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1、精品资料推荐办公自动化建设与管理标准1精品资料推荐第一节办公自动化概述一、办公自动化的含义20世纪40年代，在美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务。当时这被称作办公自动化（Office Automation简称OA）。随着技术和经济的发展，它早已超出了用机器来处理办公事物的狭窄范围。办公自动化是一种综合运用电子、通信等多种技术从事文秘、行政工作的现代化办公形式，它从生产经营部门和行政部门的办公事务处理开始，进入到各类的信息控制管理，进而发展到辅助领导的决策，是对传统办公和管理方式的挑战。办公自动化随着微型计算机的普及发展和现代通信手段的进步而逐步成长起来。它是一项综合性的应用技术，涉及到技
2、术科学和管理科学。技术科学包括计算机技术、通信技术、人-机工程和系统工程等；管理科学是指科学地组织和优化各个办公环节，使之发挥尽可能高的办公效率。总之，办公自动化是一项系统工程。二、办公自动化的意义办公自动化是当今企业发展战略的重要环节。它与人事、财务、市场、产品（服务）等战略具有同等地位。积极引进先进的电子技术成果来彻底实行办公业务自动化，其结果，能由机器做的事情全由机器承担，而人则可进行更有创造性的工作，诸如市场的发掘、新产品的开发等，这样以往办公室所扮演的处理单纯事物的“后勤协调部门的角色”将转变成为足以影响企业生存的“战略据点”。现代企业被信息爆炸的社会所包围。对企业经营管理而言，信息
3、产生效益并非耸人听闻。在至今为止的工业社会中，人、财、物一直都被认为是企业的三资源。而在信息社会中，信息已成为第四种经营资源。并且在信息时代，经济结构亦将由以人、财、物为主蜕变为以信息为主的结构。事实上，现代社会的个别化、多元化形态的发展特征决定了企业的活动必须首先掌握大量的各种信息，而极其重要的是从中提炼出有用的信息。例如，做市场分析时，主要是了解顾客潜在的要求，而本身拥有的技术和产品则在其次。为开展正确的市场分析，信息的收集和处理过程是极其重要的。接下来企业的下一个活动是使这些潜在的需求表现出来，也就是创造市场。三、办公自动化系统的三个功能层次一个完善的办公自动化（以下称OA）系统可划分成
4、三个在功能上有明显区别的结构层次，它们分别是事务（包括业务）处理级、信息管理级和决策支持级。1.事务处理级办公系统（DPS）这是在OA系统的功能层次中最基础的层次。它的任务是处理办公室中一些日常例行性的事务，如文字处理、表格处理、文件信函的收发、行文处理、文档资料管理、办公日程管理、财务统计、月报表、年终报表处理，以及其他一些行政管理。对于公司和企业还包括围绕所经营的业务，如签订合同、供销业务、报名业务等的处理工作。这一级办公系统的主要特点是直接面向办公操作人员，因此，强调必须要具备良好的人。2.信息管理级办公系统（MIS）一些大、中型企事业单位，在处理正常的办公事务（业务）中，需要查询有关的
5、数据信息。因此，必须建立全局性的综合数据库系统，供有关部门共享数据信息。这个数据库系统建立在事务处理级办公系统的基础上，构成OA系统的第二个层次，称为信息管理级办公系统。3.决策支持级办公系统（DSS）它在功能较为全面的OA系统中处于最高的层次。它建立在信息管理级办公系统的基础上，必须使用由全局性数据库系统提供的有关信息，针对各种需要作出决策的问题，利用经验构成的或理论的决策数学模型，结合有关内部和外部的信息作为条件，由计算机执行决策程序，作出决策。以上三个层次的办公功能互有依存关系。决策支持层依赖于信息管理层提供的信息；信息管理层也依赖事务处理层对数据信息的采集、处理、筛选，最后提供作为全局
6、性使用的数据信息。从实际需要和可能的角度来看，并非在开始建立OA系统时都必须是完整的三个功能层次，而应该根据需要和可能的条件，逐步完善。目前，事务（业务）处理级OA系统的应用最为普遍，大、中型企事业单位正在普及这一功能层次的OA系统。四、办公自动化的软件种类办公室自动化技术的核心是办公室信息处理技术，也就是利用各种等级的计算机系统处理办公信息，因此用于办公信息处理的软件是办公自动化的重要工具。从办公应用的观点看可把这些软件分成以下三种类别：1.基本软件基本软件是维持计算机本身的运行和提供开发管理及应用所必需的软件。此外还有构成计算机网络通信环境所需的软件，如操作系统、各种程序设计语言、公用程序
7、、数据库管理系统软件，局部网络操作系统、联网环境中的网络协议软件等。2.OA公用软件OA公用软件是可以商品化的，为大多数OA系统用户所公用的办公应用软件，如文字处理、电子表格处理、文档管理、电子出版系统、图形图像处理、语言处理、财务统计报表软件、电子日程管理软件等。为方便OA系统用户的应用，一些厂商将这类OA公用软件集成在一个软件包中，作为商品向用户提供。其中有些OA公用软件已经汉化的，在我国已得到广泛的应用。3.OA应用软件OA应用软件是面向本单位、本部门的办公应用特点，有针对性地开发的办公应用软件。其中有面向日常事务处理的，也有结合本公司的经营业务需要而开发的。例如对于公司或企业，日常的主
8、要业务是编制经营计划、处理供销业务、市场动态分析、库存统计、供销平衡、财务收支等，这些都可以由相应的软件来完成。五、办公自动化中的子系统除了OA软件外，目前由于微型计算机的性能大幅度地提高，利用微型机配一些专用的应用软件构成的具有某种应用目的的子系统在OA技术领域的应用十分普遍。如下面一些常见的办公应用子系统：1.电子出版系统电子出版系统能把文稿排成预定的各种版式，并且可以通过某种印刷方式制成一定数量的印刷品。其排版功能包括常用文件的幅面规格，文件中常用的各种字体、字号，常用格式的编排功能，还包括横排、竖排、图文、表格合一的编排功能及处理公式、符号、注解等功能。2.文档管理系统使用计算机管理文
9、件资料或档案是一种有效的管理方法。这里所指的管理不仅仅是指文件资料的存放，而且还包括文件查找检索，以期提高文件资料的利用率。例如电子文件框，它适用于计算机系统的外存储器（磁盘）容量大，或者办公室收藏的文件资料数量较少的情况。目前大容量的光盘存储器开始普及应用，一张五英寸直径的光盘存储量是一般微型机硬磁盘容量的几倍至十几倍。因而，用光盘存储器作为存储介质的文档系统有较好的发展前途。由于它的存储容量大，不但适用于存储代码文件，也可以存储图文文件，以利于贮存图片、照片、签名、指纹等不易代码化的信息，扩大文档管理的应用范围。办公室文件资料存档技术的新发展是一种称为DDA的技术，意为办公室资料体系结构，
10、它是一种比上述的文件资料存储更为智能化的存储技术。它的主要功能是从某一个内容或主题出发，通过事先已构筑好的体系结构，可以把检索引伸到与之有关的文件资料，从而查出更全面的所需资料。目前这项技术已制订出国际标准草案，我国也正加紧进行这方面的开发和应用。3.图形、图像处理子系统图形、图像处理子系统是在办公室范围内使用的CAD系统，如用于工程制图、图像的剪辑、缩放、拼接等的处理。4.智能化的信息输入子系统智能化的信息输入子系统包括文字识别和语言识别系统。我国在光学汉字自动识别和汉语语言识别技术方面都有可供实用的阶段性成果，可以局部地代替键盘汉字输入方法，实现快速、高效率的汉字信息输入。六、办公自动化的
11、主要设备现代办公设备是构成现代办公室的主要物质基础，随着计算机技术、通信技术、微电子技术、光电技术、信息处理技术的不断创新，现代办公设备的功能也日益提高。新旧产品更新换代迅速。全面了解现代办公设备基本情况是进行办公自动化建设的先决条件。办公自动化设备可分为计算机设备、通信设备、文印设备和其他设备四大类：1.计算机设备计算机：如大、中、小型机，微型机。联机外部设备：如输入输出装置、外存储设备。工作站设备：如语言处理，数据处理，文字处理，图形、图像处理工作站，智能工作站等。文字处理机：如英文处理机、中西文处理机。2.通信设备通信网络设备：如计算机局部网络、PABX（专用自动小型交换机）通信设备。通
12、信传输设备：如各种信息收发机，调制解调器，其他传输信息设备。通信传输介质：有线：如明线、对称电缆、光导纤维。无线：如微波、卫星通信。信息存储设备：如缩微存储设备、光盘存储设备。信息传输设备：如传真机、电传机、电话通信系统。通信控制设备：如信息交换设备、通信处理机、信息通信控制设备。用户终端设备：如各种工作站、传真机、电传打字机、多功能电话机。3.文印设备信息生成设备：如中、西文打字机、电动打字机、图像、声音、文字输入设备。复印、印刷设备：如复印机、制版机、图版机、胶印机、激光照排机。邮件处理设备：如信件拆封机、封口机、邮戳机、信封地址自动打印设备。4.其他办公设备如点钞机、假币识别仪、票证打号
13、机、碎纸机、打孔机、装钉机、切纸机、封装机等。第二节办公自动化建设一、办公自动化系统建设的过程分析1.办公自动化系统建设的基本原则在建设OA系统时一般要考虑的原则是：积极稳妥，量力而行，“应用”先上，逐步升级；在设计时要注意做到统筹规划、分期建设、配套发展；在安排上要突出应用，做好服务、稳步实施；在方法上要因地制宜，由小到大，从易到难。2.OA系统建设规划的制订步骤一个部门要建设好自己的OA系统，一定要根据其资金、环境、人员、任务等的情况，在经过充分调查研究的基础上，制订出一个既先进又科学的总体规划。规划应该由以专业技术人员为主的有领导和办公人员参加的小组来制订。如果本部门没有能力，可以委托或
14、聘请一些对OA建设有经验的专家来协助制订。总体规划的主要内容有：办公现状分析、建设原则、系统目标、阶段任务、设备选择、投资安排、管理机构、人员设置、技术培训、实施条件、建设步骤等方面。规划的制订一般要经过的几个步骤：(1)任务需求调查全面弄清本部门的信息量大小，信息的类型，信息的流程和内外信息需求的关系。以明确需要OA系统做什么、解决什么问题。这类调查一般采用问卷和面试方式进行。(2)办公环境调查弄清本部门与外界各方面的关系、了解本部门现有设备配置和办公资源的使用情况，工作能力大小，哪些可以继续使用，哪些需要淘汰改造。为配置设备提供依据。(3)系统目标分析根据任务需求、分析该OA系统能完成的基
15、本任务，包括近期、中期和远期的目标，以及系统将获得的社会效益和经济效益，从而选择OA系统的建设模型（如事务管理、信息管理或决策管理等）。(4)系统功能分析确定为实现系统目标应具有的所有功能，如文件登录、资料存储、数据查询、信息保密、电子邮递等。从而为设计具体的任务模块做准备。(5)机型选择分析根据任务需求、国内外设备市场情况和自有资金，照顾到先进性、实用性、可靠性、经济性来选择OA设备的机型。(6)可行性论证在总体规划的草案制订之后应聘请有关方面的技术专家、领导、办公人员的代表，在充分准备的基础上，对方案进行分析、评估、论证、补充、修订。只有在经过论证确认方案的科学性、先进性、可行性后才能付诸实施。3.OA系统的效益成本分析OA系统的规划是否科学、合理，还应从其效益成本角度来分析，它包括以下几个主要方面：(1)效益成本分析目的是验证利用OA系统可以节省的办公费用，节省的人工，能够增加的办公室工作效率等。(2)确定和估计系统所需的费用要估算建设OA系统所需的一次性的、再发性的和难以确定的成本费用。一次性的成本是为获得、开发、实现OA系统有关的费用。除了系统硬、软件的费用外，其他的有关费用包括系统安装、应用开发、技术咨询、技术
