(2020年){教育管理}信息资源的采集和开发

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1、第五章 信息资源的组织与过程管理,5.1 信息资源的需求分析 5.2 信息资源的采集 5.3 信息资源的开发 5.4 信息资源的利用,5.1 信息资源的需求分析 返回,5.1.1 用户及其信息需求,5.1.2 信息资源的分类,5.1.3 信息资源的成本估算,5.1.1 用户及其信息需求 返回,信息用户：使用信息或进行信息消费的人。 信息用户可分为个人用户和团体用户。 信息需求：人们在从事各种社会活动的过程中，为解决不同的问题所产生的对信息的需要。,个人信息需求,个人信息需求是在个人生活和工作中产生的信息需求。 个人生活中的信息需求包括： 1物质生活方面的信息需求； 2精神、文化生活方面的信息需

2、求； 3个人安全的信息需求； 4娱乐、休闲方面的信息需求； 5人际交往方面的信息需求； 6劳动和其他社会工作方面的信息需求； 7个人爱好方面的信息需求； 8求学及扩充知识方面的信息需求； 9发明创造方面的信息需求；等等。,职业信息需求,工作中产生的信息需求是职业信息需求。职业信息需求包括： 1为熟悉工作各环节而产生的信息需求； 2为了解行业状况或同行的工作情况而产生的信息需求； 3为熟悉服务对象情况而产生的信息需求； 4为提高职业技能和工作能力而产生的信息需求； 5为了解突发或意外事件的性质而产生的信息需求； 6为解决突发或意外的事件而产生的信息需求；等等。,组织信息需求,组织信息需求是指社会

3、组织为实现其目标和宗旨而产生的一系列信息需求。一方面，组织的信息需求与组织中各个部门的信息需求密不可分，组织中各个部门的信息需求的总和构成了组织的信息需求。另一方面，组织信息需求与个人信息需求具有密切的联系。因为，在完成组织各项活动的过程中产生的信息需求的总和构成了组织的信息需求，而组织的各项工作又是由不同的组织成员来完成的。 满足组织的信息需求应从满足组织的各个部门的信息需求做起，这是满足组织信息需求的基础；满足个人的职业信息需求是满足组织信息需求的重要组成部分，同样会影响到组织目标的实现。,不同层次的工作人员的信息需求,一般而言，可将组织活动分为管理层、专业层和操作层。不同层次的工作人员有

4、不同的信息需求。 操作层的工作人员主要由负责生产产品和提供服务的工人和负责事务性工作的普通职员构成，如，仓库保管员、销售员、秘书、打字员等。其工作性质决定了他们的信息需求种类相对单一需求量也较少。 专业层的工作人员主要是专业技术人员，包括工程师、会计师、系统分析员、律师、市场分析员、产品设计师以及广告人员等。其信息需求的特点为： 1专业技术人员通常需要原始的、没有经过加工处理的数据。 2专业技术人员的信息需求取决于工作性质。 管理层的工作人员可分为高层、中层和基层管理人员。基层管理人员的主要职责是监督操作层人员的工作。从事部门管理工作的人员是中层管理人员。高层管理人员是组织的最高决策人员。,各

5、层管理人员的信息需求的共性：,1计划 为制定计划，需要了解组织当前的生产情况。同时，要掌握影响组织发展的周边环境信息。 2管理控制 为实现管理控制目标，需要掌握组织内部和组织外部的相关信息。如，本组织产品的市场占有率和竞争者产品的市场占有率等。 3关键问题 为处理影响组织生存和发展的重要问题所需要的信息。这些信息可能要从组织各部门收集信息，然后用适当的形式加以重新组织。,各层管理人员的信息需求的共性：,4礼仪活动 高层管理人员为履行领导职能及参加各式各样与组织业务相关的礼仪活动所需要的信息。这些信息通常由日常工作报告提供。 5直接监督所需要的信息。 6业务控制 为衡量单项业务完成效率及采取补救

6、措施纠正工作偏差等业务控制所需要的信息。这些信息可通过直接观察和业务工作的详细报告获得。 7人事管理 人事管理方面所需要的信息，包括组织成员多方面的信息，如，员工的性格、爱好、家庭情况等。,5.1.2 信息资源的分类 返回,根据不同需要可从多种角度对信息进行划分。信息资源的分类与信息的分类相对应。 从便于对信息资源进行管理、有利于信息资源的开发与利用的角度出发，从以下四个方面对信息资源进行划分。,信息资源的四种类型,1记录型信息资源 记录型信息资源是信息资源存在的基本形式，是信息资源管理的核心内容。 . 从便于对记录型信息资源进行管理的角度，可以进行如下划分：,记录型信息资源,非数字化信息资源

7、,数字化信息资源,传统文献型信息资源,传统缩微声像型信息资源,网络信息资源,单机信息资源,信息资源的四种类型,2实物型信息资源 实物型信息资源是由实物本身来存储和表现的知识信息，要对其通过信息系统进行管理，必须先将它转换成记录型信息。 3智力型信息资源 智力型信息资源是指人脑存储的知识信息，又称为隐性知识。这类信息资源对社会经济发展的作用越来越大。它由人的活劳动携带，可根据社会需求提供各类咨询服务。,信息资源的四种类型,4零次信息资源 这类信息资源是指各种渠道中由人的口头传播的信息。 零次信息是人们通过直接交流获得的信息，是信息客体的内容直接作用于人的感觉（包括（听、视、嗅、味、触觉）的结果。

8、而不是像记录型信息和实物型信息那样经过某种物质载体的记录形式发生作用。因此，直接性、及时性、新颖性、随机性、非存储检索性等是其典型特征。,信息资源的四种类型,4零次信息资源 零次信息资源的作用： 可以补充记录信息和正规渠道的不足。 可弥补系统的不足。 可为市场调查和分析提供重要依据。 对现代咨询服务业和教育教学具有特殊意义。 零次信息的传播量、速度和影响越来越大。 零次信息有利于及时获取第一手材料。,5.1.3信息资源的成本估算返回,成本是商品生产中耗费的活劳动和物化劳动的货币表现。 信息资源的成本就是为了生产和销售一定数量的信息产品、开发信息资源所支出的全部费用。 信息资源的成本估算是信息资

9、源成本分析的主要任务之一。成本估算就是成本预测。信息资源的成本估算与一般物化产品的成本估算既有联系又有区别。,如何进行信息资源的成本估算,首先要确定估算的目标。成本估算的目标就是通过估算未来成本水平，挖掘降低成本的潜力，争取更好的经济效益和社会效益。 第二，确定影响成本的因素，收集所需资料。 第三，选择估算方法，进行估算。,信息资源计划期的目标成本估算,“倒扣法” 首先确定目标利润，然后从信息资源的预计收益中减去销售税金和目标利润，余额就是目标成本。其计算公式为： 目标成本=信息资源预计收益-应纳税金-目标利润 注意：有时对信息资源收益进行预计不够准确，并且有时短期不能看到其明显的经济收益，因

10、此，使用“倒扣法”有一定的局限性。 “因素法” 首先就是按各信息要素分类，估算其在信息活动中的支出的费用，然后将所有费用相加得到信息资源的目标成本。其计算公式为： 目标成本=设备材料费用+工资费用+管理费用+信息购置费,5.2 信息资源采集 返回,5.2.1 信息源分析 5.2.2 信息资源采集的原则和程序 5.2.3 信息资源的评价和选择 5.2.4 信息资源采集的途径,5.2.1 信息源分析 返回,信息源分析是指根据用户的信息需求寻找合适的信息源。 信息源就是信息的来源。 对组织的信息源进行分析是信息资源组织的重要步骤，其目的在于指导信息收集，明确信息的收集方向。,1信息源的特征,它是人类

11、一切思维和社会活动的反映，是人类知识和记忆的物质载体。 它是人们获取信息的主要来源。 它是信息传播过程中的第一要素，只有通过传播到达接收者并得到利用，才能发挥其作用。 它总是处于不断传播与使用的循环之中。在循环过程中，可以不断得到调整、补充、改编与重组，使其所含内容的针对性更强。 接收者并非是独占使用者，信息源可以传播到不同接收者同时使用，具有可共享性。 数量巨大，内容丰富，形式多样，并随人类社会的发展和科学技术的进步而迅速增长。,2信息源的分类,1）按组织边界划分：内部信息源、外部信息源 内部信息源产生组织的内部信息。 外部信息源是指在组织外部为组织活动提供信息的信息源，与组织自身的业务和外

12、部环境相关。 外部信息来源广泛，反映了组织的生存环境是决定组织生存和发展的重要因素。,2信息源的分类,2）按信息的数字化形式划分：数字化信息源和非数字化信息源。 数字化信息源提供的信息来自于计算机存储设备，包括内存和外存，并且可以通过网络传输。 组织内部的非数字化信息源包括专业书籍、期刊、文书、档案等印刷型的文献，以及直接观察，如管理人员到车间巡视，了解企业的生产情况；组织内部的生产快报；手工收集的信息；零次信息，组织外部的非数字化信息源分布广泛，包括专业书籍、期刊以及出版部门，大众传播媒介等。 隐性知识则大部分存储于人脑中，在成为显性知识之前，难以将其数字化。挖掘这类信息，对组织的发展和创新

13、具有重要意义。因此，在信息社会里，我们依然要重视对非数字化信息源的研究，并充分加以利用。,2信息源的分类,3）根据信息的载体形式划分：印刷型信息源、微缩型信息源、电子型信息源、实物信息源、声像信息源等。 印刷型信息源数量极为庞大，它们通过印刷技术传播各类信息。 缩微型信息源是指通过缩微技术制作成的大量缩微胶片等。 由于信息技术的发展，电子出版物大量涌现，使电子出版物成为组织信息的重要来源之一。传统的出版机构也是重要的电子信息源之一。 实物信息源主要提供实物信息，包括各种实物及提供实物的产品展览会、博览会，以及各类百货公司、商场等。实物能使人们最直观地认识到产品的形状、构成、颜色、型号等信息，甚

14、至可以通过一定的方式，如试用该产品获知其性能、质量等。 声像信息源提供声音和图像信息，包括各类声像制品。 需要指出的是组织的成员也是信息的来源，由于人传递的信息容易带有传播者本人的主观意志及可能在传播过程中失真，因此，对通过这种渠道收集的信息应加以过滤和筛选。,2信息源的分类,4）按信息的运动形式划分：静态信息源和动态信息源。 静态信息源提供变化不大或不会发生变化的信息，如组织中的工资管理系统，它提供的工资信息在一定时期内不会有太大的变化。再如档案信息，由于它是过去发生事件的记录，其信息内容一般不会发生变化，因而也属静态信息源。 动态信息源提供的信息通常处于变化中，如股票的价格信息，气象信息、

15、道路交通状况信息等。,2信息源的分类,5）按承载信息的语言种类划分：中文信息和外文信息。 对于外向型企业可能会需要更多的外文信息，了解国际市场的需求情况。科技部门也会需要更多的外文信息，以便了解国际上最新的科技动态。对于外文信息的收集，要求信息收集人员具有较高的外语水平。 中文信息对于我们具有母语的优势，同时具有便于获取，采集迅速等优点。,5.2.2信息资源采集的原则和程序 返回,（一）信息资源采集的原则 1、目的性原则 必须根据本机构的性质、任务和服务对象有针对性地确定信息资源采集的范围和重点。 首先要弄清楚信息机构服务对象的范围以及他们经济、科技、文化和其他方面的历史、现状、趋向及其对信息

16、的需求和利用状况 其次要弄清楚他们所需要的信息资源的分布状况 最后要弄清楚通过什么渠道、何种载体去获得这些信息,（一）信息资源采集的原则,2、系统性原则 信息的连续性和系统性是信息资源发挥其效用的前提，系统可分为纵的系统和横的系统。 纵的系统按产品、工艺、学科、专业或专题进行积累，横的系统可按信息资源的载体或类型进行积累。 3、预见性原则 4、科学性原则 5、及时性原则,（一）信息资源采集的原则,6、计划性原则 1）制定信息资源采集计划比较复杂 2）信息采集计划的划分 l 从时间的角度可分为长期、中期和短期计划或年度和季度计划 l 从内容的角度可分为综合计划、专题计划、补配计划 3）采集计划的项目一般包括：收藏信息的内容范围，重点信息资源和一般信息资源的划分及其比例，补缺配套的信息资源种类及起讫时间，采购标准，经费预算，完成计划的主要措施和保证等方面。 4）要仔细考虑“采集什么”的问题 5）保持采集计划的动态性,（二）信息资源采集的程序,5.2.3信息资源的评价与选择 返回,（一）信息资源评价的一般指标 有价值的信息是在特定的问题