秘书如何处理日常事务

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1、- 1 -秘书如何处理日常事务秘书的日常事务非常繁琐，工作范围十分广泛，如接听电话、收发邮件、做好会议记录秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门的形象与竞争力，秘书岗位的重要性由此可见一斑。1.秘书接听电话的技巧作为秘书，打电话虽然不是面对面地和别人直接交谈，然而必要的风度却是不可忽略的。使用电话时所讲究的风度，主要是要求人们在态度、语 言、 语气等各个?面，都要对通话对 象礼貌、谦恭。在一般情况下，秘书接听电话时应注意以下几个方面：发音要清晰，吐字要准确，切勿 说话含混不清，鼻音太重。在通话时嗓门不要太高，通常通话时宁肯声音低些，待对方提出来后再调高，切不可从开始就抵达顶点。不要乱用隐语

2、、乱打哑谜，尤其是不要采用自己生编滥造的词句，免得既“折磨 ”对方，又让自己感到不自在。假如自己说话带口音，或是明显地感到对方听起来有困难，那么应当有意识地放慢说话的速度，千万不要为了片面地“争时间，抢速度”，而使自己所说的话令人“理解困难” 。通话时 要求面含微笑，这是一种风度。如果坚持这样做，既可以有效地调控自己的情绪，又可以“带动”自己的声音、语调，使对方感觉和蔼可亲。应当遵循“ 铃响不过三”的原则。其含义是：接听电话时，以铃响三次左右拿起话筒最为适当。在日常生活里，应尽量遵守这一原则。电话铃声一旦响起，应立即停止正在做的事情，? 快接听电话，并说明- 2 -自己的身份。如果是接外部电话

3、，应首先通报公司名称，例如：“ 某某公司”。避免 说“喂！”之类的话，因为这只会浪费时间，并无助于打电话的人，更不可三心二意地去做其他事情，也不? 以一边与别人通电话，一边吃 东西、喝 饮 料或是与自己身边的人闲谈。若是在通话进行中突然去干与之无关的事，而把话筒扔在一旁，更会给人留下不好的印象。尽量不要让来电话的人等候。如果需要等候较长时间才能接通，最好是叫打电话的人先挂断，你接通后再给他回电话，以节省对方在打电话上所耗费的时间。手头 准?一本记事本和一支铅笔，以便记 下有关事项，用左手拿听筒，这样 可腾出右手写字。当需要打电话者等候以便询问有关事项或收集一些材料时，应该说：“我去 查看一些情

4、况， 请稍候一下好 吗？” 然后等待对方?回答。再拿起电话时，应该对对方表示道歉；但是如果需要较长时间才能弄清楚情况时，最好先让对方挂断，查清后再给对方打电话过去；如果因其他的原因需要对方等候，可以说：“对不起，您可以稍等一下 吗？”看看对方的反 应再做 处理。 当外部 电话必须从一个分机转到另一分机时，要把打电话人的姓名和来意转到另一分机，这样?电话的人可不必重复他曾说过的话。 如果打来的电话中断了，应把电话听筒放回原位，因为打电话- 3 -的人将会尽快重新建立联系。 即使在下午快下班时，也应该有意识并热情地向对方问好；如果知道打电话人的姓名，那么，在与他谈话时，要亲切地称呼他为某某先生或某

5、某女士等。另外，当电话打来是找领导时，秘书应注意以下几点：转让电话时，要 转告清楚：“某某公司某某先生来 电话找您。 ” 转让话 筒时，要快速简要地将从对方获得的信息转告领导。这样做可以省去对方重复同一事情的时间。 领导 相识的人打来电话时，由总机直接接到领导处为好。 “某某公司的某某先生来电话了。 ”转达清楚后，并确 认客人与领导的电话已经接通，再放下自己的话筒。另外，平时要努力争取得到与领导相识的人的信赖，使他们能放心地委托你传话。遇到不熟悉的客人或闭口不谈事由的客人，可先留着电话，了解一下该客人是否能与领导通话后再做处理。若是不熟悉的客人，可借口领导外出开会等，询问事由并记录。如果领导正

6、在开会，可采取以下几种方式： 转告 对方会议预定在几点结束。如“会议预 定在四点钟结束”。 询问 是否由自己这方重打。如“会议结束后，我们给您去电话好吗？” 若由自己这方重打，要询问对方的电话号码。如“ 为慎重起见，请您将电话号码告诉我。 ” - 4 -遇有急事，可用便条与会议室联系， 请求指示。如“ 几分钟后我再给您去电话。 ”言毕撂下话筒。将电话的内容写在便条上，敲一下会议室的门：“ 对不起” ，说 完走进去，将便条交给领导，请求指示。不要因为是急事，就直接将电话接进会议室。当领导正在会客时，处理电话应注意以下几个方面：最好先 请示一下。如：是否可在您会谈时直接将电话接过? ； 用便条 请

7、示；不能当 场请领导接电话时，要客气地向来电话者道歉，可说：“实在是很抱歉，某某正在会客，回头我给您打 电话好吗？”如果 领导不在公司时，原则上或请代理人接，? 请对方留言，不要因为领导不在而不问事由就挂断电话。现代秘书工作离不开电话，电话作为联系、沟通和表达感情的交际工具，已被人们普遍使用。正确地使用电话并掌握电话礼仪，将有助于与交往对象保持有效的联系。普普通通的接打电话，实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。2.秘书到达办公室后的日常整理工作在一般情况下，秘书至少要比领导提前 15 分钟到达办公室。提前到办公室，主要是为领导整理办公室，为领导办公做好准

8、备工作。如果你每天在正式上班前有 15 分钟左右以上的富余时间，那么，你的精神就会非常放松，心情舒畅。- 5 -秘书到达办公室后的第一件事，就是对着镜子迅速检查自己的仪容仪表，如看一下头发是否乱了，脚上的鞋子是否脏了等。在整理完领导的办公室之后，如果时间还有富余，可以松弛一下自己的心情，坐在办公桌前喝点咖啡或茶，顺便上网浏览一下新闻或看看报纸。除了时政要闻，秘书要多关心本行业的新闻。如果发现有领导感兴趣的报道，就下 载打印或复印出来，待领导上班后拿给领导看。对于现代企业领导人来说，在开始繁忙的一天工作之前，了解当天行业内外的有关信息是非常重要的。浏览完报纸和网上新闻之后，检查一下有没有昨天自己

9、下班后送来的文件，再在头脑中确认领导今天的日程安排等。不管是自己的办公桌还是领导的办公桌，如果办公桌上杂乱无章，不仅影响工作效率，而且在工作上容易出差错，所以，秘书在平时就要注意整洁，尽量让桌上放的东西有固定的位置，平时不用的东西一般不摆在桌面上，各个抽屉放什么东西应有个大致的归类，并养成每天下班之前收拾好办公桌的习惯。特别是要注意对领导的办公桌进行整理，防止泄漏机密。这些事看起来小， 实际 事关重大。当然，秘书的日常整理工作还包括以下许多细小的部分。打开空 调， 调节温度，并注意 换气。擦拭写字台、衣帽架等家具上面的灰尘。给领导 削好铅笔， 补充好办公用品，如 别针、夹子等。如果铅笔、钢笔等

10、在笔筒里摆放不规整，应该把它们码放好，并摆放在朝手这边，以提高工作效率。- 6 -定期 给办公室的花卉浇水。如果摆放的是鲜花，到一定的时候要请花木公司的人来更换。领导进办公室后， 应根据领导的习惯或爱好，给领导沏茶或泡咖啡。把当天早晨收到的报纸杂志和自己收集打印的要闻送交领导。如果上面有与本公司或本行业有关的重要信息，应用红笔在标题下划上波浪线，以提请领导注意。确认纸篓里没有剩余的垃圾。确认钟 表和日历是否指示正确。秘书的许多日常工作难度系数并不是很高，所以做好秘书工作的关键在于细节，在稳妥的前提下实现高效率。3.秘书资料的保存与送发秘书应保存的资料大致可以分为两种：一种是秘书部门共用的；一种

11、是秘书个人专用的。这两种资料在保存的时间、使用的范围以及保存的方式上都有很大的不同。哪些资料归个人专用，哪些资料属大家共用，公司一般都有明确的规定。（1）属秘书部门共用的资料政府法律和公司内的各种规章制度。公司一般都有自己的“ 文件保存年限规定”或“ 文件 废弃规定”。根据这些规章制度，分别确定各种资料的保存期为 5 年或 10 年。秘书必须妥善保存的文件有“公司股东大会章程” 、“公司年度决算报告” 等。这些文件一般要立卷存档。- 7 -各种 规定和标准。如董事会规定、出差差旅费规定、车辆管理规定、文书 管理规定等。但是，每 过一段时间 公司就要对这些规定进行修订，因此，在保存 这类文件时，

12、 应注意及 时更新换旧。各种 业务手册，如国外出差指南、召开董事会程序等具体业务手册。（2）归秘书个人专用的资料领导 指示的记录。 对于秘书来说，如果事事都要等待领导的指示，那么，秘书的工作就相当轻松简单。但是，对于领导来说，如果这样秘书就起不到助手的作用了。即使领导自己不忙，他也不会事事都给秘书作指示，除非一些特别重要的工作，领? 会给秘书下达书面的命令以外，许多指示都是口头的，而且这些口头指示也不会是一字一眼，显得那 样正经，一般都是随便说那么几句，点到为止，其余的就让秘书自己去理解和发挥。所以，秘书事后都应把领导的指示记录下来，到一定的时候让他确认一下。领导 的资料。作 为领导的专职秘书

13、，要把领导的一些往来书信、报告原稿、 谈话记录以及以领导名义签发的指示和命令保存起来。还要保存领导目前处理工作所需的资料和业务问题的复印件。另外，像领导的身份证、驾驶证等一定要有复印件备份，如果你上星期为领导买飞机票跟他要身份证?今天 买机票又跟他要身份证，那? 就会很不高 兴。秘书 个人的资料。根据领导的工作需要或当前正关注的一些问题，秘书专门 收集的杂志、剪报， 还有一些日后也许用得着的资料。比- 8 -如，领导与某证券公司老总有很深的私交，秘书就收集了对方的一些个人情况，如他的健康状况、业余爱好、家庭成员等，这样，即使将来自己调动工作，新任秘书的工作也不会脱节。同时，秘书每天都会收到许多

14、寄给领导的材料（包括邮件）。是不是一收到材料就要马上送给领导呢？不一定，一般是急件才需要立即送到领导办公室。如果送给领导的文件资?很多，就要分清轻重缓急，哪些 东西应立即送到领导的办公室去，哪些东西可以先转给有关部门传阅，对于这些问题，都是凭秘书的经验来判断。一般来说，传真、 电子邮件的内容都比较急，因此，收到传真、电子邮件后应该立即送给领导；如果领导正在开会或者出差在外，也应想方设法把它转送到领导手中。有些东西虽不像传真、电子邮件的内容那样紧急，但秘书也不能拖延，比如，某分公司送来一个请示报告， 请 示将公司生产的饮料改变一下包装式样，以适应消费者求新的需要。对于这份请示报告，秘书应赶紧送给

15、领导批示，否则该分公司就?可能失去一部分市场，从而使整个?司的利益蒙受损失。将给领导送材料的顺序总结一下，应该参照以下顺序：电话 留言、传真、 电 子邮件、快递、挂号信。私人信件。一般信函。公司内部通知。- 9 -杂志和 样本等。一般来说，作为秘书，应该了解领导对什么东西感兴趣，对什么东西不感兴趣。对于邮寄来的一些东西，如新杂志和样本之类，只有在领导比较空闲的时候才能送给他看。如果是领导不感兴趣和太浪费时间的东西，就不要送给他。4.秘书如何做好会议记录会议记录是一种实用文体，是记载会议基本情况的文字材料，是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会

16、议精神、分析研究与总结工作提供依据。它是会议情况的真实反映，通常是由负责记录的人员（如秘书）对会议进行情况及会上发言和决定事项进行记载。（1）会议记录的要求会议记录要求准确、真实、清楚、完整。 记录人员应当有高度的政治责任心，以 ?肃认真的态度忠实记录发言人的原意，重要的内容 应记原话，不得任意取舍增删。会议的主要情况、发言的主要内容和意见，必须记录 完整，不要遗漏。 记录字体力求清晰易认，不要过于潦草，不要使用自造的简称或文字。（2）会议记录的格式会议组织情况：要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人（包括缺席原因）、主持人、记录人等。会议 内容：由会议议程、议题、 讨论过程、 发言内容、决定事项- 10 -等组成。会议记录的结尾没有固有程式，以“ 散会”、 “结束” 、“完”等均可。（3）会议记?使用的工具会议记录可?用统一制 发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑或蓝墨水的钢