有效时间管理教学讲义

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1、2020/7/30,SGS,1,运 筹 时 间,2020/7/30,SGS,2,课程目标,帮助学员分析时间利用情况，合理安排时间。 掌握正确且实用的时间管理技巧； 根据自身时间管理的不良习惯，制订对症下药的时间管理计划。 配合时间管理工具的运用，达到自我发展与提升。,2020/7/30,SGS,3,小案例,如果每天早晨银行向你的帐户里拨款8.64万元。你可以在一天之中随意支配，想用多少就用多少，用途也不加限制。但必须在24小时内用完，否则银行将会没收注销。 请问：您会如何使用这笔钱？,2020/7/30,SGS,5,人生的时间银行,现代人平均寿命76岁，也就是说我们一生平均拥有：,27,759

2、 天 666,216 小时 39,972,960 分钟 2,398,377,600 秒,2020/7/30,SGS,6,如果生命76岁,工作 14 年 学习 5 年 睡觉 23 年 吃饭 7 年 个人卫生 6 年 开会 3 年,休闲 6 年 乘车 4 年 排队 2 年 打电话 2 年 找东西 1 年 其他 3 年,2020/7/30,SGS,7,时间的价值（一）,您的时间价值几何？,您的 时间价值： 元/天 元/时 元/分,2020/7/30,SGS,8,时间的分类,按时间的状态分 大块时间 固定时间 零碎时间,按时间的效用分 工作时间 休闲时间 安静时间 交通时间 弹性时间,2020/7/3

3、0,SGS,9,时间的价值（二）,有形价值 时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。,无形价值 时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的这叫做无形的价值。,2020/7/30,SGS,10,时间的特性,供给毫无弹性 无法积蓄 无法取代 无法失而复得,2020/7/30,SGS,11,时间管理,是寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 是信息爆炸时代，对信息处理的要求。

4、 是竞争的压力交给我们的任务。 是你的客户对品质的要求。,2020/7/30,SGS,12,第二部分,“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源”,规 划 时 间,2020/7/30,SGS,13,时间使用的现状,课堂练习 请为每一个空格，选择一个与您的现状描述最贴切的词汇。 我的工作总是 （不、比较、很）忙。 我 （经常、很少）陪伴我的家人和朋友，他们对我的表现 （很、较、不）满意。 我总是 （精力充沛、很疲惫），为事业与家庭而努力，让我感到 （快乐幸福、是履行责任、筋疲力尽）。 对生活我 （有、没有）自己的目标，我的每一步 （都是、基本上、不确定）朝着目标前进。,2

5、020/7/30,SGS,14,课堂练习：工作时间的使用,这个练习能帮你注意到你是如何安排工作时间性的。它提供了一套一般性的问题来帮助你反思你特有的情况。不要在某个问题上思考太长时间，把精神集中于明确你安排工作时间的总模式上。 本项练习并不旨在得出任何一种效率分数，因此，不要把你自己看成是在受审问。,2020/7/30,SGS,15,课堂练习：工作时间的使用（1）,你与你的任务（一） 1. 你是否利用某种形式的时间表来分配今后几天的工作时间 ？ 2. 当你想到要做的事情时，你会经常感到惊慌吗？ 3. 你常常发现自己试图同时做几件事吗？ 4. 当你开始进行一项任务时，心中有一个明确的目标吗？ 5

6、. 你不断挣扎在长期积压、等待完成的任务中吗？ 6. 当你离开办公室一阵以后，你经常得返回去找那张待打电话的人的名单吗？ 7. 你有时间预先做计划吗？或者你常常遭受突然事件的袭击吗？ 8. 你经常为了完成任务而熬夜吗？ 9. 你经常把日常工作带回家完成吗？ 10. 你出外一段时间归来后，书桌上总堆积了大量的文件、资料吗？,2020/7/30,SGS,16,课堂练习：工作时间的使用（2）,你与你的任务（二） 11.你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗？ 12.你经常回顾你的活动以便调整工作，减去不必要的责任吗？ 13.你知道从哪里获得工作上可能需用要的资料吗？ 14.你是否经常做些必要的记录，而

7、不是主要依赖记忆力？ 15.你有没有能帮你回忆起事情的方法？ 16.你保存会议的记录，并将它们有条理地归档吗？ 17.你对工作的先后次序清楚吗？ 18.每当需要用一些日常资料，如：档案，电话号码名单和地址的时候，你能立即找到它们吗？ 19.为了不使脑子经常从一项工作转向另一项工作，你将任务分门别类吗？ 20.你有时会在半夜醒来，想本应白天做的事吗？,2020/7/30,SGS,17,课堂练习：工作时间的使用（3）,你与自己（一） 1.你经常把工作延期到“更晚时间”做吗？ 2.你开始工作时通常处于积极的精神状态吗？ 3.你结束工作时通常处于积极的精神状态吗？ 4.你对手头的工作是否 难以集中注意

8、力？ 5.你能记起你昨天工作的细节情况吗？ 6.你知道在自己一星期/一年的什么时间从事哪些工作时能处于最佳状态吗？ 7.你（或者同事）认为你自己是个准时的人吗？ 8.当你客观地评价自己的工作方式 时，其中是否具有反效果的习惯和癖性？（如有，请列出） 。,2020/7/30,SGS,18,课堂练习：工作时间的使用（4）,你与自己（二） 9. 你工作时经常感到疲劳过度吗？ 10.你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难？ 11.工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗？ 12.你经常是一接到通知就马上投入工作吗？ 13.一旦接受了工作任务，你决心尽可能去完成吗？ 14.你常把等待着你考

9、虑的事情记在碎纸上吗？ 15.有时会发现一些记录、姓名或数字，但却记不得它们是怎么回事。 16.是否有时试图回忆某个你刚刚获得的“了不起”的想法，但你却已把它忘得出一干二净 ？ 17.你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗？,2020/7/30,SGS,19,课堂练习：工作时间的使用（5）,你与自己（三） 18.在办公室或家里的空闲时候，是放松自己还是又想到工作呢？ 19.你很慢才能作出决定吗？ 20.你为自己总是这么忙而感到骄傲吗？ 21.事实上许多事都是遵循报酬递减规律的，你仍然把时间花在细节上吗？ 22.你能认清任务和信息的原则基础，而不在细节中不知所措吗？ 23.你是否常意识到短暂的休

10、息会提高工作效率，并已如此执行呢？ 24.你是否经常“忘记”在恰当的时候着手进行那些令人不悦的任务？ 25.你经常感到自己必须下决心去收拾办公室、整理办公桌，或者要更有效地管理时间吗？,2020/7/30,SGS,20,课堂练习：工作时间的使用（6）,你与他人（一） 1.必要时你能把任务委托给你的同事吗？ 2.一旦你已得到你所需的信息时，你是否有办法礼貌地结束会见和谈话？ 3.你能否帮助别人在谈话时紧扣要点吗？ 4.你经常把时间浪费在猜测别人的动机上吗？ 5.你与那些难以应付的同事或者顾客发生冲突之后，经常把时间浪费在烦恼、发怒上吗？ 6.必要时你能说声“不”，并且坚持这样做吗？ 7.当你向他

11、人作简要指示时，他们经常需要反复寻求确认或补充信息吗？,2020/7/30,SGS,21,课堂练习：工作时间的使用（7）,你与他人（二） 8.当你向他人作简要指示时，你经常要寻求澄清或补充信息吗？ 9.你经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗？ 10.你经常与你的同事就利益冲突而争斗吗？ 11.你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗？ 12.你有恰当的交际渠道把信息传给他人，而他也因此不必经常来向你询问信息吗？ 13.你在合适的时候向他人通报你的计划吗？ 14.你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗？ 15.你知道必要时向谁获取信息和指导吗？,2020/7/30,SGS,22,

12、时间管理,什么是“时间管理”？,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，而是面对时间而进行的“自我管理”。,1.所谓“时间浪费”：指对目标毫无贡献地时间消耗。 2.所谓“自我管理”：指你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生 活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权利下放，加上自我约束、持之以恒才可以提高效率，事半功倍。,2020/7/30,SGS,23,时间管理的误区,误区一：工作缺乏计划 误区二：组织工作不当 误区三：时间控制不够 误区四：整理整顿不足,2020/7/30,SGS,24,误区一：

13、工作缺乏计划（一）,你与你的任务 1. 你是否利用某种形式的时间表来分配今后几天的工作时间 ？ 2. 当你想到要做的事情时，你会经常感到惊慌吗？ 3. 你常常发现自己试图同时做几件事吗？ 4. 当你开始进行一项任务时，心中有一个明确的目标吗？ 5. 你不断挣扎在长期积压、等待完成的任务中吗？ 7. 你有时间预先做计划吗？或者你常常遭受突然事件的袭击吗？ 11.你经常匆匆忙忙赶在最后期限前完任务吗？,2020/7/30,SGS,25,误区一：工作缺乏计划（一）,你与自己 1.你经常把工作延期到“更晚时间”做吗？ 5.你能记起你昨天工作的细节情况吗？ 6.你知道在自己一星期/一年的什么时间从事哪些

14、工作时能处于最佳状态吗？ 7.你（或者同事）认为你自己是个准时的人吗？ 10.你是否经常对开始一项新任务或一天的工作感受到困难？ 11.工作被打断全你能迅速地把注意力又转回工作上吗？ 12.你经常是一接到通知就马上投入工作吗？ 13.一旦接受了工作任务，你决心尽可能去完成吗？ 17.你确信你能避免绘自己制造不必要的工作吗？ 23.你是否常意识到短暂的休息会提高工作效率，并已如此执行呢？ 24.你是否经常“忘记”在恰当的时候着手进行那些令人不悦的任务？,2020/7/30,SGS,26,误区一：工作缺乏计划（一）,你与他人（一） 2.一旦你已得到你所需的信息时，你是否有办法礼貌地结束会见和谈话？

15、 9.你经常忙于干那些可以让不需要你的资格和训练的人来做的工作吗？ 11.你确信自己不会给其他人制造不必要的工作吗？ 13.你在合适的时候向他人通报你的计划吗？ 14.你能做到严肃客气地处理他人的打扰吗？,2020/7/30,SGS,27,误区一：工作缺乏计划（二）,尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。,2020/7/30,SGS,28,误区一：工