{会议管理}会议策划讲义

《{会议管理}会议策划讲义》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{会议管理}会议策划讲义（266页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、 会议策划,海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务秘书黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说：“今天是周六，我哪知道他在哪啊？”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5：00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。,案例分析,讨论,从会议管理的角度来看，此案例中最主要的问题是什么？如何才能避免这种情况的出现？,案例分析,会议地点到底在哪？,A公司原定于12月25日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请柬，邀请有关部门领导光临，在请柬上把时间

2、、地点都写得一清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对头，写的是B公司的报告会，经问礼堂负责人才知道，A公司的表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A公司的领导联系，对方回答说，因他们工作粗心，在发请柬之前，没有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系时，礼堂已经租给别的单位，结果只能临时改在C会场，单由于邀请单位过多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原谅，立即到C会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷纷批评A公司管理混乱。,问题,1、如果你是A公司的秘书，在会议召开 之前你会做些什么？ 2、A公司在会议策划方面犯了哪些错误？,会议策划,出色的会议策划

3、是圆满举办会议的前提。 完整的会议计划，是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。 只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。,会议策划的前期工作,收集信息 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。 因此，第一个重要的步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。,会议策划的前期工作,确定会议的策划者 在一家公司里，参与会议筹划的人可能很多，只不过有人是专门负责此项工作，有的兼任此职。 公司如果举行具有重大意义的大型会议时，可能会请专业的会议策划公司来进行策划。 会议策划者尽量选择精干而富有经验的人员担当。,会议

4、策划者的主要任务,1、制定计划 2、制定会议议程 3、了解可供使用的场所和设施情况 4、选择或提议合适的场所 5、安排交通事宜 6、协调会务工作人员的活动 7、招收、培训会务人员和广告人员 8、制定可行预算或按既定预算安排有关工作,会议策划者的主要任务,9、确定各项工作的时间安排 10、视察选定的场所和设施 11、与各有关方面进行接洽 12、确定印刷公司 13、安排食品、饮料有关事宜 14、同会议发言人和各位贵宾进行联系 15、其他,例1 北京利民公司定于2010年3月2日在北京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主

5、任将会议的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自认为这个工作太简单，所以一直到2月10日才开始会务的筹备工作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。在会议进行过程中，也出现了会场座位不够等问题，损害了企业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有了进一步的认识。,实用范例,例2 李华是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在制作“下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部

6、开会一般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室，于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安排表，心里想：我要学习的地方还真不少！,实用范例,案例,X月X日，是鸿高公司新研发产品发布的日子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑脸，不怪他不高兴，会议预定在9点30开始，现在都9点20了，到场的与会者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光，还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将

7、公司所在位置标错了，在距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的路牌，要是不放慢车速还真看不到。,问题,1、如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？ 2、在策划会议地点时，要注意哪些方面？,会议策划的主要内容,会议策划有诸多内容，可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素互相协调，彼此照应。,会议策划的主要内容,1、“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。 只有确定了目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。,为推动我国调味品产业的科技进步，加快调味品企业的技术改造，活跃调味品行业的学术交流，探索和研

8、究我国调味品生产技术前沿和热点问题，中国调味品协会秘书处研究决定，在举办2010年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会。,例,会议策划的主要内容,2、“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。 对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。 除了和会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。,会议策划的主要内容,3、“What”：是指“什么”类型的会议。 根据要

9、达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要。 例如：就某一问题展开讨论，人数较少，可以采取座谈会；要宣传教育，表彰先进，可以采取较大型报告会。,会议策划的主要内容,4、“When”：是指“什么时候”举行会议。 检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动冲突。 要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动。 注意，在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议例外。,会议策划的主要内容,4、“When”： 此外，会议持续的时间也要合适。 据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至

10、60分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议需要较长时间，则应在会议中途安排休息。,会议策划的主要内容,5、“Where”：是指在“什么地方”开会。 根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地； 也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点； 或者根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。 会议策划中还要进行会场预约。,会议策划的主要内容,会址的选择可以从以下几个方面考虑： （1）大小是否适中 （2）交通是否便利 （3）环境是否适宜 （4）设备设施是否齐全适用 会场内的设施通常包括：照明设备、音响

11、设备、通风空调设备、网络设备、消防设备，以及电源负荷等等。 还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理。,会议策划的主要内容,6、“How”：是指会议将“怎样进行”。 当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是对会议的议程进行规划。 比如工作研讨会的议程可以包括： （1）会议主持人开场白，介绍会议的主导思想和基本目的。 （2）主要领导发言 （3）与会者自由发言、讨论问题等,会议策划的主要内容,6、“How”：。 一些大型会议的议程通常是： （1）开幕式，致欢迎词。 （2）主要领导讲话或特约嘉宾演讲 （3）闭幕式，做闭幕致谢,会议策划的主要内容,在策划议程是要注意： （

12、1）会议议程的每个环节应环环相扣，紧密相连。在安排会议议程时要认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。 （2）在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题。 （3）最好将会议议程提前通知与会者。,会议策划的主要内容,7、“Budget”：是指会议预算的策划。通常，会议成本预算包括两个部分： （1）显性成本。指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。 （2）隐性成本。指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。 会议成本的计算公式是：会议

13、成本2XYT（其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍；Y代表与会人数；T代表时间）。,会议策划的主要内容,8、“Others”：是指会务工作的策划。 一般来说，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作及会后结束工作。 会前准备包括：音像设备提供、调试和安放，会议文件准备，车辆安排，会议和住宿、餐饮场所联系、安排； 会议进行阶段，要做好会议签到、会议记录和其他服务工作。 会议结束后，要整理会议资料，以及会场撤离和检查。,制定会议筹备进程时间表,会议策划内容确定下来后，接下来就是要制定一份详细可行的会议筹备进程时间表。严格遵守会议进程表是保证会议

14、圆满结束的重要保证。,制定会议筹备进程时间表,1、预定客房与会议室。会前3周考察（会前15天会前21天）；会前1周（会前7天会前10天）确定客房与会议室。 2、确定会务组。会前1周（会前4天会前10天） 注意事项; （1）会议必须确定一个总负责人 （2）动员一定要充分，必须服从统一安排部署 （3）会务组人员要提前处理好自己的正常工作,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,3、召开会务组动员会。会前4天6天。 注意事项： （1）任务分工明确 （2）讨论并多听取意见 （3）会务组成员人手一份会务组成员通讯录 （4）制定一份每日安排表（以时间为序，包括事务、负责人等），人手一份,中型会议

15、的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,4、会议参加人员情况的了解，在会前415天左右进行。 5、确定就餐的酒店，酒店初选（会前4天8天）；酒店确定（会前2天5天） 6、录像摄影师的预定：会前2天7天 7、会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1天10天 8、会前会议日程表和会议须知的准备：会前1天2天 9、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前2天5天,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,10、会场设计与摆设。设计：会前5天7天；摆设：会前1天 会场布置注意事项： （1）根据会议议题、会议形式来设计会场 （2）注意是否有大宗物品的陈设与展示

16、，要备有劳务人员电话，临时也可以用搬家公司应急。 （3）注意嘉宾和领导的座次。 11、会务组现场设办公室：会前1天2天,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,12、接站：会前1天 接站注意事项： （1）根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待 （2）会务人员安排 在火车站、汽车站、机场，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或对重要嘉宾由领导亲自接站 在宾馆，财务人员收费（如需要收费的话） 宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡 接待人员接待、签到、发放礼品资料等 宾馆入住引导，由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签到、房间向导及帮拿行李,中型会议的会议进程计划表,制定会议筹备进程时间表,13、早到客人的安排：天前1天或更多 14、摄影录像：会议开始时起 摄影录像的注意事项; （1）选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整