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1、1 目的明确*公司行政公关部管理制度，充分发挥行政管理工作的综合职能和服务职能，科学地规范公关工作的程序，努力塑造“XXX”品牌。2 范围适用于*公司所属部门、子公司、地盘。3 解释本制度内各项规定及表格均由*公司行政公关部负责制订，因此，各部门、子公司、地盘办理有关事项时，必须遵守本制度和正确使用有关表格；无论以何种形式或以公司、地盘名义签署雇佣合约的员工，均应遵守本制度。4 行政公关部职责范围4.1 在主管副总经理领导下工作，认真做好写字楼日常管理及公关策划工作。4.2 负责*公司的文秘工作，包括文件制发、公文呈转、文书档案、印鉴管理、会议组织、接待及取送信函物件等事宜。4.3 负责公司的
2、外事接待工作，包括安排食宿、陪同参观游览、机车船票预订等事宜。4.4 统一购置、分发办公用品；负责除计算机之外固定资产报批、购置、调配清点和管理；做好写字楼观赏鱼、花草、饮用水的管理，清洁卫生工作。4.5 负责电话的申请安装、接转、故障报修，电话、传真机、复印机的维修、养护及费用结算等事宜。4.6 负责公司的总务及后勤保障工作。配合并推动有关部门的日常管理。4.7 会同人力资源部负责写字楼的防火、防盗、安全保卫工作。4.8 负责公司领导办公室、各楼层会议室、员工办公区域、多功能厅的调整、使用及日常管理。4.9 负责公司食堂的管理工作。4.10 负责公司车辆调度、保养与管理，保证公司领导用车，合
3、理安排、调度各部门对车辆的使用。4.11 负责公司品牌宣传策划工作。4.12 负责公司对内对外的宣传稿件、宣传画册的编写、印制；负责公司信纸、信封印制与管理。4.13 负责对外公关事务的联系及保持与传媒的联系。4.14 负责大型公关活动、会议及集体康乐活动的策划、筹备与组织工作。4.15 负责与物业公司*管理处的沟通与协调工作。4.16 负责股份公司档案室管理工作，推动和指导子公司档案工作。4.17 协调、指导子公司的行政管理、公关策划工作。4.18 领导交办的其他工作。5 组织架构行政公关部总经理行政公关部助理总经理行政公关部副总经理秘书档案管理秘书前台文员前台文员6 岗位职责6.1 行政公
4、关部总经理：6.1.1 在公司主管副总经理领导下工作。6.1.2 负责行政公关部的全面工作。6.1.3 负责部门工作方针、政策的制定及决策，把好对外宣传、形象策划的尺度。6.1.4 负责召集、组织公司会议。6.1.5 负责编制行政管理费用计划，审核各部门行政费用开支。6.1.6 负责监督、指导日常文秘工作。6.1.7 负责协调档案管理工作。6.1.8 负责协调公司各部门关系，推动日常工作。6.1.9 负责公司办公用品、办公设备的订购审批。6.1.10 做好食堂管理工作。6.1.11 公司领导交办的其他工作。6.2 行政公关部副总经理：6.2.1 在行政公关部总经理领导下，负责公关宣传工作。6.
5、2.2 负责公司对内对外宣传稿件撰写，宣传画册编写、印刷的实施和指导工作。6.2.3 负责XXX品牌形象对外宣传，公司企业形象战略的制作与推广。6.2.4 负责公司对外公共关系的联络，外事接待工作和与相关单位、部门及行业协会的联络沟通。6.2.5 协助负责联系、邀请新闻单位对公司进行采访和报道。6.2.6 负责公司品牌宣传策划工作。6.2.7 负责大型公关活动的组织工作。6.2.8 负责公司公文纸、信封、手抽等印刷品的定稿，并报部门总经理审批。6.2.9 领导交办的其他事项。6.3 行政公关部助理总经理：6.3.1 在行政公关部总经理领导下, 协助推动日常行政工作。6.3.2 负责写字楼的办公
6、秩序及防火、防盗、安全保卫、清洁卫生工作。6.3.3 负责办公家私、办公设备、机关食堂餐饮设备等固定资产的订购、管理工作。6.3.4 负责写字楼电话系统的统一管理及节假日值班安排。6.3.5 负责公司车辆的调度及管理工作。6.3.6 负责与管理处的协调、沟通。6.3.7 负责公司大型会务的安排，协助相关策划工作。6.3.8 协助做好食堂管理工作。6.3.9 负责公司工作总结等相关文件的起草和大事记等的编写工作。6.3.10 领导交办的其他事项。6.4 档案管理员：6.4.1 负责公司档案管理制度、规范及分类大纲的拟制、修订工作。6.4.2 收集处理各部门移交的档案。6.4.3 建立和完善档案计
7、算机管理系统。6.4.4 提供档案信息供各部门使用。6.4.5 对各部门档案工作进行业务指导。6.4.6 做好档案室日常管理工作，定期进行“八防”检查。6.4.7 推动和指导香港承建及各子公司的档案工作。6.4.8 协助部门行政总务工作。6.4.9 协助部门公关宣传工作。6.4.10 协助负责本部门规章制度的拟制、修订工作。6.4.11 领导交办的其他事项。6.5 总经理秘书：6.5.1 跟踪实施总经理日常事务的管理工作。6.5.2 掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。6.5.3 接待总经理的来访人员。6.5.4 负责总经理签署文件的落实及催办工作。6.5.5 负责总经理文件档
8、案的管理工作。6.5.6 负责食堂费用结算及公司员工就餐管理工作。6.5.7 协助、配合做好行政公关部其他日常工作。6.5.8 领导交办的其他事项。6.6 秘书：6.6.1 负责公司公文管理及其他日常文秘工作。6.6.2 负责公司印章的管理使用，统一办理各部门、地盘印章的刻制和登记。6.6.3 负责公司各类会议的通知和会务工作。6.6.4 负责写字楼办公用品的购置、保管与发放工作。6.6.5 负责传真件和领导电子邮件的管理、跟进工作。6.6.6 负责车船、机票的预订及费用结算。6.6.7 负责来往人员的住宿安排工作。6.6.8 负责写字楼各楼层钥匙的统一管理及配备工作。6.6.9 领导交办的其
9、他事项。6.7 前台文员：6.7.1 写字楼维修、保养的联系。6.7.2 公司领导办公室早晨的茶水准备。6.7.3 公司信件、资料的整理、分发。6.7.4 报刊的预订及每日的及时分送。6.7.5 电话接转、接待公司到访客人并及时通知有关人员。6.7.6 公司会议室、接待室分配与使用安排、茶水准备及清洁整理。6.7.7 写字楼行政仓库及办公桌椅的统一管理。6.7.8 写字楼电话故障的报修，写字楼电话、手提电话帐单汇总及结算。6.7.9 写字楼饮用水的订购通知。6.7.10 协助花木的日常养护，保证写字楼植物及观赏鱼的鲜活。6.7.11 领导交办的其他事宜。6.8 司机：6.8.1 安全行车，并及
10、时办理车辆保险到期的续期手续。6.8.2 车辆日常保养与清洁，做好行驶及维修记录。6.8.3 写字楼、食堂清洁用品、食物及其他物品的采购。6.8.4 各楼层饮水机的管理及饮用水采购。6.8.5 电话业务及办理。6.8.6 过港车辆续期、变更等手续的办理。6.8.7 定期去市政府取文件。6.8.8 协助、配合做好行政公关部其他日常工作。6.8.9 领导交办的其他事项。6.9 炊事员：6.9.1 保证食物原材料、辅料的采购渠道畅通、安全卫生。6.9.2 食物烹调程序卫生、科学，杜绝不熟、不干净的食物。6.9.3 保证食堂操作间及用餐场所的卫生清洁。6.9.4 保证用火、用电、用水操作安全。6.9.
11、5 重大活动期间，保障员工、到访人员的及时用餐。6.9.6 员工用餐人数统计及日用品费用结算。6.9.7 领导交办的其他事项。7 行政管理7.1 公文管理7.1.1 收文7.1.1.1 收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。7.1.1.2 政府部门、上级公司及各子公司、部门来文，均由行政公关部收发秘书统一登记编号，经行政公关部总经理签署拟办意见后，送交相关领导、部门批阅；各子公司来文尽量要对口，有关事宜要先报股份公司相关部门，如有需要，由其报公司领导，而不能直接行文公司领导。7.1.1.3 行政公关部根据阅批范围,负责文件的送阅及催办，公司领导及各相
12、关部门对文件应及时阅看并签字，之后应退回行政公关部，不得自行传递，以防丢失和延时误事。7.1.1.4 来文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行保密原则和有关保密的规定，确保公司商业秘密的安全。7.1.1.5 各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,或复印一份留存办理,但需将处理意见或结果标注于公文签上,并将原件退回行政公关部归档备案。7.1.1.6 传阅文件,请阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅代替签名。7.1.1.7 经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,应统一交行政公关部登记、收存。7.1.1.8 政府致公司领导的信件，由收件人开封并视信件情况决定处理意见后，一般交由行政
13、公关部保存。7.1.2 发文7.1.2.1 发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。7.1.2.2 *公司常用的公文种类：7.1.2.2.1 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。7.1.2.2.2 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。7.1.2.2.3 通知：适用于批转下级单位的公文，转发不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用；召开各种会议。7.1.2.2.4 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。7.1.2.2.5 报告：适用于向上级机构（董事会、股东大会）
14、汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机构的询问，不得夹带请示事项。7.1.2.2.6 请示：适用于向上级机构请求指示、批准，要求一文一事。7.1.2.2.7 批复：适用于答复下级单位请示事项。7.1.2.2.8 函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。7.1.2.2.9 会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。7.1.2.3 *公司公文格式及字体规则:7.1.2.3.1 文号: 四号 仿宋GB2312 左齐7.1.2.3.2 标题：三号 黑体 居中7.1.2.3.3 正文：小三号 仿宋GB2312 7.1.2.3.4 每行28-30字,每页28-30行。视正文内容
15、多少, 行间距定义为最小值或单(双)倍行距, 并通过调整字间距, 尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。7.1.2.3.5 正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1、”，第四层为“(1)”。7.1.2.3.6 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。7.1.2.3.7 附件：正文之后, 成文时间之前，注明顺序和名称。7.1.2.3.8 成文时间：四号 仿宋GB2312 右齐 以领导签发日期为准。7.1.2.3.9 印章：除会议纪要外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。7.1.2.3.10 抄报、抄送：四号 仿宋GB2312 与正文齐。7.1.2.4 公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm 、宽210m
