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1、第一章 秘书工作国外秘书分类,美国秘书分类,美国行政管理协会(The Administrative Management Society)把秘书分成A级秘书、B级秘书、行政秘书或行政助理和法律秘书四个等级,A级秘书,A级秘书为中级管理人员，先例职责范围不受限制，主要负责起草或抄录内容较复杂的保密信件。 这种秘书对公司的政策、办理手续的程序比较了解，并熟练地掌握了一般秘书的管理技能。,B级秘书,其主要任务是为公司经理先例范围有限的秘书职责。主要是迅速准确地从笔记和录音机中转抄和听写录音;迎来送往和安排约会;安排上司旅行事宜;处理日常往来书信;文件归档等。,行政秘书,又称管理秘书或行政助理。行政秘
2、书为高级行政参谋成员，全面负责秘书和行政工作;负责处理工程方面的事宜，并对这些工程按期完成负责;减轻经理日常管理方面的琐事。这个职务要求对公司的惯例、结构有深刻的了解，并要求具有高度熟练的秘书技能,法律秘书,他们在工商业组织的法律部门供职或任政法机构法官、律师的助手。法律秘书必须遵守法律秘书准则，掌握法律专门术语、法院法律事务所程序、联邦及州法院条例，熟练使用规范的法律字典如布莱克氏法律字典(Blacks Law Dictionary)，还要熟悉法律文书形式，起草法律文件，掌握打字、速记、录音等技术。,政府秘书,包括:(1)在美国首都华盛顿从事秘书工作的联邦政府雇员;(2)在州政府、市政府和当
3、地县级以下政府的秘书;(3)驻外使馆和领事馆、军事基地等地工作的秘书。人数远远超过任何工商部门的私人秘书。 秘书等级的划分和任命根据考试成绩优劣而定。大学毕业生如打算从事秘书工作，必须取得会打字会速记的证书，并参加表现秘书能力的口试、笔试。被录取后，第一年为试用期，三年后改为固定职业，并可以申请担任联邦政府任何机构的秘书工作。如果离开联邦政府，并在三年内回来继续供职，仍保留其累计的可以请病假的天数而不扣发工资。,教育秘书,指大城市教育系统中高级官员的秘书或当地 小规模的学校办公室秘书。 前者的职责与商业和工业秘书相同。 后者的职责范围却很广:誊写、保管文件、定 购办公用品、管理见习生，还要接待
4、来访 者，与学生、教师和学生家长都保持密切的 联系。这类秘书的全国性组织是全国教育办 公室工作人员协会(The National Association of Educational Office Personal),德国秘书分类,德国于世界二次大战后，作为战败国，国家枯萎凋零，百废待兴，但德国人能干肯干，其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进，日益需要加强行政管理，以求提高工作效率，增进社会效益。德国秘书工作之发展，极端注意时间，分秒必争，重又引起世人注目。德国秘书的主要分类国务秘书，企业秘书 。,国务秘书,在德国，总理府设一名国务秘书，主管首都的事务，由总理直接领导
5、。此外，还设一位议会国务秘书，负责议会院和政府之间的联系，并协助总理保持同议会的联系。政府各部，也都设有国务秘书和议会国务秘书，作为部长的助手。概而言之，议会国务秘书必须是议院议员，协助部长处理行政事务，负责部里的常务工作，相当于某些国家的常务副部长，他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时，他可以被委任为代理部长。至今，德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人，重要的部各设两人。 国务秘书属于高级秘书，是政府高级官员的组成部分。人数虽不多，但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份，对国家元首或部长来讲呢，是参谋是助手，执行
6、的是秘书职责；对下级单位来讲，他们却又是领导和指挥者。,企业秘书,一般是指企业中从事秘书工作的人员，皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是，要合理计划时间，合理安排工作。一般秘书的基本条件，年龄不能超过30岁，必须是中等文化程度，专业秘书训练班和英语训练班毕业，通过考试任用；再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人，能独自编写一般信息，懂英语，年龄不得超过42岁，要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果，这也是必备的原则。,企业秘书,此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告，电话交谈，书写内容复杂的信函，（不得超过45分钟）同领导人座谈，向同事进行咨询，与秘书实习生进行入
7、门座谈，准备整理书信，发出电传打字和通讯，为领导人择选材料，汇编和装订档案，皆有时间限制，不得超过规定时间。同时，阅读文件要求思维将文件分为段落，便于掌握文件内容和重点，便于拟出扼要提纲。故而企业秘书，首先要精于整理文件，来文分为立即要执行的，紧急执行的，普通公务信件和处理有一定期限的四种。,关于变更重要定货人电话号码的通知；关于分配全年奖金的指示；同你商号合作的企业的定期咨询；非主要订货人提出的减价要求；邀请你公司或商号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会；关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知；有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定；对本公司领导人报告内容质询，秘书要立即答复，如在休
8、假期间，假终进行；整顿七天一叠未拆开的公文；本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好；进行关于发起组织技术装备的提案；电话中达成的协议，值本公司领导人休假，会晤问题由秘书负责；对本公司或商号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握；十分重要的是，供领导人用的资料要由秘书进行择选，以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解，所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料，以便提高领导人在这方面之技能。,企业秘书的档案室工作亦属重要，档案室文件要进行分类：企业内部规章；顾客订货信息单据；有关同行业竞争信息；生产计划；有关公司对手方面的信息；进行举办讲习班的资料；签
9、字无讹的字样证明；有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法；企业史；企业工作活动图表；参观访问者的统计表册；实习生工作须知等等。若按文件重要程度及其保存时间，宜分别放置，以示其实用价值。文件可分为下列各类：不太有用的或极少用的文件；短时保存的公文；保存期明确文件（如保存到年为止）；等待答复的公文；在法律生效期间内保存的文件；长期保存的文件，共此六种。,日本秘书分类,秘书一词，日语解释为秘密藏书之意。溯其源，同我国古代指宫禁中秘藏的书籍同出一辙，秘书原系指物而非指人，故其由来与我国古代属同一沿革。日本的秘书是官职，相当于中央政府一级的副部长或部长助理，是行政首长，而不完全是幕僚或从事文字工作的,l
10、、“日本型”秘书,指日本国内以传统方式从事工作的秘书。其基本特征为：即未经过专业训练，也未经过秘书业务技能考察;他们多半在企业、机关的秘书课、总务课等秘书部门供职;大多不懂英语等外语;因对秘书业务技能无明确规定，其工资待遇也不明确。近年来，随着对秘书专业技能要求日益提高，“日本型”秘书与欧美型秘书的差距已逐渐消失。,2、“欧美型”秘书,指日本国内具备欧美国家秘书一般特征的秘书。与“日本型”秘书相比较，其基本特征为:以秘书工作为专门职业，具备速记、打字、计算、资料整理等专业技能;主要在外资企业、外国驻日使馆、办事机构工作;英语水平很高;他们一般都专属于某一特定上级;因此对秘书业务技能要求明确而严
11、格，其工资待遇依据业务能力的强弱而定。,3、公务秘书,也称政治秘书，指在国会、政党、内阁供职，具有公务员性质的秘书。其中在国会、官厅、地方公共机构工作的秘书，除了要求能了解国会或政党、内阁结构外，还要求精通法律制定程序和有关机关详细工作程序，国会议员秘书(一般为男性)还得将与自己所居之地联系的工作作为重要任务。,4、事务秘书：,在医师、律师等专业人员身边工作的秘书。他们除具有秘 书工作知识和技能外，还须具有相当程度的专业知识。 协助医生工作的秘书 (也称医学秘书)，要配合医生接收 病人。从事社会保险等与医疗事务有关的工作 。 跟随律师的秘书 (也称法律秘书)，要协助接待委托人、 调查案件、与法
12、院联系、代替律师与委托人预谈、整理材 料等。 会计师、税理士 (专门处理纳税事务的专业人员)的秘 书，要掌握簿记、会计知识。 大学教授、研究人员的秘书，则要善于搜集、剪贴资料并 整理立卷。,5、外事秘书,擅长外语，在外资企业和各国驻日使馆供职的秘书。,6、企业秘书,即董事长和经理的专职秘书，主要从事接待来客、接打电话、联络等事务，以女性居多。这类秘书特别需要有高度的服务精神。,7、私人秘书,日本政坛人士或知名人士雇佣的私人秘书，少则一两名，多则几十名。私人秘书负责对外联络、接待、公关工作，安排雇主工作日程。,日本秘书职级,1、见习秘书:未受过专门的秘书教育，从事秘书工作不足一年，对整个秘书工作
13、尚不熟悉。其主要职责为值班、接电话、接待来客等服务性工作。 2、初级秘书:基本了解秘书职责和工作方法，能熟练处理见习秘书的各项业务，还能承担文书收发，信函起草，预订车、船、机票等业务。其工作能力基本上得到上司和同事的认可，已具备作为上司个人秘书的候选资格。 3、中级秘书:能主动分担上司杂务，减轻上司行政工作的负担，并能独立进行工作，主要工作是为上司安排日常活动日程，必要时也代表上司对外谈判。 4、高级秘书:能给上司以有力的协助，能提供解决问题的有效方案，工作中能发挥作用并取得相应成绩。是上司名副其实的助手，主要负责秘书室的领导工作。在公司召开董事会议的时候，则是上司的高级参谋。 在日本，男性秘
14、书起参谋咨询的辅助决策作用，女性秘书则处理日常办公室杂务，如接听电话、接待来客、安排约会、打字等。,秘书实践思考练习 一、秘书访谈、记录并写作报告 二、读者的阅读学习与思考 三、家园的投稿评价与调查 四、课外名著的阅读欣赏与交流 五、实用文体的习作练习与运用 六、分组的实践讨论评价与提升 七、策划与秘书社区相关的活动,秘书之歌 词：侯磊 曲：杜学庆演唱：门红霞,天地无垠争一隅方寸之间蕴神奇 江长海阔墨作舟 山高路远纸为骑纸为骑 凝神何曾分昼夜垄行常思为民计 风光无限笔端舞华章谱就心自怡,青发边上白丝缕衣袖渐宽何所惧 日月如梭增雄心霜雪似剑砺壮志 砺壮志 才情得展写春秋汗水浇开花几许 人生有涯知无涯精诚不懈求真谛 求真谛 稻香麦浪闻莺啼舞蝶花雨惊牧笛 红墙绿瓦夕阳柳白帆远影碧波里碧波里 江山如画装胸中风云尽美收眼底 双手掘开幸福泉遍饮甘霖笑桃李笑桃李,
