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1、第三章 物业档案工作,第一节 档案工作系统,一 档案实体管理系统,一、档案实体管理的概念 档案实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。,二、档案实体管理的内容 档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。,三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系 档案实体管理与内容信息开发利用之间的关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧重。,档案实体管理的原则,一、来源原则 所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。”（档案工作基本术语，国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。）,二、全宗原则 全宗原则是来源原则的
2、具体化。在中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语中对全宗的描述为:“一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。”,（一）全宗原则的理论意义 1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2.全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实,（二）全宗原则的实践价值 1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的,三、有机联系原则 档案是由文件转化来的，是处理事务有意识形成的副产品，文件形成时的联系，也会很自然地成为档案之间的有机联系。,四、保管和利用方便原则 一般情况下，按照来源
3、与全宗原则，在保持档案有机联系的前提下，采用简便、有效的方法去管理实体档案，就可以基本上达到便于保管、方便利用的目的。,档案实体管理的方法,一、历史方法与逻辑方法的不同 面对数量众多，内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为历史的和逻辑的两种方法。,二、历史的方法是由档案本质特性决定的 不同的被管理对象对其管理方法都有一定的要求。这种要求决定了管理不同的对象需要采取特定的方法。而档案实体管理主要采用历史的方法，也是由档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。,三、历史的方法在档案实体管理中的应用 档案实体管理较少采用逻辑的方法，较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较多
4、地适用于档案内容信息的开发利用领域。,思考与复习题： 1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。,一、档案实体管理阶段及其特点（20世纪80年代以前） 在20世纪80年代以前，整个档案管理工作的基础和重点是对档案实体的管理，即对档案原件实行集中、有序、质量和安全管理，档案管理理论也是围绕档案实体管理进行建构的，这一时期可称为档案实体管理阶段。,在档案实体管理阶段，文件的内容和载体合二为一，内容被固定在载体上，因此，物本管理理念支配着档案工作的方方面面，日常档案管理工作以对“静态”档案实体的管理为主。历代王朝都设有专门的档案存放场所和管理机构，对档案的
5、管理以保管为主，辅以简单的整理。,新中国成立后，档案管理工作得到迅速恢复与发展，但直到20世纪80年代初期，档案工作内容仍以对档案实体的收集（征集）、整理、鉴定、保管、统计、利用等“六个环节”为主，虽然有学者提出应将档案内容信息开发作为档案管理工作的一个方面，但当时档案管理部门认为档案信息开发离不开档案实体的支撑，实体管理是信息开发实现的手段，因此，整个档案管理工作的基础和重点仍是档案实体管理。,（二）管理技术：以手工管理为主 档案实体管理阶段所采用的技术都较为简单，主要以手工方式完成档案整理、检索、利用等各项工作，如用手写方式对归档文件材料进行编号，手工方式装订档案材料、编制档案目录，手工翻
6、阅目录进行检索，手工调档，手写出具档案证明等。,采用较为简单的物理、化学技术进行档案保管和保护，如采用在地面撒水的方式为档案库房加湿，采用放置木炭、生石灰、硅胶等方式为档案库房降湿，利用裱糊技术进行破损档案修复等。,（三）理论研究：以档案实体为主要研究对象 在档案实体管理阶段，理论研究的对象主要侧重于档案实体，研究内容主要是围绕档案实体的整理、保管而展开。我国在封建王朝时期，经验的承袭是改进档案管理的主要方法，几乎没有专门的档案学理论研究，值得一提的是，由于史学家研究历史和编写史书的需要，形成了对档案史料进行初步分类、整理的简单的理论和方法。,（四）价值取向：强调档案的史料价值和凭证价值 档案
7、自从出现之时起就与历史紧密联系，它被认为是历史的真实记录，能够客观反映历史活动的本来面貌。可以说在20世纪以前，我国对档案价值的认识主要表现为史料价值，古代档案保管机构主要是史志部门，并由史官负责管理工作，这突出说明了对档案史料价值的认可。,在档案利用实践中，人们可以利用档案解决工作、生活上遇到的问题，而不仅仅是编史修志，因此，档案的凭证价值逐渐得以显现，档案学者不再把档案作为史料的一部分，开始把档案作为一个独立的对象来管理和研究。新中国成立后，档案、档案工作和档案事业越来越多地受到政府和社会的关注，设立了各级档案管理机构，建立健全了各项档案管理管理规章制度，这些都显示了社会档案价值取向的变化
8、。,档案实体管理系统,档案的收集 档案收集就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。 档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。,收集材料的要求。 （一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。 （二）不符合归档要求的档案材料，档案馆将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。 1载体纸张要求。归档材料统一使用A4（80G）规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。 2载体字迹要求。
9、只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。 3现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。 （三）材料必须齐全、完整。 1各部门完成的当年工作职责应该有相应材料佐证。包括录音、录像、照片、幻灯片、图片、表格及文字材料。 2整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻联系。,档案的整理 档案馆(室)对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。 包括：区分全宗、全宗内档案分类、立卷、卷内文件系统化、案卷装封、案卷封面编目、案卷排列、案卷目录编制。,主要有3种类型 系统排列和编目 在正常条件
10、下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工,局部调整 对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调整,全过程整理。 对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。,档案的鉴定,1 鉴定 区别于判定档案真伪和档案价值的鉴定。档案鉴定是对价值的评价和预测。 2 保管期限 对档案划定的存留年限。 3 保管期限
11、表 规定档案保管期限的文件。 4 销毁 经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 5 销毁清册 登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。,档案的保管,档案保管，是指根据档案的载体（制成材料）成分和状况所采取的存放和安全防护措施。 两方面：,1 档案库房管理 档案库房是不同于民用住宅、办公用房、普通物资仓库的建筑。是一种特殊性建筑，是保存档案的基地，由于档案的特殊价值，要求对档案进行长期甚至无限期的保存，这就必然对档案库房建筑提出一些较严格的要求。如防热、防水（防潮）、防光、防有害气体及灰尘等。 2 档案保护技术,档案实体管理系统： 收集-整理-鉴定-保管,档案工作错误案例及分析
12、,1案例情景 某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看后直摇头。,根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。,(1) 无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。 (2) 文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。 (3) 取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。 (4) 文件采用何种方式装
13、订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。,(5) 文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。 (6) 文件排列好后要加盖归档章。 (7) 文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。,2案例情景,某机关秘书王X，在临时负责本局办公室工作期间，为了给新购进的复印纸腾出存放地点，在既未请示局领导，又未亲自查看的情况下，擅自批准工作人员将1957年至1969年期间形成的档案从柜中搬出，装入麻袋堆放在机要室，后因办公室调整又转放到油印室。
14、,此后，在长达半年多的时间里，王X既没有安排档案管理人员去整理、保管这部分档案，又没过问这批档案的下落，使得最终被人误认为油印室无用的废纸予以销毁。事发后，王X作了深刻检查，并被行政警告处分。,王某的做法是违反档案管理学的，也违背了他的工作规程。档案在做处理时必须请示领导。不能随意放于他处。档案管理学对档案管理等都有严格要求。王某这种行为是对工作不负责任的态度。应该做出处理。,3案例情景,从郑州大学毕业两年的张涛，毕业后辗转了两三家单位没把档案当回事，谁知道今年评职称他才想起档案没在单位。他也因手续不会，结果评职称耽误了。,分析：档案是记录一个人成长经历的主要资料，包括学习经历，工作表现，调动
15、，职称变动情况等。毕业生就业后，档案从单纯的学籍档案要转变为人事档案，还要办理就业报到手续，转正定级，职称申报。办理养老保险等，以及开具出国，考验等有关证明，都要用到档案，档案不只是资料更重要的是原始凭证，一旦遗失一般是很难补办的。即使补办了一些资料其效力也会大大减弱。,有些在私营企业工作的大中专毕业生，择业期满后没有到学校办理报到证，也没有转档案，其档案很可能被打回原籍，这样失去了就业报到资格，就业手续需要重新办理，只能按照招工等其他方式办理就业，失去了奋斗了十几年本可正常获得的正式身份。,王莹去年毕业后，工作一直不太稳定由于还处于择业期，她的档案一直存放在学校，但她发现发工资时她的工龄没有计算进去。,分析：只要找到单位就应该及时办理有关就业报到手续，并按照规定办理档案转移。很多大学生以为现在有择业期限，可以不忙着转档案，可一旦过了择业期就失去了办理就业报到证的资格。 工龄计算是从报到日期开始计算的，因此早办和晚办，工龄就会有所不同。如果找到工作后不及时转档案，会影响以后工龄的计算，职称的评定社会统筹的办理等。,档案工作人员的工作职责,1、负责做好所管档案的各项业务工作，落实档案工作各项规章制度和计划。2、负责监督、指导、检查、协助所管各类档案的整理部门做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。,
