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1、MS-Excel的数据管理,第七章,回顾,创建工作簿和工作表 处理数字 修改工作表布局 修改工作表布局内容 打印工作表,2,目标,创建不同类型的引用 使用函数 使用 Excel 进行数据管理,3,引用,借助引用，可以按照下列方式使用数据： 在不同公式中使用一个单元格中包含的数据 在单个公式中使用工作表或工作簿不同部分的数据 引用可以使用单元格地址创建，也可以使用单元格名称创建,4,单元格引用举例,位于 A 列和第 1 行的单元格 A1 位于 A 列且在第 1 行到第 20 行 之间的单元格区域 A1:A20 第 5 行中的所有单元格 5:5 K 列中的所有单元格 K:K K 列至 M 列之间的
2、所有单元格 K:M 位于 A 列至 D 列且同时在第 10 行至第 20 行之间的单元格区域 A10:D20,5,复制公式,复制公式时，Excel 会相对于公式的位置调整公式中的每个单元格引用 相对于公式位置对单元格的引用叫做相对引用 缺省情况下，复制操作保持相对于新单元格的同一关系,6,复制公式举例（相对引用）,输入公式，求整 个公司音频产品 的总销售额,按Ctrl+C复制 该单元格公式,求得的 结果值,选择 目标单元格,按Ctrl+V粘贴,复制公式后 所得的结果,还可以选定带公式的单元格并将鼠标移至单元格右下角，按下鼠标左键并拖动到目标单元格,按下鼠标左键， 拖动到目标单元格位置,复制公式
3、后结果,7,绝对单元格引用,不考虑特定单元格的位置而对其进行的引用为绝对引用 绝对单元格引用应该在原始公式中创建 要对单元格创建绝对引用，应在字母和数字之前加上美元符号，例如 $A$1 要在单元格的列字母和行号之前放置 $ 符号，可以单击包含绝对值的单元格并按下 F4 键,从上面的示例我们看出，对单元格的引用是相对引用。,8,复制公式举例（绝对引用）,输入 公式,注意： 单元格E18是绝对引用。 可以直接输入，也可以在输入E6/E18后按F4键,结果值,选中该单元格，并拖动鼠标至下面的单元格,每类产品百分比合计计算结果,可以看出：下面单元格公式中的分母的单元格引用仍然是E18,9,混合单元格引
4、用,将列引用或行引用设置为固定，而不是都设置为绝对时，需要创建混合单元格引用 绝对行引用：如果仅在行号前放置美元符号，如 A$1，那么复制公式时只有列引用会相对更改 绝对列引用：如果仅在列字母前放置美元符号，如 $A1，Excel 将相对于公式位置中的变化仅更改行引用,10,命名单元格引用,名称是描述性的，记忆和使用起来比单元格地址引用更方便。可以创建用于描述单元格或单元格区域的名称 可以使用工作表中列和行的标签来自动命名单元格区域 公式中的描述性名称使用户更易于理解公式的意义,11,单元格、公式和常量命名准则,名称的第一个字符必须是字母或下划线。其他字符可以是字母、数字、句点和下划线 名称不
5、可以与单元格引用相同，如A$1 可以使用多个单词，但单词之间不能有空格。可以使用下划线字符和句点作为单词分隔符 一个名称中最多可包含255个字符 名称不区分大小写，即sales和SALES是相同名称 同一工作薄中名称不能重复,12,函数,Excel 具有上百种内置函数供用户使用 函数按照特定顺序或结构使用特定参数 函数的参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格引用 也可以将公式或其他函数作为函数中的参数，这些参数叫做嵌套函数,13,函数的一般格式,函数的一般格式为： 函数名 左圆括号 用逗号分隔的函数参数以及右圆括号,14,Excel 中的函数分类,15,使用函数示例,在存放结果的单元格中输入等号
6、,或单击“=”按钮,单击此处 选择函数,选择MAX函数,单击此处 输入第一个参数,单击此处回到公式面板,如果需要第二个参数，可以用同样的方法输入,单击 确定,在结果单元格中求出了F6至F14的最大值,16,数据库概念,列表示数据库或列表中的字段。 每个字段都有单独的列并给出唯一的名称（字段名） 这些字段名下列出的一行数据叫做记录,17,创建数据库,在 Excel 中创建数据库时，必须注意： 为了便于操纵数据，数据库中的数据行应该是连续的。 即使是列标签和第一条记录之间也不得有空行，空行表示数据库的结尾。 应该在单个单元格中输入列名。 列名在工作表中必须唯一。,18,排序,可以使用排序功能在数据
7、库应用程序中多次且按任何顺序重新排列列表中的数据 在数据库中要根据特定字段进行排序。排序依据的字段名叫做排序关键字 根据数据的性质和用户的需要，可以按数字顺序、字母顺序或时间顺序排列记录，也可以按升序或降序排列记录,19,排序示例,单击数据菜单中的排序,单击选择主要关键字,选择 销售额,选择 递增,可以根据需要选择次要关键字和第三关键字,单击 确定,已按销售额排序,20,筛选数据,根据某些条件查找或选择信息的过程叫做筛选 筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合条件的行 子集是按照某些指定条件在数据库中选定的一组记录,21,应用自动筛选,可以使用“自动筛选”在 Excel 中根据简单条件筛选
8、数据 自动筛选将读取数据库列表，并在数据库列表中具有字段筛选标准列表的每一列中放置下拉箭头 一次只能对工作表中的一个列表应用筛选 对某一列应用筛选时，可用于其他列的筛选只有已筛选列中可见的值,22,使用“自动筛选”示例,选择 自动筛选,单击 此处,选择调味品,筛选结果,23,自定义自动筛选,自动筛选下拉列表提供的标准不符合您的需要时，您可以设置自定义筛选，以设置条件，例如： - 字段与标准不等的所有记录 - 大于或小于标准的记录 - 满足个别条件的记录,24,高级筛选,有时当数据库非常大时，可能需要使用一些特定标准来提取该数据库的子集。 要求在单个字段中给出多个标准时，必须使用“高级筛选”,2
9、5,创建高级筛选,高级筛选需要 3 个区域 数据区域：需要筛选的数据库记录 条件区域 ：已定义字段筛选标准的区域 复制到：给出将筛选所得到的子集粘贴到的目的地,26,使用“高级筛选”示例,选择一个区域输入筛选条件,单击 高级筛选,单击此处选择数据区域,选择数据区域后，单击此处回到高级筛选对话框,用同样的方法选择条件区域,单击 确定,筛选结果,27,数据记录单,Excel 提供了“数据记录单”功能，使得查看单个记录变得很容易。 使用具有垂直滚动条的数据记录单，可以遍历数据库中的记录。通过在相关文本框中进行修改，可以编辑记录字段的内容。但基于计算的字段内容不能更改。,28,数据记录单示例,单击 记录单,29,总结2-1,每个单元格都有唯一的地址。可以使用这个唯一地址引用单元格。引用可以是相对的，也可以是绝对的。 可以通过名称来引用单元格。也可以使用行和列标签为单元格区域命名。 Excel 有许多内置函数，函数是可以计算特定结果的结构化程序。,30,总结2-2,数据库由数据行和数据列组成。行表示数据库记录，而列表示字段 。 对数据列表排序的目的是按照指定方式重新排列记录。 根据特定条件查找或选择信息的过程叫做筛选。筛选并不是重新排列列表，只是暂时隐藏不符合条件的行。 使用数据记录单，可以一次查看一个记录。,31,
