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1、,超级整理术-上班族最需要的工作技能,这世界上最重要的人是WHO？,这世界上最重要的事是WHAT？,这世界上最重要的时间是WHEN？,现在在我眼前的人。,现在我要做的事。,此时此刻。,序,要做的工作太多，脑中乱成一团，无法集中精力干好眼前的工作。 虽然制定了工作计划，但从没能按计划完成过工作。 办公桌上乱成一团，经常找不到重要文件。 以为保存在电脑里的资料找不到了，之后重 做一份。,用最小的努力得到最大的成果,课程内容,整理的目的是为了提高工作效率。 -以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术,第一章：为什么我们需要整理,不擅长整理，会拖事业的后腿： -不擅长整理人群的常见倾向： 工作速度慢
2、，晚上以及休息日经常加班； 经常把时间花在找东西上； 忘性大，由于不小心造成的失误很多； 脑中经常在思考着多项工作； 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”。,第一章：为什么我们需要整理,“超级整理术”是教您制定规则，然后按照规则做就会提高工作效率的好方法。,-整理的效果：,思路会变得很清晰； 想要的东西很快就能找到； 更容易产生创意； 工作更有实效； 工作之余又更多的时间可以自由支配。,第一章：为什么我们需要整理,第一章：为什么我们需要整理,“超级整理术”的内容 -整理的对象是什么 四大类：文件及办公桌的整理；电脑及电子邮件的整理；大脑的整理；时间的整理。 -只要设定了规则，不需要记忆力： 规则如
3、下：文件的名称应统一；文件夹应分类进行保管；设一个“临时保管文件夹”，专门存放未经整理的文件；定期对资料备份保存；用桌面快捷方式进行搜索。,?,-“超级整理术”的基础是“统一化”、“一元化”和“自动化” 比如“统一化”：给文件取名时最好有一定的规则； “一元化”：文件尽量集中保管在一定的地方； “自动化”：应使用软件进行管理。 -规则越简单越好：记住！整理方法不能过细！,最重要的是：要立即开始进行整理！,课程内容,第二章：关于文件和办公桌的整理,如何利用整理术创造出最好的工作环境,把时间花在找东西上很可惜；,所谓整理，就是要达到“您想要的东西伸手就能拿到并方便使用”的最佳状态。,一个现代商务人
4、士，平均每天会收到大约190种信息，一年花在找东西上的时间大约是150小时。,不要花时间去记“东西放在哪里”；,学会扔东西吧； 用后归还原位很重要； 尽量不要打印纸质文件。,记忆力浪费,第二章：关于文件和办公桌的整理,整理的步骤：,从“分类”到“还原”、“丢弃”才算整理,整理不仅仅是这些,第二章：关于文件和办公桌的整理,及时整理资料是为了有效利用信息,文件分为“正在办理状态”和“保存状态”； “正在办理文件”和“需保存文件”的整理办法； 统一大小和形状； 把正在操作中的文件放进透明文件夹中； 托盘的使用办法； 重要的已办文件用大文件夹保管； 需要暂时保管的东西,分为三类： 近期需要用到的； 需
5、要存放起来的； 不知以后是否需要，暂且保存起来,新到的文件放上层，需保管的放下层,如果是同一项目，尽量统一标签的字体,第二章：关于文件和办公桌的整理,使办公桌成为舒适的工作场所,合理配置办公桌上的空间； 有时可以不收拾,要点： 常用的东西放在桌上； 东西摆放在固定的位置； 抽屉里摆放的东西也应有固定的位置。,第二章：关于文件和办公桌的整理,关于书籍、杂志与名片的整理,已读完的书，做好摘录； 把有用的内容剪下来后杂志就可以扔了； 定期整理名片,第二章：关于文件和办公桌的整理,再次弄清楚整理的目的,仔细想想整理的目的,办公桌上乱七八糟，其坏处： 工作上的坏处是（ ） 情绪上的坏处是（ ）,办公桌上
6、井井有条，其好处： 工作上的好处是（ ） 情绪上的好处是（ ）,?,?,课程内容,第三章：关于电脑与电子邮件的整理,充分使用电脑的功能,这个时代，IT知识很重要； 把电脑当作自己的“外脑”； 把信息集中在一台电脑内； 笔记本电脑里该存些什么； 用“谷歌桌面”搜索信息；,“记忆”类的工作就交给笔记本电脑这个“小秘书”吧，自己集中精力进行“思考”,第三章：关于电脑与电子邮件的整理,管理电脑内信息时也用“超级整理术”,文件夹要大致分类； 文件命名很重要； 桌面要整理清爽； 为正在办理的文件设一个文件夹放在桌面上； 备份资料也要整理好以降低风险；,给文件起名时要加上日期,第三章：关于电脑与电子邮件的整
7、理,输入信息时也要制定规则：,市场规律中有一条“20/80法则”，这条法则的深层含义就是：重要的东西往往只有那么一点点。,面对海量信息，要能够“透过现象看本质”； 信息靠量取胜，应大量吸收； 网络的最新信息用“邮箱订阅”搜集； 定期阅读杂志搜集信息； 阅读电子杂志时用别的软件；,让信息半永久性地、自动地“飞”到我们的电脑里！,第三章：关于电脑与电子邮件的整理,工作邮箱和订阅电子杂志的邮箱分开使用； 收集信息时要确定主题； 巧用软件摘录、回顾、整理信息； 会议记录的整理也应制定规则，使之更有使用价值；,“主题”就像一张网，张开网等待对自己有益的信息,TO DO （一项内容开始时用此符号 ，结束时
8、用） 保留（现在暂时还不需要，将来再整理） 记录（自己发现的问题点） 提问事项,第三章：关于电脑与电子邮件的整理,邮件也用“超级整理术”迅速处理：,邮件只读一遍，然后立即回复/处理； 早回复，对方也会尽快处理； 尽快回复邮件有助于建立起双方的信赖关系； 已读邮件用分类项目进行整理；,未回复的邮件红色 当天需要用到的邮件蓝色 正在等待回信的邮件 黄色 先保留下来再说的邮件橙色 保存资料绿色,课程内容,第四章：关于大脑信息的整理,忙碌时脑中一片混乱：,不确定事项太多的话，大脑容易混乱； 把大脑清空； 对大脑进行整理后才能专注于眼前的工作！,“空荡荡”,就是指“大脑中没有很多必须要时刻记住的事情”,
9、第四章：关于大脑信息的整理,把将要做的事情全部记录在工作笔记本上：,事无大小，尽量多记录在TO DO 上：只要是有可能遗忘的任务，都要全部输入到TO DO 中去； 定时整理和管理工作笔记。,周期性,实效性,第四章：关于大脑信息的整理,争取把工作委托给他人： “操作型”的工作； “思考型”的工作。 用检查目录进行整理会更高效：,无论谁都适用的规则：,月末工作的检查目录； 大扫除时的检查目录； 早上出勤时检查目录； 最后离开办公室时的检查目录； 面试时的检查目录；,第四章：关于大脑信息的整理,开会也要设定原则：,全体参会人员都应知晓会议议题； 当场做好会议记录并发送给参会人员；,规则要彻底执行并持
10、续遵守：,如何才能彻底执行并持续遵守规则： 规则如果自动冒出来，就不会被忘记了！,月底的原则,扫除的原则,会议的原则,第四章：关于大脑信息的整理,提高积极性措施：,尽量在自己喜欢的地方工作吧！,课程内容,第五章：关于时间的整理,用“超级整理术”改变时间的性质：,利用软件功能TO DO整理时间：,设定定期工作任务：,每周星期一； 每月第2个星期日； 每月最后一天； 每月最后一个工作日； 每年的某月某日。,根据TO DO 不慌不忙地开展工作；,有效使用空暇时间。,第五章：关于时间的整理,创造可以集中注意力的环境：,一定要有“能够努力工作”的时间段。,第五章：关于时间的整理,打电话也要提高效率：,运用“超级整理术”，打电话也变得更有效率：,关于新书的策划案： 1.内容 2.书名 3.确定目录 4.出版时间 5.印数，定价,第五章：关于时间的整理,不要把工作日与休息日分开考虑：,无论是工作还是休闲，都与其进行的时间段无关，重要的是，要充分高效地利用时间。,课程内容,工作再忙要懂享受生活； 生活再好要会高效工作。,谢谢您的观看！,
