{企业管理制度}建设工程文件归档规范

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1、建设工程文件归档规范解读,副研究馆员 陈淑珺 E-mail ： tel: 13897640086,关于规范,建设工程文件归档规范（GB50328-2014)于2015年5月1日实施。 是继城市建设档案著录规范后关于城建档案工作的第二部国家标准。,规范的意义,加强建设工程文件的归档整理工作 统一建设工程的验收标准 建立完整、准确的工程档案,案例一,2003年11月3日发生了震惊全国的 “衡阳特大火灾坍塌事故” 背景：2003年11月3日凌晨5时许，湖南省衡阳市衡州大厦失火，消防队16辆消防车、150余名消防官兵到现场施救，成功疏散了大厦内被困的94户412名群众，但在扑灭余火的过程中，大厦突然坍

2、塌，部分消防官兵被废墟埋压，20名消防官兵壮烈牺牲。 事故调查组为了查明事故原因，调阅了大量的施工工程档案，多次将从事现场监督人员找去了解情况。由于施工监督档案不完善，施工过程中许多问题不能明确说明责任在谁，让相关人员背上了沉重的思想包袱. 施工企业经理、施工员、设计院助理工程师、工程师、物业管理经理受审。 受到四大指控：,3、大厦建成后没有验收质量。 施工负责人边出图边施工，且未报有关部门进行质量监督，隐蔽部分工程仅有一次有设计人员验收签字外，其余均未经设计和质监人员检查验收。 4、质量隐患难抗外部诱因 事故发生后，专家鉴定组作出了权威鉴定结论，认为衡州大厦施工时降低了工程质量标准，大大降低

3、了其抗灾能力，最为明显的表现是，大厦一些局部地方钢筋数量较少，而且在浇注西南部位时用了20吨不合格水泥以至于大火发生时大厦西部偏北的5根柱子承载能力下降，突然倒塌，继而引起大厦3000多平米建筑物倒塌。,1、没有地质勘探就图纸。私下组织图纸设计，没有提供地质勘察报告的情况下，凭红线图就设计了图纸. 2、设计、施工采用两套图纸。设计了两套图纸，一套图纸设计为7层，总面积为5800平方米，用于向相关职能部门报建。另一套图纸设计为8层，建筑面积为8600平方米，用于施工。设计人员明知两套图纸，却未重新进行结构设计，只按7层结构设计并用于实际施工。 检察机关指控，由于设计人员在未进行地质勘察的情况下盲

4、目设计，导致设计的桩基承载能力不足，致使整个建筑整体性差，抗实能力低，易发生大面积整体坍塌，且二层楼板选用预应力混凝土空心板，违反了相关技术的规程、规定，在设计上降低了工程质量标准。,经过数月调查,现已查明真相,这是一起因企业违规、审批监管部门严重失职而导致的一起特大事故。 施工企业违规造假,盖起了一座危机四伏的大楼。这个工程在计划立项、规划审批、工程设计、建筑施工等各个环节都有违法违规行为。,案例二,湖南大桥坍塌 倒塌桥墩内，竟未见钢筋 2007年8月13日下午，湖南湘西凤凰古城边上的湘西凤（凰）大（大兴飞机场）高等级公路凤凰段发生重大公路桥梁坍塌事故。至14日死亡人数已升至48人，从事故现

5、场逃离和救援人员成功救出的受困人员达86人。 堤溪大桥项目和监理负责人在事故当晚已被警方控制，以配合事故原因调查，项目所有资料被警方封存。 据了解，凤凰县堤溪大桥于7月15日开始拆架，原计划8月底举行竣工通车典礼。,工程档案的作用,是工程的管理、维修、改建、扩建、恢复等提供依据 是城市规划、工程设计、城市建设管理、以及产权、产 籍等可靠的凭证 是历史查考、总结经验、技术交流、科学研究的信息资源,做好工程档案的作用,项目档案是项目维护、运营的参考和依据 2000年，宝钢300吨转炉事故，抢修中调用图纸4.8万张，复制图纸9.3万张 2001年，鞍山钢铁公司利用档案7万5千多人次，近2万卷，避免经

6、济损失和取得经济效益9557万元。,加强工程资料管理,建立相关的管理制度 工程资料管理与项目建设同步进行： 工程开工建设时资料的编制与保管同步进行。 工程竣工时，竣工资料的积累、整理、审定工作要与工程项目竣工同步进行。 工程竣工验收时，提交合格的竣工资料要与归档同步进行。 对工程资料和竣工资料进行有效的管理和利用，确保在任何场合使用的工程资料为完整、系统的现行有效版本。,工程资料的管理,形成过程中的编制与收集 工程竣工后的归档 归档、移交后的保管,工程参建单位的职责,建设单位的职责 建立健全档案管理的规章制度，做好本单位工程形成档案的收集与整理； 对设计、施工、监理等单位的档案工作进行检查、指

7、导； 接收和汇总各参建单位工程档案； 提交工程资料验收或预验收； 向有关部门移交工程档案。,施工单位职责 编制、收集整理所承担工程施工过程中形成的的工程资料；编制竣工图；向建设单位移交工程档案。 工程部的档案管理员负责对工程资料和竣工资料的收集、整理和管理。 工程完工后，负责把工程资料和竣工资料移交管理部门统一管理。 项目经理负责对移交的工程档案进行审核 监理单位职责 编制、收集整理监理工作中形成的文件；对施工档案特别是竣工图进行审查，向建设单位移交工程监理档案。,勘察设计单位的职责 收集、整理勘察、设计阶段的基础资料 和有关设计文件； 参与编制竣工图； 向建设单位移交工程档案。,一、总 则,

8、为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程档案的验收标准，建立真实、完整、准确的工程档案，制定本规 本规范适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程档案的验收与移交。 建设工程文件的整理、归档以及建设工程档案的验收与移交除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。,三、基本规定,工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。 每项建设工程应编制一套电子档案，随纸质档案一并移交城建档案管理机构。 建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归档、验收、移交等工作：,1 在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、

9、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程档案的编制套数、编制费用及承担单位、工程档案的质量要求和移交时间等内容； 2 收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档； 3 组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作； 4 收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；,5 收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档； 6 在组织工程竣工验收前，提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； 7 对列入城建档案管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建档案管理机构移交一套符合规定的工

10、程档案,城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，必须出具工程档案认可文件。 工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。,勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。,二、术语,建设工程 ：经批准按照一个总体设

11、计进行施工，经济上实 行统一核行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。 建设工程文件 ：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。 建设工程档案 ：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程档案。,建设工程电子文件 在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 建设工程电子档案 工程建设过程中形成

12、的，具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件及其元数据,相关术语,城建档案管理机构 ：管理本地区城建档案工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室。 永久保管 ：指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去。 长期保管 ： 指工程档案保存到该工程被彻底拆除。 短期保管 ：指工程档案保存10年以下,归档 ： 文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定向本单位档案室或向城建档案管理机构移交的过程。 对一个建设工程而言，归档有两方面的含义： 一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；

13、 二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在建设过程中形成的文件向建设单位移交,一，办理完毕是指文件材料已完成承办及处理等全过程。办理完毕的文件材料才能作为档案保存（文件材料运转、承办完毕、闭环；与实际相符等）。 二，档案是文件材料经鉴别、筛选后作为对建设及生产、经营管理等日后各项工作活动有一定参考、凭证等价值而保存起来的文件材料。 三，按照一定原则和文件的形成规律，经过分类、组卷、排列、编号、编目等环节的整理程序，使之系统化，具备查找利用条件。 四，根据归档责任制，按照归档要求、在规定的时间内将整理后的档案向建设单位档案部门移交归档。,4、归档文件的范围及质量要求,归档范围： 对与工程建设有

14、关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。 工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A和附录B的要求。,声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准城建档案业务管理规范CJJ/T158的要求。 4.1.4不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。,工程文件归档范围,建设工程档案的内容：依据性文件材料 监理文件材料 施工技术资料 竣工图 竣工验收及备案文件 声像资料 电子文件,归档文件质量要求,归档的纸质工程文件应为原件。 工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设 计、施工、监理等标准的规定。 工程

15、文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。 工程文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机,工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 复印、打印文件的字迹、线条，照片的影像清晰牢固程度应符合设备标定质量要求。 录音、录像文件材料应保证载体的有效性。 长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。,归档文件质量要求-竣工图,所有竣

16、工图均应加盖竣工图章（图4.2.8），并应符合下列规定： 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。,归档文件质量要求-竣工图,竣工图章尺寸应为：50mm80mm。 竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。 竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。,竣工图编制,竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。 一般性图纸变更，可在原图上进行杠改和划改，加盖并签署竣工图章。,竣工图编制,涉及结构形式、工艺、平面布