{时间管理}有效时间管理培训课程

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1、誠實回答下列問題，然後進行自我評分,1.我是個完美主義者。我會把工作重做好多次，因為我所做的每件事情都要很完美。是不是2.我認為到目前為止我所完成的工作就是一項產品，而不是為了滿足顧客或督導者的手段。是不是3.對我來說，在工作上獲致成功並取得高薪是件很重要的事。是不是,4.有時候，我寧可在辦公室工作，也不要在家做家事或從事休閒活動。是不是5.如果工作時沒有什麼事可以做的話，我就會覺得很無聊。是不是6.對我的自尊來說，能忙一點且有生產力是很重要的。是不是,7.我發現自己會不斷地追蹤自己的生產力、工作品質和成果。是不是8.事實上，大家都知道我的生產力很好，而我自己也很喜歡這樣。是不是9.我的自尊心

2、跟我的工作有密切關係。當我沒有什麼專案可做、或是正等著管理階層批准是否可進行大專案時，我就會覺得心神不寧。是不是,如果您的餘生只剩下三天, 您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,我一直都在抱怨時間。忙的時候覺得時間太少，閒的時候又覺得時間太多 巴金森 (C. Noarthcote Parkinson) 在其所著的巴金森法則 (Parkinsons Law) 中，寫下這段話：你有多少時間完成工作，工作就會自動變需要那麼多時間。如果你有一整天的時間可以做甲項工作，你就會花一天的時間去做它。如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。,時間管理是什麼?,時間管理

3、不是什麼?,時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時間,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計劃,人, 為何安於現狀?,為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的 當你開始不滿於現狀時, 表示會有新的事物發生在你的身上但是要用對 “新的思考方式”,時間管理心理學,（1）慾望：您要有把事情做好、

4、時間管理好的強烈慾望； （2）決定：決定達成作好時間管理的目標； （3）操練：時間管理是一種技巧，觀念與行 為有一段差距，必須經常地去演練，才能養成 良好的習慣； （4）決心：下定決心持續學習，直到能運用自如。,時間 = 金錢 = 生活,甚至於時間 金錢，即時間比金錢還重要。若時間管理好，才能夠達到自我理想，建立自我形象，進一步提升自我價值。每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷地學習。,成就感,引起動機的關鍵就是成就感。一位領導人物，有二個關鍵: 第一就是工作表現，要有能力去完成工作，而非只強調其努力與否而已， 第二是重視結果，凡事一定要以結果為導向，做出成果來。時間管理好，能讓

5、人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。,不願為自己設定目標的三個原因,（1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感； （2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了； （3）誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。,耶魯大學的目標設定七個步驟,（1）先擬出您期望達到的目標； （2）列出好處; （3）列出可能的障礙點； （4）列出所需資訊; （5）列出尋求支持的對象; （6）訂定行動計畫; （7）訂定達成目標的期限。,立定標竿的四個步驟,（1）消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的； （2）認同每個人一定要有

6、目標這個想法；（3）完成耶魯大學七步驟； （4）堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄，才會成功地達到目標，例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終於達成目標。,目標設定的步驟：,（1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識； （2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序； （3）擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫； （4）對計畫設定優先等級和先後順序； （5）排定時程表； （6）確實做、馬上做。,文件處理流程,（1）投擲：將不用的資料丟掉； （2）轉手：將資料轉交給別人去做

7、； （3）行動：重要的事情一定要馬上去做； （4）歸檔：有使用價值且重要者才歸檔，根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統，所以一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。,成功的關鍵,（1）有毅力、耐心的持續工作，直到完成； （2）做完工作，給自己適度的報酬與獎勵； （3）花1分鐘時間規劃，可節省4分鐘的執行時間； （4）有組織的檔案系統； （5）重視規劃：善於利用內在及外在的巔峰時刻： （6）列出工作清單； （7）善用百分之三十定律： （8）善加規劃能減輕壓力； （9）練習會導致完美； （10）不要製造藉口，要妥訂計畫將工作完成。,

8、消除時間殺手,( 1 )電話干擾： ( 2 )開會： ( 3 )不速之客： ( 4 )救火：即總是在做應急的事情； ( 5 )拖延的習慣； ( 6 )猶豫不決； ( 7 )過度承諾； ( 8 )個人組織能力不佳； ( 9 )缺乏目標； ( 10 )缺乏優先等級； ( 11 )缺乏完成期限； ( 12 )授權能力不佳； ( 13 )權力或責任界定不清； ( 14 )缺乏所需資源。,克服拖延的習慣,( 1 )要有良好的組織； ( 2 )由重要的事情開始著手工作； ( 3 )建立一個報酬時間表； ( 4 )培養緊急的意識； ( 5 )以快節奏工作； ( 6 )一旦開始，不要停止； ( 7 )訂出一段

9、特定的時間工作； ( 8 )從最糟的事情開始； ( 9 )詳細的計劃； ( 10 )不可找藉口； ( 11)設定截止期限。,授權與溝通,( 1 )工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上； ( 2 )在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關係；( 3 )在職業生活中您是否成功，百分之80決定於您如何有效地與別人溝通； ( 4 )每一次溝通的破裂，都發生於意見表達不明確；( 5 )不良授權是浪費時間的主要因素； ( 6 )您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼 ? ( 7 )要使自己成為解決方法導向的人； ( 8 )要將可能交辦出去的工作授權出來； ( 9 )要教導您的部屬，如何做您所交辦的工作

10、； ( 10 )要向外界爭取資源協助您。,時間管理哲學,( 1 )培養個人的時間管理哲學； ( 2 )要有遠大的眼光； ( 3 ) 要有延後滿足的能力； ( 4 )培養個人的特質，在行動中自練； ( 5 )學習微視，以每分鐘來衡量時間； ( 6 )學習如何說 “ 不 ”； ( 7 )要記住時間等於金錢； ( 8 )要以每小時的工資為基礎，來衡量每一件您被期待去做的事； ( 9 )完成較高價值的工作； ( 10 )時間管理是一生的技巧； ( 11 )以榜樣去引導您的部屬； ( 12 )平衡與適度：放輕鬆、要休假和運動； ( 13 )確定您的目標與價值一致； ( 14 )定期健康檢查； ( 15

11、)吃清淡的食物； ( 16 )下定決心活到100歲。,墨非定律,( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方； ( 3 )不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預算； ( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。,崔西定律,( 1 )任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程； ( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。

12、,請排出正確的行事優先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優先順序,陷阱一:時間的配置不對,Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理,不合理的時間配置,明智的時間配置,1.重要的事情著重在 Plan Plan 著重在 Do Do 著重在 Check Check 著重在 Action 2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬, 這叫 “灌能”,陷阱二: 拖延,除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本 . . . . . .,好處 . .

13、 . . . .,克服2.思維習慣的改變,這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般,陷阱三: 事必親躬,韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高,陷阱四: 有求必應,會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請託的原因 接納請託比拒絕請託容易 擔心觸怒請託者 想要做廣受

14、愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請託 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕.,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,Conclusions: 時間管理架構,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何提高工作效率,如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈週一到週五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好,1.工作時段分配法則,2.每週工作性質分配法則,如何管理你的EMail,葛洛夫:

15、你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它.,先問自己以下這幾個問題,1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看小品? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信?,如何提高 Email 的處理效率,一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信,看Email 的時段分配,Email資料夾的分類,Reply: Pr

16、ivate, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 進度 有空再看,如何展開你的計劃,一日之計在昨天下班前 一週之計在於週日 一月之計在於月底,1.捨得 2.勇於拒絕 3.交待,1.怡情養性 2.輕鬆一下,良好的時間管理來自於計劃,1.兵貴速戰速決 2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂 之上 2.灌能,均 衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不 好,好,耗用時間,花時間在計劃上才是最節省時間的作法,耗用時間,8.80/20法則1/2,the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,80/20原理意示圖,80% 時間,20% 時間,80% 成效,20% 成效,重要的 少數事物,瑣碎的 多數事物,範例: 專案評分的範例,備 忘 錄,時間管理的利器: to-do List