信息与档案管理考证辅导讲义资料

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1、信息与档案管理 考证辅导,四级秘书鉴定点： 1、信息管理 对信息进行系统整理 对信息进行有效传递 对信息进行有效存储 2、档案管理 档案整理工作的内容和方法 档案检索工作的内容和方法 档案鉴定工作的内容和方法 档案保管工作的内容和方法 对档案进行分类 根据档案价值划分保管期限,选择题第一套,2信息分类的方法有（ ）。 A字母分类法 B数字分类法 C全面分类法 D局部分类法,3主题分类法是指按信息的( )进行分类 的方法。 A来源 B标题 C内容 D核心,4筛选信息要看来源，一般来说上级形成 的信息带有（ ）。 A管理性 B全局性 C综合性 D权威性,5一般来说，同级和下级形成 的信息主要起（

2、）。 A参考作用 B典型作用 C具体作用 D宣传作用,6信息的标题一般可以反映信息的（ ）。 A类型 B内容 C作用 D价值,7信息筛选的方法有（ ）。 A看来源 B看效果 C看标题 D看正文,8决定信息取舍要注意（ ）。 A突出典型思想 B注意典型性 C富有新意 D要具有特点,9信息校核的方法有（ ）。 A溯源法 B追踪法 C核对法 D比较法,10信息校核的方法有（ ）。 A论证法 B逻辑法 C调查法 D数理统计法,11信息收集是信息工作的（ ）。 A基础 B核心 C开始 D结束,12信息整理是信息工作的（ ）。 A重点 B核心 C基础 D继续,13企业内部之间信息交流的方式有（ ）。 A直

3、接邮件 B备忘录 C新闻稿 D传阅单,14信息外向传递一般通过（ ）方式进行。 A备忘录 B信件 C新闻稿 D传阅单,15信息传递的方法有（ ）。 A语言传递 B文字传递 C电讯传递 D可视化辅助物传递,16信息传递必须具备的三要素是（ ）。 A信源 B信箱 C信道 D信宿,17秘书电讯传递信息的途径有（ ）。 A电话 B传真 C投影 D电子邮件,18企业文字传递信息的主要表现形式有（ ）。 A符号 B文本 C表格 D图表,19 运用表格传递信息要做到（ ）。 A有完整的标题 B使用艺术字 C信息简明 D表明信息来源,20可视化辅助物传递信息的形式有（ ）。 A表格 B图表 C影像 D展示架,

4、第一套参考答案： 1BCD 2AB 3C 4BCD 5A 6BD 7ACD 8ABCD 9ACD 10BCD 11A 12B 13BD 14BC 15ABCD 16ACD 17ABD 18BCD 19ACD 20CD,选择题第二套：,1一般来说，高层决策者主要需要（ ） 的信息。 A具体业务 B理论性 C综合性 D预测性,2基层管理者主要需要（ ）信息。 A全局性 B具体业务 C典型性 D普遍性,3（ ）是对信息资料进行主题分析， 分辨其所属类别的过程。 A辨类 B归类 C 母类 D子类,4（ ）是根据信息内容的某种特征和管理 利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。 A筛选 B校核 C 辨类

5、 D归类,5信息分类的步骤有（ ）。 A校核 B 辨类 C归类 D排列,6信息存储主要由（ ）等工作环节构成。 A登记 B编码 C存放排列 D保管,7信息资料编码的方法有（ ）。 A顺序编码法 B分组编号法 C总括编码法 D系列编码法,8信息资料登记分为（ ）。 A顺序登记 B分组登记 C总括登记 D个别登记,9经过科学编码的信息资料需有序存放排列， 常用的排列方法有（ ）。 A时间排列法 B来源排列法 C内容排列法 D字顺排列法,10信息存储的方式有（ ）。 A手工存储 B计算机存储 C电子化存储 D缩微胶片存储,11手工存储信息通常是将纸面记录的信息 手工保存在办公室的（ ）中。 A文件夹

6、 B文件柜 C计算机 D软盘,12缩微胶片存储信息是用（ ）办法 记录保存信息资料。 A复制 B照像 C打印 D录入,13信息存储的特性有（ ）。 A价值性 B时效性 C科学性 D方便性,14 目前（ ）是存储信息使用最多的 存储载体。 A纸质载体 B磁性载体 C硬盘 D软盘,15目前最理想的多媒体存储介质是（ ）。 A软盘 B硬盘 C光盘 D磁带,16信源分为（ ）。 A发生源 B原生源 C再生源 D接收源,17信道包括信息传递的（ ）。 A通道 B速度 C 媒介 D运行方式,18信宿包括（ ）。 A接受信息 B利用信息 C保管信息 D存储信息,19语言传递信息的具体形式有（ ）。 A座谈

7、B讲座 C会议 D电话,20信息大传递是双向的，其基本形式有（ ）。 A横向传递 B 纵向传递 C 内向传递 D 外向传递,第二套参考答案： 1CD 2B 3A 4D 5BC 6ABCD 7AB 8CD 9ABCD 10ABCD 11AB 12B 13ABCD 14A 15C 16BC 17CD 18AB 19ABC 20CD,选择题第三套：,1档案分类方法主要有（ ）。 A问题分类法 B组织机构分类法 C年度分类法 D档案形式分类法,2档案分类中将几种分类方法结合使用， 称之为（ ）。 A重复分类法 B复式分类法 C普通分类法 D特殊分类法,3（ ）档案分类方案，适合于组织机构 相对稳定的单

8、位。 A年度组织机构保管期限 B年度问题保管期限 C组织机构年度保管期限 D问题年度保管期限,4部门变动频繁的单位，档案分类的方案应 采用（ ）。 A年度问题保管期限 B年度组织机构保管期限 C问题年度保管期限 D组织机构年度保管期限,5电子档案分类的方法有（ ）。 A按电子档案的信息存在形式分类 B按文件的功能分类 C按文件的生成方式分类 D按文件的内容分类,6电子档案信息的存在形式包括（ ）。 A文本文件 B数据文件 C图形文件 D影像文件,7档案保管期限计算通常是从（ ）算起。 A文件产生或形成后的当年 B文件产生或形成后的次年 C文件产生或形成后的前一年 D文件产生或形成后的第三年,8

9、机关文书档案的保管期限分为（ ）。 A永久 B短期 C长期 D定期,9跨年度的计划文件归档，应归入其（ ） 年度。 A开始 B中间 C最后 D落实,10跨年度的总结文件归挡，应归入其 （ ）年度。 A开始 B中间 C最后 D落实,11案件或事故的文件一般归入其（ ）年度。 A发生 B审理 C办案 D结案,12档案检索工具包括（ ）。 A归挡文件目录 B分类目录 C人名索引 D全宗指南,13归挡文件目录以（ ）为单位。 A案卷 B 全宗 C 类 D 件,14人名索引一般由（ ）组成。 A文号 B 题名 C 人名 D 档号,15档案的分类目录一般采用（ ）。 A卡片式 B分册式 C条款式 D书本式

10、,16档案检索工作是指对档案进行（ ）， 并根据需要进行查找的工作。 A检查 B索引 C加工 D存储,17档案检索工作包括档案信息（ ）两 方面的工作内容。 A登记 B存储 C排列 D查检,18分析和判定档案价值，应以反映单位（ ） 为出发点。 A基本职能活动 B经济效益 C特殊工作情况 D社会影响,19通过分析档案内容来鉴别档案价值时， 着重应分析档案内容的（ ）。 A普遍性 B重要性 C独特性 D时效性,20分析档案价值要看文件的责任者， 本单位形成的文件的保存价值（ ）外单位文件。 A 小于 B 大于 C 等同于 D 不可比,第三套参考答案： 1ABCD 2B 3C 4A 5ABC 6A

11、BCD 7B 8AD 9A 10C 11D 12ABCD 13D 14CD 15A 16CD 17BD 18A 19BCD 20B,情景题： 1你是正大公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你拟出信息收集的基本方法和信息传递工作中应注意的事项，并于今天下午在小会议室向她做一下介绍。,参考答案： 介绍收集信息的基本方法： 观察法 阅读法 询问法 问卷法 网络法 购置法 交换法,（2）介绍信息传递工作中应注意的事项： 1）区别对象按需传递信息 2）做好例行信息的传递工作 3）加强非例行信息的传递工作 4）收到的信息中发现重要情况要立

12、即 传递信息,2公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？,参考答案： 在这种情况下信息的取舍可采用两种方法：一是将几份信息选择其重点、特点，综合成一份信息材料；二是择优录用，选择宏观的，淘汰微观；或选用典型的，淘汰一般的。,3你是宏达公司的行政秘书，公司因业务发展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，拟安排其负责信息的收集、整理和传递工作。请你向她介绍信息收集的渠道和信息传递的方法。,参考答案： 介绍信息收集的渠道： 大众传播媒介（广播、电视、报纸、期刊等） 图书馆 数据库 供应商和客户 贸易交流活动 信息机构 关系渠道（海关、银行、商检、工商、税务

13、、保险、统计等部门） 调查渠道（深入市场，实地调查）,介绍信息传递的方法： 1）语言传递（对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等） 2）文字传递（将各种信息编成文本、表格、图表等进行传递） 3）电讯传递（电话、传真、电子邮件） 4）可视化辅助物传递（影像、投影、展示架、展示或示范、布告栏）,4公司最近研发出几种新产品，为了向社会推广，拟在展示新产品期间举行一次新闻发布会。作为秘书的你将如何为这次新闻发布会做准备？,参考答案： 要落实发布会日期、地点、出席名单； 准备展览用品、赠品； 制作工作人员及展览会使用标牌； 发请柬和资料 拟写及印发有关信息材料 布置会场,5小刘是华美贸易有限公司的档案

14、管理员，在一次档案鉴定中，她发现几份关于该公司已撤销的一个内部机构的管理性文件，他当时想，反正那个机构已经撤销了，这几份文件自然没用了，于是，她把那几份文件用碎纸机销毁了。过了一段时间，公司领导想找出这几份文件作为参考，而小刘再也无法找回来了。她这样做对吗？请你谈谈档案鉴定工作应从哪些方面分析档案的保存价值。,参考答案： （1）小刘的做法是不对的。因为销毁档案应得到档案主管领导的批准，她私自销毁是错误的。再者，该公司一个内部机构虽然撤销了，但其管理性文件反映了该公司的工作职能和历史发展面貌，是重要的文件，应该保留下来。 （2）鉴定档案的价值应从下面7个方面来分析： 分析档案的内容（着重分析档案

15、内容的重要性、独特性、时效性） 分析档案的来源（分析文件的责任者，本单位形成的文件大于外单位的） 3）分析档案产生时间（产生的时间越早越珍贵，在重要历史时期产生的文件，往往具有重大价值） 4）分析档案的名称、稿本和外形特征 5）分析档案的技术因素（档案内容和反映对象的技术水平越高，其价值越大） 6）分析档案的功能因素 7）分析档案的作者因素（高级领导人、重要机关、著名人物所形成的档案，往往具有重大价值）,6宏达科技创业公司新建了一幢办公大楼，其中拟安排建立一个档案库房，作为档案管理人员的你，该如何协助领导选好档案库房的位置及布局呢？,参考答案： 合理选择档案库房位置： 1）不宜设在底层或顶层，以防潮防湿 2）不宜设在洗手间或锅炉房的附近 3）不宜设在楼房的西侧或南侧，以防阳光直射 4）要与档案人