第五章系统分析管理信息系统-河北科大于春田课件

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1、管理信息系统,河北科技大学经济管理学院,系统分析简介,系统分析的主任务是将在系统详细调查中所得到的文档资料集中到一起，对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析 系统分析侧重于从业务全过程的角度进行分析，分析的主要内容：业务和数据的流程是否通畅，是否合理；数据、业务过程和实现管理功能之间的关系；老系统管理模式改革和新系统管理方法的实现是否具有可行性等等 系统分析的目的是将用户的需求及其解决方法确定下来，这些需要确定的结果包括：开发者关于现有组织管理状况的了解；用户对依靠系统功能的需求；数据和业务流程；管理功能和管理数据指标体系；新系统拟改动和新增的管理模式等等,目录,5.1 可行性分析和详细

2、调查概述 5.2 组织结构与功能分析 5.3 业务流程分析 5.4 数据流程调查 5.5 数据字典 5.6 描述处理逻辑的工具 5.7 系统化分析 5.8 研究和确定管理模型,5.1 可行性分析和详细调查,系统分析,5.1.1 可行性分析的任务和内容 可行性分析的任务：是明确应用项目的开发的必要性和可行性。必要性来自实现开发任务的迫切性，而可行性则取决于实现应用系统的资源和条件 可行性分析的内容包括： （1）管理上的可行性指管理人员对开发应用项目的态度和管理方面的条件 （2）技术上的可行性当前软、硬件技术能否满足对系统提出的要求 （3）经济的上的可行性预估费用，而且要计算外围设备费用、软件开发

3、费用、人员费用等,5.1 可行性分析和详细调查,系统分析,5.1.2 可行性分析的报告 可行性分析的结果要用可行性分析报告的形式编写出来 内容包括： （1）系统简述 （2）项目的目标 （3）所需资源、预算和期望效益 （4）对项目可行性的结论（是立即开发、改进原系统还是目前不可行等）,5.1 可行性分析和详细调查,5.1.3 详细调查的目的、原则 详细抽查的对象：是现行系统（包括手工系统和已采用计算机的管理信息系统） 详细调查的目的在于完整掌握现行系统的现状，发现问题和薄弱环节，收集资料，为下一步的系统化分析和提出新系统的逻辑设计做好准备 详细调查应遵循用户参与的原则，即由使用部门的业务人员、主

4、管人员和设计部门的系统分析人员、系统设计人员共同进行 详细调查的方法（1）召开调查会（2）访问（3）发调查表（4）参加业务实践,5.1 可行性分析和详细调查,5.1.4详细调查的范围 详细调查范围应该是围绕组织内部信息流所涉及领域的各个方面。但应该注意的是，信息流是通过物流而产生的，物流和信息流又都是在组织中流动的。所以我们所调查的范围就不能仅仅局限于信息和信息流。 具体应包括： （1）组织机构和功能业务（2）组织目标和发展战略（3）工艺流程和产品构成（4）数据与数据流程（5）业务流程与工作形式（6）管理方式和具体业务的管理方法（7）决策方式和决策过程（8）可用资源和限制条件（9）现存问题和改

5、进意见,系统分析,5.2组织结构与功能分析,组织结构 与功能 分析内容,组织结构与功能分析的主要内容：如下图,业务功能 一览表,业务过程 组织结构 之间的联系分析,组织结构 分析,通常是通过组织结构图来实现的，是将调查中所了解的组织结构具体地描绘在图上，用作后续分析和设计的参考,通常是通过业务与组织关系图来实现的，是利用系统调查中所掌握的资料着重反映管理业务过程与组织结构之间的关系,把组织内部各项管理业务功能都用一张表的方式罗列出来。它是进行功能/数据分析、确定新系统拟实现管理功能的基础,系统分析,5.2组织结构与功能分析,5.2.1组织结构图 组织结构图是一张反映组织内部之间隶属关系的树状结

6、构。如图5.1 在绘制组织结构图时应注意，除后勤与企业生产、经营、管理环节无直接关系的部门外，其它部门一定要反映全面、准确。 为了表明企业的运行过程，往往也画出企业物流和管理组织关系图。如图5.2,系统分析,图5.1：组织结构图,工厂,人事处,供销处,生产处,技术处,财务处,行政处,图5.2物流和管理组织关系,5.2组织结构与功能分析,5.2.2 组织/业务关系分析 组织结构图反映了组织内部和上下级关系。但是对于组织内部各部分之间的联系程度，组织各部分的主要业务职能和它们在业务过程中所承担的工作等等却不能反映出来。这将会给后续的业务、数据流程分析和过程/数据分析等带来困难 为了弥补这方面的不足

7、，通常增设组织/业务关系图来反映组织各部分在承担业务时的关系 如下图5-3 以组织/业务关系图中的横向表示各组织名称，纵向表示业务过程名，中间栏填写组织在执行过程中的作用,图5-3：组织/业务关系图,图中： “”表示该项业务是对应组织的主要业务 “”表示该单位是参加协调该项业务的辅助单位 “”表示该单位是该项业务的相关单位 空格：表示该单位与对应业务无关,5.2组织结构与功能分析,5.2.3 业务功能分析 在组织中，常常有这种情况，组织的各个部分并不能完整地反映该部分所包含的所有业务。因为实现中，组织的划分或组织的名称的取定往往是根据最初同类业务人员的集合而定的。随着生产的发展，生产规模的扩大

8、和管理水平的提高，组织的某些部分业务范围越来越大，功能也越分越细，由原来单一的业务派生出许多业务。这些业务在同一组织中由不同持业务人员分管，其工作性质已经逐步有了变化。当这种变化发展到一定的程度时，就要引起组织本身的变化，裂变出一个新的、专业化的组织，由它来完成某一类特定的业务功能 如果以功能为准绳设计和考虑系统，那么系统将会对组织结构的变化有一定的独立性，将获得较强的生命力。所以在分析组织情况时还应画出其业务功能一览表。 这里要制作的业务功能表是一个完全以业务功能为主体的树型表,经营主管,总会计师,总经济师,财务主管,财务计划,成本管理,财务会计,内部银行,财务分析,年度资金计划,月度资金计

9、划,利税计划,成本核算,定额成本计算,成本计划,成本分析,生产工人工资,退休工人工资,资金管理,技术改造基金,基本建设基金,固定资产折旧,工资管理,专项基金,银行账务管理,日常账务管理,销售账务管理,资金分配计划,资金使用情况,内部奖惩制度,资金使用分析,利润分析,财务计划执行分析,图5.4业务功能一览表,5.3 业务流程分析,在对系统的组织结构和功能进行分析时，需从一个实际业务流程的角度将系统调查中有关该业务流程的资料都串起来作进一步的分析。 业务流程分析可以帮助我们了解该业务的具体处理过程，发现和处理系统调查工作中的错误和疏漏，修改和删除原系统的不合理部分，在新系统基础上优化业务处理流程

10、业务流程分析是在业务功能的基础上将其细化，利用系统调查的资料将业务处理过程中的每一个步骤用一个完整的图形将其串起来。,5.2组织结构与功能分析,在绘制业务流程图的过程中发现问题，分析不足，优化业务处理过程，所以说绘制业务流程图是分析业务流程的重要步骤,业务流程图(transaction flow diagram 简称TFD），就是用一些规定的符号及连线来表示某个具体业务处理过程。 业务流程图的绘制基本上按照业务的实际处理步骤和过程绘制,5.2组织结构与功能分析,业务流程图的绘制,（1）基本符号,业务处理单位,业务处理功能描述,表格/报表制作,数据/文件存档,收集/统计数据,信息传递过程,开会

11、讨论,综合平衡 （讨论）,批准,审批,（2）绘制举例（某个业务流程图）,5.4 数据流程调查,管理业务调查过程中绘制的管理业务流程图虽然形象地表达了管理中信息的流动和存储过程，但仍没有完全脱离一些物质要素。为了用计算机进行信息管理，还必须进一步舍去物质要素，收集有关资料，绘制出原系统的数据流程图 数据流程调查过程中收集的资料包括： （1）收集原系统全部输入单据（如入库单、收据、凭证）、输出报表和数据存贮介质（账本、清单）的典型格式 （2）弄清各环节上的处理方法和计算方法 （3）在上述各种单据、报表、账册的典型样品上或用附页注明制作单位、报送单位、存放地点、发生频度、发生的高峰时间及发生量等 （

12、4）在上述各种单据、报表、账册的典型样品上注明各项数据的类型（数字、字符）、长度、取值范围（最大值、最小值）,5.4 数据流程调查,通过调查可以绘制出原系统的数据流程图 数据流程图：是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合地反映出信息系统中流动、处理和存储情况 数据流程图具有抽象性和概括性。抽象性表现在它完全舍去了具体的物质，只剩下数据的流动、加工处理和存储；概括性表现在它可以把信息中的各种不同业务处理过程联系起来，形成一个整体,5.4 数据流程调查,数据流程图由图5.5所示的四种符号表示,外部实体：指本系统这外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系 数据流：表示

13、流动着的数据，可可以是一项数据，也可以是一组数据，也可用来表示对数据文件的存储操作，通常在数据流符号上方标明数据流名称 处理（功能）：它用一个长方形来表示处理逻辑，图形下部填写处理的名字，上部填写唯一标识该处理的标志（如1，1.1，1.1.1） 数据存储：通过数据文件或账本等存储数据，图形右部填写存储的数据和数据集的名字，左边填入该数据存储的标志 例子,销售统计,合同 登记处理,入库处理,销售分配 处理,发货 处理,出库处理,查询,图5.6成品销售管理数据流程图,销售科负责成品销售及成品库管理。该科计划员将合同登记入合同台账，并定期根据合同台账查询库存台账，决定是否可以发货。如果可以发货，同时

14、填写通知单交给销售科所属成品库。成品库的发货员按发货通知单发货，同时填写出库单交成品库保管员。保管员按出库单和由车间送来的入库单填写库存台账。出库单的另外两联分送计划员和财务科。计划员将合同执行情况凳入合同台账。销售部门负责人定期进行销售统计并上报厂办,5.4 数据流程调查,数据流程图是分层次的，绘制时采取自顶向下逐层分解的办法 首先画出顶层（第一层）数据流程图。顶层数据流程图只有一张，它说明了系统的总的处理功能、输入和输出 如下图,5.4 数据流程调查,下一步是对顶层数据流程图中的“处理”进行分析，也就是将“销售处理”分解为更多的“处理”。 如图5.8 图中含有三个“处理” （1）判定订货处

15、理方式 a)可以赊物，产即发货同时修改库存账 b)等有货后再发货 c)要求先付款再发货 （2）开发货票 （3）开付款通知单 为是系统分析中极为重要的一步,财务科,仓库,订货单,D2订货单,D3订货单,发货票,图5.8 订货处理的第二层数据流程图,发货票,发货票,5.4 数据流程调查,数据流程图分多少层次应视实际情况而定，对于一个复杂的大系统，有时可分至七八层之多 为了提高规范化程度，有必要对图中各个元素加以编号。通常在编号之首冠以字母，用以表示不同的元素，可以用P表示处理，D表示数据流，F表示数据存储，S表示外部实体。如P03-2.3表示第三子系统第二层图的第三个处理；D03-02表示第三个子

16、系统中的第二个数据流等,5.5 数据字典,为了对数据流程图中的各个元素作出详细的说明，有必要建立数据字典。 数据字典的内容主要是对数据流程图中的数据项、数据结构、数据流、处理逻辑、数据存储和外部实体等六个方面进行具体的定义。,5.5 数据字典,一、数据项的定义 数据项又称为数据元素，是数据的最小单位。 分析数据特性应从静态和动态两个方面去进行。在数据字典中，仅定义数据的静态特性 具体包括（1）数据项的名称、编号、别名和简述（2）数据项的长度（3）数据项的取值范围 例如： 数据项定义,数据项编号：I02-01 数据项名称：材料编号 别名： 材料编号 简述： 某种材料的代码 类型及宽度：字符型，4位 取值范围：“0001-9999”,5.5 数据字典,二、数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成；也可以由若干个数据结构组成；还可以由若干个数据项和数据结构组成 如下表5.1所示订货单是由三个数据