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1、发文流程与公文处理,目 录,发文流程 公文类型 秘密等级和秘密期限 公文格式 公文正文 会议纪要 策划方案 排版技巧及快捷键的应用 常用版式模版 公文写作技巧与表达,公文类型,命令：适用于宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。嘉奖令为奖励的最高级 别，用于公司对实现经营管理目标、推进战略发展以及对提升公司形象和社会影响力 的部门或员工的奖励。一般奖励使用通报文种，重要奖励使用决定文种，重大及特殊 奖励方可用令。,决定：适用于对重要事项或重大行动作出安排；组织变更和对高层管理人员的任免和奖惩； 变更或撤销公司不适当的决定事项。,决议：适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。,通告
2、（或公告）：适用于在公司范围内公开发布全体员工应当遵守和周知的事项。,通知：传达、批转、上级、同级、不相属部门的公文；传达要求下级部门协助或需要周知 或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。,一 文件式,通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。,报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出申请或建议；答复上级单位的询问。,请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。,批复：适用于上级答复下级单位请示的事项。,函：适用于对外平级或不相属单位之间的相互介绍、沟通、商洽、询问、催办、答复某些问 题，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函、商洽函等）,意见：适用于
3、对重要问题提出见解或处理办法。,会议纪要：适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项，要求与会单位或部门共同遵守执行。,二、信函式（函）,三、纪要式（会议纪要）,四、决议：董事会、监事会、党委、各党支部、工会、 共青团就某些重要事项，经会议讨论形成 决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文,五、专用公文：备忘录、意向书、协议书、合同书、 契约、各种报告、广告书、说明书、 请柬、贺词、新闻稿、启事等。,秘密等级和紧急公文,秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。,紧急程度 依据紧急程度公文分为“特急”、“急件”两种。,公文格式,公文正文,公文正文用3号仿宋字体标识。一般
4、每面排22行，每行排28个字。行间距为固定值“28”。公文中所有阿拉伯数字全部用Times New Roman。标点，数字、年份不能回行。,公文正文,结构层次序数标注要求：,公文写作要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。其结构层次序数，第一层为一，第二层为(一)，第三层为1，第四层为(1)。”只有一个结构层次时，就用“一”，而不用其它序数。 “第一”、“第二”、“首先”、“其次”后面用逗号。 “一”、“二”、“三”后面用顿号。 “”、“”“ 3 ”和“”、“”“ C ”后面用齐线墨点“”。 序号如加括号，如 ，后面不加逗号、顿号或齐线墨点。,9.成文日期 ,是指公文生效的
5、法定时间。一律用汉字小写数字，写全称，如“二二年八月十八日”。书写体例要一致，不能与阿拉伯数字交错使用。,注： 本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准； 会议通过的公文，以通过的日期为准； 几个机关的联合行文，以最后一个机关的签发日期为准； 电报以发出日期为准。,公文正文,页码 用4号全角阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。单面打印页码居中，双面打印时单页码居右空1字，双页码居左空1字。,排版技巧及快捷键的应用,1.快速定位到上次编辑的位置：按shift+F5可以将光标定位到你上次编辑的位置。 2.快速插入当前的日期和时间：Alt+Shilf+D；Alt+Shift+T 3
6、.快速多次使用格式刷：双击格式刷可多次复制格式，单击格式刷或按ESC键退出。 4.快速改变字号：选中文本后在字号栏里输入相应的字号数字即可。也可使用Ctrl+键和Ctrl+逐磅增大或缩小所选文字。 5.快速设置上下标注：首先选中要做成上标的文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次恢复。按Ctrl+=可将文字设置为下标，再按一次恢复。 6.如何不带格式复制粘贴网络文字。 “编辑”-“选择性粘贴”“无格式文本”,排版技巧及快捷键的应用,Ctrl+A 全选 Ctrl+B 字体加粗 Ctrl+C 复制 Ctrl+N 新建 Ctrl+P 打印 Ctrl+X 剪切 Ctrl
7、+Z 撤销 Ctrl+Enter 下一页 Ctrl+B 加粗 Ctrl+U 下划线 Ctrl+上移一段 Ctrl+下移一段 Ctrl+W 关闭当前文档,上行文：适用于请示、报告、意见等文种。,平行文(下行文)：适用于批复、通知、通报、决定、命令等,信函式公文：适用于与平级单位之间的文件往来,纪要式公文：适用于会议纪要,会议纪要,正文前应说明会议的时间、地点、出席会议人员、会议内容及议定事项；主持人、出席人、缺席人、记录人；,正文中应明确记录各发言人的讲话内容，尽量详细，但不可将口语化的内容也记录在内，应注意概括总结，言简意赅，且不偏离发言人的主题。,正文之后应注意写明记录人、审核人、日期。,会
8、议（活动）策划方案,策划方案应本着全面、精确、周全的原则进行撰写，必要时应前往会场或活动现场确定场地环境与音箱设备情况等。 正文前应说明会议主题、活动目的（背景）、活动时间、地点、参加人员、主持人。 会场分工部分应着重分工的明确性，要充分考虑到会议或活动的各个流程，将会场布置对应到每个环节。 会议流程部分，应严格把握具体时间，具体事宜，将时间等衔接好，并做好对应环节的音乐、物品（如证书、奖金、鲜花等）准备工作。 会议物资及经费部分：应以表格形式罗列出会议所需物资、数量、经额，并注明特殊物品提前准备的天数。便于相关责任人对应清单进行采购准备。 会前应根据情况，提前进入会场根据策划方案的内容进行检
9、查，确保会议的顺利开展。,公文写作技巧与表达,一、公文的表达艺术 公文的表达总要求： 庄重典雅、含蓄明快 、节奏鲜明 、浓缩精粹。一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成： 1.文头-庄重、严谨 又称版头。 位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。 文头必备项目有： a.发文机关。 b.发文字号。 d.签发人。,2.内文-简明、完整、准确 a标题 b主送机关 c正文 d附件 e署印 f成文时间,公文写作技巧与表达,3.文尾-清晰、全面 a附注 b主题词 c抄送机关 d发机关和日期,中青旅(宁夏)矿业公司 关于 召开年中总结大会 的 通知 发文机关 事 由 文 种 全
10、称或规范简称 （ 动宾词组） （13种之一） （ 有时可省）,（1）公文标题应选准文种，表述准确，不产生歧义 。 （2）公文标题应做到简明，不拖沓冗长 可从实际出发，省略其中的某些成分；对事由部分的文字表述要反复提炼，力避转弯抹角，罗嗦冗长。,公文写作技巧与表达,（3）公文标题的排列和标点符号要求,第一，在移行排列时不要将结构紧密的词语拆开跨行排列。,人民政府关 于加强交通安全管理的通告,人民政府关于加强交 通安全管理的通告,人民政府 关于加强交通安全管理的通知,第二，要保持标题的适中、对称和醒目。简短的标题，通常是“一”字式排列。 长标题采用两行或多行的方式排列。如：, , , , , ,第
11、三，公文标题中除法规、规章名称用书名号外，一般不用标点符号。,国务院批转财政部的通知 中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知 X X县工商局、税务局关于发布“X X县农村集贸市场管理暂行办法”的通知 例：被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号； 例被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号； 例发布对象“X X县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。,标题使用错误,(1)文种错用 文种是公文标题中必不可少的一
12、个构成要素。文种的选择应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。,(2)事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。 公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。例如： 公司关于申请增加超计划出口指标的请示（词义重复） 县人民政府关于表扬营业员同志的通报（要表扬的事迹未写出，显得空洞） 县税务局重建税务所办公楼的请示报告(应为“请示”，少了介词“关于”。 应为县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示) 市财政局关于转发省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知 （层层转发时，可省掉
13、转发的中间环节，应为市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知）,公文写作技巧与表达,讲话稿等公文写作的几个规律: “三分之一定律”：一篇好的讲话稿,应该是“上级精神,领导思想、 写作人员思想各占三分之一”， “二 八 定 律” 即80%是继承，20%是创新。,遣词八戒： 1.戒生僻词 2.戒称谓混乱 3.戒主从多变。如：“要满腔热情地给领导提意见，走群众路线” 4.戒多附加 5.戒绕口 6.戒迷路句 7. 戒半文不白 8. 戒歧义,公文写作技巧与表达,1.核文内容歌 一核政策符不符， 二核行文对不对； 三核格式确不确， 四核文字美不美。,2.行文关系歌 行文千万不越级， 领导个
14、人慎重报。 请示报告要分开， 文种错误不可要,3.公文格式歌 签发人很重要， 领导大名不漏掉； 文种好比穿衣服， 肥大过瘦不可要； 行文方向要清楚， 请示不要当报告； 主送抄送两回事， 单位排列要协调； 印章日期放文尾， 印制版记别忘了,4.整体核文歌 一核手续和文号，领导是否已批过， 二核标题与引文，说法到底妥不妥？ 三核文种和行文，请示报告分头说。 四核用词及用语，逻辑语法逐项核。 易混字词要辨析，错字别字莫漏过。 五核格式和体例，版头版记细节多。 六核数字与标点，正确使用要斟酌。 核文事繁忌心浮，事关决策连家国。 一朝失误铸成错，等闲平地起风波。 文从字顺千古事，我为核文唱首歌。,公文的
15、行文方向一般有上行文、平行文、下行文三种。 上行文和下行文的格式又称为“文件式”，平行文的格式称为“信函式”。,(一)通知,通知是批转下级机关公文、转发上级机关或不相隶属机关公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者执行的事项和任免、聘用干部所用的公文。,会议或活动通知（告知性）指组织召开会议的机关向参加会议的机关单位行文，告知会议内容、时间、地点和会议要求的公文。,重要的事项可用正式文件印发，而一般事项如单位内部的会议通知、政治学习通知、简单的工作通知等，可发至Q群、OA或协议区，让大家都能看到。 这类通知被称为“白头通知”，即只写主文部分，不写标题、主送机关，但必须写明发文单位名称、日期和印章（写在黑板的不用）。,1.标题,省略式,完全式,发文机关、事由、文种齐全的标题 *关于组织公文知识培训的通知,根据需要省去其中的一项或两项,（省略发文机关 ）,（省略发文机关和事由）,2.上款：,受文对象一般不要是个人，可写为“各”（发文机关管辖的、与本通知有关的部门名称）。,关于组织“三八”活动的通知 各位妇女姐妹们： 。 *,3正文,要求（分条列项，逻辑排列，具体可行，谨防缺漏）。,缘由（根据，为了，拟举办（召开）活动（会议），现将有关事宜通知如下：）,*公司关于举办知识竞赛活动的通知 （召开） （会
