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1、公 文 应 用 与 处 理,新区分公司综合部 陈远瑛 2012年2月10日,一、什么是公文？ 公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位。在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。,二、公文的种类： 党的公文有以下十四种 （一）决议（二）决定（三）指示 （四）意见（五）通知（六）通报 （七）公报（八）报告（九）请示 （十）批复（十一）条例 （十二）规定（十三）函 （十四）会议纪要,按照行文关系、文件去向，公文可分为上行文、平行文、下行文： 上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 下行文：指上级
2、机关对所属下级机关的发文，如命令、指令、决定、决议、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。,平行文是相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、知照性通知等文种。,常 用 文 种,一、通知 通知，是运用广泛的知照性公文。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。,常 用 文 种,二、请示 请示，适用于向上级机关请求指示、批准。 三、报告 报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,
3、常 用 文 种,四、批复 批复，适用于答复下级机关的请示事项。 五、函 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。,常 用 文 种,六、会议纪要 会议纪要，适用于记载、传达会议情况和议定事项。,公文的格式,一、标题 完整的、规范的公文标题，一般由发文机关、事由（内容）、文种（公文种类）构成，即人们常说的“三要素”。 如：新区分公司关于领用合同专用章的请示,常见问题： 一是随意省略发文机关 如：关于加装电话的请示 注意：凡是具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，为避免公文标题累赘，有发
4、文机关标识的，也可不标明发文机关。,二是随意省略事由 如新区分公司决定 注意：除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如国务院、法院、司法部门发出的“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。 三是随意省略文种 如新区分公司关于召开2012年工作会议的有关事宜 四是以文种为标题或乱用文种 如报告、关于的请示报告,标题的格式: 用2号宋体字加粗，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。,公文的格式,二、主送机关 主送机关，是指公文的主要受理机关，即对公文负主办或答复责任的机
5、关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,上行文（如请示、报告）尤其是请示，特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函）一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。 普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）可以写数个主送机关。 普发周知性公文（如通告、公告），可以不写主送机关。,主送机关的格式： 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。若干个主送机关排列时，同类型机关之间用顿号间隔，不同类别机关之间用逗号间隔。,公文的格式,三、公文正文的格式： 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋字。,
6、公文的格式,四、附件 正文中一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在正文中，往往隔断前后意思的联系而造成阅读上的不便，需从正文中抽出来作为附件单独表述。在标注规范的情况下，公文附件与正文具有同等效力。,附件的格式： 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。,公文的格
7、式,五、成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。 并加盖印章，但会议纪要不盖印章。,公文的写作要点,一、通知 通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。,常见错误： 一、标题繁琐。如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况。 可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市委“关于转发省委关于批转工作会议纪要的通知的通知”， 应改写为：关于转发省委批转工作会议纪要的通知,二、转发和批转性通知的按语
8、和批语部分文字过多或态度不明确。 批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。 如：昆钢新区一期工程建设工作已基本结束，部分生产系统和设备已由指挥部移交新区分公司管理和使用。新区分公司和项目指挥部为了全面落实安全生产主体责任，保障职工生命和公司财产，防止和杜绝单调、联调、热负荷试生产期间生产安全事故，进一步明确各区域安全第一责任人的职责和安全管理人员的职责，结合现阶段指挥部和新区分公司实际情况，制定设备单调、联调、热负荷试车生产期间安全生产责任制度，现印发各单位，请遵照执行。,三、要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。
9、如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语；提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。,公文的写作要点,二、报告 报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告等。 撰写报告要注意情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。,公文的写作要点,三、请示的写作要点 1、要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示或报告
10、、意见，不要直接送领导者个人也不要同时抄送同级和下级机关。,2、要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。,3、结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请批示”、“当否？请批示”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。 4、注意与报告的区别。,公文的写作要点,四、批复 批复具有针对性、权威性、鲜明性。它是对某项具体工作发表指示、意见，对受文的下级有约束力，特别是关于重要事项或重大问题的批复，往往有明显的法规作用。批复中对答复的问题应态度鲜明，观点明确，不能模棱两可，使人无所适从。 批复一定要有明确的受文单位。有的
11、在标题中就标明了受文单位。正文结尾可写上“特此批复”、“此复”，也可以不写。,公文的写作要点,五、函的写作要点 1、要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。 2、结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”、”特此函告“”请即复函“等，复函的“特此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。,公文的写作要点,六、会议纪要 根据会议性质的不同，会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类。 办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于脱水站选址事宜的
12、会议纪要,写作要点： 1、第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了XX问题等。 2、第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。,写作要点： 3、注意对所有会议材料的概括、综合和提炼。 4、篇幅不宜过长，语言要简明扼要。 5、常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。 6、注意与会议记录的区别。,公文写作应注意的问题,一、数字的运用应规范： 层次序数：一、 （一） 1. （1） 时间数字：（汉字用于成文时间、农历等） 具修
13、辞色彩的数字：汉字 临近两个数字连用用汉字：五六十人 注意：阿拉伯数字不应与单位“百、千”连用，但尽量使用单位“万、亿”。,公文写作应注意的问题,二、引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。,公文写作应注意的问题,（病文） 关于申请购买空调的请示报告 厂领导并财务部： 我厂职工食堂就餐人数近二千余人，一到夏季，副食经常腐烂变质，给食堂管理造成很大困难，也严重影响职工身体健康，为搞好食堂卫生，我部研究，决定购买功率5匹的空调，价格五千元左右，请拨款解决。 另食堂职工仅8人，工作繁忙，经常加班，希望领导帮助调进2-3人。 以上当否，请批准。 行政
14、部 年月日,请示（病文）,关于举办锻炼意志活动的报告 校委： 近年来，我支部在提高团员素质方面做了不少工作，收获较大。现将有关情况报告如下： 一、抓培训：本年度共举办两期培训班，参加培训班的团员热情很高，收到了良好的效果。原因是： 1、培训主题能做到有的放矢。根据团员的思想、工作情况确定培训主题，第一期的主题是：阻碍自身发展的个性探讨；第二期的主题是：如何提高员工绩效。,接上页,2、培训注意效果：根据以往教训，有的同志参加培训时心不在焉。今年的培训，我支部要求在培训后，联系自己或学校的实际，需撰写一篇听课后的感想或一份建议，字数不限。支部对每个团员的文章都认真地阅读过。使我们意外的是：文章写得
15、短小但很实在，没有了以往的套话、假话。对支部所提建议很合理，且具操作性，对我们的工作很有帮助。 二、开展有意义的社会活动。,接上页,当前，社会情况比较复杂，竞争也很激烈。少数团员在当前的环境中，显得力不从心，有的甚至意志消沉、萎靡不振。虽然通过培训解决了一些问题，但远远远不够。为了培养团员的坚强意志，以提高适应社会的生存能力，我支部决定，拟举办系列锻炼意志活动。初步匡算，约需经费9千元（见附件），恳请校委帮助解决。所拨款项，我支部一定专款专用，请校委放心。 特此报告，请予答复。 团支部章 二零零三年三月六日,更正,关于拨款举办锻炼意志系列活动的请示 校委： 当前，社会竞争十分激烈。少数团员在这
16、种环境中，显得力不从心，有的甚至意志消沉、萎靡不振。虽然通过培训解决了一些问题，但远远不够。为了培养团员的坚强意志，以提高适应社会的生存能力，更好地投入自己的本职工作，我支部决定，拟举办锻炼意志系列活动。初步匡算，约需经费9000元，恳请校委帮助解决。 当否？请批示。 附件：1.活动资金预算表 2.系列活动初步安排 章 二五年三月二十八日 （联系人：，联系电话：）,发文办理流程,发文办理指以本机关名义制发公文的过程。 包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 注意：公文送负责人签发前，应当由综合部进行审核。,收文办理流程,收文办理流程见新区分公司关于推行无纸化办公的通知政字20111号文件中的操作流程。,有关公文处理的文件,请各位同事认真学习以下公文处理的文件： 中国共产党机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 国家行政机关公文格式,Thank you!
