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1、财务与业务一体化工作原理,教学目的与要求： 系统学习购、销、存系统初始化的一般方法，学习采购业务、销售业务及库存业务处理的数据流程和业务流程以及完成采购业务、销售业务和库存业务处理的工作原理和操作方法。 要求掌握购、销、存系统初始化的的内容和操作方法；了解采购系统与应付款系统及存货系统的业务处理、销售系统与应收款系统及存货系统的业务处理、产成品入库与发出的业务处理的程序和方法。 。,1 系统初始化 2 采购业务 3 销售业务 4 库存业务,1.1 采购管理系统初始化,在完成了共用的基础设置之后，采购管理系统初始化主要包括定义采购管理系统启用参数、设置各种档案、录入期初业务数据及期初记账等。,1
2、.启动“采购管理”系统,使用采购管理系统之前，需要先启动并注册系统。启动与注册采购管理系统的方法与启动与注册总账系统的方法相同。,2.定义采购管理系统启用参数,第一次进入采购管理系统时，系统弹出“建账向导”对话框，在定义“建账向导”对话框中应完成采购管理系统启用的参数设置。,3.设置各种档案,进入采购管理系统后，应认真查看系统中已设置的有关档案资料，在这里可以对不合适或不全面的资料进行修改或补充。由于在采购管理系统中要对存货进行核算，因此应设置“仓库档案”和“收发类别”等内容。,注意:, 每个仓库必须选择一种计价方式。已使用仓库的计价方式不允许修改。,4.期初业务数据的录入,采购管理系统的期初
3、业务数据，主要指在启用采购管理系统前没有取得供货单位采购发票，不能进行采购结算的入库单的数据资料，即暂估入库的存货余额。,注意:, 期初普通采购入库单是在“业务”菜单中“采购入库”的“普通入库单”中录入的。,5.期初记账,在确认采购系统初始化完成后可以进行期初记账，只有进行期初记账后，才能进行日常业务的处理。,注意:, 没有期初余额数据时也应进行期初记账，以便于日常采购单据的录入。 采购管理系统不执行期初记账，库存管理系统和存货核算系统不能记账。 在未进行日常业务处理之前，如果发现初始化资料需要修改，则可以在原期初记账的功能中执行“取消记账”的操作。,1.2 销售管理系统初始化,在完成了共用的
4、基础设置后，销售管理系统初始化主要是定义销售管理系统启用参数。如果有委托代销业务，则需要进行期初委托代销业务数据的初始，如没有，则直接进行日常业务处理。此系统的启动和注册与采购管理系统的启动和注册操作步骤基本相同这里不再重述。,1.3 库存管理系统初始化,在完成了共用的基础设置和采购管理系统的系统初始化之后，库存管理系统初始化主要包括定义库存管理系统启用参数、录入期初业务数据及期初记账等。,1.启动“库存管理”系统,使用库存管理系统之前，需要先启动并注册系统。启动“库存管理”系统的方法与启动其他系统的方法相同，这里不再重述。,2.启动定义库存管理系统启用参数,与第一次进入“采购管理”系统一样，
5、第一次进入库存管理系统时，系统同样会弹出“建账向导”对话框，在定义“建账向导”对话框中应完成库存管理系统启用的参数设置。,3.录入期初数据,使用采购管理系统之前，需要先启动并注册系统。启动与注册采购管理系统的方法与启动与注册总账系统的方法相同。, “库存管理”系统与“存货核算”系统的期初余额是共用的。即只要在其中的一个系统中录入了存货的期初余额，则另外一系统则不必再录入。 系统要求“库存管理”系统必须与“存货核算”系统同时启动，因此，当在“库存管理”系统中录入期初余额后并不能直接记账，而应在启动了“存货核算”系统后再进行期初余额的记账操作，否则“存货核算”系统将不能被打开。,注意, “库存管理
6、”系统的期初余额记账工作，必须在采购管理系统进行完期初记账并且确认“存货核算”系统已经被启动后才能进行 存货的期初余额既可以“库存管理”系统进行，也可以在“存货核算”系统进行。 只有期初余额记账后才能进行日常业务处理。,1.4 存货核算系统初始化,在完成了共用的基础设置和采购管理和库存管理等系统的系统初始化之后，存货核算系统初始化主要包括定义存货核算系统启用参数、进行期初余额记账及定义存货科目等。此系统的启动和注册与库存管理系统启动和注册操作步骤基本相同，这里不再重述。,1.期初记账,由于“库存管理”系统和“存货核算”系统的期初数据是共用的，同时系统要求“库存管理”系统和“存货核算”系统必须同
7、时启动，因此，存货的期初余额既可以在“库存管理”系统录入，也可以在“存货核算”系统录入，只要是确认了“库存管理”系统和“存货核算”系统都已经启动了，无论在“库存管理”系统中完成还是在“存货核算”系统中完成都是一样的。当确认期初余额已录入完成后应进行期初记账，否则将无法进行日常业务处理。,没有期初数据的用户，可以不录入期初数据，但也必须执行期初记账操作，否则无法开始日常业务。 期初数据记账是针对所有仓库的期初数据进行记账操作。因此用户在进行期初数据记账前，必须确认各仓库的所有期初数据全部录入完毕并且正确无误时，再进行期初记账。 期初余额记账后，其“记账”按钮变为“恢复”按钮，在日常业务处理之前，
8、如发现期初余额有错误，可以单击“恢复”按钮后将期初余额恢复到未记账的状态进行修改。,注意,2.设置存货科目和对方科目,由于在存货核算系统中将根据所给资料自动生成相应的记账凭证，因此可以在系统初始化时预先设置记账凭证中所使用的会计科目，以便于系统根据不同的经济业务直接生成包括会计科目在内的记账凭证。存货科目和对方科目的设置是在存货系统中设置功能中的其他设置功能中完成的，用户可以根据本单位的实际情况进行相应的设置。,4.2.1 应收及应付账款管理系统初始化,应收及应付账款管理系统是财务系统的两个重要的子系统，其初始化主要包括初始设置、编码档案设置及期初余额的录入。由于应收及应付账款管理系统的初始化
9、内容几乎都是一一对应的，这里只以应收账款系统的初始化为例介绍应收及应付账款管理系统初始化的内容及方法。,1.账套参数设置,在第一次使用应付账款系统时，应设置本系统运行所需要的参数，以便系统根据用户所设定的参数进行相应的处理。账套参数设置可以在第一次进入系统时进行，也可以在以后进入系统后，在“设置“功能中的“选项”功能中设置。 账套参数主要包括： 应收款核销方式、控制科目依据、产品采购科目的依据、预收款核销方式、制单方式和坏账处理方式等。, 设置不同的账套参数将影响到日常业务处理中应收款核销方式、预收款核销方式和制单方式等。,注意:,2.初始设置,3.录入期初数据,当第一次使用应付账款系统时，要
10、将上期期末未结算完全的单据都录入到本系统，以便于以后的处理。当用户进入第二年度处理时，系统自动将上年度未结算完全的单据转成为下一年度的期初余额。,注意,在开始日常业务处理前，一定要仔细核对账账之间的数据关系，若和总账系统一同使用时，必须与总账数据进行核对。,2 采购业务,一笔采购业务的发生涉及到采购计划的制定、验收入库、支付货款等业务活动和账务处理，因此，采购管理系统与应付款管理系统集成使用，可以掌握采购业务的付款情况；与库存管理系统集成使用，可以随时掌握存货的现存量信息，从而减少盲目采购，避免库存积压；与存货核算系统集成使用，可以为存货核算提供采购入库成本，便于财务部门及时掌握存货采购成本。
11、,2.1 发生采购业务,当采购管理、库存管理、存货核算、应付款管理及总账管理集成应用时，一笔采购业务的发生应根据不同情况在各个不同的系统中完成相应的业务处理和账务处理。, 在采购管理系统中录入采购入库单、采购发票，并对采购入库单和采购发票进行采购结算。 在库存管理系统中审核采购入库单。 在存货核算中记账，登录存货明细账，并依据记账后的采购入库单生成凭证，把凭证传递到总账系统。 应付款系统中对结算后的发票制单，生成应付款凭证并在付款时录入付款单、核销应付款、生成付款凭证传递到总账系统。 在总账系统中对凭证审核、记账。,注意,1.填制采购发票,采购发票是从供货单位取得的进项税发票及发票清单。主要包
12、括专用发票、普通发票及运费发票。, 对于货款同到的业务既可以先填制发票，也可以先填制入库单。 已进行结算的发票不能直接修改，只有取消结算后才能修改。 发票保存后，可以在“采购发票列表”中进行查询。 普通发票及运费发票的填制方法与专用发票的填制方法相同。 如果已填制了入库单，则填制采购发票时可以复制入库单的内容。,注意,2.填制采购入库单,采购入库单是根据采购到货签收的实收数量填制的单据。主要包括普通业务入库单、受托代销入库单（商业）。 采购入库单可以根据不同的采购情况填制。如果采购入库货物是根据采购订单产生，可以用复制原采购订单的方法填制入库单；如果先收到采购发票并且已输入计算机，入库单可以用
13、复制原采购发票的方法填制；如果本次入库的货物以前已有相同的入库单，可以用复制以前入库单的方法填制。, 入库单号由系统自动生成。 单货同到的采购业务既可以先录入采购发票，也可以先录入采购入库单。而后录入的内容则可以复制已录入的内容。 如果采用复制采购发票的方法录入采购入库单，可以在增加一张采购入库单并选择相应的仓库后，单击鼠标右建选择铐贝采购发票即可。,注意,2.采购结算,采购结算也叫采购报账，是根据采购发票确认其采购成本。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式。 自动结算是由计算机系统自动将相同供货单位的，存货相同且数量相等的采购入库单和采购发票进行结算。而手工结算则是针对不能进行
14、自动结算的存货相同而数量不同的一张采购发票与多张采购入库单，或一张采购入库单对应多张采购发票等不同情况的结算。, 已结完成采购结算的入库单和发票不能直接进行修改，只能在取消采购结算后再修改。 已经结算的采购入库单直接传递到库存管理系统和存货核算系统，形成库存商品。 已经结算的采购发票直接传递到应付账款管理系统，形成应付账款。,注意,2.2 采购业务与应付账款,在采购管理系统与应付账款管理系统、总账管理系统集成使用时，在采购管理系统中所填制的采购发票将直接传递到应付账款管理系统中，在应付账款管理系统中将对采购发票进行形成应付账款和支付应付账款的账务处理，并将在应付账款管理系统中所生成的记账凭证再
15、传递到总账管理系统。, 如果在应付账款系统的“初始设置”中已经设置了基本科目，则在生成记账凭证时，系统会根据不同的业务内容自动生成相应的会计科目，否则应手工录入相应的会计科目。 在应付账款系统中所使用的应付款及预付款科目，必须是在总账系统初始化的科目设置中，已经设置了有“供应商往来”辅助核算内容的会计科目。,注意, 在填制付款单时应首先选择供应商，否则其他内容无法操作。 在填制付款单上半部分内容时，如果在应付账款系统的初始设置中已经为每一种结算方式设置了相应的会计科目，则在选择了结算方式后，结算科目由系统自动生成。 “付款单”上半部分的金额为本次实际付款金额。 只有在保存了“付款单”上半部分内
16、容后才会出现待结算的付款单的内容。 在填制“付款单”后可以按系统提示直接生成记账凭证，也但可以在“制单”功能中再生成记账凭证。,注意, 付款单下半部分中“本次结算”金额是指本次欲与对方结算的金额，其数额不能大于“付款单”上半部分所填入的金额与“使用预付”款金额之和。 若“付款单”上半部分所填入的金额大于下半部分“本次结算”金额，则系统将自动将其多余的部分生成“预付账款”。,注意,2.3 采购业务与存货,在采购管理系统与库存管理系统、存货核算系统及总账管理系统集成使用时，在采购管理系统中所填制的采购入库单将直接传递到库存管理系统和存货核算系统中。在库存管理系统中将对采购入库单进行审核，形成库存台账。在存货核算系统中将进行存货验收入库的账务处理，并将在存货核算系统中所生成的记账凭证再传递到总账管理系统。,3 销售业务,一笔销售业务的发生涉及到销售计划的制定、产品出库、收取货款等业务活动和账务处理，因此，销售管理系统与应
