{项目管理项目报告}配送管理项目三订单处理

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1、,项目3 订单处理,知识目标,能描述订单处理各环节 能清晰阐述优先分配订单应遵循的原则 能叙述订单处理作业流程,【导入案例】,联华生鲜食品加工中心的订单管理 上海联华生鲜食品加工配送中心是我国国内目前设备最先进、规模最大变得生鲜食品加工配送中心，总投资6000万元，建筑面积35000平方米，年生产能力20000吨，其中肉制品15000吨，生鲜盆菜、调理半成品3000吨，西式熟食品2000吨，产品结构分为15类约1200种生鲜食品；在生产加工的同时配送中心还从事水果、冷冻品以及南北货的配送任务。连锁经营的利润源重点在物流，物流系统的好坏的评判标准主要有两点：物流服务水平和物流成本。 生鲜商品按其

2、秤重包装属性可分为：定量商品、秤重商品和散装商品；按物流类型分：储存型、中转型、加工型和直送型；按储存运输属性分：常温型；低温型和冷冻品；按商品的用途可分为：原料、辅料、半成品、产成品和通常商品。生鲜商品大部分需要冷藏，所以其物流流转周期必须很短，节约成本;生鲜商品保值期很短,客户对其色泽等要求很高,所以在物流过程中需要快速流转.两个评判标准在生鲜陪送中心通俗的归结起来就是“快”和“准”，下面看联华生鲜陪送中心是如何做的。,1.订单管理 门店的要货订单通过联华数据通讯平台，实时的传输到生鲜陪送中心，在订单上制定各种商品的数量和相应的到货日期。生鲜陪送中心接受到门店的要货数据后，立即到系统中生成

3、要货订单，按不同的商品物流类型进行不同的处理： （1）储存型的商品。系统计算当前的有效库存，比对门店的要货需求以及日均配货量和相应的供应商送货周期自动生成各储存型商品的建议补货订单，采购人员根据此订单在根据实际的情况作一些修改即可形成正式的供应商订单。 （2）中转型商品。此种商品没有库存，直进直出，系统根据门店的需求汇总，按到货日期直接生成供应商的订单。 （3）直送型商品。根据到货日期，分配各门店直送经营的供应商，直接生成供应商直送订单，并通过EDI系统直接发送到供应商。 （4）加工型商品。系统按日期汇总门店要货，根据各产成品或半成品的BOM表计算物料耗用，比对当前有效的库存，系统生成加工原料

4、的建议订单，生产计划员根据实际需求做调整，发送采购部生成供应商原料订单。 各种不同的订单在生成完成或手工创建后，通过系统中的供应商服务系统自动发送给各供应商，时间间隔在10分钟内。 2. 订单处理系统的设计要点 所需输入数据包括客户资料、商品规格资料、商品数量等。 日期及订单号码、报表单号码（报表单号码由系统自动填写，但可修改）。, 具备按客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、订单号码、订货日期、出货日期等查询订单内容的功能。 具备客户的多个出货地址记录，可根据不同交货地点开立发票。 可查询客户信用、库存数量、产能分配及设备工具使用状况、人力资源分配。 具备单一订单或批次订单打印功能。 报价

5、系统具备由客户名称、客户编号、商品名称、商品编号、最近报价日期、最近订货数据等查询改客户的报价历史、订购出货状况和付款状况等资料，作为对客户进行购买力分析及信用评估的标准。 可由销售主管或高层主管随时修改客户信用额度。 具备相似产品、可替代产品资料，当库存不足无法出货时，可向顾客推荐替代品以争取销售机会。 可查询未结订单资料，以利出货作业的跟催。 通过上面案例，我们可以看到货物的配送管理在整个物流过程中起着重要的作用。做好物流配送，可以有效的节约物流成本，提高物流配送效率。而在整个过程中，物流订单又是重中之重。,一、明确订单处理的流程与要素 （一）订单处理的概念 从接到客户订单开始到着手准备拣

6、货之间的作业阶段，称之为订单处理。订单处理是与客户直接沟通的作业阶段，对后续的拣选作业、调度和配送产生直接的影响，是其他各项作业的基础。 订单是配送中心开展配送业务的依据，配送中心接到客户订单以后需要对订单加以处理，据以安排分拣、补货、配货、送货等作业环节。 订单处理方式：人工处理和计算机处理。目前主要采用计算机处理方式。,任务一 订单接收,订单处理是企业的一个核心业务流程，包括订单准备、订单传递、订单登录、按订单供货、订单处理状态跟踪等活动。订单处理是实现企业顾客服务目标最重要的影响因素。改善订单处理过程，缩短订单处理周期，提高订单满足率和供货的准确率，提供订单处理全程跟踪信息，可以大大提高

7、顾客服务水平与顾客满意度，同时也能够降低库存水平，在提高顾客服务水平的同时降低物流总成本。,订单处理作业： 配送中心的活动起源于客户的咨询，经由订单的接收部门查询出货日的存货状况、装卸货能力、流通加工负荷、包装能力、配送负荷等来答复客户。当无法按订单和客户要求交货时，由业务部门加以协调。业务人员还要统计相应的订货数量，并予以调货、安排出货程序及数量，制定报表计算方式，预计客户订购最小批量、订货方式和订购截止日。,步骤1：接受订货 步骤2：订单确定 步骤3：设定订单号 步骤4：建立客户档案 步骤5：存货查询及依订单分配存货 步骤6：计算拣选标准时间 步骤7：依据订单排定出货时间及拣货顺序 步骤8

8、：分配后存货不足的处理 步骤9：订单资料处理输出,（二）订单处理的流程,1、接受定货 电子订货主要有三种方式： （1）用订货簿或货架标签配合手持终端机及扫描器实现订货 （2）用POS系统实现自动订货 （3）订货应用系统,配送中心接受订货方式,知识链接与拓展,讨论：传统订货方式和电子订货方式的优缺点,2、订单内容的确认 这是对于订货资料项目的基本检查，即 检查品名、数量、送货日期等是否有遗 漏、笔误或不符公司要求的情形。 （1）货物品种、数量、日期的确认 （2）确认客户信用 （3）确认订单形态（一般交易、现销式交易、间 接交易、合约式交易、寄库式交易 ） （4）确认订货价格 （5）确认加工包装,

9、3、设定订单号码 每一订单都要有其单独的订单号码，号码是由控制单位或成本单位来指定，除了便于计算成本外，可用于制造、配送等一切有关工作，且所有工作说明单及进度报告均应附此号码。,4、建立客户档案 客户主档包含订单处理用到的及与物流作业相关的资料，包括：客户姓名、代号、等级型态、客户信用额度、客户销售付款及折扣率的条件、开发或负责此客户之业务员、客户配送区域、 客户点配送路径顺序、客户点适合的车辆型态、客户点下货特性、客户配送要求、过期订单处理指示等。,5、存货查询及依订单分配存货 存货的分配模式可分为单一订单分配及批次分配二种。 单一订单分配多为线上即时分配，也就是在输入订单资料时，就将存货分

10、配给该订单。,采用批次分配时，要注意订单的分批原则，即批次的划分方法。随著作业的不同，各物流中心的分批原则也可能不同，总括来说有下面几种方法：按接单时序、按配送区域路径、按流通加工要求、按车辆要求等划分。,补充：,如果配送商品要用特殊的配送车辆(如低温车、冷冻车、冷藏车)或客户所在地、下货有特殊要求，这时可以汇总合并处理。 然而，如果以批次分配选定参与分配的订单后，若这些订单的某商品总出货量大于可分配的库存量，可依以下四原则来决定客户订购的优先性：具有特殊优先权者先分配、根据订单交易量或交易金额来取舍，将对公司贡献度大的订单作优先处理、根据客户信用状况将信用较好的客户订单作优先处理。,6、计算

11、拣取的标准时间 首先，计算每一单元(一栈板、一纸箱、一件)的拣取标准时间，且将它设定于电脑记录标准时间档，将此各别单元的拣取时间记录下来，则不论数量多少，都很容易推导出整个标准时间。 其次，有了单元的拣取标准时间后，即可依每品项订购数量(多少单元？)再配合每品项的寻找时间，来计算出每品项拣取的标准时间。 最后，再根据每一订单或每批订单的订货品项及考虑一些纸上作业的时间，来将整张或整批订单的拣取标准时间算出。,7、依订单排定出货时程及拣货顺序 前面由存货状况进行了存货的分配，但对于这些已分配存货之订单，应如何安排出货时间及拣货先后顺序，通常会再依客户需求、拣取标准时间及内部工作负荷来拟定。,8、

12、分配后存货不足的处理： 缺货订单的处理方式： (1) 重新调拨： 如果客户不允许过期交货，而公司也不愿失去此客户订单时，则有必要重新调拨分配订单。 (2) 补送： (a) 如果客户允许不足额的订货等待有货时再予以补送，且公司政策也允许，则采用补送方式。 (b) 如果客户允许不足额的订货或整张订单留待下一次订单一配送，则采用补送处理。,(3) 删除不足额订单： (a) 如果客户允许不足额订单可等待有货时再予以补送，但公司政策并不希望分批出货，则只好删除订单上不足额的订单。 (b) 如果客户不允许过期交货，且公司也无法重新调拨，则可考虑删除订单上不足额之订单。,(4) 延迟交货： (a) 有时限延

13、迟交货：客户允许一段时间的过期交货，且希望所有订单一配送。 (b) 无时限延迟交货：不论需要等多久客户都允许过期交货，且希望所有订货一起送达，则等待所有订货到达再出货。 对于这种将整张订单延后配送，也将这些顺延的订单记录成档。 (5) 取消订单 如果客户希望所有订单一起配送到达，且不允许过期交货，而公司也无法重新调拨时，则只有将整张订单取消。,9、订单资料处理输出： 订单资料经由上述的处理后，即可开始打印一些出货单据，以展开后续的物流作业。 (1) 拣货单(出库单) 拣货单的打印应考虑商品储位，依据储位前后相关顺序打印，以减少人员重复往返取货，同时拣货数量、单位也要详细确认标示。,(2) 送货

14、单 物品交货配送时，通常附上送货单据给客户清点签收。 因为送货单主要是给客户签收、确认出货资料，其正确性及明确性很重要。要确保送货单上的资料与实际送货资料相符，除了出货前的清点外，出货单据的打印时间及对于一些订单异动情形如缺货品项或缺货数量等也须打印注明。,(3) 缺货资料 库存分配后，对于缺货的商品或缺货的订单资料，系统应提供查询或报表打印功能，以便人员处理。 (a) 库存缺货商品 提供依商品别或供应商别查询的缺货商品资料，以提醒采购人员紧急采购。 (b) 缺货订单 提供依客户别或外务员别查询的缺货订单资料，以便人员处理。,订单形式及处理方法,订单形式及处理方法,订单形式及处理方法,接受订货

15、,排定出货时间及拣货顺序,删除订单上不足的订货或取消订单,设定订单号码,存货查询，依订单分配存货,计算捡取的标准时间,重新分 配存货,建立客户档案,订单资料处理输出,确认需求货品数量日期,确认客户信用,确认订单形式,确认订货价格,确认加工包装形式,存货是否足够,允许延期交货,是,否,延期交货或补送,是,重新调整,否,否,是,订单处理作业流程,订单处理的基本原则,要使客户产生信赖 尽量缩短订货周期 提供紧急订货 减少缺货现象 不忽视小客户 配装力求完整 提供对客户有力的包装 要随时提供订单处理的情况,订单处理流程的跟踪,订单状况资料 （1）订单状态明细表 （2）未出货订单明细表 （3）缺货订单明

16、细表 （4）未取款订单 （5）未结账订单等,商业信息 （1）物品销售量 （2）每种物品的市场销售情况 （3）客户等级 （4）每位客户的订货特点 （5）订单处理过程中的库存情况 （6）每种物品的库存情况 （7）配送中心的作业效率,图29订单资料的展开,（三）订单处理的要素,销售订单,订单准备,订单状况报告,订单传输,订单履行,订单录入,订单处理过程,1、订单准备(order Preparation),减少顾客订单准备的时间，降低顾客的搜寻成本，能够显著地增加企业产品的市场份额。如美国的一家医疗用品公司在1970年就给其主要客户(各大医院)提供计算机终端设备及配套软件，医院利用公司提供的终端，可以查看公司配送中心的库存信息，直接向配送中心下订单。这种改善顾客订货准备的战略行动使得该公司在市场占有率和利润方面远远超越竞争者，因为竞争者不能与医院进行如此直接、快速，准确的信息沟通。,指搜集所需产品或服务的必要信息和正式提出购买要求的各项活动。包括： 决定合适的供应商 填制订单（很多ERP系统只要有需求一般是电脑产生） 确定库存的可得率