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1、会议预算方案1、交通费用 , 交通费用可以细分为：(1) 、出发地至会务地的交通费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及 目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2) 、会议期间交通费用主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的 交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以 及其他与会人员可能使用的预定交通。(3) 、欢送交通及返程交通包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机 场、车站、港口交通费用。2、会议室 / 厅费用具体可细分为：(1) 、会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬 如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等， 但一些非
2、常规设施并不涵盖在内比如投影设备、临时性的装饰物、展架 等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。(2) 、会议设施租赁费用此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影 仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设 备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支 持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要 求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可 能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的 价格可能相差很大。(3) 、会场布置费用如果不是特殊要求，通常而言此部分费
3、用包含在会 场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商(4) 、其他支持费用这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、 运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如 果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高， 如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务 协议。3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解值得注意的只是住宿费里面有些价格是完 全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主 要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的 服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣 物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭 或者开放的服务项目及范围。4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会 议目的。(1) 、早餐早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可 (但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际 就餐人数相差到 15，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算而改为按 预定人数收取费用)(2) 、中餐及午餐
