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1、,如何做一名好助理 (或内勤),一、助理的定义: 助理既联系上下,又协调左右,既是政务的参谋,又是事务的“主管”,是上下级、部门/中心之间的纽带。助理应认识到自己所处的地位和所应发挥的重要作用,爱岗敬业,尽职尽责地履行自己的职责,富有成效地做好工作。 二、助理的分类(根据岗位级别来分): 1、董事长助理 12、商务助理 2、总经理助理 13、执行总监助理 3、行政助理 14、策划助理 4、销售助理 15、美工助理 5、项目助理 16、咨询助理 6、财务助理 17、运营总监助理 7、人事助理 18、生产助理 8、采购助理 19、设计师助理 9、经理助理 20、培训助理 10、市场助理 等等 11
2、、产品助理 在现实生活中平时接触比较多的助理职位有:董事长助理、总经理助理、经理助理、行政助理、人事助理、项目助理等等岗位,主要是介绍助理的定义及基本分类,三、做一名好助理,主要应在以下8个方面努力: (一)要认清自己,处事有原则 找不准位置,也就找不准工作的立足点、切入点、着力点,工作起来也就找不着“感觉”。助理围绕着中心工作,上协助领导,下联系员工及部门,在处理事情过程中,把握好工作分寸,管理不巨细,参谋不决断,助手不揽权,不越权,不越位,不缺位,工作要到位。 另外,助理对于工作岗位上的事情,要有自己的立场,不能随波逐流。 举例 ;比如以前我在营销中心担任内勤时(其实换种说法也叫销售助理)
3、,是一个服务的角色,同时也是一个管理者的身份。当时定下了一个请假制度,制度中说如果需要请假,提前一天在ORT登记,并告知直接上级审核,审核通过后最后由营销内勤批准。但结果员工直接同直接上级请假,而未告知营销内勤,事后也没采取措施来处理。结果导致这种想象越来越严重。 通过此事件说明了,全力协助制度的执行落地,如果有人违法了这个制定,就按照规定处理,并把处理结果通告全部门,让其他员工以此为鉴!,重点:找准工作重心,处事要有原则,坚定立场,3)假如现有个客户C报名参加了某个课程,突然发现此客户C是销售人员A 和销售人员B都在跟进的,作为营销内勤怎么处理这件事情?,方法:先了情况,然后再最初决策;了解
4、情况时,分别找A和B单独分开谈话 (切记不能一起谈话),了解到如果确实是A和B同时在跟进的事情,处理一: 协商一起跟进,根据合才营销中心的分配机制,落实好分配的比例,达成一致; 如果此方法不成,那就处理二:客服CRM系统查询,客户记录的最初跟进人。 (所以平时每月定好时间点上交跟进的客户,录入到CRM系统,一是成为公司资源, 二是提供查询客户的依据。),解决问题的思路: 1) 发现问题-分析问题-解决问题 2)发现问题-分析问题-解决问题-预防问题 3)发现问题-清楚目标-效果导向-原因分析-解决方法-行动计划-总结、预防 方法3是目前教练经常用的方法;过去是基于过去看未来,我们是要基于未来看
5、过去。 效果导向是这个问题解决后给我们带来的意义和好处。最后,重点是要解决问题的行动计划,要落实到位!,(三) 要善于长袖善舞,作好各部门之间的“润滑油” 首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢,更不能违背原则盲从领导。陈云同志说,要“不唯书,不唯上,要唯实。”在实际工作中,不看领导眼色是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。再是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。 对于上级交代的事情需注意的:(不管是助理还是其他岗位的都适用) 1、去上级办公室,随时带上记录本和笔,且记录本要
6、大气; 2、对于上级交代的事情,要重复一次,确认你理解的意思是否与上级一致; 3、在交代事情过程中,不管事情的对与错,先听从领导说的;说完后,如果有什么地方,你觉得有一些有利的意见,尊重上级然后表达下你的意见。因为有时上级可能考虑问题的出发点和你所想的有出入的; 4、对于交代的事情,在汇报时,一定要汇报结果,然后有需要的话再汇报一些细节; 5、在处理领导交代的事情中,不要等事情全部结束后才汇报,在进行中过程也需要汇报,如果在过程中有需要帮助的,或者难点及时提出来,以便得到更好的解决方案;,对与部门与部门的沟通:(核心-信息传递的快、准;部门之间的和谐) 1)先弄清楚,这个事情找哪个部门,找部门
7、的哪个人。事情一定要找准部门,找准人;目的一是提高工作效率;二是避免部门之间的矛盾; 2)部门之间的沟通要顺畅、及时;因为我们是整个公司部门与部门的桥梁,担任信息传递的重要任务。 3)如果某件事情之前已与部门对接好,又因其原因发生变化,要第一时间告知对接人改变的结果,以免出现错误。(此点非常重要:很多时候在工作中,我们忽略了这点,比如开课,原定于6月7号培训室开课,因某些原因改地点了,如果你是此事的负责人,如果不告知其他部门的话,很可出现客户来了,没找准地点) 4)部门与部门之间的沟通协调要注意表达方式,如果表达不当,会造成部门之间的误会,这是公司上级不愿看到的现象。 5)如某件事情需要其他其
8、部门的协助,在参与之前一定要先征得协助部门上级的同意。(这个协调如果是助理可以谈的那就助理去,如果是需要你的上级去的,那助理就温馨提醒上级做这个动作) 6)如果部门与部门之间的有些事每月对接点时间一样,那可以整理出一份清单,列好时间点和事项,给到部门的对接人方便工作地开展。,(四) 要高效快捷处理有关事务 助理必须要有强烈的时效观念、意识,求真务实、雷厉风行的工作作风,运筹帷幄的领导艺术,在有限的时间里办好应办之事。要善于“分身”,明确该干什么,不该干什么,先干什么,后干什么。要有所为,有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事,要分解任务到人,并明责授权,责权相等。一旦分工、明责、授权,要少
9、插手,多支持下级大胆工作。不要事无巨细,事必躬亲。不该为之事,“亲自”未必就好,还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩,也会有不足,要客观地分析是非功过,更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿,对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实,力求实绩、实效。工作不能摆花架子,更不能弄虚作假。要真实地反映情况,扎实地开展工作。 做事的标准之一:每分每秒做最有生产力的事情; 作为助理每天有很多事务性工作,所以每天工作开始前,前天晚上就整理好明天 的工作计划,事情的优先排序是:重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要等顺序;(ORT每天坚持写总结和计划的目的也就是为了清晰我们的工作)另外,在当中
10、的工作中,我们经常会遇到一些突发事件。当事情来了,先不要手忙脚乱,而是快速整理下思路,弄清此事是否需要马上解决?如是,则停下原来的工作马上处理;如不是,则可以先完成手头上刚在做的事情,然再处理,一切根据情况而定。,事情优先排序的原则,紧急,不紧急,重 要,不 重 要,(五)要不断提升个人素质,增加人文魅力 自身素质强,就会产生人文 “魅力”和影响力。要当好助理,要靠权力的影响力,但更重要的是靠非权力的影响力。只有二者有机结合,才能更好地开展工作。要注重发挥自身非权力因素的影响力,靠德、识、才、学,靠高尚的人格、丰富的知识、高超的才干、卓有成效的方法艺术来开展工作。在提高自身素质的同时,还要学会
11、尊重,学会理解,学会“给予”,尊重上级,理解同级,善于“给予”下级。培养人才,帮助人展现才能,实现价值。 (六)要注意自身形象,起好表率作用 作为助理要加强自身修养,注重自我形象塑造。同时,要引导部门员工强化形象意识,形成塑造形象的共识。工作中,要重视外在形象的“包装”,全心全意地、热情细致地待人接物,为人处事。要经常并善于“换位思考”,想一想假如自己是领导或是员工怎么办,设身处地地搞服务、办实事、办好事。,作为助理:保持积极的心态,能够激发你的激情;保持愉快的心态,能给身边的人带来正面的能量。,YES, I AM READY!,(七)要制订并完善游戏规则 一方面要根据工作需求,建立一套切实可
12、行的工作勾只奥制度,并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如,之前在营销内勤岗位上制定激励制度、日常工作制度等,用制度管人、管事。根据游戏规则,奖优罚劣。表扬、奖励好的,批评、惩罚坏的。不能好坏不分,是非不明,不能让“会叫唤的孩子多吃糖”,更不能形成或陷入“干的不如不干的,不干的不如捣蛋的”怪圈,建立并逐步完善好人能够积极办好事,坏人不敢办坏事的良好机制,确保公司工作正常、有序、高效运转。 概要的重要就是:一是制度具有可行性和价值行;二是自身要100%按制度做事,以身作则,三是要监督执行制度,落实到位,不允许有人违背;四是不断完善;,(八)要努力营造温馨快乐的工作环境 要
13、着力创造工作的良好环境,用良好的环境去影响人、改造人、约束人。积极倡导、思想上重视,工作上要研究、策划,采取切实有效的举措。努力创造一种用事业留人、用待遇留人、用情感留人的良好工作环境。 在合才:本身我们就有“军队+学校+家庭”的文化,那我们就应该维护好这个工作环境。,(九) 加强目标感,盯紧目标 作为助理,经常会接到上级命令;或做某件事情需要其他人的协助、配合;如何让事情高效、顺利完成是非常重要的。有以下需要注意的: 1、加强对目标感的追求; 2、当接到上级某个事件的命令时:根据事情的紧急性来处理,如果此事件需要一个时间段,那每个阶段我们都要盯紧,了解事情的进展进度,及时同上级汇报进展过程。
14、如果是临时通知,很快可以处理完的,那处理之后及时汇报给领导。汇报方式:当面、电话、短信(短信一定要收到回复为准) 举例:做营销内勤时,江总给我一个命令,给一个客户发送一份邮件的案例! 3、当下达一个命令给部门同事,需要配合时;在事情进展的过程中一定要追踪进展程度。 一定要谨记:不要犯“我以为”的错误!,(十) 营造短信文化 在合才,短信也是合才文化之一,它是建立良好关系的一个工具。很多企业这种短信文化是没有的。如果我们作为项目助理去到企业的话,可以引进,并持续! 如果新人进入一家公司,就接收到来自同事或者上级的欢迎短信,内心是温馨的; 如果工作中遇到不开心的事情,有同事给你一条打起的短信,内心
15、会充满力量; 如果平时下班后,有同事发一些分享成果的短信,那我们可以学习其中的方法,提升自我; 举例:比如营销中心的每天的工作情况汇报短信和好消息分享信息;,四、接受上级命令的三个步骤: 步骤1 : 立刻回答“是”,迅速走向上级 步骤2:记下上级交办事项的重点步骤3: 理解命令的内容和含义 注意点1:不清楚的地方,询问清楚为止 注意点2: 尽量以具体化的方式,向上级确认命令的内容 注意点3:要让上级把话说完后,再提出意见或疑问,五、与上司的相处之道 * 理解上司的立场 * 有事情要先向上司报告 * 工作到一个段落,需向上司报告 * 向上司提出自己的意见 * 向上司提供情报 * 依上司的指示行事 * 不要在背地说上层主管的闲话,六、与下属相处的礼仪 *以身作则:“己所不欲,勿施于人” *平等待人:忌拉帮结伙、任人唯亲;要惟才是举、 平等待人 *礼遇下属:尊重 *关心下属:冷暖挂心上 *信任下属:“士为知己者死” *接近下属:知无不言,言无不尽、上情下达,七、与同事相处的礼仪 * 真诚合作 * 同甘共苦:一个 好汉三个帮 * 公平竞争 * 宽以待人,严于厉己:人非圣贤,孰能无过,八、客户或者朋友等介绍的礼仪 作为助理,上级经常会接见一些客户或朋友,作为上级的助理协助接见是很正常的事情,所以需要注意