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1、公 文 之 美 公文必知系列一：公文格式和规范,方 达 2016年3月 V2.0,一般应用文：应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章（书信、启事） 公文：公文是国家机关及其他社会组织在其行使职权和实施管理的过程中所形成的具有法定效力与规范格式的文书,主要内容,一、公文基础知识,二、怎样写公文,三、几种常用的行政公文,主要内容,一、公文基础知识,二、怎样写公文,三、几种常用的行政公文,领导、指导、交流信息、宣传、协调、凭证、备考。,公文是各类机关、单位，在行政、业务等管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是实施管理和进行公务活动的重要工
2、具。,政治性、权威性、实用性、规范性、特定性。,概念,根据2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）内容， 公文种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、意见、报告、请示、批复、议案、函、纪要。,种类,种类-用途,种类-用途,种类-一般用途,一般行政公文： 决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要等。,机关公文：除以上文种外，还包括决议、指示、 公报、条例、规定等。,通用文书：章程、办法、细则、规则、计划、规划、总结、简报、述职报告、调查报告等。,上行文：
3、请示、报告 下行文：决定、公告、通告、通知、 通报、批复 红 头 平行文：函、平行性通知、会议纪要,种类-普通行政公文的行文关系,主要内容,一、公文基础知识,二、怎样写公文,三、几种常用的行政公文,写完后重读,修改文书,按规范书写,整理写作内容， 选择公文文体,检查细节，确认无误,怎样写公文-基本思路,提炼 公文标题,准确使用公文开头,布局恰当 结构合理,结构要求 一事一文（体），突出公文主体,怎样写公文,规范的 层次条理,准确使用公文抬头,内容要求,怎样写公文,言简意赅 用词严谨,怎样写公文-基本结构,文头,主体,文尾,版头眉首,主体,版记,份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文
4、字号、签发人、分隔线,标题、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注,分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期,页码,怎样写公文-主体部分基本要求,主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）二级标题为三号黑体三级标题为三号仿宋加粗。 正文（方正）仿宋，三号字（或四号字） 行间距：一般设置“固定值”30磅公文纸一般采用国内通用的16开型，采用国际标准A4型，每页22行，每行28字文头的字体：大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套红作者的字体：字体字号与正文相同日期的字体：字号一般采用四号半,怎样写公文-主体部分标题要求,一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，即发文机关+事由+文
5、种。 位于红色分隔线下空二行位置。标题字体为2号小标宋体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。,怎样写公文-主体部分标题排列,怎样写公文-主体部分正文层次,文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。 层次序数： 第一层 “ 一、” （黑体）（作为小标题时句尾无标点） 第二层 “（一）” （楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无） 第三层 “ 1. ” （仿宋）（不编虚位，如01，无论是否作为小标题，要有标点） 第四层 “（1）” （仿宋）（不编
6、虚位，必须有标点） 第五层 “ ”,怎样写公文-主体部分正文结尾,篇首用语：根据、遵照 期求用语：恳请、报请 经办用语：现经、经查 引述用语：收悉、阅悉 呈告用语：呈报、呈递 商洽用语：商洽、商榷 查证用语：核实、核准,时限用语：届时、及时 询问用语：妥否、当否 答复用语：参照、参考 表态用语：不得、不予 强调用语：必须、务必 综述用语：总之、鉴于此 篇尾用语：此函、特此,怎样写公文-用语总结,2004年7月6日的深夜，乌云密布，雷声隆隆，大雨倾盆而下，刹那间，我们美丽富饶的鱼米之乡被一片汪洋吞没。接连几天如注的暴雨，淹没了田野、冲毁了村庄和工厂，交通、通讯、电力一度中断。这百年不遇的特大洪涝
7、灾害，给我乡造成了不可估量的损失。为了将灾害造成的损失降低到最低限度，乡党委、政府采取了果断措施，动员全乡广大干部群众自力更生、艰苦奋斗，尽快恢复生产、重建家园,抗洪救灾工作总结（开头部分）,文 学 作 品,怎样写公文-错文“欣赏”,怎样写公文-错文“欣赏”,怎样写公文-错文“欣赏”,一、随意性大，对象不明； （例：上课期间不准在校园走动，违者罚款50元。） 二、行文者主观愿望与客观表达的意义不一致，（例：对发现使用上述无效证件者，请扣留交我局；文件已发出二日即到。） 三、口语化： 根据集团公司中国电信法律2000第426号文“中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定”，对你们单位的发文件权
8、力作出了几条规定。 改后： 根据中国电信集团公司总部内设机构、职能配置规定（中国电信法律 2000 426号），对你单位发文权限特作如下规定。 四、时间表示错误： (落款) 10/09/30 或 2010.9.30均不正确，应为2010年9月30日。,怎样写公文-其他用词错误,主要内容,一、公文基础知识,二、怎样写公文,三、几种常用的行政公文,通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。 通告用于上级机关表扬或批评某一下属单位或个人。 请示请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限
9、给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。 报告是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关询问所用的一个文种。 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准、请求协助和答复审批事项。,常用行政公文,适用范围广泛，各级各类机关、企事业单位等等广泛使用。 功能多样、用途广泛。 具备时效性。 可以同时做下行文和平行文。,常用行政公文-通知,下面的会议通知有几处错误，请一一指出。 通 知 研究决定，本星期六下午第二节课后分年级召开各班学生代表会议，收集对各科教学的意见。希各班派代表按时参加会议。 此致 敬礼 教务处3月1日,常用行政公文-通知,常用行政公文
10、-通知范文,针对对象更广、范围更广（仅含境内）。 或涉及到重要事项或权利、义务的变更等。 发文机关广泛，国家机关、社会团体、各企事业单位都能用。 发布方式多样，可以在报纸、广播、网络媒体发布，也可在特定场所张贴。,常用行政公文-通告,常用行政公文-通告,请示：请求上级指示、答复，属于上行文。 特点是： 1、请示时，要把对问题的看法、意见明确地提出来，以便领导做决定和指示； 2、务必是在自己职权范围内无法肯定和处理的事情，并且都要求上级批复、表明态度； 3、请示的内容要一文一事。不要在一件请示中包括几件事，这样，才便于领导及时批复； 4、其他要求事前请示，不得多头请示。,常用行政公文-请示,请指
11、出下面请示的错误。 请 示 人力资源部、公司领导： 由于近日处于购物高峰期，我分部人员紧张，造成商品断货现象严重，希望给予处理这一问题。另外，能否申请增设两部公共电话,请批示。 XX部门 2013年9月3日,常用行政公文-请示,常用行政公文-请示,定义：是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和提出建议的陈述性公文。 种类：工作报告、情况报告、调查报告（是情况 报告的延伸）、答复报告 特点: 1. 按隶属关系行文。属于上行文，有隶属关系 2. 以陈述为主要方式。以说情况，摆事实为主。 3. 不需批示、答复，不得在报告中夹带请示事项。,常用行政公文-报告,请示与报告的区别： . 行文目的不同：报告
12、是反映情况、汇报工作，不要求批复；请示是请求审核或批准； . 行文时机不同：报告一般制发于工作任务完成或问题解决之后，请示则在事前； . 内容结构不同：报告以叙述为主，概括地叙述工作的进程、成绩、有关动态与经验教训以及建议；请示是请求性文体，含请求原由、请求事项等。,常用行政公文,定义：函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。 格式要求：公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。 标题： 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种 组成。一般发函为关于*（事由）的函；复函为关于*（答复事项）的复函。 正文：一般包
13、括三层： 1. 简要介绍背景情况； 2. 商洽、询问、答复的事项和问题； 3. 希望和要求，如：“务希研究承复”， “敬请大力协助为盼”等。,常用行政公文-函,学校关于解决进修教师住宿的函 大学校长办公室： 首先，我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此，我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题。事情是这样的，最近，我校为了培养师资，选派了五名教师到学院进修。但因该院基建工程尚未完工，学校住宿紧张，我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决。在进退维谷的情况下，我们情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人济，且有乐于助人之美德。因此，我们抱一线希望， 冒昧地向贵校求援，请求贵校救人之危，伸
14、出援助之手，为我校进修教师的住宿提供方便。为此，我们将不胜感激，对有关住宿费用等事宜，可统一按贵校的有关规定办理。 以上区区小事，不值得惊扰贵校，实为无奈，望能谅解。最后，再次恳请予以关照. 学校 年月日 函要遵循诚恳合作、平等对待的原则，用语简练得当，保证权威性、严肃性。公函用语不使用“祝万事如意”等私函用语。,常用行政公文-函,学校 关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 大学校长办公室： 为培养师资，我校选派了五名教师到学院进修，但因该院基建工程尚未完工，我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决。请贵校为我校五位教师提供帮助，解决其住宿问题。住宿费用等事宜，按贵校有关规定办理。 请予支持为感 。 学校 年月日,常用行政公文-函,谢谢！,END,
