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1、第8章 Access报表设计方法,学习Access报表对象的组成结构 学习使用向导建立Access报表的方法 学习报表设计视图中可以完成的各种设计操作 掌握各个主要的报表控件的作用及其设计 学习建立“教材征订管理信息系统”数据库中的Access报表对象,8.1 Access报表对象概述,Access报表对象是Access数据库中的一个二级容器对象，其间应包含若干数据源和其他一些对象。包含在报表对象中的这些对象也称为报表控件，而设计一个Access报表对象也就是在报表容器中合理地设计各个报表控件，以实现数据库应用系统对输出报表的具体需求。,8.1.1 Access报表对象的作用,使用报表对象，我
2、们可以得到符合规范的各种表格形式，既可以用于显示也可以用于打印。 报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。 例如在“教材征订管理信息系统”数据库中，需要为意欲参加竞标的供书商打印“教材预订数据报表”。这个报表对象中的数据应该来源于“教材预订表”，而“教材预订表”中的数据记录是操作员通过“教材预订信息编辑”窗体输入的。因此，可以将“教材预订数据报表”的驱动，设计在“教材预订信息编辑”窗体上，即在“教材预订信息编辑”窗体中设计一个命令按钮控件，用于打开“教材预订数据报表”。,8.1.1 Access报表对象的作用,Private Sub Command40_
3、Click() On Error GoTo Err_Command40_Click Dim stDocName As String stDocName = 教材预订数据报表 DoCmd.OpenReport stDocName, acPreview Exit_Command40_Click: Exit Sub Err_Command40_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_Command40_Click End Sub 如此，单击“教材预订信息编辑”窗体上的“预览教材预订数据报表”命令按钮“ ”，即可预览显示“教材预订数据报表”，如图8-1-1所
4、示。,8.1.1 Access报表对象的作用,图8-1-1 “教材预订数据报表”预览视图,8.1.2 Access报表对象的结构,Access报表对象的结构与窗体对象的结构非常相似，也是由五个节构成。它们分别是：“报表页眉”节、“页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节。图8-1-2所示即为“教材预订数据报表”的设计视图，从图中可以看到一般报表结构所具有的五个节。,图8-1-2 “教材预订数据报表”设计视图,8.1.3 Access报表对象的数据源,一般情况下，一个报表的数据源都是基于一个查询或一条SQL语句的。可以有两种方法来为报表对象设定数据源。第一种方法是在创建数据表对象
5、之前，先行创建一个查询对象，然后在创建报表对象时指定该查询对象为其数据源。第二种方法是在报表对象设计窗口中，对其“记录来源”属性设计一条SQL语句。 例如上述“教材预订数据报表”的数据源是一个已经创建完成的“教材预订表”，就可以采用第一种方法为其指定数据源。图8-1-3所示即为“教材预订数据报表”的数据源设定。,8.1.3 Access报表对象的数据源,图8-1-3 “教材预订数据报表”的数据源设定 如果一个报表对象的数据源无法由一个数据表对象、一个查询对象或一条SQL语句指定，则称此报表是一个源于多重数据集的报表对象。在这样的情况下，必须在报表对象中设计子报表，如同在窗体对象中设计子窗体一样
6、。,8.2 Access报表向导,Access提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。因此，使用Access报表向导创建报表对象，然后再进入报表设计视图对之进行细致的设计，可以提高报表对象设计的工作效率。,8.2.1 创建二维报表,现以“教材征订管理信息系统”数据库中的“教材预订数据报表”的创建为例，介绍使用Access报表向导创建二维报表对象的方法。 打开“教材征订管理信息系统”数据库，在数据库设计视图中的报表对象选项卡上，单击“新建”按钮“ ”。在随即弹出的“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，并在“数据来源”列表框中选定“教材预订数据报表”数据源“教材预订表”，然后单击“
7、确定”按钮“ ”。如图8-2-1所示。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-1 在“新建报表”对话框中选定“报表向导”,8.2.1 创建二维报表,使用报表向导创建二维报表对象的操作过程总共包含六个操作步骤。 1为报表对象设定数据源及其字段 在如图8-2-2所示的“报表向导”对话框1中，从其左上部的下拉式列表框中选择一个数据表或一个查询作为创建报表的数据源。接下来，须从选定的数据源中为报表对象逐一选定所需数据字段，如图8-2-2所示。设定数据源，并选定所需字段的操作完成后，可以单击“下一步”按钮，即进入报表向导操作的第二步骤。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-2 “报表向导”对话框1,8.2
8、.1 创建二维报表,2为报表选定分组字段 在如图8-2-3所示的“报表向导”对话框2中，若选定报表分组字段，Access将在创建完成的报表中依据所指定的分组字段进行分组计算。 对于“教材预订数据报表”，并不需要进行分组计算。因此，不需选择分组字段，可单击“下一步”按钮，直接进入报表向导操作的第三步骤。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-3 “报表向导”对话框2,8.2.1 创建二维报表,3确定报表记录的打印显示顺序 在如图8-2-4所示的“报表向导”对话框3中，可以设定报表记录的打印显示顺序。在需要的情况下， 可以指定报表数据的排列顺序。 对于“教材预订数据报表”，只是要求“课堂编号”字段数
9、据按照升序排列，而这也正是报表数据源“教材预订表”所设定的数据排列顺序。因此，可以直接单击“下一步”按钮，进入报表向导操作的第四步骤。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-4 “报表向导”对话框3,8.2.1 创建二维报表,4初步设定报表格式 在如图8-2-5所示的“报表向导”对话框4中，可以为所建报表对象设定基本格式。 对于“教材预订数据报表”，此处应该选择“表格”布局。同时，由于“教材预订数据报表”具有较多的字段，需要横向打印，所以在如图8-2-5所示的“报表向导”对话框4中，应该选择以“横向”方式打印显示。选定完毕，单击“下一步”按钮，即进入报表向导操作的第五步骤。,8.2.1 创建二维
10、报表,图8-2-5 “报表向导”对话框4,8.2.1 创建二维报表,5为所建报表对象设定报表样式 在如图8-2-6所示的“报表向导”对话框5中，可以为所建报表设定报表样式。所谓设定报表样式包括，报表中文字与数字字体、字型与字号的选择与搭配方式设置、报表标题与报表表体的相互位置设置、报表背景色彩与图案的设置等项内容。 对于“教材预订数据报表”，可以选择“组织”样式。然后单击“下一步”按钮，即进入报表向导操作的第六步骤。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-6 “报表向导”对话框5,8.2.1 创建二维报表,6指定报表标题 在如图8-2-7所示“报表向导”对话框6上部的文本框中，可以输入所需要的报
11、表标题，此处指定的报表标题同时也是该报表对象的名称。 在“报表向导”对话框6中，单击“完成”按钮后，如果预先选定“修改报表设计”单选框，则进入报表设计视图，如图8-2-8所示。如果预先选定“预览报表”单选框，则进入报表视图，如图8-1-1所示。 对于“教材预订数据报表”，报表标题输入为“教材预订数据报表”，并选定“修改报表设计”单选框。单击“完成”按钮，即进入报表设计视图。如图8-2-8所示。,8.2.1 创建二维报表,图8-2-7 “报表向导”对话框6,8.2.1 创建二维报表,图8-2-8 使用报表向导初创的“教材预订数据报表”,8.2.2 创建标签报表,所谓标签报表，指的是在一张报表中包
12、含若干个相互独立的数据单元，每一个数据单元的结构相同，而数据不同。这每一个数据单元即可视为标签。例如，在“教材征订管理信息系统”数据库中，如果我们需要向某一个供书商单独发出供书竞标邀请，即可以考虑将每一个教材的竞标邀请设计为一个个Access标签，打印在一张报表中，从而构成一个Access标签报表对象。 根据这样的需求，可以在“教材征订管理信息系统”数据库中设计一个名为“教材预订数据标签”报表对象，其预览视图如图8-2-9所示。,8.2.2 创建标签报表,图8-2-9 “教材预订数据标签”报表预览视图,8.2.2 创建标签报表,打开“教材征订管理信息系统”数据库，在数据库设计视图中的报表对象选
13、项卡上，单击“新建”按钮。在随即弹出的“新建报表”对话框中选择“标签向导”选项，并在“数据来源”列表框中选定“教材预订数据标签”数据源“教材预订表”，然后单击“确定”按钮。如图8-2-10所示。,图8-2-10 在“新建报表”对话框中选定“标签向导”,8.2.2 创建标签报表,随之，即进入标签向导的操作过程。使用标签向导创建标签报表对象的操作过程总共包含六个操作步骤。 1为标签报表对象设定标签尺寸 在如图8-2-11所示的“标签向导”对话框1中，应该为标签报表对象设定标签尺寸。为了达到如图8-2-9所示的“教材预订数据标签”报表对象形式，应该选定“Avery”提供的“C2166”型标签，其尺寸
14、为52毫米高、70毫米宽，每一行打印2个标签。 设定标签尺寸后，可以单击“下一步”按钮，即进入标签向导操作的第二步骤。,8.2.2 创建标签报表,图8-2-11 “标签向导”对话框1,8.2.2 创建标签报表,2为标签设定文本字体与颜色 在如图8-2-12所示的“标签向导”对话框2中，应该为标签设定文本字体与颜色。为了达到如图8-2-9所示的“教材预订数据标签”报表对象形式，应该设置字体为“宋体”、字号为9号、字体粗细为“细”、文本颜色为“黑色”，且文字无倾斜、无下划线。各项参数选定如图8-2-12所示。 完成上述设置后，可单击“下一步”按钮，进入标签向导操作的第三步骤。,8.2.2 创建标签
15、报表,图8-2-12 “标签向导”对话框2,8.2.2 创建标签报表,3确定标签的显示内容 在如图8-2-13所示的“标签向导”对话框3中，可以设定标签的显示内容。为了实现如图8-2-9所示的“教材预订数据标签”报表对象设计，可以参考如图8-2-13所示内容填写“原型标签”文本框内的文字。 填写完毕期望在标签中显示的内容，即可单击“下一步”按钮，进入标签向导操作的第四步骤。如图8-2-14所示。,8.2.2 创建标签报表,图8-2-13 “标签向导”对话框3,8.2.2 创建标签报表,4设定标签报表各标签的显示顺序 在如图8-2-14所示的“标签向导”对话框4中，可以设定标签报表各标签的显示顺
16、序。对于“教材预订数据标签”报表对象，此处可以选定“课堂编号”字段作为“排序依据”字段，如图8-2-14所示。 设定完毕标签报表各标签的显示顺序，可以单击“下一步”按钮，即进入标签向导操作的第五步骤。,8.2.2 创建标签报表,图8-2-14 “标签向导”对话框4,8.2.2 创建标签报表,5为标签报表对象设定名称 图8-2-15所示的“标签向导”对话框5是Access标签向导的最后一步操作，在这一步操作中应该为标签报表对象设定报表名称。完成以后，应该单击“标签向导”对话框5中的“完成”按钮，进入标签报表预览视图，或者进入标签报表设计视图。这将取决于在“标签向导”对话框5中是选定了“插卡标签的打印预览”单选项还是选定了“修改标签设计”单选项。 对于“教材预订数据标签”报表对象，我们希望看到其设计视图，因此选定“修改标签设计”单选项。如图8-2-15所示。然后单击“标签向导”对话框5中的“完成”按钮，即进入“教材预订数据标签”报表设计视图，如
