 系统零散形成 电子文件注:电子文件格式扩展名有:TXT、DOC DOCX RTF DBF XML HTML CEB PDF TIFF、JPEGBMP GIF、WAV MP3 AVI、MPEG DWG DBF MDB XLS、XLSX WPS等,其他请注明。四、档案管理信息系统实施情况内容数量或内容备注系统名称供应商实施时间基础架构(请选择) .NET J2EE ASP 其他,软件架构(请选择) B/S C/S B/S 和 C/S 混合 其他,管理 数据 总量条目

5、(目录)数量条原生电子文件归档形 成档案(全文)数量份G纸质档案、实物档案数 字化处理形成的电子 档案(全文)数量份G多媒体档案(全文)数 量份G其他份G具备的归档接口与0A有接口 口与业务系统有接口与财务 系统具备的归档接口有接口与人力资源管理 系统有接口其他,所使用的数据库服务器型号、性能在线存储介质备份存储价质服务器操作系统其他需说明情况注:如无档案管理信息系统请在系统名称中填“无”。五、电子文件归档管理制度制定情况制度名称制发、发布时间主要内容(主要章节)六、电子文件归档管理职责分工职责部门名称工作内容归口部门制度建设电子 文件 归档鉴定分类编号电子档案保管信息技术支持其他七、档案部门

6、参与业务信息系统开发情况请选择并填写。1 档案部门/人员参与系统开发、实施,过程中所起的作用或工作内容有:2 档案部门/人员未参与系统开发、实施原因:(1) 口 档案部门缺此方面人才,无法参与(2) 口 信息技术部门没考虑需要档案部门参与(3) 口 档案部门不愿或是没想过参与(4) 口其他原因,请补充:3档案部门参与部分系统的开发、实施,参与开发的系统有:、,未参与开发的系统有 八、电子档案管理情况(一)电子档案管理设备设备名称名称、型号数量(台套)备注在线存储介质近线存储介质离线存储介质防磁柜异地在线备份异地离线备份服务器管理终端(二)真实性保障措施采用情况(可多选)1身份识别请说明2电子印

7、章请说明3电子签名请说明4双套制请说明5其他,请补充 (三)长期可读性保障工作开展情况1统一采用通用归档存储格式。选用的归档存储格式有:o2迁移。迁移流程为 3多介质存储(如双套制)存储介质有 4其他,请补充:o(四)电子档案安全保密情况1本地备份2异地备份3查借阅权限控制九、电子文件归档管理存在的问题(可多选)1缺少国家层面的管理依据。2国家层面有管理规定,但缺少相应的实施细则。3本企业不重视电子文件归档管理工作。4本企业档案部门无相应人员能够承担电子文件归 档工作。5 其他,请补充:o十、对国家档案行政管理部门在电子文件归档与电子档案管理制度、标准规范建设方面的建议(可多选)1制定国家层面的有关电子文件归档管理的法律法规,如:o2 制定相应的实施细则,女口: o3 制定相应的标准规范,女口: o4 其他,请补充:o卜一、2012年利用会计档案情况档案内容利用人/卷次总数用于工作参考用于提供凭证用于其他目的2002 2006年形成会计 档案利用情 况凭证账本报表2007年形成会计档案利 用情况凭证账本报表2008年形成会计档案利 用情况凭证账本报表2009年形成会计档案利 用情况凭证账本报表2010年形成会计档案利 用情况凭证账本报表2011年形成会计档案利 用情况凭证账本报表

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