印章证照管理制度

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1、印章证照管理制度印章证照管理制度第一章总则第一条 为规范集团的印章证照保管、审批及使用，规避和防范风险，特制定本规定。第二条 本规定所指印章包括公章、财务专用章、法定代表人名章、合同专用章及其他需要 保管的各类印章等。证照包括营业执照、组织机构代码证、经营许可证、税务登记证、信用 等级证书、公司领导个人身份证件等。第二章印章的制发与作废第三条 公章、财务专用章、法定代表人名章、合同专用章等由各单位行政部门负责刻制。 印章刻制前，需发起印章刻制审批流程，经使用部门、主管领导、总裁（总经理）审批后刻 制。印章刻制完毕后，应填写印章登记卡片（附表 1），在行政部门登记后，方可交付 印章保管部门使用。

2、各一线公司（学院）管理、使用印章的刻制、销毁须报所在集团审批。第四条 各类印章的更换或作废后，应在原印章作废后一个月内，由各单位行政部门统一移 交至集团档案馆封存。如后续工作中另需使用，按照档案借用流程办理。第三章印章的保管第五条专人管理各单位要指定专人为印章保管人。董事局主席法定代表人名章由行政部门负责保管，其余领导的法定代表人名章由领导本人保管。当印章保管人异动或休假时， 要及时办理工作交接手续，填写印章交接登记表（附件2）；对于不称职印章管理员，一经查实要立即更换。第六条保管人、审批人、审核人分离1、各单位的印章保管人负责印章的保管和印章的加盖、使用登记。2、使用印章的部门负责人、分管领

3、导或总裁（总经理）为用章审批人。第七条印章的保管要求印章应在具有防盗功能的铁皮文件柜（或保险柜）加锁保管，要求做到人离章收， 入柜上锁；钥匙须由印章的直接保管人负责使用和保管。第四章印章使用范围及审批权限第八条公司印章使用范围、保管部门、使用印章审批人等规定详见 印章使用范围表（附 表3 ）。第五章印章的使用第九条 印章使用须有完整的审批流程。印章使用前，经办人应通过 0A发起审批，特殊情况无法发起 0A审批，可填写加盖印章 申请审批表（附表 4），经指定的审批责任人进行审批，并在使用印章前填写印章使用 登记表（附表5）;审批人按公司的有关规定，审查所要加盖印章的文本内容是否在授权 的范围内及

4、是否符合相关规定。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要 责任。第十条 公司印章原则上不允许携带外出，如确系特殊需要，经办人应通过0A发起审批，无法发起0A审批，可填写借出印章申请审批表（附表 6），经使用单位第一责任人批 准，行政部门负责人审核签字后方可借出印章，并在印章使用登记表上签字。原则上借 出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由借用单位第一责任人全权负责。第十一条员工如需公司出具相关证明，按照印章使用流程审批。第十二条 严格界定、区分行政公章和合同专用章的使用和管理，合同文本严禁加盖行政公早。第十三条印章必须加盖在审批过的文件上，不得在空白纸页上加盖。第十四条

5、 盖好印章的文件作废、修正的，经办人应及时将作废或者原文件交还印章保管员 处理，并在印章使用登记表上注明。未交回已作废或者原文件，并重新审批的，不得在 修正的文件盖章。第十五条 各种印章应加盖在文书尾部公司名称落款处，印文朝向应端正。第六章证照的管理及使用第十六条 各单位的证照（含领导个人身份证复印件）由行政部门指定专人统一管理。如： 营业执照、组织机构代码证、经营许可证等。税务登记证、信用等级证书由财务部门指定专人统一管理。证照保管同第七条印章的保管要求。第十七条 证照的使用包括借用、复印等。各部门使用证照，发起 0A审批，经相关负责人审批后方可使用，特殊情况可填写证照借 用、复印审批表（附

6、表 7）。未经批准，一律不准使用。并在使用前填写证照借用、复 印登记表（附表 8）。1、证照借用程序：经办人申请t经办人所在部门责任人批准 t分管领导审批t第一责任人审批t办理借用手续 -归还领导身份证原件借用程序：经办人申请t经办人所在部门责任人批准 T所借领导个人审批T行政助理归档并借用T归还 证照使用完毕后，应在一个工作日内归还证照。2、证照复印程序：经办人申请T经办人所在部门负责人审核 T分管领导审批T办理复印手续t（归还）领导身份证复印件借用程序：经办人申请T经办人所在部门责任人批准 T行政助理归档并借用T归还如证照复印件未使用，应退还证照保管人。需要急用的证照，如领导外出不能及时审

7、批时，经办部门可向有审批权的领导电话或传真请示。在得到同意的明确指示后，可先行办理使用手续。第十八条 经办部门、经办人员和管理人员在办理、使用证照过程中，对证照的完好、安全 性负责，不得随意自用、复制、出借、转借、损毁，严禁遗失或被人盗用。第十九条证照年检每年按照归口管理单位要求时间前，由证照保管部门完成相关证照的年检工作，并将加盖年检章的证照复印存档。第二十条证照备案对新成立的公司及进行证照变更的公司，应自证照下发之日起三日内将证照复印件，经0A上报至控股公司行政及公共事务部备案。第七章日常检查第二十一条 各公司每季度对印章、证照使用情况进行自查，发现问题及时处理、纠正，检查结果报集团人力资

8、源及行政部备案；各集团每半年度对各一线公司进行例行检查，出具检查报告；控股公司不定期对各集团及一线公司进行检查，对不合规情况予以处罚。第八章罚则第二十二条 印章证照管理人员不得私自动用印章证照，对违反规定的有权拒绝使用。若印章证照在使用、保管过程中遗失，则追究相应责任人的法律责任。第二十三条 对违反本制度私自刻制印章的单位，对相关负责人处以人民币 500元以上罚款，并将提请相关单位对其做辞退处理。如造成经济损失的，将进一步追究其法律责任。第二十四条 印章证照使用相关人员违反本规定的，视情节轻重对其处以100元一1000元罚款。在印章证照管理、使用过程中，对违反上述规定的，将对相关责任人按照高级

9、管理人员200元、职能经理100元、一般员工50元的标准进行经济处罚。第二十五条 使用印章证照时，故意弄虚作假，损害公司利益并造成直接经济损失的，将依 据后果追究其相应额度的经济责任。涉嫌犯罪的，将移送司法机关追究其刑事责任。第九章附则第二十六条本规定由控股公司行政及公共事务部负责解释。第二十七条各产业集团可根据本规定制定相应实施细则，报控股公司备案。第二十八条管理规定本规定自下发之日起执行，原新联投字新联投字【 同时废止。2013】72号【印章证照附：附表1:印章登记卡片附表2 :印章交接登记表附表3 :印章使用范围表附表4 :加盖印章申请审批表附表5 :印章使用登记表附表6 :借出印章申请

10、审批表附表7 :证照借用、复印审批表附表8 :证照借用、复印登记表附表1 :印章登记卡片登记日期:登记号码：印章名称：年 月曰印模种类形状管理人:责任人:用途制成日期：年 月 日废止日期：年 月 日备注：印章材质制印人废止理由:附表2 :印章交接登记表印章名称印模序号印章名称印模交接人:接收人:部门负责人:交接时间:附表印章使用范围表印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定公司对外所有正式文件 内通知等正式行文。行政部门加盖：分管领导借出：第责任人专用章支票、收据、证明等。财务部门加盖：财务总监借出：第责任人支票用印按照财务管理相关规 定执行合同专用章公司各类合同行政部门加盖：分管领导借出：

11、第责任人使用审批人及具体使用规定见 合同管理相关制度法定代表支票、账簿等财务资料人印财务部门加盖：财务总监借出：第责任人支票上法定代表人印章的使用 遵守财务管理相关制度执行法定代表人印除支票、账簿等财务资料之 外的文件行政部门加盖：分管领导借出：第责任人附表4 :加盖印章申请审批表申请人申请部门申请时间加印数量印章名称使用原由用章部门负责人审核附表5 :第一责任人审核印章保管部门负责人审批印章使用、借出登记表备注序号 日期 印章名称申请部门使用申请人审批人 使用目的盖章数量1234填表说明：1、 本表由印章保管部门保管，用章申请单位经办人持加盖印章申请审批单”到行政部门审 批签字后加盖印章时同时填写。2、填写必须认真、清楚、详细；3、 本表 使用目的”栏的填写须依加盖印章申请审批单 里面的明细填写，不能笼统归纳。附表6 :借出印章申请审批表申请人申请部门申请时间归还日期印章名称使用原由第一责任人审核印章保管部门负责人审用章部门 负责人审核附表7 :证照借用、复印审批表申请人申请部门申请时间证照数量证照名称借用（复印）原由部门负责人审核附表8 :序号日期证照名称第一责任人审核证照借用、复印登记表申请部门使用申请人证照保管部门负责人审核审批人使用目的复印数量备注