{公文写作}现代公文写作

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1、,现代公文写作,2007年9月15日,第一部分：公文基础知识,第二部分：常用公文写作,一、公文的含义及特点,四、公文的格式,二、公文的作用和分类,三、公文的行文规则,五、公文习惯用词,公文是“公务文书”的简称。 从广义上讲，公文是指党政机关、社会团体、企事业单位 为处理公务而形成的文字材料。广义的公文涵盖了全部通用公 文和专用公文。 从狭义上讲，公文是指党政机关处理公务时所使用的公文。,公务性,规范性,发定性,程序性,政治性,权威性,时效性,公文的含义,公文的特点,第一部分：公文基础知识,公文的作用,公文的分类,按 效 力 分 : 规范性公文和非规范性公文两种,按使用范围分 : 通用公文和专用

2、公文,按行文方向分 : 上行文、下行文、平行文,按机密程度分 : 秘密公文、普通公文,按收发方式分 : 收文、发文,按 载 体 分 : 纸质公文、电子公文,按办理时限要求分 : 常规公文、紧急公文,按性质作用分 : 法规性、指挥性、知照性、报请性、记录性公文,公文的行文规则,确有必要 注重效用,按隶属关系 行文,按职权范围 行文,联合行文 机关应是 同级机关,党政分开 行文,主送与抄送 的规定,“请示”的 相关规定,规则1：确有必要，注重效用,规则2：按隶属关系行文,行文应当确有需要，注重实效。 坚持少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。,行文关系根据隶属关系确定，一般不得越级请示

3、和报告。 向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上 级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级 请示问题；在特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上 级机关。 向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接上级机 关。,规则4：联合行文机关应是同级机关,规则3：按职权范围行文,政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关 业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批 事项外，一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。 部门对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。, 联合行文的机关应是同级机关。 联

4、合行文应当确有必要，单位不宜过多。 联合行文应当协商一致。 联合行文应该明确主办单位。,规则6：主送与抄送的规定,规则5： “请示”的相关规定, 请示应一文一事。 请示应当只写一个主送机关。 请示事项不得夹带在报告中。 请示不宜直接送领导者个人。 请示不得同时抄送其下级机关。 不得越级请示。 涉及多个部门的请示事项应协商一致。, 一般向上级机关行文，应当主送一个上级机关，不要多头主送； 但如果需要相关机关阅知的，可以抄送。 受双重领导的机关上报公文，应写明主送机关和抄送机关，由 主送机关负责答复请示事项。 向上级机关的请示，不要同时抄送同级和下级。 特殊情况下越级行文，应当抄送被越过的直接上级

5、机关。,信函式格式,会议纪要格式,用纸格式,印装格式,眉首,主体,版记,命令格式,公文的格式,书面格式,印制格式,特定格式,返回,公文的相关国标简介,1、中国共产党机关公文处理条例 (1996年5月3日中共中央办公厅发布),该条例适用于中国共产党各级机关。 该条例对公文种类、公文格式 、行文规则、公文起草、公文校核、公文签发、 公文办理和传递、公文管理、公文立卷归档、公文保密等10个方面进行了规范。 该条例把公文分为14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。,2、国家行政机关公文处理办法 (国务院2000年8月24日发布),该条例适用于国家各

6、级行政机关。 该条例对公文种类、公文格式、行文规则、发文处理、收文办理、公文归档、公文管理等7个方面进行了规范。 该条例把公文分为13种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、 报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 。,眉首，又称文头 、版头、天头，处于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上（约占首页的 1 /3） ，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等6个要素。,一、眉首 （书面格式之一）,返回,公文份数序号,秘密等级和保密期限,（三）紧急程度 党的机分别标明为“特急”、“加急”，行政机 关分别标明“特急”、“急件”。如需标识紧

7、急程度， 用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行， 两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急 程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行， 紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。,紧急程度,（四）发文机关标识 发文机关标识又称文件名称或文件机关名称， 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”（或加括 弧标注文种名）组成，如“江西省人民政府文件”。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布，标 注主办机关的发文字号。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。 对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上 边缘为80mm。发文机关标识推荐使

8、用小标宋体 字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为 原则酌定，但一般应小于22mm15mm。,发文机关标识,（五）发文字号 发文字号是发文机关公文的排列顺序号，由 发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用 阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号 “ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001 ）， 不加“第”字。如“国发2005 1 号”的意思是国务 院 2005 年 1 号文件，其中，“国发”就是国务院 的机关代字，“ 2005”就是发文年份，“ 1号”就 是发文序号。议案、批复和函，一般在发文机关 之后加“函”字，如国务院这三种公文的发文字号 便写作“国函20号”。联合行文的发文

9、字 号，只标注主办机关的发文字号。,发文字号,（六）签发人 签发人是发文机关核准并签发本份公文的主 要负责人或主持工作的负责人。上报的公文需标 识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文 字号左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人 用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后 用 3 号楷体字标识签发人姓名。,签发人,二、主体 （书面格式之二）,置于红色反线（不含）以下至主题词 （不含）之间的各要素统称为主体。主体 包括公文标题、主送机关、公文正文、附 件、成文时间、公文生效标识和附注等 7 个要素。,（一）公文标题 公文标题有四种写法： 由发文机关、事由和公文种类组成，大部 分公文

10、都采用这种标题。如国务院关于进 一步推进西部大开发的若干意见。 由事由和公文种类组成，省略了发文机关 名称。如关于劳动能力鉴定问题的通知。 由发文机关和公文种类组成，省略了事由。 如中华人民共和国国务院令。 只写公文种类。如布告、通知等。,返回,公文标题,附注,主送机关,公文正文,成文时间,附件,公文生效标识 （印章）,（二）主送机关 主送机关是指公文的主要受理机关，负责办 理或答复文件中的事项。其位置在标题下空 1 行， 左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格； 最后一个主送机关名称后标全角冒号；应使用全 称或规范化的简称、统称。 上行的请示性公文，如请示等，只能有一个 主送机关。公布

11、性及法规性公文，如通告等， 一般不标主送机关。 下行公文，主送机关较多的，可采用概括性的 统称，如：“各有关部门和单位”。 有的除主送机关外，还需要让另外的机关了解 其内容或协助办理有关事项，可使用抄送的形式。 对上级要用“抄报”，对同级、下级可用“抄送”。,（三）公文正文 公文正文是公文的主体部分，由开头、主体和结 尾三部分组成，是公文的核心。正文位于主送机关名 称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年 份不能回行。 正文的人名、地名、数字、引文要准确。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语等中作为词素的数字必须使用 汉字外，应当使用阿拉伯数字。用数字作

12、为结构层次 序数，其顺序为： 第一层用“一”、“二”、“三” ； 第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）” ； 第三层用“ ”、“ ”、“ ” ； 第四层用“（ 1 ）”、“（ 2 ）”、“（ 3 ）” 。 以上次序绝对不能颠倒，随意混合使用。,（四）附件 附件是公文的附属部分，起补充说明或 参考印证的作用。公文如有附件，在正文下 一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件”， 后标全角冒号和名称，附件名称后不加标点 符号。 公文只有一个附件，只需标注其名称， 不标序号。如有两个或两个以上的附件， 则应在附件名称前标明序号，序号使用阿 拉伯数码，如： 附件： 附件： ,（五）成文时间 成文

13、时间是指公文生效的时间。确定成 文时间对公文的效力很重要，一般来说，成 文时间以单位负责人签发的日期为准，联合 行文的以最后签发机关负责人的签发日期为 准，会议通过的以会议通过的日期为准，电 报以电报发出日期为准。 成文时间直接关系到公文的效力，因此， 要完整地用汉字写出年、月、日，年份中的 “零”要写成“ ”。其位置一般位于正文右下 方，具体的上下位置依印章来定，左右位置 由字数来定。,（六）公文生效标识 公文生效标识是表示公文生效的凭证， 其表现形式为“印章”，包括“发文机关印章” 和“机关负责人签名章”两种形式。公文除 “会议纪要”和以电报形式发出的以外，或 印制的有特定版头的普发性公文

14、外，都应 当加盖印章。,（七）附注 附注一般是对公文的发放范围、使用时 应注意的事项等情况的说明，如“此件发至 县团级”、“此件可见报”等。公文如有附注， 用 3 号仿宋体字，居左空 2 字加圆括号标识 在成文时间下一行。公文附注不属于公文内 容，标注公文附注一般在公文落款印章的左 下方，用圆括号标注。,三、版记 （书面格式之三）,版记又称版尾部分，主要包括主题词、 抄送机关、印发机关、印发时间、印刷份 数、反线等6个要素组成。版记应置于公文的 最后一页，版记的最后一个要素置于最后 一行。,返回,（一）主题词 主题词是反映公文内容特征、标示公文归属 类别和文种的关键性词语。主题词用 3 号黑体

15、字， 居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号小标 宋体字；词目之间空 1 个字。 主题词应先标反映 公文内容的词，再标反映公文文种的词。如国 务院关于加强水土保持工作的通知，主题词先 标“农业”（表类别），再标“水土保持”（表类 属），最后标“通知”（表文种）。 行政机关公文主题词一般不少于 3 个词为宜， 最多不要超过 5 个词。主题词位于公文尾部的横 隔线之上，即成文时间的右下方以及抄送机关的 左上侧。,主题词,印发机关和印发时间,抄送机关,（50）,印刷份数,反线,（二）抄送机关 抄送机关是主送机关以外需执行或知晓公 文的其他机关，应用全称或规范化简称、统称。 抄送机关应标注在主题词

16、的下方，其上下 用反线（与版心等宽）与主题词和印发机关隔 开，形成一个栏。在两条平行线之间，要左空 一格注明“抄送”二字，用 3 号仿宋体字，后边 加注全角冒号，抄送机关之间用逗号隔开，回 行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄 送机关后标句号。 抄送机关排列顺序一般为：上级机关排一 行，党政机关、民主党派等排一行，人大、 政协、法院等排一行，其他单位全排一行。,（三）印发机关和印发时间 印发机关是指具体主办、制发公文的 部门，一般是机关的办公室（厅）或秘书 （科）处。 印发时间是为了反映公文的生成时效， 它一般略晚于领导签发的时间，应以公文付 印的日期为准。 印发机关的名称如果字数太多，可以自 行简化，以使它和印发时间只占 1 行的位置。 印发时间应完整地标明年、月、日。,（四）印刷份数 印刷份数一般位于印发时间之下或在末 页边缘线下，右空 3 字，