办公自动化概述课件

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1、办公设备使用与维护,上课要求,上课认真听，操作积极做。 爱护公共财物，维护清洁卫生。 不允许带个人的计算机设备进入实验室。 准时交作业。（理论、实操、笔记、考勤）,一、学习目的,认识常用办公设备的工作原理和日常维护 。 掌握常见办公设备的操作技能 。 计算机设备 图形图像处理设备 文印设备 通信传真设备 办公室其他设备,二、课程介绍,重点 复印机的使用与维护 传真机的使用与维护 难点 数码相机的使用与维护 一体化速印机的使用与维护 办公室其他设备的使用与维护,三、教学形式,理论与实操结合 以任务为导向，着重训练计算机系统自动化处理办公事务的技能。 学练结合，重在实践，提高动手能力,随堂作业,请

2、制作关于“办公自动化”设备的PPT，要求文字和图片配合进行说明。,电子邮箱地址,IP地址,10.41.24.61,第一章 办公自动化概述,信息技术的发展推动了整个社会的信息化进程，并改变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高，这就需要办公人员掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高劳动生产率、工作效率、工作质量及辅助决策能力，以求得更好的经营效果。,电子商务与办公自动化专业,培养目标:本专业旨在培养德、智、体全面发展，具有良好的职业道德和文化素养，具备扎实的会计基本功和熟练的计算机操作能力以及具有综合素质的文秘人员。要求毕业生

3、能够承担企事业单位的文字、公关、档案管理、组织接待等工作；能够熟练桌面操作系统与办公软件的操作,具有较快接受新事物、适应新环境、适应不同特点人员的能力,同时可以通过参加对口升学到高等院校进一步深造。就业方向： 1、政府机关、企事业单位的文秘人员； 2、政府机关、企事业单位的档案管理人员； 3、政府机关企事业单位的公关人员； 4、企事业单位的财务管理人员； 5、各类企业市场营销人员。主修课程： 文字录入、WINDOWS、INTERNET、OFFICE、应用文写作、办公设备使用与维护、方正排版系统、VF6.0、会计电算化、成本会计、网页制作(FRONTPAGE)、市场营销、国际汇兑实务、电子商务概

4、论辅修课程： 基础文化课程、计算机英语、公共关系、基础会计、财经基础、打印机、复印机、扫描仪、传真机、刻字机、刻录机的使用。学制：三年（含毕业实习一年）,第一节 办公自动化的基本概念,知识目标 熟悉办公自动化的基本概念、功能，了解办公自动化的常见模型及安全维护。 能力目标 掌握办公自动化的概念 熟悉办公自动化的功能结构 掌握办公自动化系统信息的安全与维护,办公自动化的概念源于20世纪60年代初的美国等西方发达国家。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为处于萌芽状态的办公自动化做出了如下定义： 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统及行为科学应用于传统的数据处理当中，以

5、处理较复杂、数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务的一项综合技术。,一、办公自动化的含义,办公自动化（OA,Office Automation) 办公自动化是利用先进的科学技术（主要是计算机技术及网络技术），使办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中，由工作人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统。 其目的是尽可能充分地利用现代技术与信息资源，提高生产效率、工作效率和工作质量。 办公自动化业务层次由“事务”层次 进入 “管理”层次 ，直至“辅助决策”层次。,二、办公自动化系统构成要素,人员 设备,第一要素，由决策人员、中层及第一线的管理人员、专业技术人员、秘书和办事员构成。

6、,包括计算机设备、通信设备和办公设备3大类。通信设备全面担负通信系统的传输、控制、交换、处理、监控、监测等多项重要工作。办公设备是人们在进行办公事务处理中所需要的设备和装置。,信息 办公环境,信息以物质为载体，传递和反映事物的存在方式及运动状态。各种情报、指令和知识加工处理后所得的结果都可以认为是信息。信息与人、才、物并列为组织的四大资源。,包括具体和抽象的环境。具体办公环境是指办公室的建筑情况、地理位置及办公室布局等物化的环境；抽象办公环境是指办公系统个实体之间及与其他办公系统之间的互相约束控制、领导与被领导的关系、机构的划分与组成以及各种规章制度等。,三、办公自动化系统的基本功能,因行业不

7、同，当今社会存在着各式各样的办公室，业务处理流程也千差万别，因此很难找到一个用统一的模式来处理办公事务的自动化系统。 不同的系统却存在着一些共同的基本功能。 信息提供 电子文档管理,文字处理、数据处理、制表与绘图等功能的综合利用，是OA系统必备的基本功能。,用计算机对各种资料、文件、档案及书籍、刊物进行登录、保管和检索；处理单份资料、文件夹、抽屉、文件柜；对资料加锁；对不同人群和不同的层次赋予不同的权限。,电子秘书 电子邮政 决策支持,电子秘书一般具有来访接待、日程管理、电话号码簿、会议室预约、会议管理等多种管理功能，可以辅助各类办公人员完成多种复杂的日常工作，甚至可以在某种程度上取代秘书人员

8、。,信息的传递与联通在办公活动中占有很大的比重。可以综合电话、传真、普通邮政及数据处理的多重优势，快速完成办公室所需要的信息交互。,利用系统所积累的全部信息以便于观察、易于分析的形式显示出来，帮助决策者进行分析、判断，为决策者提供可选方案。,材料归档,档案处理,四、办公自动化的关键技术,公文电子处理技术 电子表格和数据处理技术 语音和图形图像处理技术,使用计算机借助文字处理软件和其他软件，自动产生、编辑和存储文件，核心部件是文字处理软件。,包括对办公中所需大量数据信息的存储、计算、排序、查询、汇总、制表和编排等。,语音处理技术是指计算机对人的语言声音的处理，包括语音合成和语音识别技术。图形图像

9、处理技术包括图形图像的生成、编辑与修改及图形图像与文字的混合排版、定位与输出等技术。,电子会议技术 信息检索与传输技术,在现代化通信手段和各种现代电子设备的支持下，在本地或异地举行会议的技术。它使用先进的计算机工作站和网络通信技术，使多个办公室的工作台构成同步会议系统，代替一些面对面的会议。可分为电话会议、电视会议和网络视频会议3种。,只需要知道档案名中一个或几个关键字就可以顺利地找到资料，任何一台计算机都可以通过电话线、网线、通信卫星等设施或者无线方式与世界各地的计算机相连，使信息检索的应用扩展到全世界。,打印文档,文字输入,五、办公自动化系统安全,办公自动化系统大都依托于网络平台而构建，具

10、有开放性的特征。在使用方便的同时也带来了系统入侵、病毒入侵等安全问题，容易出现信息泄露、设备损坏、系统瘫痪等严重后果，给正常组织活动造成极大的障碍。 办公自动化系统的安全包括硬件的安全（计算机和网络设备及配套设备）、数据的安全、通讯的安全、运行环境的安全、计算机功能的正常发挥等部分。,（一）办公自动化网络常见的安全问题,病毒的传播与感染 黑客网络技术的入侵 系统数据的破坏,系统损坏、数据丢失，网络服务器无法运行，甚至导致整个网络瘫痪，造成不可估量的损失。,目前多采用广播式技术的以太网，即在同一以太网中，任何两个节点之间的通信数据包，不仅可以为这两个节点的网卡所接收，也同时能够为处在同一个以太网

11、上的任何一个节点的网卡所截取。而且，通常为了便于工作，组织内网都能够与外网和国际互联网相互连接。,数据安全除黑客侵入和病毒攻击外，还有灾难性破坏，如自然灾害、突然停电、强烈震动、误操作等造成的数据破坏。重要数据遭到破坏和丢失，会造成企事业单位运行困难及人力、物力和财力的巨大浪费。,（二）网络安全策略,网络安全预警 数据安全保护 病毒防治 数据恢复,第二节 办公自动化的发展,知识目标 了解办公自动化系统的发展与现状 能力目标 熟悉我国办公自动化的发展现状与趋势,一、国内外办公自动化的起源与现状,（一）办公自动化的起源及发展 美国最先将计算机系统引入办公室。20世纪60年代，美国IBM公司生产了一

12、种半自动化的具有编辑功能的打字机，可以认为是现代文字处理机的早期产品。 之后，IBM公司就开始使用文字处理机，完成对文书起草、编辑、修改、打印工作的处理，从此揭开了办公自动化的序幕。 20世纪80年代初，随着微电子技术的迅速发展，产生了适合办公需要的电子计算机、通信设备及各类办公设备，许多体积小、功能全、操作方便的计算机先后出现，使计算机逐步真正成为办公工具。,美国是推行办公自动化最早的国家之一，其发展历程可分为4个阶段： 1、单机设备阶段（1975年以前） 2、局部网络阶段（1976-1982年）,主要完成单据数据处理工作，诸如工资结算、档案检索等。从设备来看，主要使用小型机、微型机、复印件

13、、传真机等，计算机在局部程度上代替手工劳动。这时的办公自动化称之为“秘书级别”。,办公自动化主要设备由单机应用向以单位内联机的局部网络发展。这时的办公自动化称为“主任级别”。,3、一体化阶段（1983-1990年） 4、全面实现办公自动化阶段（1991至今）,随着网络覆盖的范围扩大，办公自动化设备的使用由局部网络向跨单位、跨地区联机系统发展，把一个、几十个地区乃至全国的局部网络连接起来，形成庞大的计算机网络。,随着数字、文字、声音、图像等多媒体信息在广域网中被收集、存储、传递和处理，信息资源在世界范围内得以更大程度的共享。办公系统与其他信息系统结合在一起，形成一个高度自动化、综合化、智能化的办

14、公环境。,（二）我国办公自动化的发展 我国办公自动化起源于20世纪80年代初政府的公文和档案管理，其发展过程为3个阶段。 1、启蒙动员阶段（1985年前）,我国的办公自动化从20世纪80年代初进入启蒙阶段。1983年，国家开始大力推行计算机在办公中的应用，成立了办公自动化专业领导小组，负责制定我国办公自动化发展规划。1985年制定了办公自动化的发展目标及远景规划，为全国OA系统的初创与发展奠定了基础。,2、初见成效阶段（19861990年） 3、快速发展阶段（1990年以后）,20世纪80年代末，我国大力发展办公自动化。在各个省市县区的领导部门建立了一批有一定水平的办公自动化系统，做了一定的标

15、准化工作，为建立自上而下的网络办公自动化系统打下了基础。,进入20世纪90年代，随着网络技术、数据库技术的广泛应用，及国内经济的飞速发展引入市场竞争的逐渐激烈，一家政府管理职能的扩大和优化，导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速，我国OA系统的发展呈网络化、综合化的趋势。,二、中国办公自动化的发展趋势,办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化,将多种办公设备连入网络的办公自动化系统，借助公共通信网、专用网、内部网及无线网络可以实现随时随地网络办公。,网络化的办公环境使得跨部门的连续作业、不同组织间的单证传递及信息交流摆脱了纸介质载体的束缚。无纸办公所具有的能源节省、速度快捷、准确度高等

16、特征，必然使其成为一种趋势。,无人办公适合于办公流程及作业内容相对稳定，工作比较枯燥、易疲劳、易出错、劳动量较重的一些工作场合，比如自动存取款的银行业务、夜间传真机电子邮件自动收发等。,办公业务集成化 办公设备移动化,许多单位的办公自动化系统最初往往是单机运行，或是各个部门分别开发自己的应用系统，所采用的软件功能、数据结构、界面等也会因此不同。随着业务的发展、信息的交流，办公业务势必在网络平台、应用程序、数据处理界面等方面实现集成。,3G及时以及移动办公设备的发展使得与“总部”相连变得轻而易举，自动化办公设备的可移动使信息交换可随时随地实现。,办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公管理知识化 办公系统智能化,20世纪90年代末，协同办公管理思想开始兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同和跨越时空协同等，侧重和关注知识、信息与资源的共享。,目前人事档案库中增添个人照片，历史档案材料的光盘存储等。,知识管理的优势在于注重知识的收集、积累与继承，最终目标是要实现政府、机关、企业及员工的协同发展而不是关注办公事