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1、金蝶软件（中国）有限公司 中山分公司培训中心,采购管理系统培训,K/3工业供需链,采购业务处理,采购管理系统与其他系统的关系：,绿色单据为仓管人员所作,采购管理系统基本业务流程图,日常采购业务流程:,采购部采购员填制采购申请单 分管理领导审批 采购部采购员依据请购单编制采购订单 授权人员审核采购订单并发出,编制采购申请单,审核申请单,编制采购订单,审核订单,订货,日常采购业务流程:,采购货物到货，采购员制作收货通知单 收货通知单经主管审核后交库管员 库管员验收产品入库,填制入库单 仓库主管对入库单审核,编制收货通知单,审核收货单,填制入库单,审核入库单,收货,日常采购业务流程:,财务部门收到发
2、票 财务人员将收到的发票与入库单勾对 分配采购费用 制作采购入库会计凭证,收到购货发票,审核发票,分配费用,制作凭证,收到发票,采购业务总体流程,选单,采购业务处理,采购业务流程 为什么会产生不同的采购业务流程？ 达到企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。 企业采购业务的三种主要单据及相关单据： （1）采购订单 采购申请单 （2）外购入库单 收/退料通知单 （3）采购发票,采购业务类型,我们将采购业务流程归纳为下列几种： 货到单未到 单货同到 单先到货后到 退货业务 暂估入库 以下我们就按照这五种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作,1.货到单未到,案例： 采购部采购人员王和于
3、2000/5/2日向新华公司购买Y001杯盖200只，单价1元（不含税）。2000/5/3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。2000/5/7日新华公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是货先到采购发票后到,仓库先收到货物入库, 收到发票后财务才入帐。（一般是同一会计期间发生的业务）,业务处理流程,采购申请单采购订单采购收料通知单外购入库单采购发票（自动传递到应付款系统） 绿色字体的单据为可省略不做,注意要点！,外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成 采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，关联采购订单生成时可取到其中的单价信息 传递到应付款子系统中
4、的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做 采购发票审核时，如所发生采购业务有运费或采购费用发生，须将费用发票和外购入库单与采购发票进行勾稽审核,相关概念,单据关闭与反关闭 关闭表示该单据通过关联、下达等方式，已被下级单据执行完毕。 关闭分自动关闭和手工关闭两种，其中自动关闭是在单据关联过程中自动实现的，手工干预的只是手工关闭和反关闭。 执行关闭的单据必须是已审核的单据，而自动关闭的单据不能实行反关闭。手工关闭是人为操作的，可以执行反关闭操作。,2.单货同到和单先到货后到,案例： 采购部采购人员王和于2000/5/4日向佳和公司购买Y003内胆200只，单价3元（不含税）。20
5、00/5/8日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓检验合格后入库。同日佳和公司开出增值税发票。 案例特点：该业务是发票和货物同时到达或发票先到货后到，一般在同一期间内发生。单先到货未到时，企业是不付款的，此时可以将该发票暂放，等货到后一起处理。,业务处理流程:,采购申请单采购订单采购发票采购收料通知单（从采购发票获取）外购入库单 如用户没有采购申请单的程序,则可以省略,相关概念,单据拆分与合并 该功能用于解决前期暂估入库单部分到货后的钩稽、或者一张当期单据需要部分记入成本等问题 该功能只对外购入库单和销售出库单有效(K39.2发票亦可) 拆分和合并条件 进行拆分的出入库单必须是已审核
6、、未核销的单据 进行合并的单据必须是以前被拆分、未核销且未记帐的子单 拆分影响 已拆分的出入库单不能反审核 母单可拆分无数次，而子单不能再执行拆分操作,3.退货业务,案例： 仓库人员赵苍发现2000/5/8日向佳和公司购买入库的Y003内胆100个有质量问题，采购人员决定与2000/5/10日退货。2000/5/12日佳和公司开出红字增值税发票。,业务处理流程:,退料通知单红字外购入库单红字采购发票 退料通知单可以省略,相关概念,对等核销 该功能主要用于红、蓝字的外购入库单、销售出库单、采购发票及销售发票的核销。 对等核销的单据必须是两张业务相同、数据相反的单据。 对等核销时一次只能选择两张单
7、据进行；但反核销时只需选择一张单据反核销。,4.暂估入库,案例： 采购部采购人员王和于2000/5/28日向北新公司购买Y002杯身200只，单价2元（不含税）2000/5/31日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员赵仓经检验合格后入库。月底发票未到。 案例特点：该业务是货先到采购发票当月无法到达,单货的处理不在同一会计期间内,所以财务上一般当月对其估价入帐，下月初再生成红字冲回凭证。,暂估业务处理流程:,采购申请单 采购订单采购收料通知单外购入库单采购发票（下月做）,注意要点！,对于暂估凭证有两种处理方法: 单到冲回 即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证 月初冲回 即不管发票
8、帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销,单到冲回操作步骤,当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。 下月发票到后在采购系统补发票并审核。 在存货核算系统“生成凭证”中做暂估冲回凭证（红字冲回凭证）。 进行“外购入库核算”后，系统将自动生成“补差额外购入库单”。 在存货核算系统“生成凭证”中做外购入库凭证。,月初一次冲回操作步骤,当月将“外购入库单”作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。 下月月初系统在存货核算系统中自动生成“红字冲回凭证”冲销估价入帐凭证。 如下月仍未收到发票，月末须在存货核算系统中做估价入帐凭证。 发票到后采购系统中做发票并审核生成凭证。 同时系统
9、也会在采购系统中自动生成“补差额外购入库单”。,5.受托代销业务（特殊业务）,收到受托商品时，做一张收料通知单，注意存放仓库应当是待检仓 销售受托商品时，要从待检仓转出相同数量的商品，先关联（待检仓）收料通知单做外购入库单，入实仓，同时生成采购发票（此发票是与委托方的结算发票），最后还要再做一张实际的销售发票和销售发出单，发到目标客户。 当还有受托商品要退回到受托方时，只要再做一张退料通知单，从待检仓发回受托方即可。 在仓存系统的虚仓管理业务报表中，通过“待检代管物料收发台帐”可以查看到受托商品结余的情况。,相关概念,下推式单据关联 就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作。 下推式单据关联模式适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。,
